Er worden geen kosten berekend door het UWV voor een werkvergunning Nederland in 2025. In dit artikel beantwoorden we alle veelgestelde vragen over de kosten en het proces van een werkvergunning Nederland.
Hou er rekening mee dat er voor IND aanvragen (verblijfsvergunningen en gecombineerde aanvragen voor verblijf en arbeid, GVVA, wel kosten gerekend worden. De werkgever is wettelijk verplicht om deze kosten te betalen en de aanvraag in te dienen bij het UWV. Daarnaast moet je rekening houden met extra kosten zoals documentverificatie, vertalingen en eventuele juridische ondersteuning.
Wat zijn de legeskosten voor een werkvergunning in Nederland?
Het UWV rekent geen legeskosten voor een tewerkstellingsvergunning (TWV).
De werkgever betaalt dus geen legeskosten bij het indienen van de aanvraag. Je kunt niet beginnen met het in dienst nemen van de werknemer voordat de vergunning is verleend.
Welke extra kosten komen er bij een werkvergunning kijken?
Als werkgever moet je rekening houden met verschillende kosten die kunnen oplopen tot enkele honderden euro’s. Deze extra kosten omvatten onder andere het verzamelen en legaliseren van documenten, beëdigde vertalingen van diploma’s en arbeidscontracten, en eventueel advies van een immigratiespecialist.
Documenten zoals arbeidscontracten, diploma’s en werkgeversverklaringen moeten soms worden vertaald naar het Nederlands door een beëdigd vertaler. Dit kost gemiddeld tussen €30 en €50 per pagina. Als documenten uit het buitenland komen, kan legalisatie of apostillering nodig zijn, wat extra tijd en kosten met zich meebrengt.
Ook de indirecte kosten zijn relevant voor je bedrijf. De administratieve last van het voorbereiden en indienen van een TWV-aanvraag kost tijd van je HR-afdeling. Je moet arbeidsmarkttoetsing doorlopen, waarbij je moet aantonen dat je geen geschikte kandidaat binnen de EU hebt kunnen vinden. Dit betekent dat je vacatures moet plaatsen en sollicitatieprocedures moet documenteren.
Veel bedrijven kiezen ervoor om een gespecialiseerde dienstverlener in te schakelen die het hele proces begeleidt. Dit kan kosten tussen €500 en €2000, afhankelijk van de complexiteit van de aanvraag en de diensten die je afneemt. Deze investering kan echter tijd besparen en de kans op goedkeuring vergroten door fouten te voorkomen.
Hoe lang duurt het voordat je een werkvergunning hebt?
De standaard verwerkingstijd voor een TWV-aanvraag bij het UWV bedraagt ongeveer vijf weken. Dit is de wettelijke beslistermijn die het UWV hanteert voor reguliere aanvragen.
De daadwerkelijke doorlooptijd kan langer zijn als je aanvraag onvolledig is of als het UWV aanvullende informatie nodig heeft. Daarom is het verstandig om alle documenten zorgvuldig te controleren voordat je de aanvraag indient. Veelvoorkomende redenen voor vertraging zijn ontbrekende documenten, onduidelijke arbeidsvoorwaarden of onvoldoende bewijs van arbeidsmarkttoetsing.
Plan je aanvraag ruim van tevoren. Je kunt een TWV-aanvraag maximaal vier maanden voordat de werknemer start indienen. Dit geeft je voldoende buffer voor eventuele vertragingen of aanvullende vragen. Houd er rekening mee dat je werknemer pas mag beginnen met werken nadat de vergunning is verleend, anders riskeer je een boete.
De verwerkingstijd kan ook worden beïnvloed door drukte bij het UWV. Rond de zomer en het einde van het jaar kunnen de wachttijden oplopen. Als je weet dat je een internationale werknemer wilt aannemen, start dan zo vroeg mogelijk met de voorbereidingen. Dit voorkomt dat de startdatum van je werknemer moet worden uitgesteld.
Wie moet de werkvergunning aanvragen en betalen?
De werkgever is wettelijk verplicht om de werkvergunning aan te vragen. Dit is vastgelegd in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het indienen van de TWV-aanvraag bij het UWV voordat de internationale werknemer bij je in dienst komt.
Deze verplichting betekent dat de werknemer zelf geen werkvergunning kan aanvragen. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om ervoor te zorgen dat alle papieren op orde zijn voordat de werknemer start. Als je een werknemer zonder geldige werkvergunning laat werken, kun je een boete krijgen die kan oplopen tot €24.000 per overtreding.
Voor sommige categorieën, zoals kennismigranten, heb je als werkgever een erkend referentschap nodig. Dit brengt andere procedures en kosten met zich mee. De legeskosten voor een erkenning als referent bedragen bijvoorbeeld €4.866, of €2.432 voor kleinere of jongere bedrijven (bedragen gelden in 2025).
Als je regelmatig internationale werknemers aanneemt, kan het verstandig zijn om te onderzoeken of erkend referent worden voor jouw organisatie geschikt is. Dit vereenvoudigt het proces voor kennismigranten en biedt meer flexibiliteit bij het aannemen van hoogopgeleid internationaal talent.
Plan je werkvergunning aanvraag zorgvuldig
Als werkgever moet je rekening houden met documentkosten, vertalingen en de tijd die het proces in beslag neemt. Een goede planning is belangrijk om vertragingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat je internationale werknemer op tijd kan starten.
Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete proces rondom werkvergunningen en andere immigratieprocedures. We zorgen ervoor dat alle documenten compleet zijn, begeleiden de aanvraag van begin tot eind, en houden je op de hoogte van de voortgang. Zo kun jij je focussen op het onboarden van je nieuwe werknemer. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over jouw specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Kan ik de kosten van de werkvergunning aftrekken van het salaris van mijn werknemer?
Nee, dit is niet toegestaan. Volgens de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) moet de werkgever alle kosten voor de werkvergunning dragen en mag je deze niet verhalen op de werknemer. Het aftrekken van deze kosten van het salaris is illegaal en kan leiden tot boetes en weigering van toekomstige vergunningen.
Wat gebeurt er als mijn TWV-aanvraag wordt afgewezen?
Je kunt bezwaar maken tegen de beslissing binnen zes weken na ontvangst van de afwijzing. Het is verstandig om de afwijzingsgronden zorgvuldig te analyseren en eventueel juridisch advies in te winnen voordat je een nieuwe aanvraag indient.
Moet ik opnieuw betalen als de werkvergunning wordt verlengd?
Het UWV rekent geen kosten voor de aanvragen van tewerkstellingsvergunningen.
Welke documenten heb ik minimaal nodig voor een TWV-aanvraag?
Voor een complete TWV-aanvraag heb je minimaal nodig: een geldig arbeidscontract, kopie van het paspoort van de werknemer, bewijs van arbeidsmarkttoetsing (vacatureteksten en documentatie van sollicitatieprocedures), en een ingevuld aanvraagformulier. Daarnaast kunnen diploma's, referenties en bedrijfsgegevens vereist zijn afhankelijk van de functie en het herkomstland van de werknemer.
Hoe voer ik de arbeidsmarkttoetsing correct uit?
Voor een geldige arbeidsmarkttoetsing moet je de vacature minimaal vier weken op het EURES-portaal (Europees werkgelegenheidsnetwerk) plaatsen en aantonen dat je actief hebt gezocht naar geschikte kandidaten binnen de EU. Documenteer alle sollicitaties, motiveer waarom EU-kandidaten niet geschikt waren, en bewaar alle correspondentie. Het UWV controleert streng of je een serieuze poging hebt gedaan om eerst binnen de EU te werven.
Is er een verschil in kosten tussen verschillende nationaliteiten?
De kosten verschillen afhankelijk van het herkomstland van jouw werknemer. Documenten uit sommige landen vereisen legalisatie of apostillering, en vertaalkosten kunnen variëren. Ook kunnen sommige landen specifieke eisen stellen aan documentverificatie, wat de totale kosten beïnvloedt.
Kan ik een werkvergunning aanvragen voor een zzp'er of freelancer?
Nee, een TWV is alleen bedoeld voor werknemers in loondienst. Voor zelfstandigen en freelancers uit niet-EU landen geldt een andere procedure waarbij zij zelf een verblijfsvergunning als zelfstandige moeten aanvragen bij de IND. Als je een internationale zzp'er wilt inhuren, moet deze persoon al over de juiste verblijfs- en werkrechten in Nederland beschikken.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de risico’s van zelf je belastingaangifte doen als expat?
- Dé redenen waarom jouw organisatie erkend referent bij de IND zou moeten worden
- Wat zijn de belastingvoordelen voor expats in Nederland?
- Hoe helpt een erkend referent bij visa-aanvragen?
- Werknemer aannemen met behoud van de expatregeling (voorheen 30%-regeling): wat moet je als werkgever weten?
