Of een remote werker een werkvergunning nodig heeft, hangt af van twee factoren: de nationaliteit van de werknemer en het land vanwaar hij of zij werkt. EU-burgers die in Nederland werken, hebben geen werkvergunning nodig. Werknemers van buiten de EU die fysiek in Nederland aanwezig zijn en hier werkzaamheden verrichten, hebben in de meeste gevallen wél een vergunning nodig. De vragen hieronder geven antwoord op de meest voorkomende situaties rondom remote working en vergunningsplicht.
Wanneer is een werkvergunning wél vereist voor remote werkers?
Een werkvergunning is vereist voor remote werkers van buiten de EU die fysiek in Nederland verblijven en hier werkzaamheden uitvoeren, ook als ze op afstand werken voor een buitenlandse werkgever. Het gaat niet om de locatie van de werkgever, maar om de locatie van de werknemer. Wie fysiek in Nederland werkt en geen EU-nationaliteit heeft, valt onder de Nederlandse vergunningsplicht.
In de praktijk betekent dit het volgende:
- EU/EER-burgers en Zwitserse onderdanen: Geen werkvergunning nodig. Zij mogen vrij in Nederland werken en verblijven.
- Niet-EU-burgers die vanuit Nederland remote werken: Zij hebben doorgaans zowel een verblijfsvergunning als een werkvergunning nodig, of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
- Niet-EU-burgers die vanuit hun eigen land werken voor een Nederlands bedrijf: In dit geval gelden de regels van hun eigen land, niet de Nederlandse vergunningsplicht.
De vergunningsplicht geldt dus zodra iemand feitelijk en structureel op Nederlands grondgebied werkt. Een korte zakenreis of incidenteel bezoek valt buiten dit kader, maar structureel remote werken vanuit Nederland telt als werken in Nederland.
Wat is het verschil tussen een werkvergunning en een verblijfsvergunning?
Een werkvergunning geeft toestemming om arbeid te verrichten in Nederland. Een verblijfsvergunning geeft toestemming om in Nederland te wonen of te verblijven. Voor niet-EU-burgers die in Nederland willen wonen én werken, zijn beide nodig. In de praktijk worden ze vaak gecombineerd aangevraagd via de GVVA, de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid.
Concreet onderscheid:
- Werkvergunning (TWV): Geeft de werkgever toestemming om een specifieke persoon in dienst te nemen. Wordt aangevraagd door de werkgever bij het UWV.
- Verblijfsvergunning: Geeft de werknemer het recht om in Nederland te verblijven. Wordt aangevraagd bij de IND.
- GVVA: Combineert beide vergunningen in één aanvraag en is de standaardroute voor de meeste kennismigranten en internationale werknemers.
Voor veel categorieën, zoals kennismigranten, gelden vereenvoudigde procedures waarbij de werkgever als erkend referent bij de IND optreedt. Dit versnelt de aanvraag aanzienlijk.
Heeft een digitale nomade die in Nederland werkt een vergunning nodig?
Ja, een digitale nomade van buiten de EU die structureel vanuit Nederland werkt, heeft een verblijfsvergunning nodig. Nederland heeft geen specifiek visum voor digitale nomaden ingevoerd, anders dan sommige andere landen. Wie langer dan 90 dagen in Nederland wil verblijven en hier werkt, ook als dat voor een buitenlandse opdrachtgever is, heeft een geldige verblijfstitel nodig.
Binnen de EU geldt vrij verkeer van personen, waardoor EU-burgers zonder extra vergunning als digitale nomade in Nederland kunnen verblijven en werken. Voor niet-EU-burgers zijn de opties beperkter:
- Kort verblijf (maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen) is mogelijk op basis van een toeristenvisum of visumvrijstelling, maar arbeid verrichten is hier formeel niet bij inbegrepen.
- Voor langdurig verblijf is een verblijfsvergunning vereist. Afhankelijk van de situatie kan dit een vergunning als zelfstandige (als de persoon als zzp’er werkt) of een andere verblijfstitel zijn.
Het ontbreken van een specifiek nomadvisum in Nederland betekent dat digitale nomaden van buiten de EU die hier langer willen verblijven, vooraf moeten nagaan welke verblijfstitel het beste bij hun situatie past.
Wat zijn de risico’s als een remote werker zonder vergunning in Nederland werkt?
Werken zonder de vereiste vergunning in Nederland brengt serieuze risico’s met zich mee voor zowel de werknemer als de werkgever. De werknemer riskeert uitzetting, een inreisverbod en problemen bij toekomstige visumaanvragen. De werkgever kan te maken krijgen met hoge boetes van het UWV wegens illegale tewerkstelling, reputatieschade en juridische aansprakelijkheid.
Specifieke risico’s voor de werkgever:
- Boetes bij illegale tewerkstelling: Het UWV kan boetes opleggen per overtreding. Bij herhaalde overtredingen lopen deze boetes aanzienlijk op.
- Permanent establishment-risico: Als een buitenlands bedrijf structureel personeel in Nederland laat werken zonder juridisch kader, kan dit worden aangemerkt als een fiscale aanwezigheid in Nederland. Dit brengt extra belastingverplichtingen met zich mee.
- Arbeidsrechtelijke aansprakelijkheid: Werknemers die feitelijk in Nederland werken, vallen onder Nederlands arbeidsrecht, ongeacht of er een vergunning is. Dit betekent dat de werkgever alsnog aansprakelijk kan zijn voor loondoorbetaling bij ziekte, vakantiedagen en andere arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Het risico op een zogeheten vaste inrichting speelt met name bij werknemers die regelmatig of voor langere tijd vanuit Nederland werken. Dit is een van de redenen waarom bedrijven kiezen voor een gestructureerde juridische oplossing in plaats van informeel remote werken toe te staan.
Welke vergunning heeft een buitenlandse remote werker in dienst van een Nederlands bedrijf nodig?
Een buitenlandse werknemer van buiten de EU die in dienst is van een Nederlands bedrijf en vanuit Nederland werkt, heeft doorgaans een GVVA nodig: de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid. Als de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de kennismigrantenregeling, is dit de meest gangbare en efficiënte route.
De kennismigrantenregeling geldt wanneer:
- De werkgever erkend referent is bij de IND.
- De werknemer een salaris ontvangt boven het wettelijk vastgestelde drempelbedrag voor kennismigranten (dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd).
- Er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor minimaal een jaar.
Werkt de werknemer niet vanuit Nederland, maar vanuit zijn of haar eigen land voor een Nederlands bedrijf, dan gelden de vergunningsregels van dat land. In dat geval heeft de werknemer geen Nederlandse werkvergunning nodig, maar moet de werkgever wel nagaan of de arbeidsrelatie compliant is ingericht volgens de lokale wetgeving van het woonland van de werknemer. Een Employer of Record (EOR) kan hierbij uitkomst bieden door de formele werkgeversrol in het betreffende land op zich te nemen.
Hoe blijf je als bedrijf compliant bij een internationaal remote team?
Compliant blijven met een internationaal remote team vereist dat je voor elke werknemer de lokale arbeids- en vergunningsregels van het woonland toepast. Er is geen universele oplossing: de regels voor een werknemer in Nederland verschillen fundamenteel van die voor een werknemer in bijvoorbeeld Duitsland of Brazilië. Structurele aanpak en actuele juridische kennis zijn onmisbaar.
Praktische stappen voor compliance:
- Breng per werknemer de verblijfs- en werksituatie in kaart: Waar woont de werknemer, wat is zijn of haar nationaliteit, en voor welk land gelden de arbeidsrechtelijke verplichtingen?
- Zorg voor een juridisch kader in elk werkland: Dit kan via een eigen juridische entiteit, via een Employer of Record, of via een erkend payrollbedrijf dat de formele werkgeversrol overneemt.
- Houd vergunningen en verblijfstitels actueel: Vergunningen hebben een looptijd en moeten tijdig worden verlengd. Stel hiervoor een intern bewakingssysteem in.
- Pas lokale arbeidsvoorwaarden toe: Werknemers in Nederland hebben recht op Nederlandse arbeidsrechtelijke bescherming, inclusief loondoorbetaling bij ziekte en wettelijke vakantiedagen. Dit geldt ook als de werkgever in het buitenland is gevestigd.
- Bewaak het risico op een vaste inrichting: Structureel personeel in een land zonder juridisch kader kan leiden tot onverwachte belastingverplichtingen in dat land.
Een Employer of Record biedt voor veel bedrijven een praktische oplossing: de EOR neemt de formele werkgeversrol over in het land waar de werknemer woont, waardoor de opdrachtgever de dagelijkse aansturing behoudt zonder zelf een lokale entiteit te hoeven oprichten. Dit is met name relevant bij kleinschalige aanwervingen in een nieuw land of bij werknemers die om persoonlijke redenen naar een ander land verhuizen maar in dienst willen blijven.
Hoe Eastwing helpt met remote working en werkvergunningen
De regelgeving rondom remote working en werkvergunningen is complex en verschilt per situatie, nationaliteit en land. Wij helpen HR-afdelingen en internationale werknemers om dit overzichtelijk te maken en juridisch correct te handelen. Of het nu gaat om een kennismigrant die vanuit Nederland werkt, een werknemer die naar het buitenland verhuist, of een bedrijf dat een internationaal remote team wil opbouwen: wij bieden concrete ondersteuning op maat.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Beoordelen welke vergunning(en) van toepassing zijn op jouw specifieke situatie
- Aanvragen van werk- en verblijfsvergunningen via de IND en het UWV
- Adviseren over compliance bij grensoverschrijdend werken, inclusief permanent establishment-risico
- Ondersteuning bij payroll en sociale zekerheid voor internationale werknemers in Nederland
- Begeleiding bij de 30%-regeling voor in aanmerking komende werknemers
- Praktisch advies voor HR-teams over het opzetten van een compliant remote work-beleid
Wil je weten wat jouw situatie vereist? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of ontdek meer over onze diensten op eastwing.nl.
Frequently Asked Questions
Mag een niet-EU-werknemer tijdelijk vanuit Nederland werken tijdens een toeristenvisum?
Formeel gezien is het verrichten van arbeid niet toegestaan op basis van een toeristenvisum of visumvrijstelling, ook niet als het gaat om remote werk voor een buitenlandse werkgever. De Nederlandse wet kijkt naar de feitelijke werklocatie, niet naar de nationaliteit van de werkgever. Wie structureel vanuit Nederland werkt, heeft een geldige verblijfs- en werktitel nodig, ongeacht hoe de arbeidsrelatie is ingericht.
Wat gebeurt er als een werknemer halverwege zijn contract naar Nederland verhuist?
Als een werknemer tijdens een lopend contract naar Nederland verhuist en hier structureel gaat werken, verandert de juridische situatie direct. De werkgever is dan verplicht om de juiste vergunningen te regelen én de Nederlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen toe te passen, zoals loondoorbetaling bij ziekte en wettelijke vakantiedagen. Het is verstandig om dit scenario vooraf contractueel te regelen en een duidelijk remote work-beleid te hebben dat aangeeft welke landen zijn toegestaan en onder welke voorwaarden.
Hoe lang duurt het aanvragen van een GVVA voor een kennismigrant gemiddeld?
Voor werkgevers die erkend referent zijn bij de IND bedraagt de doorlooptijd voor een GVVA-aanvraag voor kennismigranten doorgaans twee tot vier weken. Werkgevers die nog geen erkend referent zijn, moeten eerst die status aanvragen, wat extra tijd kost. Het is verstandig om ruim van tevoren te beginnen, zeker als de werknemer nog in het buitenland verblijft en ook een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig heeft.
Geldt de 30%-regeling ook voor remote werkers van buiten de EU?
Ja, de 30%-regeling kan van toepassing zijn op werknemers van buiten de EU die als kennismigrant naar Nederland komen, mits zij voldoen aan de voorwaarden: ze moeten vanuit het buitenland zijn aangeworven, beschikken over specifieke deskundigheid die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt, en het salaris moet boven het geldende drempelbedrag liggen. De regeling houdt in dat 30% van het bruto salaris onbelast mag worden uitbetaald als vergoeding voor extraterritoriale kosten, wat een aanzienlijk financieel voordeel oplevert voor zowel werkgever als werknemer.
Kan een zelfstandige (zzp'er) van buiten de EU ook in Nederland remote werken?
Een zelfstandige van buiten de EU die vanuit Nederland wil werken, heeft een verblijfsvergunning als zelfstandige nodig. Deze vergunning wordt aangevraagd bij de IND en vereist onder andere dat de activiteiten een wezenlijk Nederlands belang dienen, wat wordt beoordeeld aan de hand van een puntensysteem op basis van opleiding, ondernemersplan en ervaring. Dit traject is complexer dan de kennismigrantenroute voor werknemers in loondienst, dus het is aan te raden om vooraf juridisch advies in te winnen over de haalbaarheid.
Wat is het verschil tussen een Employer of Record en een eigen juridische entiteit in Nederland?
Een eigen juridische entiteit oprichten in Nederland, zoals een BV, geeft een buitenlands bedrijf volledige controle maar brengt ook aanzienlijke administratieve, fiscale en juridische verplichtingen met zich mee. Een Employer of Record (EOR) is een bestaande lokale partij die de formele werkgeversrol overneemt: de EOR sluit het arbeidscontract, regelt de payroll en zorgt voor compliance met Nederlands recht, terwijl de opdrachtgever de dagelijkse aansturing behoudt. Een EOR is met name kostenefficiënt bij het aannemen van één of enkele werknemers in Nederland, zonder dat een volledige lokale entiteit gerechtvaardigd is.
Hoe controleer ik als HR-manager of mijn huidige remote werknemers compliant werken?
Begin met een inventarisatie van alle remote werknemers: noteer per persoon de nationaliteit, het feitelijke woonland, de aard van de arbeidsrelatie en de geldende vergunningen inclusief vervaldatums. Controleer vervolgens of voor elk werkland de juiste juridische structuur aanwezig is en of de arbeidsvoorwaarden voldoen aan de lokale wetgeving. Gebruik bij voorkeur een intern bewakingssysteem voor vergunningsvervaldatums en schakel een gespecialiseerde partij in voor landen waar je onvoldoende kennis van de lokale regelgeving hebt.
