Bij een Employer of Record-constructie regelt de EOR de sociale zekerheid. De EOR is de formele juridische werkgever en draagt daarmee de verantwoordelijkheid voor het inhouden en afdragen van sociale premies, het naleven van lokale arbeidsrechtelijke verplichtingen en het correct verwerken van het salaris. Dit geldt zowel wanneer een Nederlands bedrijf iemand in het buitenland aanneemt, als wanneer een buitenlands bedrijf iemand in Nederland wil laten werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over sociale zekerheid bij een EOR-constructie.
Wat zijn de sociale zekerheidsverplichtingen van een Employer of Record?
Een Employer of Record is verantwoordelijk voor alle sociale zekerheidsverplichtingen die voortvloeien uit het formele werkgeverschap. Dit betekent dat de EOR de premies voor werknemersverzekeringen berekent, inhoudt op het salaris en afdraagt aan de bevoegde instanties. De werknemer is daarmee volledig verzekerd volgens de lokale wetgeving van het land waar de EOR als werkgever optreedt.
In de Nederlandse context omvat dit onder meer de afdracht van premies voor de werknemersverzekeringen zoals WW, WIA en ZW, evenals de inhouding van loonbelasting en bijdragen aan de Zorgverzekeringswet. Naast deze wettelijke verplichtingen is de EOR ook verantwoordelijk voor:
- Het opstellen van een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract
- De volledige salarisverwerking, inclusief correcte inhouding en afdracht
- Het bieden van een adequate pensioenregeling, waarbij de werkgever de premie niet mag doorberekenen aan de werknemer
- Het naleven van verlof- en verzuimregelingen zoals loondoorbetaling bij ziekte
- Het bijhouden van wijzigingen in de lokale arbeidswetgeving en deze direct doorvoeren
Doordat de EOR zelf het compliancerisico draagt, hoeft het opdrachtgevende bedrijf geen eigen juridische entiteit op te richten in het betreffende land. Dit maakt een EOR-constructie bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die snel willen schakelen of een nieuwe markt willen verkennen.
Wie is wettelijk aansprakelijk: de EOR of het opdrachtgevende bedrijf?
Wettelijk is de EOR aansprakelijk voor de naleving van sociale zekerheids- en arbeidsrechtelijke verplichtingen. De EOR is de juridische werkgever en draagt daarmee het risico op boetes bij niet-naleving van belasting- en premieverplichtingen. Het opdrachtgevende bedrijf stuurt de werknemer feitelijk aan, maar is niet de formele werkgever en heeft dus geen directe aansprakelijkheid richting de overheid of uitvoeringsinstanties.
Dit onderscheid is in de praktijk cruciaal. Wanneer er iets misgaat op het gebied van loonheffingen, sociale premies of arbeidsrechtelijke verplichtingen, is de EOR het aanspreekpunt. Het opdrachtgevende bedrijf heeft wel een indirecte verantwoordelijkheid: het moet de EOR tijdig en volledig informeren over de arbeidsvoorwaarden die gelden voor de werknemer. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) per 1 januari 2020 zijn inlenende bedrijven verplicht om hun arbeidsvoorwaarden voorafgaand aan de terbeschikkingstelling kenbaar te maken aan de formele werkgever.
Dit betekent ook dat de werknemer die via een EOR werkt, in juridische zin dezelfde rechten heeft als een werknemer die rechtstreeks in dienst is bij het inlenende bedrijf. Denk aan vakantiedagen, verlofregelingen, loondoorbetaling bij ziekte en, sinds 2021, een adequate pensioenregeling. De EOR is verplicht deze arbeidsvoorwaarden te spiegelen aan die van het inlenende bedrijf.
Hoe werkt sociale zekerheid voor werknemers in meerdere landen?
Wanneer een werknemer in meerdere landen actief is of verhuist van het ene naar het andere land, bepaalt het toepasselijke sociale zekerheidsrecht in welk land premies worden afgedragen. Binnen de Europese Unie gelden hiervoor de Europese coördinatieverordeningen, waarbij als hoofdregel geldt dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij of zij feitelijk werkt.
In de praktijk zijn er twee veelvoorkomende scenario’s bij een EOR-constructie:
- Een buitenlands bedrijf neemt iemand aan in Nederland: De EOR is gevestigd in Nederland, treedt op als juridische werkgever en draagt Nederlandse sociale premies af. De werknemer valt daarmee onder het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel.
- Een Nederlands bedrijf wil iemand in het buitenland laten werken: De EOR in het woonland van de werknemer wordt de formele werkgever. De sociale zekerheidsverplichtingen worden afgehandeld volgens de wetgeving van dat land.
Complexiteit ontstaat wanneer een werknemer substantieel in meerdere landen tegelijk werkt. In dat geval moet zorgvuldig worden bepaald in welk land de sociale verzekeringsplicht ligt, op basis van de geldende internationale verdragen of EU-regelgeving. Een EOR met kennis van lokale en internationale regelgeving is in staat om dit correct te beoordelen en te administreren, zodat dubbele premieheffing of hiaten in de verzekering worden voorkomen.
Wat betekent de 30%-regeling voor sociale zekerheid bij een EOR?
De 30%-regeling heeft geen directe invloed op de sociale zekerheidsverplichtingen bij een EOR-constructie. Sociale premies worden berekend over het volledige fiscale loon, niet over het na toepassing van de 30%-regeling resterende belastbare loon. De regeling verlaagt dus de loonbelasting, maar wijzigt de grondslag voor sociale premies niet.
De 30%-regeling is een fiscale faciliteit waarmee tot maximaal 30% van het salaris belastingvrij kan worden uitbetaald als vergoeding voor extra kosten die gepaard gaan met het werken in Nederland als buitenlandse werknemer. De regeling geldt voor maximaal vijf jaar en is bedoeld voor werknemers die van buiten Nederland zijn aangeworven. Voorwaarden zijn onder meer dat de werknemer in de 24 maanden voor aanvang van het dienstverband meer dan 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond, en dat het salaris boven het vastgestelde drempelbedrag ligt.
In de Nederlandse EOR-praktijk wordt de aanvraag van de 30%-regeling vaak standaard gecombineerd met de EOR-dienstverlening. De EOR verwerkt de regeling in de salarisadministratie en zorgt dat de toepassing correct en tijdig plaatsvindt. Voor kennismigranten geldt in 2026 een salarisnorm van minimaal circa 5.942 euro bruto per maand voor werknemers van 30 jaar of ouder, respectievelijk circa 4.357 euro bruto per maand voor werknemers jonger dan 30 jaar, exclusief vakantietoeslag.
Wanneer is een EOR-constructie niet de juiste oplossing?
Een EOR-constructie is niet de juiste oplossing wanneer er geen sprake is van een formeel dienstverband. Voor zelfstandigen en zzp’ers is een EOR normaal gesproken niet nodig en ook niet passend, omdat de EOR per definitie optreedt als juridische werkgever in een arbeidsrelatie. Het inzetten van een EOR voor iemand die feitelijk als zelfstandige werkt, vergroot juist het risico op verkeerde classificatie.
Daarnaast zijn er situaties waarbij een EOR minder geschikt is:
- Structurele, grootschalige aanwezigheid in een land: Wanneer een bedrijf op termijn een significant team opbouwt in een land, is het oprichten van een eigen juridische entiteit vaak efficiënter en goedkoper dan langdurig gebruikmaken van een EOR.
- Specifieke cao-verplichtingen: In sommige sectoren gelden collectieve arbeidsovereenkomsten die moeilijk te spiegelen zijn via een EOR-constructie, wat tot complicaties kan leiden.
- Landen met beperkte EOR-beschikbaarheid: Niet in elk land zijn betrouwbare en gecertificeerde EOR-partijen actief. In landen met complexe of ondoorzichtige regelgeving is voorzichtigheid geboden.
- Wanneer de werknemer een permanent establishment-risico vormt: Als een werknemer namens het bedrijf contracten sluit of structureel zakelijke beslissingen neemt in een ander land, kan dit leiden tot een vaste inrichting met bijkomende belastingplicht, ongeacht de EOR-constructie.
Een EOR is een krachtig instrument voor flexibele, compliante internationale aanwervingen, maar het is geen universele oplossing. Een zorgvuldige afweging van de specifieke situatie, het land en de aard van de arbeidsrelatie is altijd noodzakelijk voordat voor een EOR wordt gekozen.
Hoe wij helpen met sociale zekerheid bij een Employer of Record-constructie
Bij Eastwing begeleiden wij HR-afdelingen en internationale werknemers door het volledige proces rondom een EOR-constructie in Nederland. We combineren expertise op het gebied van sociale zekerheid, payroll, immigratie en belastingadvies onder één dak, zodat er geen losse eindjes ontstaan tussen de verschillende disciplines.
Concreet helpen wij met:
- Het correct inrichten van de salarisadministratie met volledige afdracht van sociale premies
- De aanvraag en verwerking van de 30%-regeling voor in aanmerking komende werknemers
- Begeleiding bij kennismigrantenvergunningen voor bedrijven die nog geen erkend referent zijn bij de IND
- Advies over de juiste constructie: wanneer een EOR passend is en wanneer een andere oplossing beter aansluit
- Doorlopende compliance monitoring bij wijzigingen in de Nederlandse wet- en regelgeving
Wil je weten wat een EOR-constructie voor jouw organisatie betekent op het gebied van sociale zekerheid en compliance? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer zelf kiezen in welk land hij sociaal verzekerd is bij een EOR-constructie?
Nee, de werknemer heeft hier in principe geen vrije keuze in. De sociale verzekeringsplicht wordt bepaald door internationale verdragen, EU-coördinatieverordeningen en de feitelijke werksituatie — zoals het land waar de arbeid wordt verricht en waar de werknemer woont. Een EOR beoordeelt op basis van deze regelgeving in welk land de premies moeten worden afgedragen, zodat er geen hiaten of dubbele heffing ontstaan.
Wat gebeurt er met de opgebouwde sociale zekerheidsrechten als de EOR-constructie wordt beëindigd?
De opgebouwde rechten van de werknemer blijven in principe intact, ongeacht de beëindiging van de EOR-constructie. Denk aan opgebouwde WW-rechten, pensioenopbouw en het recht op loondoorbetaling bij ziekte tijdens het dienstverband. Bij beëindiging is het wel belangrijk dat de overdracht van het werkgeverschap of de overgang naar een nieuwe constructie zorgvuldig wordt geregeld, zodat er geen onderbrekingen ontstaan in de verzekeringsdekking van de werknemer.
Hoe lang duurt het voordat een EOR de sociale zekerheid volledig heeft ingericht voor een nieuwe werknemer?
In Nederland kan een EOR-constructie doorgaans binnen één tot drie weken volledig operationeel zijn, inclusief de inrichting van de salarisadministratie en de afdracht van sociale premies. De exacte doorlooptijd hangt af van factoren zoals de nationaliteit van de werknemer, de benodigde werkvergunning en of er een aanvraag voor de 30%-regeling wordt gedaan. Het is verstandig om ruim vóór de beoogde startdatum contact op te nemen met een EOR-partij om vertragingen te voorkomen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het opzetten van een EOR-constructie?
Een veelgemaakte fout is het onderschatten van de informatieplicht richting de EOR: het opdrachtgevende bedrijf moet tijdig en volledig de geldende arbeidsvoorwaarden aanleveren, zoals vereist onder de WAB. Daarnaast kiezen sommige bedrijven voor een EOR terwijl de situatie eigenlijk vraagt om een eigen juridische entiteit, bijvoorbeeld bij grootschalige of structurele aanwezigheid in een land. Tot slot wordt het permanent establishment-risico regelmatig over het hoofd gezien, wat kan leiden tot onverwachte belastingverplichtingen in het werkland.
Is een EOR ook geschikt voor kortlopende internationale opdrachten van een paar maanden?
Ja, een EOR-constructie is juist zeer geschikt voor kortlopende internationale inzet, omdat er geen eigen juridische entiteit hoeft te worden opgericht. Toch is het belangrijk om ook bij korte dienstverbanden de sociale zekerheidsverplichtingen correct te regelen: zelfs voor een periode van enkele maanden gelden de lokale premieverplichtingen volledig. Afhankelijk van het land en de duur van de opdracht kunnen er ook specifieke regels gelden rondom detachering of tijdelijke tewerkstelling die de EOR in kaart moet brengen.
Hoe weet ik of een EOR-partij betrouwbaar en compliant is?
Let bij de selectie van een EOR op certificeringen, lokale registraties en aantoonbare ervaring met de specifieke wet- en regelgeving van het betreffende land. In Nederland is het een goed teken als de EOR is geregistreerd als erkend referent bij de IND en beschikt over gecertificeerde payroll- en belastingadviseurs. Vraag daarnaast altijd naar referenties, een heldere contractstructuur en transparantie over hoe de EOR omgaat met wijzigingen in wet- en regelgeving — een betrouwbare partij monitort compliance doorlopend en proactief.
Wat zijn de kosten van een EOR-constructie en hoe verhouden die zich tot het oprichten van een eigen entiteit?
Een EOR rekent doorgaans een maandelijkse vergoeding per werknemer, die varieert afhankelijk van het land, het salarispakket en de aanvullende diensten zoals de 30%-regeling of immigratiebegeleiding. Op korte termijn zijn de kosten van een EOR vrijwel altijd lager dan het oprichten van een eigen juridische entiteit, wat notariskosten, registratiekosten, lokale accountants en doorlopende compliancekosten met zich meebrengt. Bij een groeiend team van vijf of meer werknemers in hetzelfde land is het echter verstandig om een kosten-batenanalyse te maken, waarbij een eigen entiteit op de lange termijn voordeliger kan uitpakken.
