Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officieel erkend is door de IND om internationale werknemers naar Nederland te halen. Als erkend referent kun je werkvergunning aanvragen indienen voor buitenlandse medewerkers en profiteer je van versnelde procedures en minder administratieve lasten. De status geldt voor verschillende categorieën zoals kennismigranten, onderzoekers en reguliere werknemers, waarbij elk bedrijf moet voldoen aan specifieke voorwaarden voor betrouwbaarheid en financiële soliditeit.
Wat is een erkend referent en waarom hebben werkgevers deze status nodig?
Een erkend referent is een organisatie die door de IND officieel is goedgekeurd om als sponsor op te treden voor internationale werknemers die naar Nederland willen komen. Deze status stelt bedrijven in staat om werkvergunning aanvragen in te dienen namens hun buitenlandse medewerkers en geeft toegang tot gestroomlijnde immigratie procedures.
De IND kent erkend referentschap toe voor vier hoofdcategorieën: studie, uitwisseling, onderzoek en werk. Voor elke categorie moet je een aparte aanvraag indienen. Als je bedrijf meerdere vestigingen, bedrijfsonderdelen of faculteiten heeft, heb je voor elk onderdeel een afzonderlijke erkenning nodig.
Voor bepaalde verblijfsdoeleinden is erkend referentschap verplicht. Dit geldt voor au pairs, uitwisselingsprogramma’s, studenten, kennismigranten en onderzoekers onder EU-richtlijn 2016/801. Een uitzondering geldt voor kennismigranten en onderzoekers met de Turkse nationaliteit. Voor reguliere werknemers, seizoensarbeid, leren en werken, interne overplaatsingen en Europese Blauwe Kaart houders is de erkenning optioneel maar wel mogelijk.
Welke voordelen biedt erkend referentschap voor werkgevers?
Als erkend referent profiteer je van aanzienlijk versnelde procedures bij de IND. De immigratiedienst streeft ernaar om beslissingen binnen 2 weken te nemen, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer tewerkstellingsvergunningen vereist zijn. Dit is veel sneller dan de standaard verwerkingstijden voor niet-erkende bedrijven.
Je hoeft minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke aanvraag, wat de administratieve last aanzienlijk vermindert. Daarnaast kun je verblijfsvergunningaanvragen online indienen via Portaal Zakelijk, wat het proces verder vereenvoudigt en versnelt.
Er gelden geen minimum- of maximumaantallen voor jaarlijkse aanvragen, wat betekent dat je de flexibiliteit hebt om zowel incidenteel als structureel internationale medewerkers aan te nemen. Deze voordelen maken het voor bedrijven veel eenvoudiger om internationaal talent aan te trekken en te behouden.
Voor je internationale talent acquisition strategie biedt erkend referentschap ook reputatievoordelen. Kandidaten zien dat je bedrijf officieel erkend is voor het begeleiden van internationale medewerkers, wat vertrouwen wekt in je professionaliteit op dit gebied.
Wat zijn de voorwaarden en verplichtingen van een erkend referent?
Om erkend referent te worden moet je organisatie aan strikte voorwaarden voldoen. Je bedrijf moet ingeschreven staan in het Nederlandse Handelsregister, tenzij je vrijgesteld bent onder de Handelsregisterwet 2007. De IND beoordeelt of je continuïteit en solvabiliteit voldoende gewaarborgd zijn, waarbij je niet failliet mag zijn of uitstel van betaling mag hebben.
De betrouwbaarheid van je organisatie, bestuurders en andere betrokken personen wordt grondig onderzocht. Je moet voldoen aan toepasselijke gedragscodes en als je betrokken bent bij het uitlenen van personeel tegen betaling, moet je geregistreerd staan bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA).
Voor bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan geldt een uitgebreidere beoordelingsprocedure via een puntensysteem door de RVO. Je moet dan een ondernemingsplan en financieel plan indienen. Het puntensysteem kent maximaal 100 punten toe, waarbij je minimaal 50 punten nodig hebt voor goedkeuring. Punten worden toegekend voor je ondernemingsplan (40 punten), organisatiestructuur (20 punten), en financieel plan (40 punten).
Als erkend referent heb je doorlopende verplichtingen. Je moet wijzigingen in je aandeelhoudersstructuur, overnames of financiële problemen melden aan de IND. Daarnaast moeten wijzigingen ten behoeve van jouw werknemers met een verblijfsvergunning tijdig worden gemeld.
Hoe vraag je erkend referentschap aan bij de IND?
Het aanvragen van erkend referentschap volgt een gestructureerd proces. Je start met het controleren van de vereisten op ind.nl, waar je precies kunt zien wanneer erkenning verplicht is en welke voorwaarden gelden. Vervolgens verzamel je alle benodigde documenten, die variëren afhankelijk van je situatie en de bestaansduur van je bedrijf.
Je vult het aanvraagformulier in dat je kunt downloaden van ind.nl en voegt alle gevraagde documenten toe voordat je deze naar de IND verstuurt. Na ontvangst van je aanvraag krijg je betalingsinstructies voor de verschuldigde leges, waarvan de tarieven op ind.nl staan vermeld.
De standaard verwerkingstijd bedraagt 90 dagen, maar dit kan worden verlengd bij onvolledige aanvragen of wanneer aanvullend onderzoek nodig is. Voor bedrijven die langer dan 3 jaar bestaan en positieve resultaten hebben behaald in de afgelopen jaren, kun je uitgaan van deze verwerkingstijd van 90 dagen. Bedrijven die korter dan 1,5 jaar bestaan moeten rekenen op een procedure van wel 6 maanden vanwege de uitgebreide beoordeling door de RVO.
Een belangrijke versnelling is mogelijk als de Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA) betrokken is (geweest) bij de vestiging van jouw onderneming in Nederland. Met een NFIA-verklaring van bekendheid neemt de IND binnen 2-3 maanden een beslissing, zonder advies van de RVO en zonder toepassing van het puntensysteem.
Na goedkeuring word je opgenomen in het Openbaar Register van Erkende Referenten op ind.nl. Bij afwijzing kun je bezwaar maken tegen de beslissing. Je erkend referentschap blijft geldig zolang je aan de voorwaarden voldoet, zonder tijdslimiet.
Het verkrijgen van erkend referentschap vereist zorgvuldige voorbereiding en naleving van complexe regelgeving. Bij Eastwing helpen we bedrijven door dit complete proces, van het opstellen van de juiste documentatie tot het waarborgen van doorlopende compliance na goedkeuring. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen.
