Als werkgever met internationale werknemers draag je de verantwoordelijkheid voor het aanvragen en onderhouden van de juiste werkvergunningen. Je moet bepalen welke vergunning nodig is, de aanvraag correct indienen, doorlopend de naleving bewaken, wijzigingen tijdig melden aan de autoriteiten, en alle verplichte documenten bewaren. Bij niet-naleving riskeer je boetes tot tienduizenden euro’s en strafrechtelijke vervolging. Deze verplichtingen gelden vanaf het moment van aanvraag tot aan beëindiging van het dienstverband.
Welke werkvergunningen moet je als werkgever aanvragen?
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het identificeren en aanvragen van de juiste werkvergunning voor je internationale werknemer. In Nederland bestaan drie hoofdtypen: de tewerkstellingsvergunning (TWV) voor tijdelijke arbeid, de gecombineerde vergunning die werk- en verblijfsvergunning combineert, en de kennismigrantenregeling voor hoogopgeleide specialisten. De keuze hangt af van de nationaliteit van de werknemer, de functie-eisen en de duur van het dienstverband.
De TWV vraag je aan bij het UWV en is bedoeld voor werknemers uit landen buiten de EU die tijdelijk in Nederland komen werken. Deze vergunning is functie- en werkgevergebonden. De gecombineerde vergunning vraag je aan bij de IND en geldt voor werknemers die zowel een verblijfs- als werkvergunning nodig hebben. Deze procedure combineert beide aanvragen in één traject, wat de doorlooptijd verkort.
Voor hoogopgeleide professionals met een salaris boven de wettelijke norm biedt de kennismigrantenregeling een versnelde procedure. Hiervoor moet je als werkgever eerst erkend referent worden door de IND. Dit erkend referentschap stelt je in staat om zelfstandig aanvragen in te dienen zonder arbeidsmarkttoets. De verwerkingstijd van verblijfsvergunningen als kennismigrant bedragen circa 2-4 weken bij de IND.
Je moet bij elke aanvraag beoordelen of de functie voldoet aan de eisen en of het salaris aan de minimumsalariscriteria voldoet. Voor kennismigranten gelden specifieke salarisnormen die jaarlijks worden aangepast. Verkeerde inschatting van de benodigde vergunning leidt tot afwijzing en vertraging in het aanstellingsproces.
Wat zijn je verplichtingen tijdens het aanvraagproces?
Tijdens het aanvraagproces draag je als werkgever de volledige verantwoordelijkheid voor het verzamelen en indienen van alle vereiste documenten. Je moet een compleet arbeidscontract overleggen, functieomschrijving met heldere taakomschrijving, bewijs van de functie-eisen zoals diploma’s of werkervaring, en gegevens over het salaris en arbeidsvoorwaarden. Bij TWV-aanvragen moet je aantonen dat je de functie eerst op de Nederlandse en Europese arbeidsmarkt hebt aangeboden.
De arbeidsmarkttoets vergt dat je bewijst dat er geen geschikte kandidaten uit Nederland of de EU beschikbaar zijn voor de functie. Dit betekent dat je vacatures minimaal vier weken op erkende platforms moet publiceren en alle sollicitaties moet documenteren. Je moet kunnen aantonen waarom Nederlandse of EU-kandidaten niet geschikt waren voor de functie.
Je administratieve verplichtingen omvatten het bijhouden van alle correspondentie met IND en UWV, het bewaren van kopieën van ingediende documenten, en het registreren van alle wijzigingen in het aanvraagproces. De communicatie met deze instanties moet je zorgvuldig documenteren, omdat dit later als bewijs kan dienen bij eventuele controles of bezwaren.
Tijdlijnen zijn belangrijk: een TWV-aanvraag neemt gemiddeld vijf weken in beslag, terwijl een gecombineerde vergunning drie tot zes maanden kan duren. Voor kennismigranten met erkend referentschap geldt een verwerkingstijd van 2 tot 4 weken. Je moet deze termijnen meenemen in je planning en de werknemer hierover informeren.
Hoe zorg je voor naleving na het verkrijgen van de werkvergunning?
Na goedkeuring van de werkvergunning blijf je als werkgever verplicht om de arbeidsvoorwaarden zoals vermeld in de vergunning na te leven. Dit betekent dat het salaris, de functie-inhoud, de werktijden en de werklocatie moeten overeenkomen met wat je hebt opgegeven bij de aanvraag. Afwijkingen hiervan kunnen leiden tot intrekking van de vergunning en boetes.
Je moet regelmatig controleren of de werknemer nog steeds werkzaamheden verricht die passen bij de vergunde functie. Bij kennismigranten betekent dit dat de werknemer op het aangegeven kennisniveau moet werken. Het salaris moet minimaal aan de geldende normen voldoen en tijdig worden uitbetaald. Achterstand in salarisbetalingen kan reden zijn voor intrekking van de vergunning.
De bewaarplicht van documenten is een belangrijke verplichting. Je moet alle documenten die betrekking hebben op de werkvergunning en het dienstverband minimaal vijf jaar bewaren. Dit omvat het arbeidscontract, salarisstroken, functieomschrijvingen, en alle correspondentie met IND of UWV. Bij inspecties moet je deze documenten direct kunnen overleggen.
Bij inspecties door de Inspectie SZW of IND ben je verplicht om volledige medewerking te verlenen. Dit betekent dat je inspecteurs toegang geeft tot de werkplek, alle gevraagde documenten verstrekt, en vragen naar waarheid beantwoordt. Obstructie van een inspectie wordt gezien als een zware overtreding en kan leiden tot strafrechtelijke vervolging. Meer informatie over onze ondersteuning bij immigratieprocedures vind je op onze website.
Wat gebeurt er bij wijzigingen in het dienstverband?
Bij wijzigingen in functie, salaris, werklocatie of arbeidsvoorwaarden moet je deze onmiddellijk melden aan de IND of het UWV, afhankelijk van het type vergunning. Niet alle wijzigingen vereisen een nieuwe vergunning, maar je bent altijd verplicht om significante veranderingen te rapporteren. Het niet melden van wijzigingen wordt beschouwd als overtreding van je werkgeversverplichtingen.
Een functiewijziging die substantieel afwijkt van de oorspronkelijke functieomschrijving vereist een nieuwe vergunningsaanvraag. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer de werknemer promotie maakt naar een functie met andere verantwoordelijkheden of wanneer de functie-inhoud zodanig verandert dat deze niet meer overeenkomt met de vergunde werkzaamheden. Ook bij overplaatsing naar een andere vestigingslocatie buiten de oorspronkelijk opgegeven werkplek moet je dit melden.
Salariswijzigingen moeten worden gemeld, vooral bij kennismigranten waar minimumsalarisnormen gelden. Een salarisverlaging onder de wettelijke norm kan leiden tot intrekking van de vergunning. Salarisverhoging hoef je niet altijd te melden, maar het is verstandig om wijzigingen te documenteren voor toekomstige controles.
Bij beëindiging van het dienstverband ben je verplicht dit binnen vier weken te melden aan de IND. De werkvergunning vervalt automatisch bij beëindiging, maar de verblijfsvergunning kan onder bepaalde voorwaarden blijven bestaan. Je moet de werknemer informeren over de gevolgen voor zijn verblijfsstatus en eventueel ondersteunen bij het zoeken naar een nieuwe werkgever of het aanvragen van een andere verblijfsstatus.
Welke sancties riskeer je bij niet-naleving?
Werkgevers die hun verplichtingen rondom werkvergunningen niet nakomen, riskeren boetes die kunnen oplopen tot €24.000 per overtreding per werknemer. De Inspectie SZW kan boetes opleggen voor het tewerkstellen van werknemers zonder geldige vergunning, het niet naleven van arbeidsvoorwaarden, of het niet bewaren van verplichte documenten. Herhaalde overtredingen leiden tot hogere boetes en strengere sancties.
Naast bestuurlijke boetes kun je ook strafrechtelijk worden vervolgd voor ernstige overtredingen. Dit geldt vooral bij opzettelijke schendingen zoals het bewust tewerkstellen van illegale werknemers of het verstrekken van valse informatie bij vergunningsaanvragen. Strafrechtelijke vervolging kan leiden tot gevangenisstraf en een strafblad, wat verstrekkende gevolgen heeft voor je persoonlijke en zakelijke reputatie.
Reputatieschade is een vaak onderschatte consequentie. Overtredingen worden geregistreerd en kunnen openbaar worden gemaakt. Dit schaadt je bedrijfsimago en maakt het moeilijker om in de toekomst internationale werknemers aan te trekken. Klanten en zakenpartners kunnen terughoudend worden in hun samenwerking wanneer bekend wordt dat je de wet overtreedt.
Je toekomstige vergunningsaanvragen worden ook beïnvloed door eerdere overtredingen. De IND en het UWV houden een register bij van werkgevers met overtredingen. Dit kan leiden tot langere verwerkingstijden, strengere controles, of zelfs weigering van nieuwe aanvragen. Bij ernstige overtredingen kan je erkend referentschap worden ingetrokken, waardoor je niet langer zelfstandig vergunningen kunt aanvragen voor kennismigranten.
Om overtredingen te voorkomen moet je een degelijk systeem opzetten voor het beheren van werkvergunningen. Dit omvat een helder overzicht van alle internationale werknemers en hun vergunningen, automatische herinneringen voor verloopdatums, een vast aanspreekpunt binnen je organisatie voor immigratiezaken, en regelmatige training van HR-medewerkers over actuele wet- en regelgeving. Documenteer alle stappen en beslissingen zorgvuldig, zodat je bij controles kunt aantonen dat je je verplichtingen serieus neemt.
Conclusie
De verplichtingen rondom werkvergunningen vragen om continue aandacht en zorgvuldig beheer. Van de initiële aanvraag tot aan beëindiging van het dienstverband draag je als werkgever de verantwoordelijkheid voor correcte naleving. Dit vereist kennis van actuele regelgeving, nauwkeurige administratie, en tijdige communicatie met autoriteiten.
Bij Eastwing begrijpen we dat het navigeren door deze complexe regelgeving uitdagend kan zijn. We ondersteunen bedrijven bij het volledige proces: van het identificeren van de juiste vergunning tot het waarborgen van doorlopende compliance. Ons kennisplatform biedt je up-to-date informatie over immigratieprocedures, en onze experts helpen je bij het voorkomen van kostbare overtredingen. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over je specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een internationale werknemer al laten beginnen voordat de werkvergunning is goedgekeurd?
Nee, dit is absoluut niet toegestaan. De werknemer mag pas starten op de eerste werkdag nadat de vergunning officieel is verleend. Het laten werken van een werknemer zonder geldige vergunning wordt gezien als illegale tewerkstelling en kan leiden tot boetes tot €24.000 per werknemer, ongeacht of de aanvraag nog in behandeling is.
Hoe lang van tevoren moet ik een werkvergunning aanvragen voor een nieuwe internationale werknemer?
Plan minimaal 3-4 maanden voordat de werknemer moet starten. Voor een TWV rekening je op 5 weken verwerkingstijd, voor een gecombineerde vergunning 3-6 maanden, en voor kennismigranten in totaal 4-8 weken. Houd ook rekening met extra tijd voor het verzamelen van documenten en eventuele aanvullende vragen van de IND of UWV.
Wat moet ik doen als de werkvergunning van mijn werknemer bijna verloopt?
Start de verlengingsaanvraag minimaal 3 maanden voor de vervaldatum. Je moet opnieuw alle vereiste documenten indienen en aantonen dat de arbeidsvoorwaarden nog steeds voldoen aan de wettelijke eisen. Bij tijdige verlenging mag de werknemer doorwerken tijdens de behandeling van de aanvraag, maar bij te late indiening ontstaat er een periode waarin werken niet is toegestaan.
Mag ik een internationale werknemer met een werkvergunning ook tijdelijk bij een andere vestiging of dochteronderneming laten werken?
Dit hangt af van wat je hebt opgegeven bij de vergunningsaanvraag. Een werkvergunning is werklocatie-specifiek, dus structurele overplaatsing naar een andere vestiging moet je melden aan de IND of UWV. Voor tijdelijke detachering binnen dezelfde rechtspersoon gelden andere regels. Bij twijfel is het verstandig om vooraf toestemming te vragen om overtredingen te voorkomen.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het beheren van werkvergunningen?
De drie meest voorkomende fouten zijn: niet tijdig melden van wijzigingen in functie of salaris, onvoldoende documentatie bewaren voor de verplichte bewaartermijn van 5 jaar, en het niet monitoren van verloopdatums waardoor vergunningen ongemerkt verlopen. Zet een systeem op met automatische herinneringen en wijs één verantwoordelijke persoon aan binnen je organisatie om deze fouten te voorkomen.
Moet ik als erkend referent voor kennismigranten nog steeds alle documenten bewaren?
Ja, de bewaarplicht geldt onverminderd voor erkend referenten. Je moet zelfs nóg zorgvuldiger zijn, omdat je als erkend referent extra verantwoordelijkheden hebt en de IND periodiek controles uitvoert. Bij tekortkomingen risikeer je intrekking van je erkend referentschap, waardoor je het recht verliest om zelfstandig kennismigrantenvergunningen aan te vragen.
Wat gebeurt er met de werkvergunning als ik de werknemer ontslag geef tijdens de proeftijd?
Je bent verplicht om de beëindiging binnen vier weken te melden aan de IND. De werkvergunning vervalt automatisch, maar de verblijfsvergunning kan tijdelijk blijven bestaan. De werknemer krijgt meestal een zoekjaar om een nieuwe werkgever te vinden, afhankelijk van het type vergunning. Informeer de werknemer altijd over de gevolgen voor zijn verblijfsstatus en adviseer eventueel contact op te nemen met de IND.
