Een tewerkstellingsvergunning (TWV) is een werkvergunning die jij als werkgever nodig hebt om iemand uit een land buiten de EU of EER in dienst te mogen nemen. Deze vergunning geeft je toestemming om de werknemer te werk te stellen in Nederland. Je vraagt de TWV aan bij het UWV voordat de werknemer kan beginnen met werken. De vergunning is gekoppeld aan een specifieke functie en werkgever, en geldt alleen voor werknemers uit landen waarvoor Nederland een werkvergunningplicht heeft ingesteld.
Wanneer heb je als werkgever een tewerkstellingsvergunning nodig?
Je hebt een tewerkstellingsvergunning nodig wanneer je een werknemer uit een land buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte wilt aannemen. Dit geldt voor de meeste niet-EU-nationaliteiten, tenzij er een uitzondering van toepassing is. De vergunning moet je aanvragen voordat de werknemer met werken begint.
Er bestaan verschillende situaties waarin je geen tewerkstellingsvergunning nodig hebt. EU-burgers en burgers uit EER-landen zoals Noorwegen, IJsland en Liechtenstein hebben geen werkvergunning nodig en mogen vrij in Nederland werken. Ook voor Zwitserse burgers geldt deze vrijstelling.
Daarnaast zijn er specifieke categorieën werknemers waarvoor je geen TWV hoeft aan te vragen. Kennismigranten die via een erkend referent naar Nederland komen vallen onder een aparte regeling en hebben geen tewerkstellingsvergunning nodig. Hetzelfde geldt voor werknemers die in aanmerking komen voor de 30%-regeling, mits ze voldoen aan de salarisvoorwaarden. Ook voor intra-corporate transfers (ICT-vergunningen) en houders van een Europese blauwe kaart is geen TWV vereist.
Let op dat je de vergunning moet hebben voordat de werknemer start met werken. Als je iemand zonder geldige werkvergunning in Nederland laat werken, riskeer je een boete voor overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen. Deze boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s per overtreding.
Hoe vraag je een tewerkstellingsvergunning aan?
De aanvraag voor een tewerkstellingsvergunning dien je als werkgever in bij het UWV, niet de werknemer zelf. Je moet de aanvraag indienen voordat de werknemer met werken begint. Het UWV beoordeelt of er voorrang geldt voor werkzoekenden die al in Nederland zijn en of de arbeidsvoorwaarden marktconform zijn.
Voor de aanvraag heb je verschillende documenten nodig. Je moet een kopie van het paspoort van de werknemer meesturen, een arbeidscontract of een conceptversie daarvan, en gegevens over de functie en het salaris. Ook moet je aantonen dat je geprobeerd hebt om de vacature eerst met werkzoekenden uit Nederland of de EU te vervullen. Dit doe je door aan te tonen dat je de vacature minimaal vijf weken bij het UWV hebt laten registreren.
Het UWV toetst of het aangeboden salaris marktconform is en of de arbeidsvoorwaarden voldoen aan de Nederlandse wetgeving. Ze controleren ook of er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn die al in Nederland mogen werken. De kosten voor een tewerkstellingsvergunning bedragen enkele honderden euro’s, afhankelijk van de geldigheidsduur.
Veelvoorkomende fouten in de aanvraag zijn onvolledige documentatie, een arbeidscontract dat niet voldoet aan de Nederlandse normen, of onvoldoende bewijs van wervingsinspanningen. Zorg ervoor dat alle documenten compleet en up-to-date zijn voordat je de aanvraag indient. Dit voorkomt onnodige vertragingen in de behandeling.
Wat is het verschil tussen een tewerkstellingsvergunning en een verblijfsvergunning?
Een tewerkstellingsvergunning (TWV) is voor jou als werkgever en geeft je toestemming om een buitenlandse werknemer te werk te stellen. Een verblijfsvergunning is voor de werknemer zelf en geeft hem of haar het recht om in Nederland te verblijven. Dit zijn twee aparte vergunningen met verschillende doelen en aanvragers.
De TWV vraag je als werkgever aan bij het UWV. Deze vergunning is gekoppeld aan een specifieke functie bij jouw bedrijf. De werknemer vraagt zelf de verblijfsvergunning aan bij de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst). Deze vergunning geeft het recht om in Nederland te wonen.
In veel gevallen heb je beide vergunningen nodig. Je moet meestal eerst de tewerkstellingsvergunning aanvragen voordat de werknemer een verblijfsvergunning kan aanvragen. De TWV is namelijk vaak een vereiste voor het verkrijgen van de verblijfsvergunning. Zonder geldige TWV kan de IND de verblijfsvergunning weigeren.
Er bestaat ook een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid, de zogenaamde GVVA. Bij deze procedure vraag je als werkgever beide vergunningen tegelijk aan. Dit vereenvoudigt het proces en verkort de totale doorlooptijd. De GVVA is beschikbaar voor bepaalde categorieën werknemers, maar niet voor alle situaties. Voor kennismigranten die via een erkend referent komen, wordt standaard de GVVA-procedure gebruikt.
Hoelang duurt het voordat je een tewerkstellingsvergunning krijgt?
De gemiddelde doorlooptijd voor een tewerkstellingsvergunning bij het UWV is ongeveer vijf weken. Dit is de standaardtermijn die het UWV hanteert voor de behandeling van complete aanvragen. In de praktijk kan de behandeltijd echter variëren, afhankelijk van verschillende factoren.
De behandeltijd wordt beïnvloed door de volledigheid van je aanvraag. Als je alle benodigde documenten direct meestuurt en de informatie compleet is, verloopt de behandeling sneller. Ontbrekende documenten of onduidelijke informatie leiden tot vragen van het UWV, wat de procedure vertraagt. Ook de drukte bij het UWV speelt een rol in de behandeltijd.
Je kunt vertragingen voorkomen door zorgvuldig je aanvraag voor te bereiden. Controleer of het arbeidscontract volledig is en voldoet aan de Nederlandse normen. Zorg dat je bewijs hebt van je wervingsinspanningen en dat alle kopieën leesbaar zijn. Een complete aanvraag voorkomt extra correspondentie en bespaart tijd.
De status van je aanvraag kun je volgen via het online portaal van het UWV. Na het indienen van je aanvraag ontvang je een bevestiging met een referentienummer. Met dit nummer kun je de voortgang van je aanvraag bekijken. Het UWV informeert je ook per e-mail over belangrijke ontwikkelingen in de behandeling.
Voor spoedgevallen bestaat er geen aparte spoedprocedure bij het UWV voor tewerkstellingsvergunningen. De standaard behandeltijd van vijf weken geldt voor alle aanvragen. Het is daarom belangrijk om tijdig te beginnen met de aanvraag, zodat de vergunning klaar is voordat de werknemer moet starten. Plan minimaal zes tot acht weken in voor het hele proces, inclusief eventuele vertraging.
Conclusie
Een tewerkstellingsvergunning is een belangrijke voorwaarde voor het in dienst nemen van werknemers van buiten de EU. Je bent als werkgever verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen van deze vergunning bij het UWV. Het proces vereist zorgvuldige voorbereiding en complete documentatie om vertragingen te voorkomen.
Houd rekening met de verschillende uitzonderingen op de werkvergunningplicht, zoals voor kennismigranten en EU-burgers. Voor deze groepen gelden andere procedures die vaak sneller en eenvoudiger zijn. Het verschil tussen een tewerkstellingsvergunning en een verblijfsvergunning is belangrijk om te begrijpen, omdat je vaak beide nodig hebt voor een succesvolle werving van internationaal talent.
Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete immigratieproces, van werkvergunningen tot verblijfsvergunningen en alle gerelateerde zaken. We zorgen ervoor dat je aanvragen compleet zijn en tijdig worden ingediend, zodat je internationale medewerkers zonder vertraging kunnen starten. Wil je meer weten over hoe we je kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je situatie.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn TWV-aanvraag wordt afgewezen?
Als je TWV-aanvraag wordt afgewezen, ontvang je een schriftelijke motivatie van het UWV waarin staat waarom de vergunning is geweigerd. Je kunt binnen zes weken bezwaar maken tegen deze beslissing bij het UWV. In de tussentijd mag de werknemer niet voor je beginnen werken. Het is verstandig om de afwijzingsgronden zorgvuldig te analyseren en eventueel professionele hulp in te schakelen om je bezwaarschrift op te stellen.
Kan ik dezelfde TWV gebruiken als mijn werknemer van functie verandert binnen mijn bedrijf?
Nee, een tewerkstellingsvergunning is gekoppeld aan een specifieke functie. Als de werknemer een andere functie krijgt met andere taken of een ander salaris, moet je een nieuwe TWV aanvragen. Ook bij een substantiële wijziging in arbeidsvoorwaarden is een nieuwe vergunning nodig. Kleine aanpassingen zoals een salarisverhoging binnen dezelfde functie vereisen meestal geen nieuwe aanvraag, maar neem bij twijfel contact op met het UWV.
Hoelang is een tewerkstellingsvergunning geldig en kan ik deze verlengen?
Een TWV wordt meestal verleend voor maximaal drie jaar, afhankelijk van de duur van het arbeidscontract. Je kunt de vergunning verlengen door een nieuwe aanvraag in te dienen bij het UWV voordat de huidige vergunning verloopt. Voor de verlenging gelden dezelfde eisen als bij de eerste aanvraag, inclusief het aantonen van wervingsinspanningen. Begin tijdig met de verlengingsprocedure, bij voorkeur minimaal zes weken voor de vervaldatum.
Wat zijn de risico's als ik per ongeluk iemand zonder TWV laat werken?
Als je iemand zonder geldige TWV laat werken, overtreed je de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) en riskeer je een boete van maximaal €12.000 per overtreding per werknemer. De Inspectie SZW kan controles uitvoeren en bij overtredingen ook een exploitatieverbod opleggen. Daarnaast kan de werknemer zelf aanspraak maken op het wettelijk minimumloon met terugwerkende kracht. Deze overtredingen worden geregistreerd en kunnen toekomstige vergunningsaanvragen bemoeilijken.
Moet ik opnieuw een TWV aanvragen als mijn werknemer van werkgever wisselt?
Ja, omdat de TWV is gekoppeld aan zowel de werkgever als de specifieke functie, moet de nieuwe werkgever een eigen tewerkstellingsvergunning aanvragen. De bestaande TWV is niet overdraagbaar naar een andere werkgever. De nieuwe werkgever moet het volledige aanvraagproces doorlopen, inclusief het aantonen van wervingsinspanningen. De werknemer mag pas bij de nieuwe werkgever beginnen zodra de nieuwe TWV is verleend.
Hoe bewijs ik dat ik voldoende wervingsinspanningen heb gedaan voor mijn TWV-aanvraag?
Je moet aantonen dat je de vacature minimaal vijf weken hebt laten registreren bij het UWV Werkbedrijf voordat je de TWV aanvraagt. Daarnaast kun je extra bewijsmateriaal toevoegen zoals advertenties op vacaturesites, publicaties in kranten, of documentatie van wervingsbureaus. Het UWV beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd om eerst kandidaten te vinden die al in Nederland mogen werken. Bewaar alle communicatie en advertenties als bewijs voor je aanvraag.
Kan ik een TWV aanvragen voor een parttime of tijdelijke functie?
Ja, je kunt een TWV aanvragen voor zowel parttime als tijdelijke functies. De vergunning wordt verleend voor de duur van het arbeidscontract, ook als dit een bepaalde tijd of een parttime dienstverband betreft. Het salaris moet wel marktconform zijn en voldoen aan de minimumloonregels, ongeacht het aantal uren. Houd er rekening mee dat voor seizoensarbeid soms specifieke regelingen gelden die de aanvraagprocedure kunnen beïnvloeden.
