Overweeg je om een internationale werknemer aan te nemen die al gebruikmaakt van de expatregeling (voorheen: 30%-regeling)? Dan is het belangrijk om te weten dat deze regeling in veel gevallen kan worden voortgezet bij jouw organisatie. Dit biedt niet alleen financieel voordeel voor de werknemer, maar kan ook een belangrijke rol spelen in het aantrekken van internationaal talent.
De expatregeling behouden bij de nieuwe werkgever is een cruciale factor voor internationale werknemers die van baan wisselen in Nederland. Dit belastingvoordeel, dat tot 30% van het salaris belastingvrij houdt, kan behouden blijven bij een werkgeverswisseling, mits aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.
De voortzetting van de expatregeling bij een nieuwe werkgever is gebonden aan strikte voorwaarden en deadlines. Als werkgever speel je hierin een actieve rol. Een onjuiste of te late aanvraag kan ertoe leiden dat het belastingvoordeel (gedeeltelijk) verloren gaat.
In dit artikel lees je wat er van jou als nieuwe werkgever wordt verwacht, welke voorwaarden gelden en hoe je het proces soepel laat verlopen.
Voorwaarden voor overdracht expatregeling naar nieuwe werkgever
Voor een succesvolle overdracht van de expatregeling naar een nieuwe werkgever moet de werknemer aan bepaalde voorwaarden voldoen. De timing is cruciaal: de werknemer moet binnen drie maanden na het beëindigen van de vorige baan een nieuwe functie vinden die voldoet aan de vereisten van de expatregeling. Anders is er geen sprake meer van specifieke deskundigheid.
De nieuwe werkgever moet voldoen aan dezelfde eisen als de vorige werkgever. Dit betekent dat het bedrijf geregistreerd moet zijn in Nederland en loonheffingen moet afdragen (met andere woorden: inhoudingsplichtige moet zijn). Daarnaast moet de nieuwe functie nog steeds voldoen aan de salarisdrempel voor hoogopgeleide migranten. Voor 2026 bedraagt deze drempel € 48.013 per jaar (berekend over ten minste 70% van het bruto salaris), of € 36.497 voor werknemers onder de 30 jaar met een kwalificerende masterdiploma.
Een belangrijk aspect is dat de werknemer aan de salarisnorm moet hebben voldaan bij de vorige werkgever.
Samengevat houdt dit in dat je als nieuwe werkgever de expatregeling voor de werknemer kunt toepassen, mits aan een aantal belangrijke voorwaarden wordt voldaan:
| Actie | Wat is er nodig? | ||
|---|---|---|---|
| Tijdige overstap | de werknemer moet binnen 3 maanden na het einde van het vorige dienstverband bij jou in dienst treden | ||
| Salarisnorm |
het salaris moet voldoen aan de geldende drempel
|
||
| Inhoudingsplicht | jouw organisatie moet loonheffingen afdragen in Nederland | ||
| Voortzetting deskundigheid | de werknemer moet blijven voldoen aan de voorwaarden van de regeling (bij de vorige werkgever moet het salaris minimaal gelijk zijn geweest aan de salarisnorm, en dit geldt ook bij jouw organisatie). | ||
Wat is jouw rol als nieuwe werkgever?
Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag bij de Belastingdienst. Dit doe je samen met de werknemer.
Een correcte en tijdige aanvraag is essentieel. Je hebt hiervoor maximaal 4 maanden na de startdatum van de werknemer.
Als je binnen deze termijn indient, kan de regeling met terugwerkende kracht worden toegepast vanaf de eerste werkdag. Dit voorkomt dat de werknemer tijdelijk belastingvoordeel misloopt.
Welke documenten heb je nodig?
Voor een complete aanvraag is het belangrijk dat je de juiste documentatie ontvangt van de werknemer. Denk aan:
- Beschikking van de eerdere expatregeling (30%-regeling)
- Arbeidsovereenkomst met jouw organisatie
- Salarisgegevens van de vorige werkgever (jaaropgaven en salarisstroken)
- Bewijs van einde dienstverband bij vorige werkgever
- CV dat de werkervaring en kwalificaties toont (ter onderbouwing van specifieke deskundigheid)
Onvolledige aanvragen leiden vaak tot vertraging.
Hoe lang duurt het overdrachtsproces?
Het overdrachtsproces van de expatregeling naar een nieuwe werkgever kan tussen de één en zes maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van de situatie en de volledigheid van de aanvraag. De Belastingdienst beoordeelt op papier ingediende aanvragen individueel, wat de doorlooptijd kan beïnvloeden.
De tijdlijn ziet er als volgt uit:
- Maand 1: Aanvraag indienen binnen 4 maanden na start nieuwe baan
- Maand 1-2: Initiële beoordeling door de Belastingdienst
- Maand 2-4: Eventuele aanvullende vragen of documentatie
- Maand 3-6: Definitieve beslissing
Factoren die de doorlooptijd kunnen beïnvloeden zijn de volledigheid van de aanvraag en de juistheid van de salarisadministratie van de vorige werkgever. Overweeg professionele begeleiding, zeker bij complexe situaties. Sommige advieskantoren, zoals Eastwing, hebben een werkafspraak met de Belastingdienst, waardoor ze de evaluatie van de expatregeling namens de Belastingdienst doen. De Belastingdienst beslist hierdoor sneller, binnen 2-4 weken. De Belastingdienst controleert of deze advieskantoren zich houden aan de gemaakte afspraken.
Let op: Als de aanvraag binnen vier maanden na het starten van de nieuwe baan wordt ingediend, kan de regeling retroactief ingaan vanaf de eerste werkdag bij de nieuwe werkgever. Dit betekent dat de werknemer geen belastingvoordeel misloopt tijdens de verwerkingsperiode. Wel kan het zo zijn dat het wat langer duurt voordat deze verwerking met terugwerkende kracht wordt gedaan in de payroll.
Veelgemaakte fouten bij werkgeverswisseling met expatregeling
Internationale werknemers en werkgevers maken regelmatig kritieke fouten als het gaat om de expatregeling, gerelateerd aan wisseling van werkgever, wat kan leiden tot het verlies van dit waardevolle belastingvoordeel. De meest voorkomende fout is het overschrijden van de drie-maanden termijn tussen banen. Er wordt niet genoeg gerealiseerd dat deze termijn strikt wordt gehandhaafd door de Belastingdienst.
Een andere veelgemaakte fout is het niet tijdig indienen van de aanvraag bij de nieuwe werkgever. Je hebt slechts vier maanden na het starten van de nieuwe baan om de overdracht aan te vragen. Uitstel kan betekenen dat de regeling pas ingaat vanaf de maand na goedkeuring, waardoor de werknemer maanden aan belastingvoordeel verliest.
Veel werknemers onderschatten ook de documentatie-eisen. Onvolledige aanvragen leiden tot vertragingen en aanvullende vragen van de Belastingdienst. Als werkgever is het belangrijk dat je weet wat er nodig is en met goede efficiënte processen kun je de verwachtingen goed managen. Als je tegen obstakels aanloopt, schakel dan een bedrijf in dat hierin is gespecialiseerd, zoals Eastwing.
Praktische tips om fouten te vermijden:
- Start het overdrachtsproces direct bij het accepteren van een nieuwe baan
- Controleer vooraf of het nieuwe salaris voldoet aan de minimumdrempel
- Zorg dat de werknemer alle benodigde documenten tijdig aanlevert
- Dien de aanvraag zo snel mogelijk na start in
- Monitor actief de voortgang bij de Belastingdienst
Door dit proces strak te organiseren, voorkom je risico’s en bied je de werknemer zekerheid. Een global mobility compliance audit kan helpen om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en ervoor te zorgen dat het overdrachtsproces soepel verloopt.
Stappenplan voor een soepele voortzetting van de expatregeling
Het succesvol overdragen van de expatregeling vereist een systematische aanpak. Volg dit stap-voor-stap proces om je belastingvoordeel te behouden bij een werkgeverswisseling.
| Stap | Actie | Timing | Verantwoordelijke |
|---|---|---|---|
| 1 | Bespreek expatregeling tijdens aanbod | Bij onderhandeling | Werkgever |
| 2 | Controleer salariseisen en voorwaarden | Vóór contracttekening | Beide partijen |
| 3 | Verzamel benodigde documentatie | Voor / bij start dienstbetrekking | Werknemer |
| 4 | Dien aanvraag in bij Belastingdienst | Binnen 4 maanden | Nieuwe werkgever |
| 5 | Volg status aanvraag op | Doorlopend | Beide partijen |
Begin met het bespreken van de expatregeling tijdens de onderhandelingsfase. Veel werknemers zijn niet volledig bekend met de procedures, dus het is belangrijk om hen te begeleiden door het proces. Wij kunnen hierbij assisteren.
Controleer vervolgens of de nieuwe functie voldoet aan alle voorwaarden. Zo moet het salaris minimaal € 48.013 bedragen (ten minste 70% van bruto), of € 36.497 voor werknemers onder de 30 jaar met een kwalificerende masterdiploma. Deze salarisnormen gelden in het jaar 2026.
Voor de werknemer geldt dat het belangrijk is om een aantal documenten te verzamelen voordat hij/zij de oude baan verlaat. De lijst van documenten vindt je terug onder het kopje ‘Welke documenten heb je nodig?’.
De nieuwe werkgever moet de aanvraag indienen per post bij de Belastingdienst. Zorg ervoor dat alle formulieren correct zijn ingevuld.
Volg de status van de aanvraag regelmatig op. De Belastingdienst kan aanvullende informatie vragen, dus wees voorbereid om snel te reageren. Een professionele global mobility service provider, zoals Eastwing, kan dit proces begeleiden en ervoor zorgen dat alle stappen correct worden uitgevoerd.
Tot slot
Het aannemen van een werknemer met een bestaande expatregeling biedt kansen, maar vraagt om een zorgvuldige aanpak. Als werkgever heb je een sleutelrol in het veiligstellen van dit belastingvoordeel.
Het overdragen van de expatregeling naar een nieuwe werkgever is een proces dat zorgvuldige planning en timing vereist. Door de voorwaarden te begrijpen, veelgemaakte fouten te vermijden en het stappenplan te volgen, kan de werknemer het belastingvoordeel succesvol behouden. Vergeet niet dat professionele ondersteuning bij dit proces waardevol kan zijn, vooral gezien de financiële impact van eventuele fouten.
en goed ingericht proces voorkomt vertragingen en teleurstellingen. In de praktijk zien wij dat ondersteuning door een specialist hierin veel waarde kan toevoegen, zeker bij complexere situaties of internationale structuren. Voor persoonlijk advies over de specifieke situatie kun je contact opnemen met onze specialisten. Met de juiste aanpak kan de werknemer zijn/haar carrière in Nederland voortzetten zonder de belangrijke belastingvoordelen te verliezen.
