Een erkend referent rapporteert aan de IND via het online IND portaal door relevante wijzigingen in arbeidscontracten, beëindiging van dienstverbanden en andere belangrijke veranderingen direct te melden. Deze rapportageverplichting is wettelijk verplicht en moet binnen bepaalde termijnen worden uitgevoerd om het erkend referentschap te behouden. Het systeem werkt digitaal en vereist specifieke gegevens per melding.
Wat is de rapportageverplichting voor een erkend referent?
Een erkend referent heeft de wettelijke verplichting om alle relevante wijzigingen betreffende internationale werknemers binnen 28 dagen te melden aan de IND. Deze rapportageverplichting bestaat omdat de IND actuele informatie nodig heeft om de verblijfsstatus van buitenlandse werknemers te monitoren en de naleving van immigratie wetgeving te waarborgen.
Voor wijzigingen betreffende de organisatie geldt een rapportageverplichting binnen 14 dagen.
De rapportageverplichting omvat het melden van veranderingen in arbeidsomstandigheden ten aanzien van de buitenlandse werknemers, en bedrijfsinformatie. Dit helpt de IND om te controleren of werknemers nog steeds voldoen aan de voorwaarden voor hun verblijfsvergunning en of het bedrijf zijn erkend referentschap correct uitvoert.
Bedrijven die hun rapportageverplichting naleven, behouden hun erkend referent status en kunnen blijven profiteren van versnelde behandeling van verblijfsvergunningaanvragen. De IND gebruikt deze informatie ook om risico-analyses uit te voeren en compliance te monitoren binnen de global mobility sector.
Welke wijzigingen moet een erkend referent melden aan de IND?
Een erkend referent moet specifieke wijzigingen melden: beëindiging van arbeidscontracten, wijzigingen in functie of salaris indien relevant, en veranderingen in bedrijfsgegevens. Ook tijdelijke situaties zoals het opnemen van verlof onder de wet Arbeid en Zorg dient gemeld te worden als hierdoor het salaris tijdelijk onder de salarisnorm voor kennismigranten komt. Deze situaties vereisen een IND melding.
Arbeidscontract wijzigingen die gemeld moeten worden omvatten:
- Salarisaanpassingen die onder het minimum voor kennismigranten komen mogen niet voorkomen, tenzij de salarisverlaging ziet op een tijdelijk verlofrecht onder de wet Arbeid en Zorg
- Functieveranderingen binnen het bedrijf indien relevant voor de status van de verblijfsvergunning
Je moet ook melden wanneer werknemers tijdelijk buiten Nederland verblijven voor werk of privé, en de werknemer niet binnen de gestelde termijn van 6 maanden terug kan zijn in Nederland door onmacht.
Bedrijfswijzigingen die rapportage vereisen zijn onder andere naamswijzigingen, adresverhuizingen van het bedrijf, wijzigingen in de bedrijfsstructuur, en situaties die de continuïteit of solvabiliteit van het bedrijf kunnen beïnvloeden. Deze informatie helpt de IND om te beoordelen of je bedrijf nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor erkend referentschap.
Hoe werkt het online portaal van de IND?
Het online portaal van de IND werkt via Portaal Zakelijk, waar erkende referenten inloggen met hun DigiD of eHerkenning. Na inloggen navigeer je naar de sectie ‘Meldingen’ en selecteer je het type melding dat van toepassing is. Het systeem begeleidt je stap voor stap door het invullen van de vereiste gegevens.
Het systeem toont geen overzicht van de geregistreerde werknemers onder jouw erkend referentschap. Dit moet je dus zelf goed bijhouden. In het systeem worden alleen actieve aanvragen en meldingen getoond.
Na het indienen van een melding ontvang je een bevestiging. De IND verwerkt meldingen meestal binnen enkele werkdagen, en je ontvangt een bevestiging wanneer de melding is geregistreerd. Bij onduidelijkheden of aanvullende vragen neemt de IND contact met je op via het systeem.
Wat gebeurt er als een erkend referent te laat rapporteert aan de IND?
Te laat rapporteren kan leiden tot waarschuwingen, boetes of in ernstige gevallen intrekking van het erkend referentschap. De IND hanteert een gradatie in sancties, waarbij herhaaldelijke overtredingen zwaarder worden bestraft. Bij eerste overtredingen krijg je meestal een waarschuwing met de mogelijkheid om de melding alsnog in te dienen.
De consequenties van te late IND rapportage zijn:
- Officiële waarschuwing bij eerste overtreding, tenzij ernstig geval, dan wordt gelijk overgegaan op een bestuurlijke boete
- Bestuurlijke boete bij herhaalde overtredingen
- Verscherpte monitoring van je bedrijf door de IND
- Mogelijke intrekking van erkend referent status
Intrekking van het erkend referentschap heeft verstrekkende gevolgen voor je bedrijf. Je kunt geen nieuwe verblijfsvergunningaanvragen meer indienen voor internationale werknemers, en lopende aanvragen worden geweigerd. Bestaande werknemers kunnen hun vergunning niet behouden.
Achterstallige meldingen kun je alsnog indienen via het IND portaal. Rapporteer altijd volledig aan de IND om de situatie uit te leggen en toon aan dat je maatregelen hebt genomen om herhaling te voorkomen. Bij goede compliance na overtredingen kan de IND coulant zijn, maar structurele problemen leiden tot strengere maatregelen.
Een goede compliance strategie voorkomt problemen met rapportageverplichtingen. Bij Eastwing helpen we bedrijven met het opzetten van systemen voor tijdige IND rapportage en compliance monitoring. We zorgen ervoor dat je alle verplichtingen nakomt en je erkend referent status behoudt, zodat je kunt blijven profiteren van de voordelen van versnelde behandeling van verblijfsvergunningaanvragen. Voor persoonlijk advies kun je contact met ons opnemen.
