Bij internationaal remote werken ben je in principe sociaal verzekerd in het land waar je feitelijk werkt, niet waar je werkgever is gevestigd. Dit basisprincipe geldt zowel binnen als buiten de EU, al gelden er binnen de Europese Unie specifieke regels die de situatie genuanceerder maken. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over sociale zekerheid bij grensoverschrijdend thuiswerken.
In welk land ben je sociaal verzekerd als je remote werkt vanuit het buitenland?
Als je remote werkt vanuit het buitenland, ben je in principe sociaal verzekerd in het land waar je feitelijk je werkzaamheden uitvoert. Dit geldt ongeacht waar je werkgever is gevestigd. Binnen de EU bepaalt de Europese verordening (EG) 883/2004 welk stelsel van toepassing is, waarbij de werkplek als uitgangspunt geldt.
Dit betekent dat een werknemer die vanuit Spanje werkt voor een Nederlandse werkgever, in beginsel onder het Spaanse socialezekerheidsstelsel valt. De werkgever is dan verplicht premies af te dragen in Spanje, niet in Nederland. Dat heeft directe gevolgen voor de arbeidskosten, de administratieve verplichtingen en de aanspraken van de werknemer op uitkeringen zoals ziekte, werkloosheid en pensioen.
De praktijk is complexer dan het klinkt. Zodra een werknemer structureel vanuit een ander land werkt, kan de sociale zekerheid verschuiven zonder dat werkgever of werknemer daar bewust voor hebben gekozen. Dat maakt het cruciaal om bij elke remote werkregeling vooraf te bepalen in welk land de sociale zekerheidsplicht ligt.
Wat zijn de gevolgen van de 25%-regel voor remote werknemers in de EU?
De 25%-regel bepaalt dat een werknemer die meer dan 25% van zijn werktijd in zijn woonland werkt, sociaal verzekerd wordt in dat woonland in plaats van het land van de werkgever. Voor remote werknemers in de EU is dit een kritische grens: zodra iemand structureel meer dan één dag per week vanuit huis werkt in een ander EU-land, kan de sociale zekerheid volledig verschuiven.
Concreet: een werknemer die in België woont en voor een Nederlandse werkgever werkt, maar twee of meer dagen per week thuis in België werkt, overschrijdt de 25%-drempel. Het gevolg is dat hij niet langer onder het Nederlandse, maar onder het Belgische socialezekerheidsstelsel valt. De Nederlandse werkgever moet dan Belgische sociale premies afdragen en zich registreren bij de Belgische autoriteiten.
Dit heeft ook gevolgen voor de werknemer zelf. De hoogte van uitkeringen, de opbouw van pensioenrechten en de toegang tot gezondheidszorg verschillen per land. Wat in het ene stelsel gunstig is, kan in een ander stelsel nadelig uitpakken. Werkgevers en werknemers onderschatten dit risico regelmatig, zeker bij hybride werkregelingen waarbij iemand deels thuis en deels op kantoor werkt.
Wat verandert er door het Framework Agreement voor grensoverschrijdend thuiswerken?
Het Framework Agreement on cross-border telework, dat op 1 juli 2023 in werking trad, biedt een praktische oplossing voor de 25%-regel. Op basis van dit akkoord kunnen werkgevers en werknemers gezamenlijk verzoeken om de sociale zekerheid in het land van de werkgever te laten, ook als de werknemer meer dan 25% vanuit zijn woonland werkt, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Het akkoord is ondertekend door een groeiend aantal EU-lidstaten en enkele landen buiten de EU, waaronder Nederland. Het is bedoeld voor situaties waarbij een werknemer gedeeltelijk remote werkt vanuit zijn woonland, maar de werkzaamheden inhoudelijk volledig voor de buitenlandse werkgever verricht. Beide landen moeten het akkoord hebben ondertekend om er gebruik van te kunnen maken.
De praktische werking is als volgt: de werkgever vraagt een zogenoemde A1-verklaring aan bij de bevoegde autoriteit in het land van vestiging. Met deze verklaring blijft de werknemer sociaal verzekerd in het land van de werkgever, ook al werkt hij structureel meer dan 25% vanuit zijn woonland. Het akkoord geldt uitsluitend voor thuiswerk en niet voor situaties waarbij de werknemer ook elders in zijn woonland werkt voor andere opdrachtgevers.
Niet alle EU-lidstaten hebben het akkoord ondertekend. Het is daarom altijd noodzakelijk te controleren of beide betrokken landen partij zijn voordat je hierop vertrouwt als juridische basis voor de sociale zekerheidsindeling.
Welke sociale zekerheidsregels gelden buiten de EU?
Buiten de EU gelden de Europese verordeningen niet. De sociale zekerheidsregels worden dan bepaald door bilaterale verdragen tussen landen, of bij het ontbreken daarvan door de nationale wetgeving van beide landen afzonderlijk. Dit vergroot het risico op dubbele premieplicht of juist op een situatie waarbij de werknemer nergens verzekerd is.
Nederland heeft met een beperkt aantal landen buiten de EU een sociaalzekerheidsverdrag gesloten, waaronder de Verenigde Staten, Canada, Australië en enkele andere landen. In die gevallen regelt het verdrag in welk land premies worden afgedragen. Bestaat er geen verdrag, dan gelden de nationale regels van beide landen, wat kan betekenen dat de werknemer in beide landen premieplichtig is.
Voor werkgevers die werknemers buiten de EU remote laten werken, is het raadzaam per land te laten beoordelen welke verplichtingen er gelden. De risico’s zijn aanzienlijk: naast dubbele premieplicht kunnen er ook belastingverplichtingen en verplichtingen tot lokale registratie ontstaan die de werkgever niet had voorzien.
Moet de werkgever iets regelen als een werknemer tijdelijk remote werkt vanuit het buitenland?
Ja, ook bij tijdelijk remote werken vanuit het buitenland heeft de werkgever verplichtingen. De duur van het verblijf bepaalt welke regels van toepassing zijn, maar zelfs een korte periode van werken vanuit een ander land kan gevolgen hebben voor de sociale zekerheid, belastingheffing en arbeidsrecht. Er bestaat geen universele grens waarboven de regels pas gelden.
Bij een korte periode, bijvoorbeeld enkele weken, is het risico op een verschuiving van de sociale zekerheidsplicht doorgaans beperkt, zeker als de werknemer al een A1-verklaring heeft die zijn socialezekerheidspositie vastlegt. Maar ook dan kunnen er lokale belastingverplichtingen ontstaan, afhankelijk van het land en de duur van het verblijf.
Bij een langere periode, of bij een structurele regeling waarbij de werknemer regelmatig vanuit een ander land werkt, is een volledige beoordeling noodzakelijk. De werkgever moet dan onder meer nagaan:
- Of de sociale zekerheid verschuift naar het werkland van de werknemer
- Of er een belastingplicht ontstaat voor de werknemer of de werkgever in het andere land
- Of het arbeidsrecht van het andere land van toepassing wordt
- Of er een risico bestaat op een vaste inrichting (permanent establishment) voor de werkgever
Het ontbreken van een beleid rondom remote working is een van de meest voorkomende nalevingsrisico’s bij internationale werkgevers. Een schriftelijke regeling, ook voor tijdelijke situaties, biedt zowel de werkgever als de werknemer duidelijkheid en bescherming.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij internationale remote werkregelingen?
De meest gemaakte fout is dat werkgevers en werknemers aannemen dat tijdelijk remote werken vanuit het buitenland geen juridische gevolgen heeft. In werkelijkheid kunnen zelfs enkele weken werken vanuit een ander land leiden tot belastingverplichtingen, een verschuiving van de sociale zekerheid of een verplichting tot lokale registratie van de werkgever.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Geen A1-verklaring aanvragen: Zonder deze verklaring is er geen bewijs van de sociale zekerheidsindeling, wat bij een controle tot problemen leidt.
- De 25%-grens negeren: Werkgevers die hybride werken toestaan zonder te monitoren hoeveel tijd een werknemer in zijn woonland werkt, lopen het risico dat de sociale zekerheid ongemerkt verschuift.
- Geen onderscheid maken tussen landen: De regels voor een werknemer die vanuit Duitsland werkt, zijn anders dan voor iemand die vanuit Thailand werkt. Een generieke aanpak volstaat niet.
- Belastingrisico’s onderschatten: Sociale zekerheid en belastingheffing zijn twee aparte vraagstukken. Een correcte sociale zekerheidsindeling betekent niet automatisch dat de belastingpositie ook correct is geregeld.
- Geen schriftelijk beleid: Zonder een duidelijk remote work policy ontbreekt de basis voor consistente besluitvorming en aantoonbare naleving.
Een goed doordachte aanpak begint met het in kaart brengen van de situatie per werknemer, inclusief het land van verblijf, de duur van het remote werken en de aanwezigheid van verdragen of akkoorden tussen de betrokken landen.
Hoe Eastwing helpt bij sociale zekerheid en internationaal remote werken
Sociale zekerheid bij internationaal remote werken is een complex samenspel van Europese verordeningen, bilaterale verdragen en nationale wetgeving. Wij helpen werkgevers en werknemers om dit correct te beoordelen en de juiste stappen te zetten, voordat er problemen ontstaan.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Beoordelen in welk land de sociale zekerheidsplicht ligt op basis van de specifieke werksituatie
- Aanvragen van A1-verklaringen om de sociale zekerheidsindeling vast te leggen
- Adviseren over de toepassing van het Framework Agreement bij grensoverschrijdend thuiswerken
- In kaart brengen van belasting- en arbeidsrechtelijke gevolgen van remote werkregelingen
- Opstellen of toetsen van een remote work policy die aansluit op de geldende wet- en regelgeving
- Begeleiding bij de inzet van een Employer of Record (EOR) wanneer een werknemer structureel vanuit een ander land werkt
Wil je weten wat jouw specifieke situatie betekent voor de sociale zekerheid van je internationale medewerkers? Neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer zelf kiezen in welk land hij sociaal verzekerd wil zijn?
Nee, de sociale zekerheidsindeling is niet vrij te kiezen door de werknemer of werkgever. De toepasselijke regels worden bepaald door Europese verordeningen, bilaterale verdragen of nationale wetgeving, afhankelijk van de betrokken landen. Wel zijn er instrumenten, zoals het Framework Agreement, waarmee je onder bepaalde voorwaarden kunt verzoeken de sociale zekerheid in een specifiek land te houden. Dit vereist altijd een formele aanvraag en goedkeuring door de bevoegde autoriteiten.
Wat is een A1-verklaring en wanneer heb je die nodig?
Een A1-verklaring is een officieel document dat bevestigt in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. Het wordt afgegeven door de bevoegde autoriteit van het land waar de premies worden afgedragen en dient als bewijs richting autoriteiten in andere landen. Je hebt een A1-verklaring nodig zodra een werknemer structureel of tijdelijk in een ander EU-land werkt dan waar de werkgever is gevestigd. Zonder dit document loop je als werkgever het risico op naheffingen, boetes of dubbele premieplicht bij een controle.
Wat gebeurt er als de sociale zekerheid al ongemerkt is verschoven zonder dat dit formeel is geregeld?
Als de sociale zekerheid ongemerkt is verschoven, kan dit met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd door de bevoegde autoriteiten, wat kan leiden tot naheffingen van premies, rente en mogelijk boetes in het betrokken land. Het is raadzaam de situatie zo snel mogelijk alsnog te laten beoordelen en te regulariseren, bij voorkeur met juridische begeleiding. Hoe eerder dit wordt opgepakt, hoe beperkter de financiële en administratieve gevolgen doorgaans zijn.
Geldt de 25%-regel ook voor zelfstandigen die vanuit het buitenland werken?
Ja, ook voor zelfstandigen (zzp’ers) gelden Europese verordeningen rondom sociale zekerheid, al zijn de specifieke regels iets anders dan voor werknemers in loondienst. Een zelfstandige die meer dan 25% van zijn activiteiten in zijn woonland uitvoert, valt in beginsel onder het socialezekerheidsstelsel van dat woonland. Omdat de situatie van zelfstandigen extra complex kan zijn, met name bij het werken voor meerdere opdrachtgevers in verschillende landen, is een individuele beoordeling per situatie sterk aan te raden.
Heeft een verschuiving van de sociale zekerheid ook gevolgen voor de belastingpositie van de werknemer?
Sociale zekerheid en belastingheffing zijn twee juridisch afzonderlijke vraagstukken en een verschuiving van het ene heeft niet automatisch gevolgen voor het andere. Het is goed mogelijk dat een werknemer sociaal verzekerd is in land A, maar belastingplichtig is in land B, afhankelijk van de fiscale woonplaats en eventuele belastingverdragen. Dit maakt het des te belangrijker om bij internationale remote werkregelingen beide aspecten afzonderlijk en tegelijkertijd te laten beoordelen, zodat er geen onverwachte verplichtingen ontstaan.
Wat is een Employer of Record (EOR) en wanneer is het zinvol om die in te zetten?
Een Employer of Record (EOR) is een externe partij die formeel als werkgever optreedt in het land waar de werknemer werkt, en daarmee de lokale loon-, sociale zekerheids- en arbeidsrechtelijke verplichtingen op zich neemt. Dit is met name zinvol wanneer een werknemer structureel vanuit een land werkt waar de werkgever geen eigen entiteit heeft en ook niet van plan is er een op te zetten. Via een EOR kan de werkgever compliant blijven zonder zelf een lokale vestiging te hoeven registreren, wat zowel tijd als administratieve lasten bespaart.
Hoe stel je een remote work policy op die voldoet aan de internationale regelgeving?
Een goede remote work policy beschrijft minimaal welke landen zijn toegestaan voor remote werken, wat de maximale duur is, welke goedkeuringsprocedure geldt en wie verantwoordelijk is voor de beoordeling van sociale zekerheids- en belastinggevolgen. De policy moet afgestemd zijn op de landen waarin je als werkgever actief bent en regelmatig worden bijgewerkt op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving. Het laten toetsen van de policy door een specialist in internationaal arbeidsrecht en sociale zekerheid voorkomt dat je een document opstelt dat juridisch onvoldoende bescherming biedt.
