Erkend referent worden vereist een grondige voorbereiding met verschillende stappen. Je moet voldoen aan specifieke voorwaarden zoals KvK-inschrijving, financiële gezondheid en betrouwbaarheid van bestuurders. Het proces duurt 8-12 weken voor gevestigde bedrijven of tot 6 maanden voor jongere ondernemingen. De kosten variëren van €2.432 tot €4.866 (in 2025) afhankelijk van je bedrijfsgrootte en leeftijd.
Wat houdt erkend referent worden precies in?
Een erkend referent is een onderneming die officieel door de IND wordt erkend om verblijfs- en/of werkvergunningaanvragen in te dienen voor internationale werknemers. Deze status stelt je in staat om kennismigranten, Europese blauwe kaarthouders en ICT-vergunninghouders naar Nederland te halen met een versnelde procedure.
Als erkend referent fungeer je als betrouwbare schakel tussen je internationale werknemers en de Nederlandse overheid. Je neemt verantwoordelijkheid voor de juistheid van aanvragen en zorgt ervoor dat je werknemers voldoen aan alle verblijfsvoorwaarden. Dit betekent dat je actief moet monitoren of werknemers hun verplichtingen nakomen.
De voordelen zijn aanzienlijk: de IND streeft ernaar om verblijfsvergunningaanvragen binnen 2 weken te behandelen in plaats van de standaard doorlooptijden. Je hoeft minder ondersteunende documenten in te dienen en kunt aanvragen online indienen via Portaal Zakelijk. Dit bespaart tijd en administratieve lasten voor je HR-afdeling.
Welke voorwaarden moet je vervullen om erkend referent te worden?
Je bedrijf moet geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel en continuïteit en solvabiliteit kunnen aantonen. Daarnaast mag je geen achterstand hebben met sociale lasten en loonbelastingen, en geen fiscale vergrijpboetes hebben ontvangen in de afgelopen jaren.
De betrouwbaarheid van bestuurders wordt streng getoetst. De IND kan een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) opvragen van alle betrokken personen. Je bedrijf mag de afgelopen drie jaar niet failliet zijn verklaard en moet voldoende omzet en winstgevendheid kunnen aantonen.
Voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan, gelden aanvullende eisen. Je moet een uitgebreid ondernemingsplan en financieel plan indienen dat door de RVO wordt beoordeeld aan de hand van een puntensysteem. Hierbij kun je maximaal 100 punten behalen, waarbij 50 punten voldoende zijn voor goedkeuring.
Specifieke voorwaarden omvatten ook naleving van gedragscodes en registratie bij de Stichting Naleving Arbeidsnormen (SNA) als je betrokken bent bij uitzendactiviteiten.
Hoe lang duurt het proces om erkend referent te worden?
Voor bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan, behandelt de IND aanvragen binnen 8 tot 12 weken. De wettelijke beslistermijn bedraagt 3 maanden, maar in de praktijk gaat het sneller omdat deze bedrijven geen beoordeling door de RVO nodig hebben.
Bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan, moeten rekening houden met een doorlooptijd tot wel 6 maanden. Dit langere proces komt door de uitgebreide beoordeling door de RVO, die eerst een voortoets uitvoert en vervolgens een inhoudelijke analyse van het ondernemingsplan en financieel plan.
Bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan, kunnen toch door de IND worden doorverwezen naar de langere procedure, afhankelijk van de beoordeling van continuïteit en solvabiliteit. Een uitzondering geldt voor bedrijven met een NFIA-verklaring, die binnen 4 tot 12 weken een beslissing ontvangen.
Factoren die de doorlooptijd kunnen beïnvloeden zijn incomplete documentatie, wijzigingen in aandeelhoudersstructuur, of de noodzaak voor aanvullend onderzoek door de IND.
Wat zijn de kosten van erkend referent worden?
De standaard IND-leges voor erkend referentschap bedragen €4.866 (in 2025). Voor kleinere ondernemingen die korter dan 1,5 jaar bestaan of wereldwijd minder dan 50 werknemers hebben, geldt een gereduceerd tarief van €2.432 (in 2025).
Naast de aanvraagkosten moet je rekening houden met kosten voor het opstellen van documenten. Als je bedrijf jonger is dan 1,5 jaar, heb je een financieel plan nodig dat is opgesteld of goedgekeurd door een onafhankelijke accountant of boekhouder, wat extra kosten met zich meebrengt.
Er zijn geen jaarlijkse kosten verbonden aan het behouden van je erkend referentschap.
Indirecte kosten kunnen ontstaan door de tijd die je HR-afdeling investeert in het voorbereiden van de aanvraag en het verzamelen van alle benodigde documentatie.
Welke documenten heb je nodig voor de erkend referent aanvraag?
Je hebt altijd een uittreksel uit de Kamer van Koophandel nodig, bewijsstukken van financiële gezondheid, en documenten die de betrouwbaarheid van bestuurders aantonen. De exacte documentatie hangt af van de leeftijd en omvang van je bedrijf.
Voor gevestigde bedrijven (ouder dan 1,5 jaar) volstaan meestal recente jaarrekeningen, belastingaangiften en een verklaring van je accountant over de financiële positie. Je moet ook aantonen dat er geen achterstand is met sociale lasten en loonbelastingen.
Jongere bedrijven moeten een uitgebreid dossier samenstellen met een ondernemingsplan (maximaal 40 punten), organisatiestructuur en competenties van bestuurders (20 punten), en een financieel plan met balans, omzetprognose en liquiditeitsprognose voor drie jaar (40 punten totaal).
Zorg ervoor dat alle documenten recent zijn en consistent informatie bevatten. Tegenstrijdigheden tussen documenten kunnen leiden tot vertraging of afwijzing van je aanvraag. Het is aan te raden om vooraf te controleren of alle documenten compleet zijn en voldoen aan de IND-eisen.
Een goede voorbereiding op erkend referent worden bespaart tijd en verhoogt je slagingskans aanzienlijk. Door alle voorwaarden zorgvuldig na te lopen en je documentatie grondig voor te bereiden, leg je een sterke basis voor een succesvolle aanvraag. Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete proces van erkend referentschap, van voorbereiding tot implementatie, zodat je kunt profiteren van alle voordelen die deze status biedt voor je immigratie en talent acquisition. Voor meer informatie over onze dienstverlening kun je contact met ons opnemen.
Gerelateerde artikelen
- Kun je zelf je belastingaangifte doen als internationale werknemer?
- Hoe voorkom je naheffingen bij je belastingaangifte als expat?
- Welke belastingregels gelden voor expats in Nederland?
- Wat is de rol van erkend referent bij werkvergunningen?
- Hoe bereken je de teruggave bij je aangifte inkomstenbelasting?
