Remote werken over de grens brengt aanzienlijke juridische, fiscale en sociale risico’s met zich mee voor zowel werkgevers als werknemers. Zodra een medewerker structureel vanuit een ander land werkt, kan dit gevolgen hebben voor de belastingplicht, sociale zekerheid, verblijfsstatus en de arbeidsrechtelijke positie in dat land. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over grensoverschrijdend remote werken en legt uit wat HR-afdelingen concreet moeten regelen.
Welke juridische risico’s ontstaan er bij grensoverschrijdend remote werken?
Bij grensoverschrijdend remote werken loopt een werkgever het risico dat de arbeidsrelatie onbedoeld onder de wetgeving van het werkland van de medewerker valt. Dit betekent dat lokale regels voor arbeidscontracten, ontslagbescherming, minimumloon en arbeidsomstandigheden van toepassing kunnen worden, ook als het contract naar Nederlands recht is opgesteld.
Een van de meest onderschatte risico’s is het ontstaan van een zogeheten vaste inrichting (permanent establishment). Als een werknemer vanuit het buitenland structureel werkzaamheden verricht die leiden tot omzet of contracten in dat land, kan de belastingdienst in dat land oordelen dat de werkgever daar belastingplichtig is. Dit heeft directe gevolgen voor de vennootschapsbelasting.
Daarnaast kan het arbeidsrecht van het werkland van de medewerker automatisch van toepassing worden, ongeacht wat er in het contract staat. Dit geldt met name binnen de Europese Unie, waar de Rome I-verordening bepaalt dat werknemers altijd aanspraak kunnen maken op de dwingende beschermingsregels van het land waar zij gewoonlijk werken.
- Toepasselijkheid van lokaal arbeidsrecht en ontslagrecht
- Risico op het ontstaan van een vaste inrichting in het werkland
- Verplichtingen rond arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden in het buitenland
- Aansprakelijkheidsrisico bij niet-naleving van lokale wetgeving
Wat zijn de belastingrisico’s voor werkgevers en werknemers?
Wanneer een werknemer remote werkt vanuit een ander land, kunnen er voor zowel de werknemer als de werkgever belastingverplichtingen ontstaan in dat land. De werknemer kan belastingplichtig worden in het werkland zodra hij of zij daar een bepaald aantal dagen per jaar verblijft. De exacte grens verschilt per land, maar veel landen hanteren een drempel van 183 dagen per jaar.
Voor de werkgever is het risico op een vaste inrichting het meest ingrijpend. Als de belastingdienst in het werkland oordeelt dat de medewerker namens de werkgever contracten sluit of beslissingsbevoegdheid heeft, kan de werkgever in dat land vennootschapsbelasting verschuldigd zijn. Dit geldt ook als de werkgever zelf geen fysiek kantoor heeft in dat land.
Een ander fiscaal aandachtspunt betreft de 30%-regeling voor medewerkers die vanuit het buitenland naar Nederland zijn gehaald. Deze faciliteit kan komen te vervallen als de werknemer structureel vanuit het buitenland werkt in plaats van vanuit Nederland. De voorwaarden schrijven voor dat de werknemer van buiten Nederland is aangeworven, meer dan 16 maanden in de 24 maanden voor aanvang op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond, en een salaris boven het vastgestelde drempelbedrag ontvangt. Structureel remote werken vanuit het buitenland kan de geldigheid van deze regeling ondermijnen.
Wanneer verliest een werknemer het recht op sociale zekerheid in Nederland?
Een werknemer die in Nederland sociaal verzekerd is, kan dit recht verliezen als hij of zij structureel een substantieel deel van de werktijd in een ander land doorbrengt. Binnen de EU geldt als vuistregel dat een werknemer die 25% of meer van zijn werktijd in zijn woonland werkt, ook in dat woonland sociaal verzekerd moet zijn in plaats van in het werkland.
Dit heeft directe gevolgen voor de afdracht van sociale premies. De werkgever moet dan mogelijk premies afdragen in het woonland van de werknemer, wat andere tarieven, procedures en verplichtingen met zich meebrengt. Dit is geregeld in de Europese coördinatieverordening voor sociale zekerheid (883/2004), die bepaalt in welk land iemand verzekerd is als er sprake is van werken in meerdere landen.
Buiten de EU is de situatie complexer. Nederland heeft met een beperkt aantal landen bilaterale verdragen gesloten die regelen welk land de sociale premies int. Zonder zo’n verdrag bestaat het risico op dubbele premieplicht: de werknemer en werkgever betalen zowel in Nederland als in het werkland premies, zonder dat dit leidt tot dubbele rechten.
Hoe beïnvloedt remote werken vanuit het buitenland de verblijfs- en werkvergunning?
Remote werken vanuit het buitenland kan directe gevolgen hebben voor de verblijfsstatus van een medewerker in Nederland. Een verblijfs- of werkvergunning is gekoppeld aan een specifieke werkgever en een specifieke situatie. Als een medewerker structureel vanuit een ander land werkt, kan dit worden gezien als een wijziging in de omstandigheden waaronder de vergunning is verleend.
Voor kennismigranten in Nederland geldt dat de verblijfsvergunning is gekoppeld aan de erkend referent (de werkgever) en aan het feit dat de medewerker daadwerkelijk in Nederland woont en werkt. Langdurig verblijf in het buitenland kan leiden tot intrekking van de verblijfsvergunning of het verlopen van het recht op verblijf in Nederland.
Omgekeerd geldt dat een medewerker die vanuit een ander land remote werkt voor een Nederlandse werkgever, in dat land mogelijk een werkvergunning nodig heeft. Veel landen beschouwen het uitvoeren van betaalde werkzaamheden op hun grondgebied als werken, ongeacht of de werkgever in dat land gevestigd is. Het ontbreken van de juiste vergunning kan leiden tot boetes voor zowel de werknemer als de werkgever.
Welke stappen moet HR nemen voordat een medewerker remote werkt vanuit het buitenland?
Voordat een medewerker remote gaat werken vanuit het buitenland, moet HR een reeks concrete stappen doorlopen om juridische, fiscale en sociale risico’s te beheersen. Het is essentieel om dit van tevoren te regelen, omdat achteraf corrigeren aanzienlijk meer tijd en kosten met zich meebrengt.
- Beoordeel het werkland: Stel vast welke arbeidsrechtelijke, fiscale en sociale zekerheidsregels gelden in het land waar de medewerker gaat werken.
- Controleer de verblijfsstatus: Ga na of de medewerker in het werkland een werkvergunning of visum nodig heeft, ook bij remote work.
- Analyseer het belastingrisico: Bepaal of er een risico bestaat op vaste inrichting of persoonlijke belastingplicht in het werkland.
- Beoordeel de sociale zekerheidspositie: Stel vast of de medewerker in Nederland of in het werkland sociaal verzekerd moet zijn, op basis van het percentage werktijd per land.
- Pas het arbeidscontract aan: Zorg dat het contract de nieuwe werksituatie correct weerspiegelt en voldoet aan de toepasselijke wetgeving.
- Overweeg een EOR-constructie: Als de medewerker structureel vanuit een ander land werkt, kan een Employer of Record in dat land de juridische werkgeversrol overnemen en zorgen voor correcte naleving van lokale regels.
- Documenteer de afspraken: Leg de remote work-afspraken schriftelijk vast, inclusief werklocatie, werktijden en duur van de regeling.
Wanneer is een remote work policy verplicht voor internationale medewerkers?
Een formele remote work policy is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk onmisbaar zodra een organisatie medewerkers heeft die structureel vanuit het buitenland werken. Zonder duidelijk beleid ontbreekt het juridische kader om grensoverschrijdend remote werken op een consistente en compliant manier te beheren.
Een remote work policy wordt in de praktijk noodzakelijk zodra:
- Medewerkers meer dan incidenteel (meer dan een paar weken per jaar) vanuit het buitenland werken
- Er meerdere landen betrokken zijn waarbij de fiscale of arbeidsrechtelijke risico’s verschillen
- De organisatie kennismigranten in dienst heeft wier verblijfsstatus afhankelijk is van hun werklocatie
- HR een uniforme aanpak wil hanteren voor aanvragen van medewerkers om tijdelijk of structureel remote te werken
Een goede remote work policy beschrijft minimaal: welke landen zijn toegestaan, wat de maximale duur is van remote werken vanuit het buitenland, welke goedkeuringsprocedure geldt, wie verantwoordelijk is voor het regelen van vergunningen en belastingverplichtingen, en wat de gevolgen zijn als de regels niet worden nageleefd. Zonder zo’n beleid lopen zowel de werkgever als de medewerker onnodig risico.
Hoe Eastwing helpt bij grensoverschrijdend remote werken
Grensoverschrijdend remote werken raakt aan arbeidsrecht, belasting, sociale zekerheid en immigratie tegelijkertijd. Wij bieden HR-afdelingen en internationale medewerkers een gestructureerde aanpak om dit compliant en praktisch te regelen. Onze dienstverlening omvat onder meer:
- Compliance-analyse: Wij brengen de juridische, fiscale en sociale risico’s in kaart voor het specifieke werkland van de medewerker.
- Vergunningsbegeleiding: Wij regelen werk- en verblijfsvergunningen voor medewerkers die naar Nederland komen of vanuit Nederland naar het buitenland gaan.
- Belastingadvies: Wij adviseren over de gevolgen voor de 30%-regeling en persoonlijke belastingplicht bij remote werken over de grens.
- EOR-oplossingen: Voor medewerkers die structureel vanuit een ander land werken, kunnen wij een Employer of Record-constructie opzetten die zorgt voor correcte naleving van lokale wetgeving.
- Remote work policy: Wij helpen bij het opstellen van een duidelijk en juridisch onderbouwd beleid voor internationaal remote werken.
Wil je weten wat grensoverschrijdend remote werken concreet betekent voor jouw organisatie? Neem contact op met ons team voor een vrijblijvend gesprek. Of lees meer over onze aanpak op Eastwing.nl.
Frequently Asked Questions
Hoeveel dagen mag een medewerker per jaar vanuit het buitenland werken zonder juridische risico's?
Er bestaat geen universele veilige grens die voor alle landen en risico’s tegelijk geldt. Voor persoonlijke belastingplicht hanteren veel landen een drempel van 183 dagen per jaar, maar voor sociale zekerheid binnen de EU geldt al een risico vanaf 25% van de werktijd in het woonland. Voor het risico op een vaste inrichting kan zelfs een kortere periode al problematisch zijn, afhankelijk van de rol en bevoegdheden van de medewerker. Het is daarom verstandig om per situatie een compliance-analyse te laten uitvoeren voordat een medewerker structureel vanuit het buitenland gaat werken.
Wat als een medewerker al maanden vanuit het buitenland werkt zonder dat HR dit wist — wat nu?
In dat geval is het belangrijk om zo snel mogelijk een retroactieve risicobeoordeling te laten uitvoeren voor het betreffende land en de betreffende periode. Afhankelijk van hoe lang de situatie heeft geduurd, kunnen er belastingverplichtingen, sociale premieachterstanden of arbeidsrechtelijke verplichtingen zijn ontstaan. Vrijwillige melding bij de relevante autoriteiten werkt in de meeste landen in het voordeel van de werkgever. Schakel direct een specialist in om de schade te beperken en herhaling te voorkomen via een formeel remote work beleid.
Geldt de 183-dagenregel ook voor medewerkers die afwisselend vanuit meerdere landen werken, zoals digitale nomaden?
Ja, maar de situatie wordt dan aanzienlijk complexer. Bij werken vanuit meerdere landen moet voor elk land afzonderlijk worden beoordeeld of de belasting- en sociale zekerheidsdrempels worden overschreden. Bovendien bepaalt de Europese coördinatieverordening (883/2004) dat bij werken in meerdere EU-landen het woonland al snel de bevoegde staat wordt voor sociale zekerheid. Voor echte digitale nomaden buiten de EU is het risico op dubbele belasting- of premieplicht reëel. Een structurele aanpak via een duidelijke remote work policy met goedgekeurde landen is in deze gevallen onmisbaar.
Kan een medewerker zelf verantwoordelijk worden gesteld als de werkgever de regels niet naleeft?
Ja, zeker. Hoewel de werkgever primair verantwoordelijk is voor naleving van lokale arbeids- en belastingwetgeving, kan de medewerker persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor zijn of haar eigen belastingverplichtingen in het werkland. Ook het werken zonder de juiste vergunning is een risico dat de medewerker zelf draagt, met mogelijke gevolgen voor toekomstige verblijfsrechten of visa. Het is daarom in het belang van zowel werkgever als werknemer om vooraf duidelijke afspraken te maken en de juiste stappen te doorlopen.
Is een Employer of Record (EOR) altijd de beste oplossing bij structureel remote werken vanuit het buitenland?
Een EOR-constructie is een uitstekende oplossing wanneer een medewerker structureel en langdurig vanuit een ander land werkt, maar de werkgever geen eigen juridische entiteit in dat land wil of kan oprichten. De EOR neemt de formele werkgeversrol over en zorgt voor correcte loonbelasting, sociale premies en naleving van lokaal arbeidsrecht. Het is echter niet altijd de enige of meest efficiënte oplossing: voor kortdurende situaties of landen met lage risicoprofielen kunnen andere constructies volstaan. Een specialist kan helpen bepalen welke aanpak het beste past bij de specifieke situatie van de medewerker en het bedrijf.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die HR-afdelingen maken bij grensoverschrijdend remote werken?
De meest voorkomende fout is het behandelen van internationaal remote werken als een administratieve formaliteit in plaats van een juridisch en fiscaal complex vraagstuk. Andere veelgemaakte fouten zijn: geen onderscheid maken tussen incidenteel en structureel buitenlands werken, ervan uitgaan dat een Nederlands arbeidscontract voldoende bescherming biedt, en het niet tijdig controleren van de verblijfs- en vergunningsstatus van de medewerker. Ook het ontbreken van een schriftelijke remote work policy — waardoor afspraken mondeling en inconsistent worden gemaakt — leidt regelmatig tot problemen bij audits of bij een arbeidsconflict.
Hoe stel ik een remote work policy op die juridisch houdbaar is voor meerdere landen tegelijk?
Een juridisch houdbare internationale remote work policy begint met een lijst van goedgekeurde landen, gebaseerd op een risicoanalyse per land op het gebied van arbeidsrecht, belasting en sociale zekerheid. Vervolgens moet de policy per land of landengroep de maximale duur, de goedkeuringsprocedure en de verantwoordelijkheidsverdeling tussen HR en de medewerker vastleggen. Het is sterk aan te raden de policy op te stellen in samenwerking met een juridisch specialist die ervaring heeft met internationaal arbeidsrecht, zodat de policy niet alleen intern werkbaar is maar ook stand houdt bij een controle door buitenlandse autoriteiten.
