De IND controleert werkgevers op naleving van immigratie- en arbeidswetgeving, waarbij ze specifiek kijken naar werkvergunningen, verblijfsdocumenten, arbeidsvoorwaarden en sponsorverplichtingen. Deze controles kunnen aangekondigd of onaangekondigd plaatsvinden en hebben verschillende gevolgen afhankelijk van de bevindingen. Goede voorbereiding en compliant documentatiebeheer helpen je bedrijf om IND-controles succesvol door te komen.
Wat controleert de IND precies bij werkgevers en werknemers?
De IND voert immigratie controle in Nederland uit door verschillende aspecten van je bedrijfsvoering te onderzoeken. Ze controleren of werknemers geldige werkvergunningen en verblijfsdocumenten hebben, en of je als erkend referent je sponsorverplichtingen nakomt.
Bij werkvergunning controle kijkt de IND naar de geldigheid van alle documenten en of werknemers daadwerkelijk de werkzaamheden uitvoeren waarvoor de vergunning is verleend. Ze controleren ook of het salaris voldoet aan de minimumvereisten voor kennismigranten en of de functieomschrijving overeenkomt met de werkelijkheid.
Voor erkend referenten geldt IND toezicht op specifieke verplichtingen. Je moet binnen vier weken (28 dagen) wijzigingen melden die invloed hebben op de verblijfsvergunning van werknemers. Dit omvat salarisverlaging door verlof onder de Wet Arbeid en Zorg, functiewijzigingen, beëindiging van het dienstverband of wijzigingen in arbeidsvoorwaarden.
De IND controleert ook of je bedrijf nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor erkend referentschap. Dit betekent dat ze kijken naar continuïteit en solvabiliteit van je onderneming, betrouwbaarheid van bestuurders, en of er geen achterstand bestaat in sociale lasten of loonbelastingen.
Hoe verloopt een IND-controle en wat kun je verwachten?
Een IND inspectie begint meestal met een aankondiging enkele weken van tevoren, maar onaangekondigde controles komen ook voor. De IND vraagt voorafgaand aan het bezoek specifieke documenten op en plant een afspraak voor de controle ter plaatse.
Tijdens de controle interviewt de IND de HR-medewerkers. Het zou kunnen dat ook internationale werknemers worden geïnterviewt. Ze vragen onder andere naar salarissen, en of de werkzaamheden overeenkomen met de vergunningaanvraag.
De IND controleert verschillende documenten tijdens het bezoek:
- Arbeidscontracten en salarisstroken van internationale werknemers
- Personeelsadministratie
- Correspondentie met de IND over wijzigingen
- Financiële documenten die solvabiliteit aantonen
- Organisatiestructuur en functieomschrijvingen
Een controle duurt gewoonlijk een halve tot hele dag, afhankelijk van het aantal internationale werknemers en de complexiteit van je organisatie. Na afloop ontvang je binnen enkele weken een rapport met bevindingen en eventuele vervolgstappen.
Welke gevolgen heeft het als de IND overtredingen vindt?
De gevolgen van het niet naleven van verplichtingen, en overtredingen variëren van waarschuwingen tot zware sancties. Bij kleine administratieve fouten krijg je meestal een waarschuwing met een termijn om de situatie te corrigeren. Ernstige overtredingen kunnen leiden tot intrekking van het erkend referentschap of boetes.
Mogelijke sancties die de IND kan opleggen:
- Waarschuwing met hersteltermijn voor kleine overtredingen
- Tijdelijke schorsing van het erkend referentschap
- Definitieve intrekking van de erkenning als referent
- Boetes voor werkgevers die illegaal personeel tewerkstellen
- Intrekking van verblijfsvergunningen van betrokken werknemers
Bij ernstige overtredingen kan de IND je bedrijf uitsluiten van toekomstige erkenningen. Dit heeft grote gevolgen voor je mogelijkheid om internationaal talent aan te trekken, omdat aanvragen dan veel langer duren en meer documentatie vereisen.
Hoe kun je je bedrijf voorbereiden op een IND-controle?
Goede voorbereiding op verblijfsvergunning controle van de IND begint met het opzetten van systematische documentatie en procedures. Zorg dat alle documenten van internationale werknemers actueel en compleet zijn, en houd wijzigingen bij in een centraal systeem.
Praktische voorbereidingsstappen voor je bedrijf:
- Maak een checklist van alle verplichte documenten per werknemer
- Stel een systeem in voor tijdige melding van wijzigingen aan de IND
- Train HR-medewerkers in IND-procedures en meldingsverplichtingen
- Voer regelmatig interne audits uit om compliance te waarborgen
- Houd financiële administratie up-to-date voor solvabiliteitsbeoordeling
Zorg dat werknemers geïnformeerd zijn over hun rechten en plichten. Leg uit wat ze kunnen verwachten tijdens een controle en waarom accurate informatie belangrijk is. Dit voorkomt verwarring en inconsistenties tijdens interviews met de IND.
Documenteer alle communicatie met de IND systematisch. Bewaar kopieën van alle correspondentie, meldingen van wijzigingen en ontvangstbevestigingen. Dit toont aan dat je bedrijf proactief communiceert en verplichtingen serieus neemt.
Voor bedrijven die recent erkend referent zijn geworden of uitbreiden met internationale werknemers, is professionele ondersteuning waardevol. Bij Eastwing helpen we je met compliance audits en het opzetten van systemen die ervoor zorgen dat je bedrijf voorbereid is op IND-controles, zodat je je kunt focussen op het aantrekken en behouden van internationaal talent. Voor meer informatie over onze immigratie dienstverlening en begeleiding of om een afspraak in te plannen, kun je contact met ons opnemen.
Gerelateerde artikelen
- Kan een werkgever een werkvergunning aanvragen namens werknemer?
- Hoe vraag je een DigiD aan voor je belastingaangifte als expat?
- Hoe combineer je de 30%-regeling met andere belastingvoordelen?
- Wanneer is een arbeidsmarkttoets niet nodig voor werkvergunning?
- Wat is de rol van erkend referent bij werkvergunningen?
