Om erkend referent te worden begin je met het controleren of je bedrijf al langer dan 1,5 jaar bestaat, want dit bepaalt welke procedure je moet volgen. Bedrijven die langer bestaan krijgen een snellere behandeling door de IND, terwijl jongere bedrijven door een uitgebreidere beoordeling gaan via de RVO. De belangrijkste eerste stappen zijn het verzamelen van je KvK-inschrijving, het controleren van je financiële administratie en het zorgen dat je geen achterstanden hebt met belastingen.
Wat is een erkend referent en waarom zou je dit willen worden?
Een erkend referent is een bedrijf dat officieel door de IND wordt erkend om visa- en verblijfsvergunningaanvragen in te dienen voor internationale werknemers. Deze werkgeverserkenning geeft je toegang tot versnelde procedures en minder administratieve rompslomp bij het aannemen van buitenlandse medewerkers.
De praktische voordelen zijn aanzienlijk. Je aanvragen worden binnen twee weken behandeld in plaats van de standaard acht weken. Je hoeft minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke aanvraag, en je krijgt toegang tot het online platform Portaal Zakelijk voor digitale indiening. Dit bespaart tijd en kosten, vooral als je regelmatig internationale werknemers aanneemt.
Erkend referentschap opent ook de deur naar specifieke verblijfsvergunningen zoals de Europese Blauwe Kaart en intra-corporate transfer vergunningen. Voor kennismigranten en onderzoekers is samenwerking met een erkend referent vaak verplicht, wat je bedrijf toegang geeft tot hoogopgeleid internationaal talent via immigratie dienstverlening.
Welke voorwaarden moet je vervullen om erkend referent te worden?
De IND stelt verschillende eisen afhankelijk van hoe lang je bedrijf bestaat. Voor bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan zijn de voorwaarden: inschrijving bij de Kamer van Koophandel, geen achterstanden met sociale lasten en loonbelastingen, en geen fiscale vergrijpboetes in de afgelopen jaren.
Je bestuurders moeten betrouwbaar zijn, waarvoor de IND een Verklaring Omtrent Gedrag kan opvragen. Het bedrijf mag de afgelopen drie jaar niet failliet zijn verklaard en moet financieel gezond zijn. De IND beoordeelt je omzet en winstgevendheid om te bepalen of je bedrijf continuïteit kan garanderen.
Voor jongere bedrijven gelden strengere eisen. Bedrijven die korter dan anderhalf jaar bestaan moeten door een uitgebreid puntensysteem via de RVO. Hierbij worden je ondernemingsplan, organisatiestructuur, financieel plan en marktanalyse beoordeeld. Je moet minimaal 50 van de 100 punten behalen voor een positieve beoordeling.
Hoe lang duurt de aanvraagprocedure voor erkend referentschap?
De doorlooptijd hangt sterk af van hoe lang je bedrijf bestaat. Bedrijven die langer dan anderhalf jaar bestaan krijgen binnen acht tot twaalf weken uitsluitsel van de IND. De wettelijke beslistermijn is drie maanden, maar in de praktijk kan het sneller gaan.
Voor bedrijven die korter dan anderhalf jaar bestaan duurt de procedure tot wel zes maanden. Dit komt doordat de RVO eerst een uitgebreide beoordeling moet uitvoeren voordat de IND een beslissing neemt. De RVO voert een voortoets uit en beoordeelt vervolgens je aanvraag aan de hand van het puntensysteem.
Je kunt vertragingen voorkomen door je documentatie compleet en correct aan te leveren. Zorg dat alle financiële stukken door een accountant zijn opgesteld en dat je ondernemingsplan alle vereiste onderdelen bevat. Een onvolledige aanvraag leidt altijd tot vertraging omdat de IND of RVO om aanvullende informatie moet vragen.
Wat zijn de kosten verbonden aan erkend referentschap?
De standaard IND-leges voor erkend referent aanvragen bedragen €4.866 (in 2025). Dit is een eenmalige investering die je terugverdient door de tijdsbesparing en lagere kosten per verblijfsvergunningaanvraag die je daarna indient.
Voor kleinere bedrijven bestaat er een gereduceerd tarief van €2.432 (in 2025). Dit geldt voor ondernemingen die korter dan anderhalf jaar bestaan of wereldwijd minder dan 50 werknemers in dienst hebben. Deze regeling maakt erkend referentschap toegankelijker voor startups en kleinere organisaties.
Naast de leges moet je rekening houden met mogelijke externe kosten. Als je een adviseur inschakelt voor de aanvraag, of als je financiële stukken door een accountant moet laten opstellen voor jongere bedrijven, komen daar extra kosten bij. Deze investeringen kunnen echter helpen om de aanvraag succesvol en zonder vertragingen af te ronden.
Welke documenten heb je nodig voor je erkend referent aanvraag?
Voor gevestigde bedrijven heb je relatief weinig documentatie nodig: je KvK-uittreksel, bewijs dat je geen belastingachterstanden hebt, en financiële overzichten die je continuïteit aantonen. De IND kan aanvullende documenten opvragen als zij twijfelen aan de betrouwbaarheid van bestuurders.
Jongere bedrijven moeten een uitgebreid dossier samenstellen. Dit bestaat uit een ondernemingsplan met productbeschrijving en marktanalyse, een organisatieschema met competentiebeschrijvingen van bestuurders, en een door een accountant opgesteld financieel plan met balans, omzetprognose en liquiditeitsprognose voor drie jaar.
Zorg dat alle documenten actueel zijn en consistent met elkaar. Je KvK-inschrijving moet kloppen met de informatie in je ondernemingsplan, en je financiële prognoses moeten realistisch zijn en aansluiten bij je marktanalyse. Inconsistenties leiden tot vragen van de beoordelaars en kunnen je aanvraag vertragen.
Het verkrijgen van erkend referent status vraagt voorbereiding en de juiste documentatie, maar de voordelen maken deze investering de moeite waard. Bij Eastwing helpen we bedrijven door het complete proces, van het beoordelen of je aan de voorwaarden voldoet tot het samenstellen van een complete aanvraag die de eerste keer goed is. Neem contact op voor persoonlijk advies.
Gerelateerde artikelen
- Welke soorten werkvergunningen bestaan er in Nederland?
- Hoe lang van tevoren moet u de expatregeling (30%-regeling) aanvragen?
- Welke bewijsstukken moet een werkgever aanleveren voor werkvergunning?
- Wat zijn de voordelen van de 30%-regeling voor werkgevers?
- Wat riskeert een werkgever bij werkvergunning overtredingen?
