Ja, een Employer of Record (EOR) kan de 30%-regeling aanvragen voor werknemers, maar alleen als de EOR ook de formele juridische werkgever is. Omdat de Belastingdienst vereist dat de aanvraag wordt gedaan door de werkgever die de arbeidsovereenkomst heeft gesloten en het salaris uitbetaalt, is de EOR in een EOR-constructie de enige partij die deze aanvraag rechtsgeldig kan indienen. De vragen die HR-professionals daarna stellen, gaan over verantwoordelijkheid, risico’s en wat er gebeurt als de werknemer later direct in dienst treedt bij de eindklant. Die vragen beantwoorden we hieronder.
Wie is verantwoordelijk voor de 30%-regeling bij een EOR-constructie?
Bij een EOR-constructie is de Employer of Record verantwoordelijk voor de aanvraag en toepassing van de 30%-regeling. De EOR is immers de formele juridische werkgever: hij sluit de arbeidsovereenkomst, verwerkt het salaris en draagt loonheffingen af aan de Belastingdienst. De eindklant, het bedrijf waarvoor de werknemer feitelijk werkt, heeft in deze constructie geen werkgeversrol richting de Belastingdienst.
Dit onderscheid is belangrijk. De 30%-regeling is een fiscale faciliteit die de werkgever toepast in de loonadministratie: een deel van het salaris wordt aangemerkt als onbelaste kostenvergoeding voor extraterritoriale kosten. Omdat de EOR de loonadministratie voert, is hij ook degene die de regeling in de salarisverwerking toepast zodra de Belastingdienst een beschikking heeft afgegeven.
De eindklant heeft wel een indirecte verantwoordelijkheid: hij moet de EOR tijdig informeren over het arbeidsverleden van de werknemer, de woonhistorie en het overeengekomen salaris. Zonder die informatie kan de EOR de aanvraag niet correct indienen. In de praktijk werken EOR en eindklant hier nauw samen, maar de formele verantwoordelijkheid ligt bij de EOR.
Kan een Employer of Record de 30%-aanvraag indienen bij de Belastingdienst?
Ja, een Employer of Record kan de 30%-aanvraag indienen bij de Belastingdienst, mits de EOR als erkend referent bij de IND is geregistreerd wanneer het om een kennismigrant van buiten de EU gaat, en mits de werknemer aan alle inhoudelijke voorwaarden voldoet. De aanvraag loopt via de werkgever, en dat is in een EOR-constructie de EOR zelf.
De inhoudelijke voorwaarden voor de 30%-regeling staan los van de EOR-constructie. De werknemer moet onder meer:
- van buiten Nederland zijn aangeworven;
- in de 24 maanden voor aanvang van het werk meer dan 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond;
- een salaris ontvangen boven het geldende drempelbedrag.
Als aan deze voorwaarden is voldaan, dient de EOR de aanvraag in bij de Belastingdienst. Na goedkeuring ontvangt de EOR een beschikking op zijn naam, en past hij de belastingvrije vergoeding van maximaal 30% van het salaris toe in de maandelijkse salarisverwerking. De regeling geldt voor maximaal vijf jaar, waarbij eerder verblijf in Nederland de looptijd kan verkorten.
In de Nederlandse markt is het gebruikelijk dat EOR-dienstverlening standaard wordt gecombineerd met de aanvraag van de 30%-regeling, juist omdat de EOR toch al verantwoordelijk is voor de volledige loonadministratie en fiscale afdracht.
Wat zijn de risico’s als de 30%-regeling via een EOR wordt aangevraagd?
De belangrijkste risico’s bij de 30%-regeling via een EOR zijn onjuiste informatieverstrekking, miscommunicatie tussen EOR en eindklant, en problemen bij een latere overgang naar een direct dienstverband. Wanneer de EOR niet over de juiste gegevens beschikt, kan een aanvraag worden afgewezen of kan de regeling later worden teruggedraaid door de Belastingdienst.
Onjuiste of onvolledige aanvraag
De EOR is afhankelijk van informatie die de eindklant aanlevert: woonhistorie van de werknemer, eerdere perioden in Nederland en de hoogte van het overeengekomen salaris. Als deze gegevens onvolledig of onjuist zijn, loopt de werknemer het risico dat de beschikking wordt ingetrokken en dat eerder genoten belastingvoordeel moet worden terugbetaald. Het is daarom essentieel dat eindklant en EOR bij aanvang van het dienstverband alle relevante informatie zorgvuldig afstemmen.
Salarisdrempel en EOR-kosten
Een ander aandachtspunt is de salarisdrempel. De 30%-regeling stelt een minimumsalaris als voorwaarde. In een EOR-constructie komen daar bovenop de kosten van de EOR zelf: management fees, werkgeverslasten en administratiekosten. Als het totale pakket niet goed is doorgerekend, kan het gebeuren dat het nettosalaris voor de werknemer lager uitvalt dan verwacht, of dat de drempelwaarde voor de regeling net niet wordt gehaald. Goede afstemming vooraf voorkomt verrassingen.
Wat gebeurt er met de 30%-regeling als de werknemer later in dienst treedt bij de eindklant?
Als een werknemer na een periode via een EOR rechtstreeks in dienst treedt bij de eindklant, kan de 30%-regeling worden voortgezet, maar dan moet de eindklant een nieuwe aanvraag indienen bij de Belastingdienst op zijn eigen naam. De lopende beschikking staat immers op naam van de EOR en is niet automatisch overdraagbaar.
De Belastingdienst beoordeelt bij een nieuwe aanvraag of de regeling nog geldig is op basis van de resterende looptijd. De vijfjaarsperiode loopt door: de tijd dat de werknemer al gebruik heeft gemaakt van de regeling via de EOR telt mee. Als de werknemer bijvoorbeeld twee jaar via de EOR heeft gewerkt met de 30%-regeling, heeft hij bij de overstap naar de eindklant nog maximaal drie jaar recht op de faciliteit.
Praktisch betekent dit dat er bij een geplande overgang naar een direct dienstverband tijdig actie moet worden ondernomen. De eindklant moet dan zelf erkend referent zijn bij de IND als het om een kennismigrant gaat, en hij moet de aanvraag voor de 30%-regeling indienen zodra het nieuwe arbeidscontract ingaat. Een onderbreking in de toepassing van de regeling kan worden voorkomen door de overdracht goed voor te bereiden.
Wanneer is een EOR de beste keuze voor internationale werknemers met de 30%-regeling?
Een Employer of Record is de beste keuze wanneer een bedrijf snel een internationale werknemer in Nederland wil aannemen zonder zelf erkend referent te zijn bij de IND, zonder een eigen juridische entiteit in Nederland te hebben, of wanneer het gaat om een tijdelijke of kleinschalige aanwerving waarbij het opzetten van een eigen structuur niet rendabel is.
Concrete situaties waarin een EOR de aangewezen route is:
- Het bedrijf heeft geen Nederlandse vestiging en wil toch een kennismigrant aannemen die recht heeft op de 30%-regeling.
- Het bedrijf is nog niet geregistreerd als erkend referent bij de IND en wil niet maanden wachten op dat traject.
- Het gaat om een proefperiode of marktverkenning, waarbij de werknemer later mogelijk direct in dienst treedt.
- De HR-afdeling wil de volledige administratieve en fiscale verantwoordelijkheid voor de werknemer uitbesteden, inclusief de 30%-aanvraag.
Een EOR is minder geschikt als het bedrijf al een eigen entiteit in Nederland heeft, zelf erkend referent is en meerdere internationale werknemers in dienst neemt. In dat geval is direct werkgeverschap doorgaans efficiënter en goedkoper op de lange termijn.
Hoe wij helpen met de 30%-regeling via een EOR-constructie
Bij Eastwing begeleiden we bedrijven en internationale werknemers bij het volledige traject rondom de 30%-regeling, ook wanneer er een EOR-constructie in het spel is. We kennen de aandachtspunten van binnenuit en zorgen dat er niets tussen wal en schip valt bij de overgang tussen werkgevers of bij een gecombineerde aanpak van immigratie en fiscaliteit.
Wat we concreet doen:
- Beoordelen of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de 30%-regeling.
- Indienen van de aanvraag bij de Belastingdienst namens de formele werkgever.
- Afstemmen van salarisstructuur, EOR-kosten en drempelwaarden zodat de regeling daadwerkelijk voordeel oplevert.
- Begeleiden van de overgang als de werknemer later direct in dienst treedt bij de eindklant, inclusief een nieuwe aanvraag op naam van de eindklant.
- Adviseren over de combinatie van erkend referentschap, kennismigrantenvergunning en de 30%-regeling als geïntegreerd pakket.
Wil je weten of de 30%-regeling van toepassing is op jouw situatie, of heb je vragen over een EOR-constructie in combinatie met fiscale begeleiding? Neem contact op en we denken graag met je mee.
Frequently Asked Questions
Hoe lang duurt het voordat de Belastingdienst een beschikking afgeeft na een 30%-aanvraag via een EOR?
De Belastingdienst hanteert doorgaans een doorlooptijd van enkele weken tot drie maanden voor het afgeven van een 30%-beschikking. Het is belangrijk om de aanvraag zo vroeg mogelijk in te dienen, bij voorkeur al vóór of direct bij aanvang van het dienstverband, omdat de regeling met terugwerkende kracht kan worden toegepast tot maximaal vier maanden na de eerste werkdag in Nederland. Een goede voorbereiding door de EOR, met alle benodigde documenten direct op orde, verkort de doorlooptijd aanzienlijk.
Kan de 30%-regeling worden toegepast als de werknemer al eerder in Nederland heeft gewoond of gewerkt?
Ja, maar eerdere perioden in Nederland beïnvloeden zowel de toelaatbaarheid als de maximale looptijd van de regeling. Als de werknemer in de 24 maanden vóór aanvang van het werk al meer dan 8 maanden binnen 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond, komt hij of zij niet in aanmerking. Heeft de werknemer in het verleden al eerder gebruik gemaakt van de 30%-regeling, dan wordt die periode afgetrokken van de maximale looptijd van vijf jaar. De EOR moet bij de aanvraag altijd een volledige woonhistorie van de werknemer aanleveren om dit correct te beoordelen.
Wat gebeurt er met de 30%-regeling als de EOR-overeenkomst tussentijds wordt beëindigd?
Als de EOR-overeenkomst vroegtijdig wordt beëindigd en de werknemer niet direct aansluitend bij een nieuwe werkgever in dienst treedt, vervalt de 30%-regeling per de datum van beëindiging van het dienstverband. Treedt de werknemer wel direct in dienst bij de eindklant of een andere werkgever, dan kan de regeling worden voortgezet mits de nieuwe werkgever binnen drie maanden een nieuwe aanvraag indient bij de Belastingdienst. Een naadloze overgang zonder onderbreking is daarbij cruciaal om het recht op de resterende looptijd te behouden.
Moet de werknemer zelf ook iets doen voor de 30%-aanvraag, of regelt de EOR alles?
De formele aanvraag wordt ingediend door de EOR als werkgever, maar de werknemer speelt een onmisbare rol in het aanleveren van ondersteunende documentatie. Denk aan bewijs van woonhistorie, arbeidsverleden, kopieën van paspoort en eventuele eerdere verblijfsdocumenten. Hoe vollediger en sneller de werknemer deze informatie aanlevert, hoe soepeler het aanvraagproces verloopt. Een gespecialiseerde partij zoals Eastwing begeleidt zowel de EOR als de werknemer in dit proces, zodat er geen documenten ontbreken.
Wat is het verschil tussen de 30%-regeling en de werkelijke kostenvergoeding voor extraterritoriale kosten?
De 30%-regeling is een forfaitaire regeling waarbij automatisch 30% van het fiscale loon onbelast mag worden vergoed als tegemoetkoming voor extraterritoriale kosten, zonder dat de werkelijke kosten hoeven te worden aangetoond. Het alternatief is de werkelijke kostenmethode, waarbij de werkgever de daadwerkelijk gemaakte extraterritoriale kosten vergoedt op declaratiebasis. De 30%-regeling is in de meeste gevallen administratief eenvoudiger en financieel voordeliger, maar voor werknemers met zeer hoge aantoonbare extraterritoriale kosten kan de werkelijke kostenmethode voordeliger uitvallen. De EOR past altijd één van beide methoden toe; combineren binnen hetzelfde kalenderjaar is niet mogelijk.
Heeft de hoogte van de EOR-managementfee invloed op de salarisdrempel voor de 30%-regeling?
Nee, de EOR-managementfee telt niet mee als onderdeel van het salaris van de werknemer en heeft dus geen directe invloed op het toetsen van de salarisdrempel. De Belastingdienst toetst het fiscale loon dat de werknemer daadwerkelijk ontvangt, exclusief de EOR-kosten die de eindklant betaalt. Wel is het belangrijk dat het overeengekomen bruto salaris van de werknemer zelfstandig boven de geldende drempelwaarde uitkomt. Bij de voorbereiding van een EOR-constructie is het daarom verstandig om de salarisstructuur en alle bijkomende kosten zorgvuldig door te rekenen.
Kan een werknemer die via een EOR werkt ook gebruikmaken van de partiële buitenlandse belastingplicht naast de 30%-regeling?
Ja, werknemers die de 30%-regeling toepassen kunnen ook kiezen voor de partiële buitenlandse belastingplicht. Dit houdt in dat zij voor bepaalde inkomsten uit box 2 en box 3 worden behandeld als buitenlands belastingplichtige, wat in sommige gevallen fiscaal voordelig is, bijvoorbeeld voor buitenlandse spaartegoeden of aandelenbelangen. Deze keuze moet jaarlijks worden gemaakt bij de aangifte inkomstenbelasting en staat los van de loonadministratie die de EOR voert. Het is aan te raden om hiervoor een persoonlijk belastingadviseur te raadplegen, omdat de voordelen sterk afhangen van de individuele financiële situatie van de werknemer.
