Om problemen met erkend referentschap te voorkomen moet je aan alle IND-voorwaarden blijven voldoen, zoals een schone belastingadministratie en betrouwbare bestuurders. Regelmatige compliance-controles en tijdige communicatie met de IND zijn hierbij belangrijk. Je kunt je status beschermen door documentatie actueel te houden en snel te reageren op wijzigingen in je bedrijfsomstandigheden.
Wat is erkend referentschap en waarom is het zo belangrijk?
Erkend referentschap is een officiële erkenning van de IND waarmee bedrijven zelfstandig via de IND verblijfsvergunningen kunnen aanvragen voor buitenlandse werknemers. Deze status geeft toegang tot versnelde procedures en minder administratieve lasten bij het aannemen van internationaal personeel.
Als erkend referent kun je aanvragen indienen voor kennismigranten, Europese blauwe kaarten en ICT-vergunningen zonder telkens uitgebreide ondersteunende documenten te hoeven overleggen. De IND behandelt je aanvragen binnen twee weken in plaats van de standaard langere termijnen.
Het behouden van je erkend referent status is van groot belang voor bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen. Zonder deze status moet je voor elke werknemer opnieuw het volledige aanvraagproces doorlopen, wat maanden kan duren en veel meer documentatie vereist.
De voordelen van erkend referentschap zijn duidelijk merkbaar in de praktijk. Je kunt online aanvragen indienen via Portaal Zakelijk en hoeft geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar te halen om je status te behouden.
Welke problemen kunnen ontstaan met je erkend referent status?
De meest voorkomende problemen erkend referentschap ontstaan door administratieve fouten, compliance-overtredingen en wijzigingen in bedrijfsomstandigheden. Achterstanden bij belastingaangiften of sociale lasten kunnen direct tot intrekking van je status leiden.
Financiële problemen vormen een groot risico voor je erkend referentschap. Als je bedrijf failliet wordt verklaard of uitstel van betaling krijgt, verlies je automatisch je status. Ook een verslechtering van de solvabiliteit kan problemen opleveren bij evaluaties door de IND.
Wijzigingen in de bestuurstructuur kunnen ook referent problemen veroorzaken. Nieuwe bestuurders moeten betrouwbaar zijn en de IND kan verklaringen omtrent gedrag opvragen. Bij twijfel over de betrouwbaarheid kan je erkenning in gevaar komen.
Overtredingen van arbeidsrecht, zoals boetes voor de Wet arbeid vreemdelingen of Wet minimumloon, leiden eveneens tot problemen. De IND controleert of je bedrijf de afgelopen vier jaar geen fiscale vergrijpboetes heeft ontvangen.
Ook het niet naleven van gedragscodes of het niet tijdig melden van belangrijke wijzigingen aan de IND kan je status bedreigen. Bij uitzendorganisaties moet je geregistreerd blijven bij de Stichting Naleving Arbeidsvoorwaarden (SNA).
Hoe zorg je ervoor dat je erkend referentschap niet in gevaar komt?
Om je erkend referentschap te behouden moet je proactief alle compliance-voorwaarden monitoren en onderhouden. Zorg voor een schone administratie waarbij belastingaangiften en sociale lasten altijd op tijd worden betaald.
Houd je financiële situatie nauwlettend in de gaten. De IND beoordeelt continuïteit en solvabiliteit, dus zorg dat je bedrijf financieel gezond blijft. Bij tekenen van financiële problemen is het verstandig om tijdig professionele hulp in te schakelen.
Documenteer alle belangrijke bedrijfswijzigingen zorgvuldig. Bij veranderingen in aandeelhoudersstructuur, overnames of bestuurswisselingen moet je dit kunnen aantonen met de juiste stukken. Meld relevante wijzigingen proactief aan de IND.
Voer regelmatige compliance-controles uit om te controleren of je nog aan alle voorwaarden voldoet. Check je KvK-inschrijving, belastingaangiften van de afgelopen jaren en de betrouwbaarheid van bestuurders.
Zorg voor goede communicatie met de IND. Reageer snel op vragen en verzoeken om aanvullende informatie. Houd je contactgegevens actueel en zorg dat je bereikbaar bent voor eventuele controles.
Voor uitzendorganisaties geldt extra dat je geregistreerd moet blijven bij de SNA. Meld eventuele beëindiging van deze registratie direct aan de IND om problemen te voorkomen.
Wat doe je als je erkend referentschap dreigt te worden ingetrokken?
Als je een waarschuwing ontvangt van de IND over je IND erkend referent status, reageer dan onmiddellijk. Je hebt vaak een beperkte tijd om tekortkomingen te herstellen of bezwaar aan te tekenen tegen het voornemen tot intrekking.
Analyseer de exacte redenen voor de dreigende intrekking. Vaak gaat het om administratieve problemen die je kunt oplossen, zoals het inleveren van ontbrekende documenten of het betalen van achterstallige belastingen.
Stel een herstelplan op waarin je concrete stappen beschrijft om de problemen op te lossen. Documenteer alle maatregelen die je neemt en communiceer deze helder naar de IND. Toon aan dat je de situatie serieus neemt en actief werkt aan verbetering.
Overweeg professionele hulp in te schakelen bij complexe situaties. Gespecialiseerde adviseurs kunnen je helpen bij het opstellen van bezwaarschriften en het doorlopen van de juiste procedures.
Als je erkend referentschap toch wordt ingetrokken, kun je bezwaar maken tegen dit besluit. Je hebt zes weken na de beslissing om bezwaar in te dienen bij de IND. Zorg dat je bezwaarschrift alle relevante argumenten en bewijsstukken bevat.
Plan alvast voor de periode zonder erkend referentschap. Dit betekent dat aanvragen voor internationale werknemers weer via de reguliere, langere procedures moeten lopen. Informeer je HR-afdeling en pas je wervingsplanning dienovereenkomstig aan.
Het voorkomen van problemen met erkend referentschap vraagt om continue aandacht voor compliance en proactieve communicatie met de IND. Door regelmatige controles uit te voeren en snel te reageren op wijzigingen kun je je status beschermen. Bij Eastwing helpen we bedrijven met compliance-audits en strategisch advies om hun immigratie processen te optimaliseren en risico’s te minimaliseren. Voor meer informatie over onze dienstverlening kun je contact met ons opnemen.
