Een erkend referent heeft specifieke taken bij het ondersteunen van immigratieprocedures voor internationale werknemers. Als erkend referent ben je verantwoordelijk voor het indienen van verblijfsvergunningaanvragen, het nakomen van rapportageverplichtingen aan de IND, en het begeleiden van werknemers door het complete immigratieproces. Deze status brengt zowel voordelen als belangrijke verplichtingen met zich mee.
Wat is een erkend referent en waarom is deze status belangrijk?
Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officieel erkend is door de IND om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze erkenning geeft je toegang tot versnelde procedures en minder administratieve lasten bij het aanvragen van verblijfsvergunningen voor internationale medewerkers.
Het erkend referentschap biedt concrete voordelen voor werkgevers die regelmatig internationale werknemers aannemen. De IND streeft ernaar om aanvragen van erkende referenten binnen 2 weken te behandelen, hoewel sommige gevallen tot 7 weken kunnen duren wanneer tewerkstellingsvergunningen vereist zijn. Dit is aanzienlijk sneller dan de standaardprocedure.
Je hoeft als erkend referent ook minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke aanvraag. Bovendien kun je verblijfsvergunningaanvragen online indienen via Portaal Zakelijk van de IND, wat het proces verder vereenvoudigt.
Voor bepaalde verblijfsdoeleinden is erkend referentschap verplicht, zoals voor au pairs, uitwisseling, studie, kennismigranten en onderzoekers onder EU-richtlijn 2016/801. Voor andere categorieën zoals reguliere arbeid, seizoensarbeid en intracompany transfers is erkenning optioneel maar wel voordelig.
Welke verplichtingen heeft een erkend referent tegenover de IND?
Als erkend referent heb je verschillende wettelijke verplichtingen richting de IND die je strikt moet naleven. Deze verplichtingen zorgen ervoor dat het immigratiesysteem correct functioneert en dat de IND actuele informatie heeft over internationale werknemers.
Je moet je houden aan de toepasselijke gedragscodes die gelden voor jouw sector en type erkenning. Dit betekent dat je integer handelt en je verantwoordelijkheden als sponsor serieus neemt. Voor bedrijven die zich bezighouden met personeelsuitlening geldt de extra verplichting om geregistreerd te zijn bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA).
Administratieve verplichtingen omvatten het bijhouden van accurate records van alle gesponsorde werknemers en het tijdig melden van relevante wijzigingen aan de IND. Je moet ervoor zorgen dat alle informatie die je verstrekt correct en volledig is.
Daarnaast moet je organisatie voldoen aan de algemene voorwaarden: inschrijving in het Nederlandse Handelsregister (tenzij vrijgesteld), voldoende gegarandeerde continuïteit en solvabiliteit, geen faillissement of betalingsregelingen, en betrouwbaarheid van bestuurders en betrokken personen.
Hoe ondersteunt een erkend referent internationale werknemers bij hun aanvraag?
Als erkend referent voer je concrete ondersteunende taken uit om internationale werknemers te helpen bij hun verblijfsvergunningaanvraag. Je bent verantwoordelijk voor het correct en tijdig indienen van de aanvraag via de online portalen van de IND.
Je verzamelt en controleert alle benodigde documentatie voordat je de aanvraag indient. Dit omvat arbeidscontracten, diploma’s, bewijsstukken van salaris en andere relevante documenten. Door je erkende status hoef je minder ondersteunende documenten in te dienen dan niet-erkende werkgevers.
Tijdens het aanvraagproces houd je contact met zowel de werknemer als de IND over de voortgang. Je beantwoordt eventuele vragen van de IND en verstrekt aanvullende informatie wanneer dit nodig is. Dit helpt om vertragingen te voorkomen en zorgt voor een soepel verloop van de procedure.
Je begeleidt werknemers ook bij praktische aspecten zoals het maken van afspraken bij de IND voor biometrische gegevens en het ophalen van de verblijfsvergunning. Deze persoonlijke begeleiding draagt bij aan een positieve ervaring voor internationale werknemers die naar Nederland komen.
Wat gebeurt er als een erkend referent zijn verplichtingen niet nakomt?
Het niet naleven van referentverplichtingen kan leiden tot het intrekken van je erkend referentschap door de IND. Dit heeft directe gevolgen voor je mogelijkheid om internationale werknemers aan te nemen en kan je bedrijfsvoering ernstig verstoren.
De IND kan je erkenning intrekken als je niet langer voldoet aan de gestelde voorwaarden. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij faillissement, het niet naleven van gedragscodes, of het verstrekken van onjuiste informatie. Ook het niet tijdig melden van belangrijke wijzigingen kan tot intrekking leiden.
Zonder erkend referentschap val je terug op de standaardprocedures voor verblijfsvergunningaanvragen. Dit betekent langere behandeltijden, meer administratieve lasten en hogere kosten. De concurrentiepositie van je bedrijf bij het aantrekken van internationaal talent wordt hierdoor aanzienlijk verzwakt.
Om je erkend referentschap te behouden, moet je proactief compliance waarborgen. Dit betekent het bijhouden van wijzigingen in wetgeving, het onderhouden van je administratie, en het tijdig communiceren met de IND over relevante ontwikkelingen. Regelmatige evaluatie van je processen helpt om problemen vroegtijdig te signaleren en op te lossen.
Het navigeren door de complexe wereld van erkend referentschap en immigratiecompliance vereist gespecialiseerde kennis en ervaring. Bij Eastwing helpen wij bedrijven met het verkrijgen en behouden van hun erkend referent status, zodat jullie je kunnen focussen op het aantrekken van het beste internationale talent voor jullie organisatie. Neem contact met ons op voor meer informatie.
