Een erkend referent moet verschillende procedures volgen om de status te verkrijgen en te behouden. Dit omvat het voldoen aan specifieke voorwaarden, het doorlopen van een aanvraagprocedure bij de IND, en het naleven van doorlopende verplichtingen. De procedures variëren afhankelijk van de bestaansduur van je bedrijf en de categorie waarvoor je erkenning aanvraagt.
Wat is een erkend referent en welke rol speelt deze in het immigratieproces?
Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officieel erkend is door de IND om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze status geeft je het recht om sneller en met minder documentatie verblijfsvergunningen aan te vragen voor internationale medewerkers.
Het erkend referentschap functioneert als een kwaliteitslabel binnen het Nederlandse immigratiesysteem en verblijfsvergunningen. De IND heeft hiermee vertrouwen dat je organisatie betrouwbaar is en voldoet aan alle wettelijke eisen. Dit vertrouwen vertaalt zich in concrete voordelen: de IND streeft ernaar om aanvragen binnen 2 weken te behandelen, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer een tewerkstellingsvergunning vereist is.
Voor bedrijven betekent erkend referentschap dat je toegang krijgt tot het online platform Portaal Zakelijk voor het indienen van aanvragen. Je hoeft ook minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke individuele aanvraag, wat het proces aanzienlijk versnelt en vereenvoudigt.
Erkend referentschap is verplicht voor specifieke verblijfsdoeleinden zoals au pair, uitwisseling, studie, kennismigranten en onderzoekers onder EU-richtlijn 2016/801. Voor gewone arbeid, seizoensarbeid, intra-company transfers en de Europese Blauwe Kaart is erkenning optioneel maar wel voordelig.
Welke voorwaarden moet je vervullen om erkend referent te worden?
Om erkend referent te worden moet je organisatie aan verschillende algemene voorwaarden voldoen die voor alle categorieën gelden. Je moet ingeschreven staan in het Nederlandse Handelsregister, tenzij je vrijgesteld bent onder de Handelsregisterwet 2007.
De continuïteit en solvabiliteit van je organisatie moeten voldoende gewaarborgd zijn. Dit betekent dat je bedrijf financieel gezond moet zijn en geen betalingsachterstanden mag hebben. Je organisatie mag niet failliet zijn verklaard of onder surseance van betaling staan.
Betrouwbaarheid is een andere belangrijke voorwaarde. De bestuurders en andere betrokken personen moeten betrouwbaar zijn. Je organisatie mag de afgelopen jaren geen fiscale vergrijpboetes hebben gekregen of boetes voor overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen, Wet minimumloon en vakantiebijslag, en de Vreemdelingenwet.
Daarnaast moet je organisatie voldoen aan toepasselijke gedragscodes. Als je betrokken bent bij het uitlenen van betaald personeel, moet je geregistreerd staan bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) en eventuele beëindigingen van deze registratie melden.
Voor verschillende categorieën (studie, uitwisseling, onderzoek, werk) gelden specifieke aanvullende eisen. Elke categorie vereist een aparte aanvraag, en organisaties die erkenning zoeken voor meerdere bedrijfseenheden, locaties of faculteiten moeten voor elk onderdeel een afzonderlijke aanvraag indienen.
Hoe verloopt de aanvraagprocedure voor erkend referentschap?
De aanvraagprocedure voor erkend referent bestaat uit verschillende stappen en de doorlooptijd hangt af van de bestaansduur van je onderneming. Organisaties die langer dan 1,5 jaar bestaan doorlopen vaak een snellere procedure van circa 3 maanden, terwijl jongere bedrijven veelal tot 6 maanden moeten wachten.
Je begint met het controleren van de vereisten op ind.nl, waar je kunt zien wanneer erkenning verplicht is en welke voorwaarden van toepassing zijn. Vervolgens verzamel je alle benodigde documenten, die variëren per situatie en bestaansduur van je organisatie.
Het aanvraagformulier download je van ind.nl en vul je volledig in met alle gevraagde documenten als bijlage voordat je het naar de IND verstuurt. Na ontvangst van je aanvraag ontvang je betalingsinstructies en betaal je volgens de tarieven die op ind.nl staan vermeld.
Voor ondernemingen die korter dan 1,5 jaar bestaan is de procedure complexer. Deze aanvragen worden beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) aan de hand van een puntensysteem. Je moet dan een uitgebreid ondernemingsplan en financieel plan indienen, opgesteld of goedgekeurd door een onafhankelijke accountant of boekhouder.
De RVO beoordeelt je aanvraag op basis van maximaal 100 punten, waarbij 50 punten voldoende zijn voor een positief advies. Dit puntensysteem evalueert je ondernemingsplan (40 punten), organisatiestructuur (20 punten), en financieel plan (40 punten). De IND neemt het advies van RVO over.
Welke verplichtingen heeft een erkend referent na erkenning?
Als erkend referent heb je doorlopende compliance-verplichtingen die je moet naleven om je status te behouden. Je moet alle toepasselijke gedragscodes blijven naleven en ervoor zorgen dat je organisatie betrouwbaar en financieel gezond blijft.
Je moet wijzigingen in je organisatie tijdig melden aan de IND. Dit geldt voor veranderingen in de aandeelhoudersstructuur, overnames, surseances, faillissementen, of andere significante organisatorische wijzigingen. Ook beëindiging van registratie bij de SNA (voor organisaties betrokken bij personeel uitlening) moet je melden.
Administratieve verplichtingen omvatten het bijhouden van correcte gegevens en het verstrekken van informatie wanneer de IND daarom vraagt. Je moet ervoor zorgen dat alle informatie die je hebt verstrekt bij de aanvraag actueel blijft en wijzigingen proactief communiceren.
De IND monitort erkende referenten doorlopend op naleving van voorwaarden. Dit kan leiden tot controles waarbij je moet aantonen dat je nog steeds voldoet aan alle eisen voor erkend referentschap.
Wat gebeurt er als een erkend referent procedures niet correct opvolgt?
Wanneer je als erkend referent procedures niet correct opvolgt, kan dit leiden tot verschillende sancties door de IND. De zwaarste sanctie is intrekking van je erkend referentschap, wat betekent dat je alle voordelen van de status verliest en terug moet naar de standaard aanvraagprocedures.
Intrekking kan plaatsvinden bij verschillende situaties: wanneer je niet langer voldoet aan de voorwaarden voor erkenning, bij het niet naleven van gedragscodes, of wanneer je organisatie failliet gaat of onder surseance van betaling komt te staan. Ook het niet melden van belangrijke wijzigingen in je organisatie kan tot intrekking leiden.
Bij minder ernstige overtredingen kan de IND waarschuwingen geven of tijdelijke maatregelen opleggen. Je krijgt dan de kans om de situatie te herstellen binnen een bepaalde termijn. Het is belangrijk om snel te reageren op signalen van de IND over mogelijke compliance-problemen.
Als je erkend referentschap wordt ingetrokken, heeft dit directe gevolgen voor lopende aanvragen en toekomstige procedures, maar ook voor bestaande verblijfsvergunningen van je internationale medewerkers.
Om compliance te waarborgen kun je preventieve maatregelen nemen zoals regelmatige interne controles, het bijhouden van wijzigingen in wetgeving, en het onderhouden van goede administratie. Bij twijfel over compliance-vereisten is het verstandig om tijdig professioneel advies in te winnen om problemen te voorkomen.
Het correct opvolgen van procedures als erkend referent vereist continue aandacht en expertise in de veranderende immigratiewetgeving. Bij Eastwing helpen we bedrijven niet alleen bij het verkrijgen van erkend referentschap, maar ook bij het waarborgen van doorlopende compliance door middel van onze Global Mobility Compliance Audit & Advisory service. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.
