Een permanent establishment (PE)-risico, in het Nederlands ook wel vaste inrichting genoemd, ontstaat wanneer een bedrijf door de activiteiten van een remote werkende medewerker in een ander land belastingplichtig wordt in dat land. Dit is een van de meest onderschatte fiscale risico’s bij grensoverschrijdend remote werken. De volgende vragen bieden een helder overzicht van wanneer dit risico speelt, hoe belastingdiensten dit beoordelen en wat werkgevers kunnen doen om zich te beschermen.
Wanneer ontstaat een permanent establishment-risico bij remote werken?
Een permanent establishment-risico bij remote werken ontstaat wanneer een medewerker structureel vanuit een ander land werkt en daarmee een voldoende aanwezigheid creëert voor de werkgever in dat land. Dit kan leiden tot belastingplicht voor de vennootschapsbelasting in het werkland, ook al heeft het bedrijf daar geen kantoor of juridische entiteit.
Concreet spelen drie factoren een rol bij het ontstaan van dit risico:
- Vaste locatie: De medewerker werkt regelmatig en structureel vanuit dezelfde locatie, zoals een thuiskantoor.
- Bedrijfsactiviteiten: De werkzaamheden zijn meer dan ondersteunend van aard en vormen een wezenlijk onderdeel van de kernactiviteiten van het bedrijf.
- Duur: De situatie is niet tijdelijk of incidenteel, maar duurt meerdere maanden of is structureel van aard.
Belastingverdragen tussen landen baseren de definitie van een vaste inrichting doorgaans op het OESO-modelverdrag. Daarin staat dat een vaste inrichting een vaste bedrijfsinrichting is via welke de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend. Een thuiskantoor van een remote werkende medewerker kan in de ogen van een buitenlandse belastingdienst precies aan die definitie voldoen.
Welke landen hanteren de strengste PE-regels voor remote werkers?
Landen als Duitsland, Frankrijk, Italië en Spanje staan bekend om een strikte uitleg van de vaste inrichtingsregels. In deze landen kan een medewerker die slechts een paar maanden structureel vanuit huis werkt al voldoende aanleiding geven voor een belastingclaim. Buiten Europa geldt dit ook voor landen als India, Brazilië en China.
Duitsland is een van de meest uitgesproken voorbeelden. De Duitse belastingdienst (Bundeszentralamt für Steuern) hanteert een ruime interpretatie van wat als vaste inrichting geldt en kijkt actief naar de feitelijke situatie in plaats van alleen naar contractuele afspraken. Ook India staat bekend om een agressieve benadering van PE-claims, met name voor technologiebedrijven die medewerkers op afstand laten werken.
Binnen de EU zijn er wel initiatieven om de regels te harmoniseren voor remote werkers, maar in 2026 ontbreekt nog een eenduidig Europees kader. Elk land past zijn eigen nationale wetgeving en bilaterale belastingverdragen toe, wat de situatie complex maakt voor multinationale werkgevers.
Wat is het verschil tussen een permanent establishment en een payroll-verplichting?
Een permanent establishment en een payroll-verplichting zijn twee afzonderlijke risico’s die allebei kunnen ontstaan bij remote werken, maar die betrekking hebben op verschillende belastingsoorten. Een PE leidt tot vennootschapsbelastingplicht voor het bedrijf in het werkland, terwijl een payroll-verplichting betrekking heeft op de inhouding van loonbelasting en sociale premies voor de individuele medewerker.
Het verschil is in de praktijk cruciaal:
- Permanent establishment: Het bedrijf wordt belastingplichtig voor zijn winst in het buitenland. Dit vereist doorgaans aangifte vennootschapsbelasting, mogelijk een lokale entiteit en toerekening van winst aan de vaste inrichting.
- Payroll-verplichting: De werkgever moet loonheffingen inhouden en afdragen in het land waar de medewerker werkt, ook als er geen PE is. Dit geldt in de meeste landen zodra iemand er belastingplichtig is als inwoner.
Beide risico’s kunnen tegelijkertijd optreden, maar een payroll-verplichting ontstaat eerder en sneller dan een PE. Een medewerker die een maand vanuit Spanje werkt, kan al een Spaanse payroll-verplichting creëren, terwijl de PE-drempel doorgaans hoger ligt. Toch mogen werkgevers het PE-risico niet negeren zodra de payroll geregeld is: het zijn parallelle verplichtingen die elk afzonderlijk moeten worden beoordeeld.
Hoe bepaalt de belastingdienst of er sprake is van een vaste inrichting?
Belastingdiensten beoordelen of sprake is van een vaste inrichting aan de hand van feiten en omstandigheden, niet alleen op basis van contractuele afspraken. De kernvragen zijn: heeft de medewerker een vaste locatie ter beschikking, zijn de activiteiten structureel van aard en gaat het om meer dan louter voorbereidende of ondersteunende werkzaamheden?
In de praktijk kijken belastingautoriteiten naar de volgende indicatoren:
- Feitelijke werklocatie: Werkt de medewerker consequent vanuit hetzelfde adres, zoals een thuiskantoor?
- Bevoegdheid om contracten te sluiten: Kan de medewerker namens het bedrijf bindende overeenkomsten aangaan? Dit is de zogenoemde dependent agent PE, een van de gevaarlijkste situaties.
- Duur van de aanwezigheid: Hoe langer de situatie duurt, hoe groter het risico. Veel verdragen hanteren een drempel van zes tot twaalf maanden.
- Aard van de werkzaamheden: Zijn de activiteiten kernactiviteiten van het bedrijf, of gaat het om ondersteunende taken zoals intern onderzoek of administratie?
Een bijzonder aandachtspunt is de dependent agent-situatie. Als een medewerker gewoonlijk contracten afsluit of de hoofdrol speelt bij het binnenhalen van klanten voor zijn buitenlandse werkgever, kan dit al voldoende zijn voor een PE-claim, zelfs zonder fysiek kantoor. Dit risico is niet hypothetisch: meerdere Europese belastingdiensten hebben dit argument succesvol ingezet.
Welke maatregelen verlagen het PE-risico voor werkgevers?
Werkgevers kunnen het permanent establishment-risico bij remote werken aanzienlijk verlagen door een combinatie van beleidsmaatregelen, contractuele afspraken en structurele keuzes. De kern is: beperk de feitelijke aanwezigheid en bevoegdheden van de medewerker in het buitenland tot een niveau dat onder de PE-drempel blijft.
Concrete maatregelen zijn:
- Remote working policy: Stel een duidelijk beleid op dat bepaalt hoelang medewerkers vanuit het buitenland mogen werken, bij voorkeur met een maximum van 30 tot 60 dagen per jaar, afhankelijk van het land.
- Beperk contractuele bevoegdheden: Zorg dat medewerkers die remote werken vanuit het buitenland geen bevoegdheid hebben om namens het bedrijf contracten te sluiten of bindende afspraken te maken.
- Gebruik een Employer of Record (EOR): Als een medewerker structureel vanuit een ander land werkt, kan een EOR-constructie helpen om de juridische werkgeversrelatie lokaal te verankeren en het PE-risico voor de oorspronkelijke werkgever te beperken.
- Documenteer de situatie: Houd bij hoe lang medewerkers vanuit welk land werken. Goede administratie is essentieel als een belastingdienst vragen stelt.
- Beoordeel per land: PE-regels verschillen sterk per land en per belastingverdrag. Een algemene aanpak is niet voldoende; elke situatie vraagt om een landspecifieke beoordeling.
Het is ook verstandig om te onderzoeken of het land waar de medewerker werkt specifieke vrijstellingen kent voor voorbereidende of ondersteunende activiteiten. Veel belastingverdragen bevatten uitzonderingen voor activiteiten die niet tot de kernactiviteiten van het bedrijf behoren.
Wanneer moet een bedrijf een belastingadviseur inschakelen voor PE-vraagstukken?
Een bedrijf moet een belastingadviseur inschakelen zodra een medewerker structureel, dat wil zeggen gedurende meerdere aaneengesloten maanden of terugkerend, vanuit een ander land werkt. Wacht niet tot er een belastingclaim komt: PE-risico’s zijn achteraf veel kostbaarder om op te lossen dan vooraf te voorkomen.
Er zijn specifieke situaties waarbij professioneel advies direct noodzakelijk is:
- Een medewerker wil permanent of voor langere tijd vanuit het buitenland werken voor een Nederlandse werkgever.
- Een medewerker heeft bevoegdheden om klanten te binden of contracten te sluiten en werkt vanuit een ander land.
- Het bedrijf overweegt een nieuwe markt te betreden en zet daarvoor eerst een medewerker in zonder lokale entiteit.
- Er is al een melding of vraag ontvangen van een buitenlandse belastingdienst.
- Het bedrijf heeft medewerkers in meerdere landen tegelijkertijd en heeft geen actueel overzicht van de fiscale risico’s.
Vroeg advies inwinnen is niet alleen verstandig om boetes te voorkomen, maar ook om de juiste structuur te kiezen. In sommige gevallen is een EOR-constructie de meest efficiënte oplossing; in andere gevallen is het opzetten van een lokale entiteit de enige houdbare optie. Een belastingadviseur met internationale expertise kan die afweging maken op basis van de specifieke feiten en het toepasselijke belastingverdrag.
Hoe Eastwing helpt met permanent establishment-risico
PE-risico’s bij remote werken zijn complex, maar met de juiste begeleiding goed beheersbaar. Wij ondersteunen HR-afdelingen en bedrijven die internationaal personeel inzetten bij het in kaart brengen en beperken van deze risico’s. Concreet bieden wij:
- Een beoordeling van de PE-risico’s per land op basis van de specifieke situatie van uw medewerker.
- Advies over de inzet van een Employer of Record-constructie als alternatief voor het opzetten van een lokale entiteit.
- Ondersteuning bij het opstellen van een remote working policy die aansluit op de fiscale en juridische vereisten.
- Begeleiding bij payroll-verplichtingen in het werkland, inclusief coördinatie met lokale partners.
- Praktische communicatie richting medewerkers over wat remote werken vanuit het buitenland voor hen persoonlijk betekent.
Wilt u weten of uw organisatie op dit moment PE-risico loopt, of zoekt u een praktische aanpak voor uw internationaal mobiele medewerkers? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij helpen u graag verder met een oplossing die zowel juridisch correct als werkbaar is voor uw team. Meer over onze aanpak leest u op onze website.
Frequently Asked Questions
Geldt het PE-risico ook als een medewerker slechts een paar weken per jaar vanuit het buitenland werkt?
Een paar weken per jaar is doorgaans onvoldoende om een permanent establishment te creëren, maar het hangt sterk af van het specifieke land en het toepasselijke belastingverdrag. Veel verdragen hanteren een drempel van zes tot twaalf maanden, maar landen als Duitsland en India kunnen al bij kortere periodes een PE-claim onderbouwen als de activiteiten structureel of commercieel van aard zijn. Hanteer als vuistregel een maximum van 30 tot 60 dagen per jaar en documenteer de verblijfsduur zorgvuldig.
Wat is een 'dependent agent PE' en waarom is dit extra gevaarlijk voor werkgevers?
Een dependent agent PE ontstaat wanneer een medewerker in het buitenland gewoonlijk contracten afsluit of de doorslaggevende rol speelt bij het binnenhalen van klanten namens zijn buitenlandse werkgever — zelfs zonder dat er een fysiek kantoor aanwezig is. Dit maakt het bijzonder gevaarlijk, omdat veel werkgevers zich richten op de fysieke aanwezigheid en de contractuele bevoegdheden van medewerkers over het hoofd zien. Controleer daarom altijd de functiebeschrijving en het mandaat van medewerkers die remote werken vanuit het buitenland, en beperk hun bevoegdheid om bindende afspraken te maken namens het bedrijf.
Voorkomt het gebruik van een Employer of Record (EOR) altijd een PE-risico voor de oorspronkelijke werkgever?
Een EOR-constructie vermindert het PE-risico aanzienlijk, maar elimineert het niet automatisch in alle gevallen. De EOR fungeert als juridische werkgever in het werkland, wat de payroll-verplichtingen en arbeidsrechtelijke aansprakelijkheid van de oorspronkelijke werkgever verlegt. Toch kan een PE-risico blijven bestaan als de medewerker feitelijk handelt als vertegenwoordiger van de oorspronkelijke werkgever en bijvoorbeeld contracten sluit of klanten werft namens dat bedrijf. Laat de specifieke situatie altijd beoordelen door een belastingadviseur, ook als u een EOR inzet.
Hoe stel ik een effectieve remote working policy op die het PE-risico beperkt?
Een effectieve remote working policy bevat minimaal een maximum aantal dagen dat medewerkers per jaar vanuit het buitenland mogen werken, een goedkeuringsproces per land, en een duidelijke beperking van de bevoegdheden die medewerkers in het buitenland mogen uitoefenen. Voeg ook een registratieverplichting toe, zodat HR altijd een actueel overzicht heeft van wie waar werkt. Laat de policy toetsen door een adviseur met internationale fiscale expertise, want de maximale termijnen en toegestane activiteiten verschillen per land en per belastingverdrag.
Wat zijn de financiële gevolgen als achteraf blijkt dat er toch een vaste inrichting was?
Als een buitenlandse belastingdienst achteraf vaststelt dat er sprake was van een vaste inrichting, kan het bedrijf worden aangeslagen voor vennootschapsbelasting over de aan de PE toegerekende winst, vermeerderd met rente en mogelijk boetes. In landen als Duitsland en India kunnen deze naheffingen aanzienlijk oplopen, zeker als de situatie al meerdere jaren heeft geduurd. Daarnaast brengt een PE-claim ook administratieve lasten met zich mee, zoals het doen van aangifte en het voeren van een winsttoerekeningsdiscussie met de belastingdienst. Preventief handelen is dan ook vrijwel altijd goedkoper dan achteraf corrigeren.
Zijn er binnen de EU uitzonderingen of versoepelde regels voor remote werkers die grensoverschrijdend werken?
Op het gebied van sociale zekerheid bestaat er binnen de EU al een kader via de A1-verklaring, waarmee medewerkers tijdelijk in een ander EU-land kunnen werken zonder van socialezekerheidsstelsel te wisselen. Voor vennootschapsbelasting en het PE-vraagstuk ontbreekt echter nog een geharmoniseerd Europees kader; elk EU-land past zijn eigen nationale wetgeving en bilaterale belastingverdragen toe. Er lopen wel discussies binnen de EU over verdere harmonisatie, maar in 2026 moet elke grensoverschrijdende situatie nog steeds landspecifiek worden beoordeeld.
Hoe houd ik als HR-manager overzicht over de PE-risico's van medewerkers die in meerdere landen werken?
Begin met een centrale registratie van alle medewerkers die (deels) vanuit het buitenland werken, inclusief het land, de duur en de aard van hun werkzaamheden. Koppel hieraan een intern goedkeuringsproces waarbij HR en finance samen beoordelen of een verzoek tot remote werken in het buitenland fiscaal verantwoord is. Werk bij voorkeur met een vaste adviseur of partner die de landspecifieke drempelwaarden bijhoudt en u proactief signaleert wanneer een situatie risicovol wordt. Een jaarlijkse audit van uw internationale personeelssituatie helpt om verrassingen te voorkomen.
