Een erkend referent heeft uitgebreide verplichtingen tegenover de IND en internationale werknemers. Deze verplichtingen omvatten het waarborgen van betrouwbaarheid, het naleven van rapportageverplichtingen, het melden van organisatorische wijzigingen, en het bieden van adequate begeleiding aan werknemers. Niet-naleving kan leiden tot sancties of intrekking van de erkenning.
Wat houdt het erkend referentschap precies in?
Het erkend referentschap is een officiële status die bedrijven, scholen of organisaties kunnen verkrijgen via de IND om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze erkenning geeft organisaties de mogelijkheid om sneller en met minder administratieve lasten verblijfsvergunningen aan te vragen voor internationale medewerkers.
Een erkend referent fungeert als tussenpersoon tussen de IND en de buitenlandse werknemer. De organisatie garandeert dat zij voldoet aan alle wettelijke eisen en neemt verantwoordelijkheid voor de naleving van immigratiewetgeving en verblijfsvergunningen. Dit betekent dat de IND meer vertrouwen heeft in de aanvragen van erkende referenten.
Bedrijven vragen deze status aan omdat het aanzienlijke voordelen biedt. De IND streeft ernaar om beslissingen binnen twee weken te nemen, hoewel sommige gevallen tot zeven weken kunnen duren wanneer werkvergunningen vereist zijn. Daarnaast hoeven erkende referenten minder ondersteunende documenten in te dienen en kunnen zij aanvragen online indienen via Portaal Zakelijk.
Welke verplichtingen heeft een erkend referent tegenover de IND?
Erkende referenten hebben verschillende wettelijke verplichtingen richting de IND die essentieel zijn voor het behouden van hun status. Deze verplichtingen zijn bedoeld om de integriteit van het immigratiesysteem te waarborgen.
De organisatie moet te allen tijde betrouwbaar en financieel gezond blijven. Dit betekent dat continuïteit en solvabiliteit voldoende gegarandeerd moeten zijn. De organisatie mag niet failliet zijn of uitstel van betaling hebben. Tevens moeten bestuurders en andere betrokken personen betrouwbaar blijven.
Registratie in het Nederlandse Handelsregister is verplicht, tenzij de organisatie hiervan vrijgesteld is onder de Handelsregisterwet 2007. Organisaties die zich bezighouden met het uitlenen van betaald personeel moeten geregistreerd zijn bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) en eventuele beëindiging van deze registratie melden.
Naleving van toepasselijke gedragscodes is een doorlopende verplichting. De IND kan op elk moment controleren of de erkende referent nog voldoet aan alle voorwaarden. Bij twijfel over de naleving kunnen aanvullende onderzoeken worden gestart.
Wat moet een erkend referent doen bij wijzigingen in de organisatie?
Bij organisatorische veranderingen heeft een erkend referent specifieke meldingsplichten richting de IND. Deze transparantie is cruciaal voor het behouden van de erkende status.
Adreswijzigingen moeten onmiddellijk (binnen 14 dagen) worden gemeld, evenals wijzigingen in de rechtsvorm van de organisatie. Bij fusies of overnames moet de erkende referent de IND informeren over hoe dit de continuïteit en solvabiliteit beïnvloedt.
Wijzigingen in het bestuur of andere sleutelfuncties vereisen melding, omdat de IND de betrouwbaarheid van deze personen moet kunnen beoordelen. Ook veranderingen in de financiële situatie die de solvabiliteit kunnen beïnvloeden moeten worden gecommuniceerd.
Voor organisaties met meerdere vestigingen geldt dat elke locatie apart erkend moet worden. Nieuwe vestigingen vereisen daarom een aparte aanvraag voor referent aanwijzing. Het sluiten van vestigingen moet eveneens worden gemeld.
Hoe zorgt een erkend referent voor juiste begeleiding van werknemers?
De begeleiding van internationale werknemers is een kernverplichting van erkende referenten. Deze begeleidingsplicht gaat verder dan alleen het aanvragen van verblijfsvergunningen.
Erkende referenten moeten ervoor zorgen dat werknemers zich kunnen inschrijven bij de gemeente (GBA/BRP) en ondersteuning bieden bij het openen van een bankrekening. Begeleiding bij het vinden van passende huisvesting is vaak een praktische noodzaak voor succesvolle integratie.
Informatie over Nederlandse arbeidsomstandigheden, sociale zekerheid en belastingverplichtingen moet worden verstrekt. Dit omvat uitleg over de 30%-regeling voor kennismigranten en andere fiscale aspecten die relevant zijn voor internationale werknemers.
De erkende referent heeft ook een verantwoordelijkheid om wijzigingen in de arbeidssituatie van de werknemer te melden aan de IND. Dit geldt voor functiewijzigingen, salarisaanpassingen die onder minimumnormen komen, of beëindiging van het dienstverband.
| Begeleidingsaspect | Verplichting erkend referent | Timing |
|---|---|---|
| Huisvesting | Ondersteuning bij het vinden van adequate woonruimte | Voor aankomst in Nederland |
| Gemeente inschrijving | Begeleiding bij GBA/BRP registratie | Binnen 5 dagen na aankomst |
| Bankrekening | Ondersteuning bij het openen van Nederlandse bankrekening | Eerste weken na aankomst |
| Arbeidsvoorwaarden | Informatie over Nederlandse arbeidsomstandigheden | Voor start werkzaamheden |
Wat gebeurt er bij niet-naleving van de verplichtingen als erkend referent?
Niet-naleving van de verplichtingen als erkend referent kan ernstige gevolgen hebben voor de organisatie en lopende aanvragen. De IND hanteert een strikte handhaving van de voorwaarden.
Bij lichte overtredingen kan de IND een waarschuwing geven met een termijn om de situatie te corrigeren. Ernstigere overtredingen kunnen leiden tot het opschorten van de behandeling van nieuwe aanvragen totdat de problemen zijn opgelost.
In gevallen van structurele niet-naleving of fraude kan de IND besluiten tot intrekking van de erkenning. Dit heeft directe gevolgen voor alle lopende aanvragen die onder de erkende referent status zijn ingediend. Deze aanvragen worden dan behandeld volgens de reguliere procedure met langere doorlooptijden.
Werknemers die al een verblijfsvergunning hebben via de erkende referent kunnen worden geconfronteerd met aanvullende controles. In extreme gevallen kan dit leiden tot intrekking van verblijfsvergunningen als blijkt dat deze zijn verkregen op basis van onjuiste informatie.
De organisatie verliest ook alle voordelen die verbonden zijn aan het erkend referentschap, zoals snellere behandeling en verminderde documentatievereisten. Heraanvraag van de erkenning is mogelijk, maar vereist dat alle problemen zijn opgelost en vaak extra waarborgen worden geboden.
Voor bedrijven die afhankelijk zijn van internationale talent is het daarom belangrijk om alle verplichtingen van het erkend referentschap nauwkeurig na te leven. Een global mobility compliance audit kan helpen bij het evalueren en optimaliseren van bestaande processen om risico’s te minimaliseren. Voor meer informatie over compliance en ondersteuning kun je contact opnemen met onze specialisten.
