De expatregeling (voorheen: 30%-regeling) overdragen naar een nieuwe werkgever is een cruciale stap voor internationale werknemers die van baan wisselen in Nederland. Dit belastingvoordeel, dat tot 30% van je salaris belastingvrij houdt, kan behouden blijven bij een werkgeverswisseling, mits je aan specifieke voorwaarden voldoet. Voor expats die hun carrière in Nederland willen voortzetten, is het essentieel om te begrijpen hoe dit overdrachtsproces werkt en welke stappen je moet nemen om je belastingvoordeel te behouden.
Het succesvol overdragen van je expatregeling naar een nieuwe werkgever vereist zorgvuldige planning en timing. Fouten in dit proces kunnen leiden tot het verlies van je belastingvoordeel, wat aanzienlijke financiële gevolgen kan hebben. In dit artikel bespreken we de exacte voorwaarden, het tijdsverloop en geven we je een praktisch stappenplan om je 30%-regeling succesvol over te dragen.
Voorwaarden voor overdracht expatregeling naar nieuwe werkgever
Voor een succesvolle overdracht van je 30%-regeling naar een nieuwe werkgever moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen. De timing is cruciaal: je moet binnen drie maanden na het beëindigen van je vorige baan een nieuwe functie vinden die voldoet aan de vereisten van de expatregeling. Anders is er geen sprake meer van specifieke deskundigheid.
Je nieuwe werkgever moet voldoen aan dezelfde eisen als je vorige werkgever. Dit betekent dat het bedrijf geregistreerd moet zijn in Nederland en loonheffingen moet afdragen (met andere woorden: inhoudingsplichtige moet zijn). Daarnaast moet je nieuwe functie nog steeds voldoen aan de salarisdrempel voor hoogopgeleide migranten. Voor 2026 bedraagt deze drempel € 48.013 per jaar (berekend over ten minste 70% van je bruto salaris), of € 36.497 voor werknemers onder de 30 jaar met een kwalificerende masterdiploma.
Een belangrijk aspect is dat je aan de salarisnorm moet hebben voldaan bij de vorige werkgever.
De benodigde documentatie kan onder andere het volgende bevatten:
- Je oorspronkelijke 30%-regeling beschikking
- Arbeidscontract met je nieuwe werkgever
- Salarisinformatie van de vorige werkgever
- Bewijs van beëindiging van je vorige baan
- Curriculum vitae dat je werkervaring en kwalificaties toont
Hoe lang duurt het overdrachtsproces?
Het overdrachtsproces van de expatregeling naar een nieuwe werkgever kan tussen de één en zes maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van je situatie en de volledigheid van je aanvraag. De Belastingdienst beoordeelt op papier ingediende aanvragen individueel, wat de doorlooptijd kan beïnvloeden.
De tijdlijn ziet er als volgt uit:
- Maand 1: Aanvraag indienen binnen 4 maanden na start nieuwe baan
- Maand 1-2: Initiële beoordeling door de Belastingdienst
- Maand 2-4: Eventuele aanvullende vragen of documentatie
- Maand 3-6: Definitieve beslissing
Factoren die de doorlooptijd kunnen beïnvloeden zijn de volledigheid van je aanvraag en de juistheid van de salarisadministratie van de vorige werkgever.
Als je de aanvraag binnen vier maanden na het starten van je nieuwe baan indient, kan de regeling retroactief ingaan vanaf je eerste werkdag. Dit betekent dat je geen belastingvoordeel misloopt tijdens de verwerkingsperiode. Wel kan het zo zijn dat het wat langer duurt voordat deze verwerking met terugwerkende kracht wordt gedaan in de payroll.
Veelgemaakte fouten bij werkgeverswisseling met 30%-regeling
Internationale werknemers maken regelmatig kritieke fouten bij het overdragen van hun 30%-regeling, wat kan leiden tot het verlies van dit waardevolle belastingvoordeel. De meest voorkomende fout is het overschrijden van de drie-maanden termijn tussen banen. Veel expats realiseren zich niet dat deze termijn strikt wordt gehandhaafd door de Belastingdienst.
Een andere veelgemaakte fout is het niet tijdig indienen van de aanvraag bij de nieuwe werkgever. Je hebt slechts vier maanden na het starten van je nieuwe baan om de overdracht aan te vragen. Uitstel kan betekenen dat je regeling pas ingaat vanaf de maand na goedkeuring, waardoor je maanden aan belastingvoordeel verliest.
Veel werknemers onderschatten ook de documentatie-eisen. Onvolledige aanvragen leiden tot vertragingen en aanvullende vragen van de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je nieuwe werkgever begrijpt wat er van hen verwacht wordt en laat hen een bedrijf inschakelen dat hierin is gespecialiseerd, zoals Eastwing.
Praktische tips om fouten te vermijden:
- Start het overdrachtsproces direct bij het accepteren van een nieuwe baan
- Controleer of je nieuwe salaris voldoet aan de minimumdrempel
- Zorg voor een naadloze overgang zonder (of met een kort) gat tussen banen
- Bewaar belangrijke documenten, zoals eerdere beschikking(en) 30%-regeling, jaaropgaven en salarisstroken
- Communiceer proactief met zowel oude als nieuwe werkgever
Een global mobility compliance audit kan helpen om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en ervoor te zorgen dat je overdrachtsproces soepel verloopt.
Stappenplan: expatregeling succesvol overdragen
Het succesvol overdragen van je 30%-regeling vereist een systematische aanpak. Volg dit stap-voor-stap proces om je belastingvoordeel te behouden bij een werkgeverswisseling.
| Stap | Actie | Timing | Verantwoordelijke |
|---|---|---|---|
| 1 | Informeer nieuwe werkgever over 30%-regeling | Bij onderhandeling | Werknemer |
| 2 | Controleer salariseisen en voorwaarden | Vóór contracttekening | Beide partijen |
| 3 | Verzamel benodigde documentatie | Laatste werkweek oude baan | Werknemer |
| 4 | Dien aanvraag in bij Belastingdienst | Binnen 4 maanden | Nieuwe werkgever |
| 5 | Volg status aanvraag op | Maandelijks | Beide partijen |
Begin met het informeren van je nieuwe werkgever over je 30%-regeling tijdens de onderhandelingsfase. Veel werkgevers zijn niet volledig bekend met de procedures, dus het is belangrijk om hen te begeleiden door het proces. Wij kunnen hierbij assisteren.
Controleer vervolgens of je nieuwe functie voldoet aan alle voorwaarden. Zo moet je salaris minimaal € 48.013 bedragen (ten minste 70% van bruto), of € 36.497 voor werknemers onder de 30 jaar met een kwalificerende masterdiploma.
Verzamel de volgende documenten voordat je je oude baan verlaat:
- Originele 30%-regeling beschikking
- Kopie van je arbeidscontract
- Bewijs van ontslag of beëindiging
- Actueel curriculum vitae
- Jaaropgaven en salarisstroken
Deze kunnen van pas komen bij de nieuwe aanvraag.
Je nieuwe werkgever moet de aanvraag indienen per post bij de Belastingdienst. Zorg ervoor dat alle formulieren correct zijn ingevuld.
Volg de status van je aanvraag regelmatig op. De Belastingdienst kan aanvullende informatie vragen, dus wees voorbereid om snel te reageren. Een professionele global mobility service provider, zoals Eastwing, kan dit proces voor je begeleiden en ervoor zorgen dat alle stappen correct worden uitgevoerd.
Het overdragen van je expatregeling naar een nieuwe werkgever is een proces dat zorgvuldige planning en timing vereist. Door de voorwaarden te begrijpen, veelgemaakte fouten te vermijden en het stappenplan te volgen, kun je je belastingvoordeel succesvol behouden. Vergeet niet dat professionele ondersteuning bij dit proces waardevol kan zijn, vooral gezien de financiële impact van eventuele fouten. Voor persoonlijk advies over je specifieke situatie kun je contact opnemen met onze specialisten. Met de juiste aanpak kun je je carrière in Nederland voortzetten zonder je belangrijke belastingvoordelen te verliezen.
