De gecombineerde vergunning biedt werkgevers belangrijke voordelen wanneer zij internationale werknemers aannemen. Je dient slechts één aanvraag in bij de IND, wat tijd bespaart en de administratieve last vermindert. Het proces verloopt sneller dan bij gescheiden vergunningen, waardoor je nieuwe medewerkers eerder kunnen starten. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over hoe de gecombineerde vergunning jouw recruitment en HR-processen kan verbeteren.
Wat is een gecombineerde vergunning precies?
De gecombineerde vergunning (GVVA – Gecombineerde Vergunning voor Verblijf en Arbeid) is één document waarin zowel de werkvergunning als de verblijfsvergunning voor een internationale werknemer zijn opgenomen. In plaats van twee aparte procedures bij verschillende instanties, vraag je beide vergunningen tegelijk aan bij de IND. Dit systeem geldt voor werknemers van buiten de EU die in Nederland willen werken.
Voor werkgevers betekent dit dat je met één aanvraagformulier en één set documenten beide vergunningen regelt. De IND beoordeelt of de werknemer aan de voorwaarden voldoet voor werk én verblijf in Nederland. Zodra de vergunning is verleend, mag de werknemer legaal in Nederland wonen en voor jouw organisatie werken.
Het systeem is ontwikkeld om het aannemen van internationale werknemers toegankelijker te maken. Je hoeft niet langer te wachten tot een verblijfsvergunning is verleend voordat je de werkvergunning aanvraagt. Dit maakt het proces overzichtelijker en voorspelbaarder voor zowel werkgever als werknemer.
Waarom is de gecombineerde vergunning voordeliger dan aparte vergunningen?
De gecombineerde vergunning bespaart tijd en vermindert administratieve complexiteit aanzienlijk. In het oude systeem moest je eerst een werkvergunning aanvragen bij het UWV en daarna een verblijfsvergunning bij de IND. Deze twee procedures liepen niet parallel en konden samen vier tot zes maanden duren. Nu behandelt de IND beide aanvragen in één keer.
Je profiteert van het één-loket-principe: alle communicatie verloopt via één instantie in plaats van twee. Dit betekent minder formulieren invullen, minder documenten verzamelen en minder kans op miscommunicatie tussen verschillende overheidsinstanties. Voor jouw HR-afdeling betekent dit een aanzienlijke tijdsbesparing.
De doorlooptijd is korter geworden. Bij erkende referenten voor kennismigranten behandelt de IND aanvragen binnen twee weken. Voor reguliere aanvragen geldt een termijn van ongeveer acht tot twaalf weken, afhankelijk van de complexiteit. Dit is sneller dan de gecombineerde doorlooptijd van het oude systeem met gescheiden vergunningen.
Ook financieel kan het voordeliger zijn. Je betaalt één legesbedrag in plaats van twee aparte bedragen voor verschillende procedures. Bovendien bespaar je interne kosten doordat je HR-medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het proces.
Minder papierwerk en eenvoudigere procedures
Met de gecombineerde vergunning lever je documenten zoals het arbeidscontract, diploma’s en een kopie van het paspoort slechts één keer aan. In het oude systeem moest je vergelijkbare documenten vaak tweemaal indienen, wat leidde tot dubbel werk en verhoogde kans op fouten of inconsistenties.
Hoe versnelt de gecombineerde vergunning het aanwervingsproces?
De gecombineerde vergunning verkort je recruitment timeline aanzienlijk. Zodra je een geschikte kandidaat hebt gevonden, kun je direct de volledige vergunningsprocedure starten. Je hoeft niet te wachten op goedkeuring van de ene instantie voordat je bij de volgende kunt aankloppen. Dit betekent dat je nieuwe medewerker sneller aan het werk kan.
Voor erkende referenten is het voordeel nog groter. Als jouw organisatie erkend referent is voor kennismigranten, behandelt de IND aanvragen binnen twee weken. Dit stelt je in staat om snel te reageren op personeelsbehoeften en concurrerend te blijven op de internationale arbeidsmarkt. Talent accepteert vaak de eerste solide aanbieding, dus snelheid kan het verschil maken.
De voorspelbaarheid van het proces helpt ook bij planning. Je weet wanneer je ongeveer kunt rekenen op goedkeuring en kunt daarop je onboarding-schema afstemmen. Dit maakt het makkelijker om startdata met kandidaten af te spreken en projectplanning te optimaliseren.
Voor werknemers buiten de EU betekent dit dat zij sneller zekerheid krijgen over hun verhuizing naar Nederland. Deze duidelijkheid vermindert de kans dat goede kandidaten afhaken tijdens een langdurig wachten op vergunningen. Het versterkt ook jouw reputatie als werkgever die het immigratieproces goed geregeld heeft.
Snellere onboarding van internationaal talent
Met kortere doorlooptijden kun je internationale werknemers sneller laten starten. Bij een erkend referentschap kunnen werknemers vaak binnen vier tot zes weken na aanvraag beginnen met werken, inclusief de tijd voor het aanvragen van een visum (MVV) indien nodig. Dit is belangrijk in sectoren waar schaarste aan gekwalificeerd personeel heerst.
Welke administratieve lasten vermindert de gecombineerde vergunning?
De gecombineerde vergunning vermindert het aantal formulieren dat je moet invullen. In plaats van aparte aanvraagformulieren voor werk- en verblijfsvergunning, vul je één digitaal formulier in via het systeem van de IND. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten door inconsistente informatie in verschillende formulieren.
Je hebt één contactpunt voor alle communicatie over de vergunning. Vragen, aanvullende informatie of statusupdates verlopen allemaal via de IND. Dit voorkomt verwarring over wie waarvoor verantwoordelijk is en maakt het proces transparanter. Je HR-afdeling hoeft niet langer te schakelen tussen verschillende instanties met elk hun eigen procedures en termijnen.
De kans op fouten door dubbele aanvragen neemt af. Wanneer je dezelfde informatie tweemaal moet verstrekken aan verschillende instanties, ontstaan gemakkelijk kleine verschillen in bijvoorbeeld functieomschrijvingen of salarisgegevens. Deze inconsistenties kunnen leiden tot vertraging of zelfs afwijzing. Met één aanvraag voorkom je dit probleem.
Ook het volgen van de voortgang wordt eenvoudiger. Via je account bij de IND zie je de status van de aanvraag en eventuele verzoeken om aanvullende informatie. Je hoeft niet bij meerdere instanties te checken waar de aanvraag zich bevindt in het proces.
Praktische voorbeelden van vereenvoudiging
Denk aan het indienen van het arbeidscontract. Voorheen moest dit document vaak in verschillende formaten aan verschillende instanties worden gestuurd. Nu upload je het één keer digitaal. Hetzelfde geldt voor diploma’s, paspoortkopieen en andere bewijsstukken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook kosten voor vertalingen en legalisaties die mogelijk meerdere keren nodig waren.
Voor veel organisaties betekent dit dat de HR-afdeling minder tijd kwijt is aan het beheren van immigratiezaken. De tijd die vrijkomt kan worden besteed aan andere belangrijke taken zoals talent development of employee engagement.
Voor welke werknemers moet je een gecombineerde vergunning aanvragen?
Je moet een gecombineerde vergunning aanvragen voor werknemers uit landen buiten de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Dit geldt voor de meeste nationaliteiten wereldwijd, van Indiase IT-specialisten tot Braziliaanse ingenieurs. Voor deze werknemers is de werkvergunning Nederland verplicht voordat zij legaal mogen werken.
EU-burgers, EER-burgers en Zwitserse staatsburgers hebben geen werkvergunning of verblijfsvergunning nodig om in Nederland te werken. Zij vallen onder het vrije verkeer van werknemers binnen Europa. Ook voor bepaalde andere groepen gelden uitzonderingen, zoals houders van een verblijfsvergunning asiel of gezinsleden van Nederlandse burgers.
De gecombineerde vergunning is beschikbaar voor verschillende categorieën werknemers.
Uitzonderingen en speciale regelingen
Sommige werknemers vallen onder specifieke regelingen waarvoor andere procedures gelden. Denk aan stagiairs, au pairs, seizoenarbeiders of wetenschappelijk onderzoekers. Voor deze groepen kunnen vereenvoudigde procedures of andere vergunningstypen beschikbaar zijn. Het is belangrijk om vooraf te controleren welke regeling van toepassing is op de specifieke situatie van jouw werknemer.
Ook werknemers die al in Nederland verblijven met een andere verblijfsvergunning (bijvoorbeeld voor studie) en willen overstappen naar werk, volgen een aangepaste procedure. In deze gevallen is geen sprake van een eerste aanvraag voor de gecombineerde vergunning, maar van een wijziging van het verblijfsdoel.
Conclusie
De gecombineerde vergunning maakt het aannemen van internationale werknemers eenvoudiger, sneller en overzichtelijker. Door werk- en verblijfsvergunning in één aanvraag te combineren, bespaar je tijd en verminder je administratieve lasten aanzienlijk. Het één-loket-principe bij de IND zorgt voor heldere communicatie en voorspelbare doorlooptijden, waardoor je recruitment van internationaal talent effectiever wordt.
Voor organisaties die regelmatig internationale professionals aannemen, kan het verkrijgen van een erkend referentschap de procedures nog verder versnellen. Dit stelt je in staat om binnen twee weken vergunningen te verkrijgen en snel te reageren op personeelsbehoeften.
Bij Eastwing helpen we organisaties met het volledige immigratieproces, van het aanvragen van gecombineerde vergunningen tot strategisch advies over global mobility. Of je nu je eerste internationale werknemer aanneemt of een ervaren HR-afdeling hebt, wij ondersteunen je met praktische kennis en persoonlijke begeleiding. Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw organisatie kunnen helpen bij het aantrekken en onboarden van internationaal talent.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de kosten van een gecombineerde vergunning en wie betaalt deze?
De leges voor een gecombineerde vergunning zijn afhankelijk van het type vergunning en de doorlooptijd die je kiest. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om deze kosten te dragen. Er zijn geen extra kosten voor een MVV (inreisvisum) als de werknemer deze nodig heeft.
Kan een internationale werknemer al beginnen met werken terwijl de gecombineerde vergunning nog in behandeling is?
Nee, de werknemer mag pas starten zodra de gecombineerde vergunning officieel is goedgekeurd en verleend. Het is belangrijk om dit in je planning mee te nemen en realistische startdata met kandidaten af te spreken. Werk je met een erkend referentschap, dan kun je veelal rekenen op een doorlooptijd van ongeveer twee weken, wat de planning vergemakkelijkt.
Wat gebeurt er als de functie of het salaris van de werknemer wijzigt na het verkrijgen van de gecombineerde vergunning?
Bij significante wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden moet je de IND hiervan op de hoogte stellen. Voor kennismigranten is het cruciaal dat het salaris boven de wettelijke minimumnorm blijft, anders kan de vergunning worden ingetrokken. Bij een functiewijziging binnen hetzelfde bedrijf moet je soms een nieuwe aanvraag indienen. Kleine aanpassingen zoals een reguliere salarisverhoging binnen dezelfde functie hoeven meestal niet gemeld te worden.
Hoe word je erkend referent en wat zijn de voordelen voor mijn organisatie?
Om erkend referent te worden moet je organisatie aan strikte voorwaarden voldoen, waaronder een schone fiscale historie, naleving van arbeidsrecht en voldoende financiële stabiliteit. De aanvraag kost ongeveer €5.000 en duurt gemiddeld 8-12 weken. De voordelen zijn aanzienlijk: verkorte behandeltijd van twee weken voor vergunningen, minder documenten nodig bij aanvragen, en een concurrentievoordeel bij het aantrekken van internationaal talent. Voor organisaties die jaarlijks meerdere internationale werknemers aannemen, betaalt de investering zich snel terug.
Wat zijn de meest voorkomende redenen waarom een aanvraag voor een gecombineerde vergunning wordt afgewezen?
De meest voorkomende afwijzingsgronden zijn: onvolledige of onjuiste documentatie, het niet voldoen aan de salarisnormen voor kennismigranten, een arbeidscontract dat niet aan de wettelijke eisen voldoet, of het niet doorstaan van de arbeidsmarkttoets (indien van toepassing). Ook kunnen problemen met de werknemer zelf, zoals een onvolledig strafrechtelijk verleden of twijfels over de authenticiteit van diploma's, tot afwijzing leiden. Zorgvuldige voorbereiding en controle van alle documenten vooraf voorkomt de meeste problemen.
Hoe lang is een gecombineerde vergunning geldig en wat moet ik doen bij verlenging?
De gecombineerde vergunning wordt meestal verleend voor maximaal vijf jaar, maar vaak voor kortere periodes afhankelijk van de duur van het arbeidscontract. Je moet de vergunning verlengen voordat deze verloopt - begin hier minimaal drie maanden van tevoren mee. De verlengingsprocedure is vergelijkbaar met de eerste aanvraag, maar vaak eenvoudiger omdat de werknemer al in Nederland is. Na vijf jaar legaal verblijf met een arbeidsvergunning kan de werknemer in aanmerking komen voor een permanente verblijfsvergunning.
Wat moet ik doen als een werknemer met een gecombineerde vergunning uit dienst treedt of ontslag neemt?
Je bent wettelijk verplicht om de IND binnen vier weken te informeren wanneer het dienstverband eindigt. De verblijfsvergunning van de werknemer kan dan worden ingetrokken, tenzij deze binnen drie maanden een nieuwe werkgever vindt die een nieuwe vergunning aanvraagt. Voor kennismigranten geldt een zoekjaar-regeling na afronding van hun contract, waarmee ze langer mogen blijven om nieuw werk te zoeken. Goede documentatie van in- en uitdiensttreding is essentieel voor compliance.
