Als werkgever met een tewerkstellingsvergunning ben je verplicht om bepaalde wijzigingen in de arbeidsrelatie met je internationale werknemer te melden aan UWV. Dit doe je via het online portaal van UWV of via een papieren melding, waar je de gewijzigde gegevens invoert en eventuele ondersteunende documenten uploadt. De meldingstermijn verschilt per type wijziging, maar over het algemeen moet je dit vooraf of direct na de wijziging doen. Het niet melden van wijzigingen kan leiden tot boetes en intrekking van de vergunning.
Welke wijzigingen moet je als werkgever melden aan UWV?
Je bent verplicht om wijzigingen te melden die invloed hebben op de arbeidsvoorwaarden of werksituatie van je internationale werknemer. Dit omvat functiewijzigingen, salarisaanpassingen, wijzigingen in de werklocatie, aanpassingen van de arbeidsduur en contractverlengingen. Deze meldingsplicht geldt voor alle tewerkstellingsvergunningen die je hebt aangevraagd voor werknemers uit landen buiten de EU/EER.
De reden dat je deze wijzigingen moet melden is dat de tewerkstellingsvergunning is afgegeven op basis van specifieke arbeidsvoorwaarden en omstandigheden. Als deze veranderen, moet UWV beoordelen of de vergunning nog steeds geldig is en of de werknemer nog aan alle voorwaarden voldoet. Dit is belangrijk voor de naleving van de Nederlandse wetgeving rondom arbeidsmigratie.
Bij functiewijzigingen gaat het om veranderingen in de werkzaamheden die de werknemer uitvoert. Als iemand bijvoorbeeld van een administratieve functie naar een technische rol gaat, moet je dit melden. Salarisaanpassingen zijn ook meldingsplichtig, vooral als het salaris onder het wettelijk vereiste minimum komt te liggen voor de specifieke vergunning.
Werklocatiewijzigingen zijn relevant wanneer je werknemer naar een andere vestiging of een ander adres gaat werken. Ook wijzigingen in arbeidsduur, zoals van fulltime naar parttime of andersom, moeten worden doorgegeven. Contractverlengingen vallen eveneens onder de meldingsplicht, omdat de oorspronkelijke vergunning vaak is gekoppeld aan een specifieke contractduur.
Hoe meld je werkvergunningwijzigingen bij UWV?
Je meldt werkvergunningwijzigingen via het online portaal van UWV, waar je als werkgever toegang toe hebt met je inloggegevens. Log in op het UWV-portaal en navigeer naar het onderdeel tewerkstellingsvergunningen. Daar vind je de optie om wijzigingen te melden voor bestaande vergunningen. Selecteer de betreffende werknemer en de vergunning waarop de wijziging betrekking heeft.
Je moet verschillende gegevens aanleveren, afhankelijk van het type wijziging. Voor functiewijzigingen heb je een nieuwe functiebeschrijving nodig. Bij salarisaanpassingen moet je het nieuwe brutosalaris opgeven en eventueel een nieuwe arbeidsovereenkomst uploaden. Voor werklocatiewijzigingen geef je het nieuwe werkadres door, en bij arbeidsduurwijzigingen het nieuwe aantal uren per week.
Het systeem vraagt je om specifieke documenten te uploaden. Dit kunnen zijn: een gewijzigde arbeidsovereenkomst, een nieuwe functiebeschrijving, of een verklaring van de werkgever over de wijziging. Zorg dat deze documenten actueel en volledig zijn voordat je ze uploadt. Het portaal controleert automatisch of alle verplichte velden zijn ingevuld.
Een praktische tip is om alle wijzigingen direct bij te houden in je HR-systeem, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van wat je moet melden. Controleer voordat je de melding indient of alle gegevens correct zijn, want fouten kunnen leiden tot vertraging in de verwerking. Na het indienen ontvang je een bevestiging per e-mail met een referentienummer.
Binnen welke termijn moet je wijzigingen doorgeven aan UWV?
De wettelijke meldingstermijn voor werkvergunningwijzigingen is binnen vier weken na de datum waarop de wijziging is ingegaan. Voor sommige wijzigingen geldt dat je deze vooraf moet melden, vooral als het gaat om substantiële veranderingen die invloed hebben op de geldigheid van de vergunning. Dit betekent dat je de melding doet voordat de wijziging daadwerkelijk plaatsvindt.
Bij salarisverlagingen en functiewijzigingen is het verstandig om vooraf te melden. Op deze manier kan UWV beoordelen of de nieuwe situatie nog voldoet aan de vergunningsvoorwaarden. Voor contractverlengingen geldt ook dat je dit het beste vooraf doet, zodat er geen periode ontstaat waarin de werknemer zonder geldige vergunning werkt.
Als je te laat meldt, kan dit consequenties hebben. UWV kan besluiten dat de tewerkstellingsvergunning tijdelijk niet geldig is geweest, wat juridische en financiële gevolgen kan hebben. In sommige gevallen kan een te late melding ook leiden tot een boete of een waarschuwing. Het is daarom belangrijk om wijzigingen tijdig te registreren en door te geven.
Het verschil tussen voorafgaande melding en achteraf rapporteren ligt in de aard van de wijziging. Wijzigingen die de kern van de arbeidsrelatie raken, zoals functie en salaris, vereisen meestal voorafgaande melding. Administratieve wijzigingen zoals een klein verschil in werklocatie binnen dezelfde regio kun je vaak achteraf melden, mits binnen de wettelijke termijn van vier weken.
Wat gebeurt er als je werkvergunningwijzigingen niet meldt?
Het niet melden van werkvergunningwijzigingen kan leiden tot boetes. UWV kan een boete opleggen als blijkt dat je als werkgever wijzigingen niet hebt doorgegeven terwijl je daar wel toe verplicht was. Daarnaast kan de tewerkstellingsvergunning worden ingetrokken, wat betekent dat je werknemer niet meer legaal in Nederland mag werken.
Voor de werknemer heeft dit ook consequenties. Als de tewerkstellingsvergunning wordt ingetrokken, verliest de werknemer mogelijk ook de verblijfsvergunning. Dit kan leiden tot een uitreisplicht en problemen bij toekomstige immigratieaanvragen. De werknemer kan namelijk worden geregistreerd als iemand die niet aan de voorwaarden heeft voldaan.
Bij toekomstige vergunningaanvragen kan het niet melden van wijzigingen tegen je werken. UWV en IND houden bij of werkgevers zich aan de regels houden. Als je eerder in overtreding bent geweest, kan dit leiden tot extra controles of langere behandeltijden bij nieuwe aanvragen. In ernstige gevallen kan je zelfs de status van erkend referent verliezen als je die hebt.
Je kunt fouten herstellen door alsnog een melding te doen en contact op te nemen met UWV. Leg uit waarom de melding te laat is en wat je hebt gedaan om de situatie te corrigeren. In sommige gevallen kan UWV coulant zijn, vooral als het om een eenmalige vergissing gaat en je verder een goede track record hebt. Het is altijd beter om een late melding te doen dan helemaal geen melding.
Wanneer heb je een nieuwe werkvergunning nodig in plaats van een melding?
Je hebt een nieuwe tewerkstellingsvergunning nodig wanneer de wijzigingen zo ingrijpend zijn dat ze buiten de scope van de oorspronkelijke vergunning vallen. Dit is het geval bij een functiewisseling naar een ander beroep dat niet vergelijkbaar is met de oorspronkelijke functie. Ook als er een nieuwe werkgever komt, moet er altijd een nieuwe vergunning worden aangevraagd.
Substantiële contractwijzigingen die de aard van het werk fundamenteel veranderen, vereisen ook een nieuwe aanvraag. Denk hierbij aan een wijziging van een arbeidscontract naar een zelfstandige opdracht, of een verandering van voltijd naar zeer beperkte uren die niet meer aansluiten bij de oorspronkelijke vergunning. Bij twijfel is het verstandig om vooraf contact op te nemen met UWV.
Een voorbeeld: als een werknemer met een vergunning voor een functie als softwareontwikkelaar overgaat naar een managementfunctie, kan dit als een nieuwe functie worden beschouwd. Hetzelfde geldt als iemand van een technische rol naar een commerciële functie gaat. Deze wijzigingen zijn zo groot dat een melding niet voldoende is.
Bij een nieuwe werkgever is de situatie altijd duidelijk: er moet een nieuwe tewerkstellingsvergunning worden aangevraagd. De vergunning is namelijk gekoppeld aan de specifieke werkgever die de aanvraag heeft gedaan. Ook als het gaat om een overname of fusie waarbij de rechtspersoon verandert, moet er opnieuw worden aangevraagd, tenzij er specifieke uitzonderingsregels van toepassing zijn.
Voor bedrijven die regelmatig met internationale werknemers werken, is het nuttig om goed op de hoogte te zijn van deze regels. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je werknemers altijd legaal kunnen blijven werken. Bij complexe situaties kun je overwegen om professionele ondersteuning in te schakelen.
Conclusie
Het correct en tijdig melden van werkvergunningwijzigingen aan UWV is belangrijk voor je compliance als werkgever en voor de rechtspositie van je internationale werknemer. Door wijzigingen binnen vier weken door te geven via het online portaal voorkom je boetes en problemen met de geldigheid van de vergunning. Let goed op welke wijzigingen je kunt melden en wanneer je een geheel nieuwe vergunning nodig hebt.
Heb je vragen over het meldingsproces of wil je ondersteuning bij het beheren van tewerkstellingsvergunningen voor je internationale team? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag met alle aspecten van werkvergunning Nederland en zorgen ervoor dat je altijd aan de wettelijke verplichtingen voldoet.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook kleine salarisaanpassingen melden, zoals een jaarlijkse indexering?
Ja, in principe moet je alle salarisaanpassingen melden, ook indexeringen. Het is vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat het salaris boven het wettelijk minimum blijft voor de specifieke vergunning. Als de wijziging minimaal is en het salaris ruim boven de norm blijft, is het risico kleiner, maar formeel blijft de meldingsplicht bestaan. Het is verstandig om deze wijzigingen te bundelen en tegelijk door te geven om administratieve lasten te beperken.
Kan ik meerdere wijzigingen voor dezelfde werknemer in één melding doorgeven?
Ja, je kunt meerdere wijzigingen tegelijk melden via het UWV-portaal. Als er bijvoorbeeld zowel een salarisverhoging als een werklocatiewijziging plaatsvindt, kun je beide in één melding verwerken. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle informatie in één keer wordt bijgewerkt. Zorg wel dat je voor elke wijziging de juiste documenten uploadt.
Hoe weet ik of een functiewijziging nog binnen de scope van de oorspronkelijke vergunning valt?
Een functiewijziging valt binnen de scope als de werkzaamheden vergelijkbaar blijven qua niveau, vaardigheden en sector. Kijk naar de oorspronkelijke functiebeschrijving en vergelijk deze met de nieuwe taken. Als de functietitel, verantwoordelijkheden en vereiste kwalificaties grotendeels hetzelfde blijven, volstaat meestal een melding. Bij twijfel kun je contact opnemen met UWV voor advies voordat je de wijziging doorvoert.
Wat gebeurt er als ik een melding doe maar UWV keurt de wijziging af?
Als UWV de wijziging afkeurt, betekent dit dat de werknemer niet onder de gewijzigde voorwaarden mag werken. Je moet dan ofwel de oorspronkelijke arbeidsvoorwaarden handhaven, ofwel een nieuwe tewerkstellingsvergunning aanvragen als de wijziging essentieel is. UWV geeft in de afwijzing aan waarom de wijziging niet wordt goedgekeurd en welke stappen je kunt nemen. Het is belangrijk om de werknemer niet onder de nieuwe voorwaarden te laten werken totdat je goedkeuring hebt.
Moet ik ook wijzigingen melden voor werknemers met een gecombineerde vergunning (GVVA)?
Voor werknemers met een gecombineerde verblijfs- en arbeidsvergunning (GVVA) gelden vergelijkbare meldingsplichten, maar je meldt wijzigingen aan de IND in plaats van aan UWV. De IND beoordeelt dan of de wijzigingen invloed hebben op zowel het verblijfs- als het arbeidsaspect van de vergunning. Het proces en de termijnen zijn vergelijkbaar, maar de procedure loopt via het IND-portaal.
Hoe kan ik voorkomen dat ik meldingen vergeet bij mijn internationale werknemers?
Stel een duidelijk systeem in waarbij alle HR-wijzigingen automatisch worden gemarkeerd voor internationale werknemers met een vergunning. Gebruik een checklist of workflow in je HR-systeem die bij elke contractwijziging controleert of er een meldingsplicht is. Wijs een verantwoordelijke persoon of afdeling aan die periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) controleert of alle wijzigingen zijn gemeld. Overweeg ook om trainingen te geven aan je HR-team over de meldingsplichten.
