Om erkend referent te worden start je met het controleren of je bedrijf voldoet aan de IND-voorwaarden, zoals minimaal 1,5 jaar bestaan en inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Vervolgens dien je een aanvraag in bij de IND met alle benodigde documenten. De procedure duurt 8-12 weken voor gevestigde bedrijven of tot 6 maanden voor jongere ondernemingen die door RVO worden beoordeeld via een puntensysteem.
Wat is een erkend referent en waarom zou je er een willen worden?
Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officieel door de IND is erkend om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze erkenning geeft je als werkgever het recht om sneller en eenvoudiger werkvergunningen aan te vragen voor internationale medewerkers.
Het erkend referentschap biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen. Je krijgt toegang tot versnelde procedures waarbij de IND streeft naar beslissingen binnen 2 weken, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer tewerkstellingsvergunningen nodig zijn. Daarnaast hoef je minder ondersteunende documenten in te dienen en kun je aanvragen online indienen via Portaal Zakelijk.
Voor bepaalde categorieën werknemers is erkend referentschap verplicht, zoals voor kennismigranten, au pairs, uitwisselingsstudenten en onderzoekers onder EU-richtlijn 2016/801. Voor reguliere werknemers, seizoenarbeiders en European Blue Card houders is het optioneel maar wel voordelig. Je erkenning blijft geldig zonder tijdslimiet, zolang je aan de voorwaarden blijft voldoen.
Welke voorwaarden moet je bedrijf vervullen om erkend referent te worden?
Je bedrijf moet aan verschillende algemene voorwaarden voldoen die de IND stelt voor alle erkend referenten. Ten eerste moet je organisatie geregistreerd staan in het Nederlandse Handelsregister, tenzij je vrijgesteld bent onder de Handelsregisterwet 2007. De continuïteit en solvabiliteit van je bedrijf moeten voldoende gewaarborgd zijn.
Daarnaast mag je organisatie niet failliet zijn of uitstel van betaling hebben. De bestuurders en andere betrokken personen moeten betrouwbaar zijn volgens de IND-criteria. Je moet ook voldoen aan toepasselijke gedragscodes binnen je sector.
Voor bedrijven die zich bezighouden met het uitlenen van betaald personeel gelden extra eisen. Deze organisaties moeten geregistreerd zijn bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA) en eventuele beëindiging van deze registratie melden aan de IND.
Specifiek voor onderzoek, studie en uitwisseling gelden aanvullende voorwaarden bovenop de algemene vereisten. De IND beoordeelt vooral of je bedrijf financieel gezond is en continuïteit kan garanderen voor de internationale werknemers die je wilt sponsoren.
Hoe werkt het aanvraagproces voor erkend referentschap stap voor stap?
Het aanvraagproces bestaat uit verschillende duidelijke stappen die je moet doorlopen. Begin met het controleren van de vereisten op ind.nl waar je vindt wanneer erkenning verplicht is en welke voorwaarden gelden. Verzamel vervolgens alle benodigde documenten, die variëren afhankelijk van je situatie en bedrijfstype.
Vul het aanvraagformulier volledig in en download dit van ind.nl. Zorg dat alle gevraagde documenten zijn bijgevoegd voordat je de aanvraag naar de IND stuurt. Na ontvangst krijg je betalingsinstructies en moet je de verschuldigde kosten betalen volgens de tarieven op ind.nl.
Wacht vervolgens op de beslissing tijdens de 90-dagen behandelperiode. Deze kan verlengd worden bij onvolledige aanvragen of aanvullende onderzoeken. Bij goedkeuring word je geregistreerd in het Openbaar Register van Erkende Referenten op ind.nl. Bij afwijzing kun je bezwaar maken tegen de beslissing.
Voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan is de procedure complexer en duurt tot 6 maanden. De RVO beoordeelt dan je aanvraag via een puntensysteem waarbij je minimaal 50 van de 100 punten moet behalen.
Wat zijn de kosten en doorlooptijden van een erkend referent aanvraag?
De kosten en doorlooptijden variëren sterk afhankelijk van hoe lang je bedrijf bestaat. Voor ondernemingen die langer dan 1,5 jaar bestaan is de procedure het snelst, met een beslissing binnen 8-12 weken. Bedrijven langer dan 1,5 jaar bestaan kunnen soms toch onderworpen worden aan een langere procedure, afhankelijk van de bevindingen van de IND inzake liquiditeit, solvabiliteit en betrouwbaarheid van de onderneming.
Ondernemingen die korter dan 1,5 jaar bestaan doorlopen een uitgebreide beoordeling die tot 6 maanden kan duren. Deze aanvragen worden beoordeeld door de RVO via een puntensysteem, wat meer papierwerk en tijd vereist. De exacte kosten staan vermeld op ind.nl en je ontvangt betalingsinstructies nadat de IND je aanvraag heeft ontvangen.
Buitenlandse ondernemingen kunnen profiteren van een uitzondering wanneer de Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA) betrokken is geweest bij de vestiging in Nederland. Met een NFIA-verklaring van bekendheid beslist de IND binnen 4-12 weken, zonder betrokkenheid van de RVO of het puntensysteem.
Er zijn geen minimum of maximum aantallen aanvragen per jaar vereist om je erkenning te behouden, wat kostenefficiënt is voor bedrijven met wisselende wervingsbehoeften.
Welke verplichtingen heb je als erkend referent tegenover de IND?
Als erkend referent heb je continue verplichtingen om je status te behouden. Je moet ervoor zorgen dat je organisatie blijft voldoen aan alle voorwaarden waaronder de erkenning is verleend. Dit betekent dat je financiële gezondheid en continuïteit gewaarborgd moeten blijven.
Je bent verplicht om wijzigingen in je bedrijfssituatie te melden aan de IND. Dit geldt vooral voor veranderingen in de aandeelhoudersstructuur, overnames, surseances of faillissementen. Ook wijzigingen in bestuurders of andere betrokken personen moeten gemeld worden.
Voor bedrijven die personeel uitlenen geldt de extra verplichting om geregistreerd te blijven bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA). Wanneer deze registratie wordt beëindigd, moet je dit onmiddellijk aan de IND melden.
Je erkenning blijft geldig zonder tijdslimiet, maar alleen zolang je aan alle voorwaarden blijft voldoen. De IND kan je erkenning intrekken wanneer je niet meer voldoet aan de vereisten of je verplichtingen niet nakomt. Gelukkig kun je ook zelf je erkenning intrekken wanneer je deze niet meer nodig hebt.
Het verkrijgen van erkend referentschap is een waardevolle investering voor bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen. Het proces vereist zorgvuldige voorbereiding en naleving van alle IND-voorwaarden, maar biedt aanzienlijke voordelen in snelheid en efficiency. Bij Eastwing helpen we bedrijven door het complete proces van aanvraag tot goedkeuring, zodat je kunt profiteren van alle voordelen die erkend referentschap biedt voor je global mobility en immigratie strategie. Voor meer informatie over hoe wij je kunnen ondersteunen, kun je contact met ons opnemen.
