Een controle van erkend referent is een verificatie door de IND waarbij wordt onderzocht of je organisatie nog voldoet aan alle eisen voor het erkend referentschap. De IND controleert je administratie, en de naleving van verplichtingen en betrouwbaarheid van bestuurders. Zelfs de financiële situatie van de onderneming kan opnieuw beoordeeld worden. Dit proces kan leiden tot waarschuwingen, voorwaarden, schorsing of intrekking van je status als erkend referent, afhankelijk van de bevindingen.
Wat houdt een controle van erkend referent precies in?
Een IND controle van erkend referent is een uitgebreide verificatie waarbij de IND onderzoekt of je organisatie nog steeds voldoet aan alle voorwaarden voor het erkend referentschap. De controle ziet meestal op een check van de buitenlandse werknemers. De controle kan zich ook richten op continuïteit, solvabiliteit, betrouwbaarheid en naleving van administratieve verplichtingen.
Tijdens het controleproces bekijkt de IND verschillende aspecten van je organisatie. Ze controleren of je nog steeds ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, of er geen achterstanden zijn met sociale lasten en loonbelastingen, en of de bestuurders nog steeds betrouwbaar zijn. Ook wordt onderzocht of je organisatie de afgelopen periode geen fiscale vergrijpboetes heeft gekregen of boetes voor overtredingen van arbeidsrechtelijke wetgeving.
Het proces duurt meestal enkele weken tot maanden, afhankelijk van de complexiteit van je situatie. De IND kan tijdens de controle aanvullende documenten opvragen en eventueel een bezoek aan je bedrijf brengen. Je krijgt de gelegenheid om eventuele tekortkomingen toe te lichten of aan te vullen.
Wanneer voert de IND een controle van erkend referentschap uit?
De IND voert controles van erkend referent uit op verschillende momenten: periodieke controles, controles naar aanleiding van signalen of klachten, en willekeurige steekproeven. Ook bij wijzigingen in je organisatie kan een controle plaatsvinden.
Periodieke controles vinden plaats om de drie tot vijf jaar, waarbij de IND systematisch erkende referenten controleert. Deze controles zijn onderdeel van het reguliere toezicht om te waarborgen dat alle erkende referenten blijven voldoen aan de gestelde eisen.
Daarnaast kan de IND een controle starten naar aanleiding van signalen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er klachten binnenkomen over een erkend referent, wanneer er problemen ontstaan met ingediende aanvragen, of wanneer de IND andere signalen ontvangt die wijzen op mogelijke problemen met de naleving van voorwaarden.
Ook bij belangrijke wijzigingen in je organisatie, zoals fusies, overnames, wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur of bestuurswisselingen, kan de IND besluiten tot een compliance check. Ten slotte voert de IND willekeurige steekproeven uit als onderdeel van het algemene toezicht op erkende referenten.
Welke documenten en administratie worden gecontroleerd bij erkend referent?
Bij een referentschap verificatie controleert de IND een uitgebreide lijst documenten: KvK-uittreksel, belastingaangiften, jaarrekeningen, loonadministratie, personeelsdossiers van internationale werknemers, en alle correspondentie met de IND. Ook worden contracten en arbeidsovereenkomsten gecontroleerd.
De financiële documenten vormen een belangrijk onderdeel van de controle. Hieronder vallen jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar, belastingaangiften, BTW-aangiften en eventuele accountantsverklaringen. De IND beoordeelt hiermee de continuïteit en solvabiliteit van je organisatie.
Personeelsgerelateerde documenten zijn eveneens belangrijk. Dit betreft arbeidsovereenkomsten van internationale werknemers, salarisstroken, loonadministratie en documentatie over arbeidsvoorwaarden. Ook eventuele wijzigingen in dienstverbanden worden gecontroleerd.
Administratieve verplichtingen die worden gecontroleerd omvatten alle meldingen die je hebt gedaan aan de IND, zoals wijzigingen in de organisatie, beëindiging van dienstverbanden van internationale werknemers, en andere relevante ontwikkelingen. De IND controleert of deze meldingen tijdig en correct zijn gedaan volgens de gestelde termijnen.
Wat gebeurt er als een erkend referent niet voldoet aan de eisen?
Wanneer een erkend referent niet voldoet aan de eisen, kan de IND verschillende maatregelen nemen: een waarschuwing geven, voorwaarden stellen, het erkend referent status tijdelijk schorsen of definitief intrekken. De maatregel hangt af van de ernst en aard van de overtredingen.
Bij lichte overtredingen of administratieve tekortkomingen geeft de IND meestal eerst een waarschuwing. Je krijgt dan de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn de problemen op te lossen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het bijwerken van je administratie of het alsnog doen van verplichte meldingen.
Bij ernstiger problemen kan de IND voorwaarden verbinden aan je erkend referentschap. Deze voorwaarden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op aanvullende rapportages, het verbeteren van administratieve processen, of het aantonen van verbeterde financiële stabiliteit binnen een bepaalde periode.
In geval van ernstige overtredingen, zoals het niet meer voldoen aan financiële eisen, betrouwbaarheidsproblemen bij bestuurders, of herhaaldelijke schendingen van verplichtingen, kan de IND besluiten tot schorsing of intrekking. Een schorsing betekent dat je tijdelijk geen nieuwe aanvragen kunt indienen. Bij intrekking verlies je definitief je status als erkend referent, hoewel je wel bezwaar en beroep kunt aantekenen tegen dit besluit.
Het is belangrijk om te weten dat de IND het erkend referentschap ook kan intrekken wanneer er drie jaar lang geen gebruik wordt gemaakt van de kennismigrantenregeling en er geen kennismigranten meer in dienst zijn.
Een grondige voorbereiding op IND controles en het up-to-date houden van je compliance proces helpt risico’s te minimaliseren. Bij Eastwing ondersteunen we bedrijven met compliance audits en immigratie advisering om ervoor te zorgen dat je erkend referentschap behouden blijft en je organisatie optimaal gebruik kan maken van internationale talentmobiliteit. Voor meer informatie over onze dienstverlening kun je contact met ons opnemen.
