Erkend referentschap gebruik je door als erkende sponsor aanvragen voor verblijfsvergunningen en/of werkvergunningen in te dienen voor internationale werknemers. Je krijgt snellere behandeling van verblijfsvergunningaanvragen (binnen 2 weken), hoeft minder documenten in te leveren, en kunt online aanvragen via Portaal Zakelijk. Voor kennismigranten, onderzoekers en au pairs is erkend referentschap verplicht.
Wat is erkend referentschap en hoe werkt het precies?
Erkend referentschap is een status die de IND verleent aan betrouwbare organisaties die regelmatig buitenlandse werknemers naar Nederland willen halen. Als erkend referent kun je namens je werknemers aanvragen indienen voor visa (MVV) en verblijfsvergunningen. Het systeem werkt op basis van vertrouwen: omdat je organisatie vooraf is gescreend, hoef je bij elke aanvraag minder bewijsstukken te overleggen.
Het verschil met reguliere werkvergunningprocedures is groot. Zonder erkend referentschap moet je bij elke aanvraag uitgebreide documentatie overleggen over je bedrijf en de betrouwbaarheid aantonen. Als erkend referent ben je al goedgekeurd, waardoor de procedure veel sneller verloopt.
Je kunt erkend referentschap aanvragen voor vier categorieën: studie, uitwisseling, onderzoek en werk. Voor kennismigranten is erkend referentschap verplicht, behalve voor werknemers met de Turkse nationaliteit. Voor reguliere werknemers, seizoenwerkers en ICT-vergunningen is het optioneel maar wel voordelig.
Welke voordelen biedt erkend referentschap voor werkgevers?
De grootste voordelen van erkend referentschap zijn snelheid en administratieve vereenvoudiging. De IND streeft ernaar aanvragen van erkende referenten binnen 2 weken te behandelen, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer een tewerkstellingsvergunning nodig is. Dit is aanzienlijk sneller dan de standaard procedure.
Je hoeft veel minder documenten in te leveren bij elke aanvraag omdat je betrouwbaarheid en solvabiliteit al zijn vastgesteld. Dit bespaart tijd en administratieve lasten voor je HR-afdeling. Bovendien kun je alle aanvragen online indienen via Portaal Zakelijk, wat het proces verder stroomlijnt.
Er geldt geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar. Dit geeft je flexibiliteit om naar behoefte internationale werknemers aan te nemen zonder je erkende status te verliezen. De kostenbesparing komt vooral door de verminderde administratie en snellere doorlooptijden, waardoor je sneller nieuwe medewerkers kunt laten starten.
Hoe vraag je erkend referentschap aan bij de IND?
De aanvraagprocedure voor erkend referentschap bestaat uit verschillende stappen en duurt maximaal 90 dagen. Begin met het controleren van de vereisten op ind.nl om te zien of erkenning verplicht is voor jouw situatie en welke voorwaarden gelden.
Verzamel alle benodigde documenten, die variëren per situatie. Voor bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan is de procedure eenvoudiger dan voor jongere organisaties. Download het aanvraagformulier van ind.nl en voeg alle gevraagde documenten toe voordat je het naar de IND stuurt.
De kosten bedragen €4.866 voor de meeste organisaties (in 2025). Voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan of wereldwijd minder dan 50 werknemers hebben, geldt een gereduceerd tarief van €2.432 (in 2025). Na ontvangst van je aanvraag krijg je betaalinstructies van de IND.
Organisaties die langer dan 1,5 jaar bestaan krijgen meestal binnen 8-12 weken een beslissing. Voor jongere bedrijven kan de procedure tot 6 maanden duren omdat de RVO dan advies uitbrengt over continuïteit en solvabiliteit.
Wat zijn de verplichtingen als erkend referent?
Als erkend referent heb je verschillende ongoing verplichtingen om je status te behouden. Je moet ingeschreven blijven bij de Kamer van Koophandel en mag geen achterstand hebben met sociale lasten en loonbelastingen. De bestuurders moeten betrouwbaar blijven en de IND kan een Verklaring Omtrent Gedrag opvragen.
Je organisatie mag de afgelopen jaren niet failliet zijn verklaard en moet voldoende continuïteit en solvabiliteit waarborgen. Bij veranderingen in aandeelhoudersstructuur, overnames of andere belangrijke wijzigingen moet je dit melden aan de IND.
Je moet ook voldoen aan toepasselijke gedragscodes. Als je organisatie zich bezighoudt met uitzendactiviteiten, moet je geregistreerd zijn bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) en eventuele beëindiging van deze registratie melden.
Voor welke werknemers kun je erkend referentschap gebruiken?
Erkend referentschap kun je gebruiken voor verschillende categorieën internationale werknemers, elk met specifieke voorwaarden. Voor kennismigranten is het verplicht en gelden salariseisen: minimaal €5.688 per maand (in 2025) voor werknemers van 30 jaar en ouder, en €4.171 (in 2025) voor werknemers jonger dan 30 jaar.
Voor onderzoekers onder EU-richtlijn 2016/801 is erkend referentschap ook verplicht. Hetzelfde geldt voor au pairs en uitwisselingsstudenten. Voor deze categorieën kun je zonder erkend referentschap geen aanvragen indienen.
Optioneel maar wel voordelig is erkend referentschap voor reguliere werknemers, seizoenwerkers, werknemers met een leer-werkvergunning, intra-company transfers (ICT) en houders van de Europese Blauwe Kaart. Voor deze groepen kun je ook zonder erkende status aanvragen indienen, maar met meer administratie en langere doorlooptijden.
Voor elke categorie geldt een aparte aanvraag. Als je verschillende typen internationale werknemers wilt aannemen, moet je voor elke categorie afzonderlijk erkend referentschap aanvragen.
Erkend referentschap is een waardevol instrument voor organisaties die regelmatig internationale werknemers aannemen. Het stroomlijnt processen, bespaart tijd en geeft je meer flexibiliteit bij internationale recruitment. Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete traject van aanvraag tot ongoing compliance, zodat je optimaal kunt profiteren van de voordelen van erkend referentschap. Voor meer informatie over onze immigratie dienstverlening of om een vrijblijvend gesprek in te plannen, kun je contact met ons opnemen.
