Erkend referentschap is geschikt voor bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen en voldoen aan specifieke voorwaarden voor continuïteit en solvabiliteit. Het biedt vooral voordelen voor organisaties die kennismigranten, onderzoekers of uitwisselingsstudenten naar Nederland halen. De status versnelt aanvraagprocedures aanzienlijk en vermindert de administratieve last bij het aanvragen van verblijfsvergunningen.
Wat is erkend referentschap en waarom zou je bedrijf dit overwegen?
Erkend referentschap is een officiële status die bedrijven, scholen of organisaties kunnen aanvragen bij de IND om internationale werknemers naar Nederland te halen. Als erkend referent mag je organisatie aanvragen voor verblijfsvergunningen en werkvergunningen indienen namens je internationale werknemers.
De IND beoordeelt of je organisatie betrouwbaar en financieel gezond is voordat erkenning wordt verleend. Dit betekent dat je bedrijf moet aantonen dat continuïteit en solvabiliteit voldoende gewaarborgd zijn. Je organisatie moet ook ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel en mag niet failliet zijn of betalingsuitstel hebben.
Het belangrijkste voordeel is dat erkend referentschap je aanvraagprocessen voor internationale werknemers aanzienlijk versnelt. In plaats van maandenlange procedures kun je vaak binnen enkele weken een beslissing verwachten. Dit maakt het veel gemakkelijker om internationale talenten aan te trekken en te behouden.
Welke voorwaarden moet je bedrijf vervullen om erkend referent te worden?
Je bedrijf moet aan verschillende algemene voorwaarden voldoen om erkend referent te worden. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is verplicht, tenzij je organisatie vrijgesteld is onder de Handelsregisterwet 2007.
De financiële gezondheid van je organisatie staat centraal in de beoordeling. Je bedrijf mag niet failliet zijn, geen surseance van betaling hebben en geen betalingsachterstanden bij belangrijke crediteuren. De IND kijkt specifiek naar continuïteit en solvabiliteit om te bepalen of je organisatie stabiel genoeg is.
Daarnaast moeten alle betrokken personen, inclusief directeuren en bestuurders, betrouwbaar zijn. Dit betekent dat er geen strafblad of andere omstandigheden mogen zijn die de betrouwbaarheid in twijfel trekken. Je organisatie moet ook voldoen aan toepasselijke gedragscodes binnen je sector.
Voor bedrijven die jonger zijn dan 1,5 jaar gelden aanvullende eisen. Dan beoordeelt de RVO je aanvraag aan de hand van een puntensysteem waarbij je minimaal 50 van de 100 punten moet behalen. Dit systeem kijkt naar je ondernemingsplan, organisatiestructuur en financiële prognoses.
Voor welke typen bedrijven is erkend referentschap het meest geschikt?
Erkend referentschap is vooral waardevol voor bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen, met name kennismigranten, onderzoekers of specialisten. Bedrijven in de tech-sector, onderzoeksinstellingen, multinationals en consultancybedrijven profiteren het meest van deze status.
Organisaties die minstens enkele internationale aanvragen per jaar doen, vinden erkend referentschap kosteneffectief. De investering in de aanvraag weegt op tegen de tijdsbesparing en administratieve voordelen die je krijgt. Voor bedrijven die slechts incidenteel internationale werknemers aannemen, zijn de kosten mogelijk niet gerechtvaardigd.
Middelgrote tot grote bedrijven met gevestigde HR-processen kunnen erkend referentschap het beste benutten. Je hebt namelijk voldoende organisatiestructuur nodig om de verantwoordelijkheden die bij de status horen goed uit te voeren. Ook bedrijven met internationale expansieplannen of die deel uitmaken van internationale groepen zijn geschikte kandidaten.
Startups en scale-ups die ambitieuze groeiplannen hebben en internationale expertise nodig hebben, kunnen ook baat hebben bij erkend referentschap. Wel moeten ze extra aandacht besteden aan het voldoen aan de strengere eisen voor jonge bedrijven.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van erkend referentschap voor werkgevers?
Het grootste voordeel is de versnelde behandeling van aanvragen. De IND streeft ernaar om beslissingen binnen twee weken te nemen voor erkend referenten, terwijl reguliere aanvragen maanden kunnen duren. In sommige gevallen waarin een tewerkstellingsvergunning nodig is, kan het tot zeven weken duren.
Als erkend referent hoef je minder ondersteunende documenten in te dienen bij aanvragen. Dit bespaart aanzienlijk tijd in de voorbereiding en vermindert de kans op incomplete dossiers. Je kunt ook alle aanvragen online indienen via het Portaal Zakelijk, wat het proces verder stroomlijnt.
Er geldt geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar, dus je hebt volledige flexibiliteit in hoe vaak je de status gebruikt. Dit maakt het geschikt voor bedrijven met wisselende wervingsbehoeften gedurende het jaar.
De status geldt voor onbepaalde tijd, zolang je organisatie blijft voldoen aan de voorwaarden. Je hoeft dus niet regelmatig te hernieuwen, wat administratieve continuïteit biedt voor je internationale wervingsprocessen.
Wanneer is erkend referentschap mogelijk niet de juiste keuze voor je bedrijf?
Voor bedrijven die slechts incidenteel internationale werknemers aannemen, zijn de kosten mogelijk niet gerechtvaardigd. De aanvraagkosten bedragen €4.866 voor gevestigde bedrijven, of €2.432 voor bedrijven jonger dan 1,5 jaar of met wereldwijd minder dan 50 werknemers. Deze bedragen gelden voor het jaar 2025.
Jonge bedrijven die niet voldoen aan de strenge financiële eisen, kunnen beter wachten tot ze meer gevestigd zijn. De procedure voor bedrijven jonger dan 1,5 jaar kan tot zes maanden duren en vereist uitgebreide documentatie. Als je organisatie de minimale solvabiliteitseisen niet haalt, wordt de aanvraag afgewezen.
Bedrijven zonder gestructureerde HR-processen kunnen moeite hebben met de verantwoordelijkheden die erkend referentschap met zich meebrengt. Je moet namelijk compliance waarborgen en correcte procedures volgen, wat organisatorische capaciteit vereist.
Als je bedrijf alleen Nederlandse werknemers aanneemt of uitsluitend EU-burgers werft, biedt erkend referentschap geen meerwaarde. De status is specifiek gericht op het aannemen van werknemers uit landen buiten de Europese Unie die verblijfsvergunningen nodig hebben.
Voor organisaties die regelmatig internationale werknemers aannemen maar twijfelen over erkend referentschap, biedt Eastwing een uitgebreide compliance audit. We helpen je evalueren of erkend referentschap past bij je huidige processen en ondersteunen je bij het optimaliseren van je global mobility en immigratie strategie. Zo maak je een weloverwogen beslissing die aansluit bij je specifieke bedrijfssituatie. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
