Een werkvergunning aanvragen in Nederland is de verantwoordelijkheid van de werkgever, niet van de werknemer. De werkgever dient een tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning (GVVA) aan te vragen bij UWV WERKbedrijf voordat een internationale medewerker mag beginnen met werken. De standaard behandeltijd bedraagt ongeveer 5 weken, en de procedure vereist specifieke documenten zoals een arbeidscontract, pasfoto en bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het aanvraagproces.
Wie moet een werkvergunning aanvragen in Nederland?
De werkgever is verplicht om een werkvergunning aan te vragen voor internationale werknemers van buiten de EU, EER of Zwitserland. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag bij UWV WERKbedrijf voordat de werknemer start. De werknemer zelf kan geen werkvergunning aanvragen.
Niet alle nationaliteiten hebben een werkvergunning nodig. Burgers uit EU- en EER-landen en Zwitserland mogen zonder vergunning in Nederland werken. Ook kennismigranten die via een erkend referent worden aangesteld, vallen onder een andere regeling en hebben geen aparte werkvergunning nodig. Hetzelfde geldt voor bepaalde andere categorieën zoals stagiairs en seizoenarbeiders onder specifieke voorwaarden.
Je moet als werkgever goed nagaan of je werknemer onder een uitzonderingscategorie valt. Voor veel hoogopgeleide professionals kan de kennismigrantenregeling een sneller alternatief zijn. Wil je meer weten over verschillende immigratieopties? Dan helpen we je graag verder met het vinden van de beste route voor jouw situatie.
Welke documenten heb je nodig voor een werkvergunning aanvraag?
Voor een werkvergunning aanvraag heb je als werkgever verschillende documenten nodig. De belangrijkste zijn een kopie van het paspoort van de werknemer, een ondertekend arbeidscontract of intentieverklaring, en een geldig uittreksel van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Ook moet je een bewijs van de arbeidsmarkttoets kunnen overleggen, tenzij je daarvan bent vrijgesteld.
Aanvullende documenten kunnen nodig zijn afhankelijk van de specifieke situatie. Denk aan diploma’s of certificaten als de functie specifieke kwalificaties vereist, of een verklaring over het aangeboden salaris. Zorg ervoor dat alle documenten volledig en leesbaar zijn. Incomplete aanvragen leiden vaak tot vertragingen in de behandeling.
Het is verstandig om alle documenten digitaal te bewaren in een overzichtelijke map. De meeste aanvragen verlopen tegenwoordig online via het systeem van UWV. Controleer vooraf of je alle benodigde informatie bij de hand hebt, zodat je de aanvraag in één keer compleet kunt indienen. Dit bespaart tijd en voorkomt onnodige correspondentie.
Hoe verloopt de aanvraagprocedure voor een werkvergunning?
De aanvraagprocedure start met het registreren bij UWV WERKbedrijf als je dat nog niet eerder hebt gedaan. Daarna dien je de aanvraag in met alle benodigde documenten via het online portaal. UWV controleert of de aanvraag compleet is en voert eventueel een arbeidsmarkttoets uit om na te gaan of er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn op de Nederlandse arbeidsmarkt.
Er zijn twee hoofdtypen werkvergunningen: de tewerkstellingsvergunning (TWV) en de gecombineerde vergunning (GVVA). De TWV is alleen een werkvergunning en wordt gebruikt als de werknemer al een verblijfsvergunning heeft of deze niet nodig heeft. De GVVA combineert werk- en verblijfsvergunning in één aanvraag en wordt aangevraagd bij de IND, niet bij UWV.
Na indiening beoordeelt UWV de aanvraag aan de hand van verschillende criteria. Ze kijken onder andere naar de arbeidsvoorwaarden, het aangeboden salaris en of je als werkgever voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. Als alles in orde is, ontvang je een beslissing. Bij een positieve uitspraak krijg je de vergunning toegestuurd en mag de werknemer officieel starten.
Hoelang duurt het voordat je een werkvergunning krijgt?
De standaard behandeltijd voor een TWV-aanvraag bedraagt ongeveer 5 weken. Dit is de periode die UWV nodig heeft om je aanvraag te beoordelen en een beslissing te nemen. Voor een GVVA kan de procedure langer duren, vaak 8 tot 12 weken, omdat hierbij zowel de IND als andere instanties betrokken zijn.
Vertragingen kunnen optreden als je aanvraag niet compleet is of als er aanvullende informatie nodig is. Ook tijdens piekperiodes, zoals het begin van het academisch jaar, kan de behandeltijd oplopen. Je kunt het proces versnellen door tijdig een volledige aanvraag in te dienen met alle correcte documenten en door snel te reageren op eventuele vragen van UWV.
In sommige gevallen is een spoedprocedure mogelijk, maar dit is niet standaard beschikbaar en vereist vaak extra onderbouwing. Plan daarom ruim op tijd en dien de aanvraag in voordat je de werknemer nodig hebt. De werknemer mag namelijk pas starten zodra de vergunning is verleend.
Wat kost een werkvergunning aanvraag in Nederland?
Het UWV rekent geen kosten voor een TWV-aanvraag.
Eventuele extra kosten kunnen ontstaan als je gebruikmaakt van versnelde procedures of als je externe adviseurs inschakelt om je te helpen met de aanvraag.
Voor een GVVA betaal je wel leges omdat deze vergunning zowel werk als verblijf regelt. De exacte bedragen vind je op de website van IND. Houd er rekening mee dat bij afwijzing van de aanvraag de betaalde leges niet worden teruggestort. Zorg daarom voor een zorgvuldige voorbereiding van je aanvraag.
Conclusie
Het aanvragen van een werkvergunning in Nederland vereist zorgvuldige voorbereiding en kennis van de juiste procedures. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het tijdig indienen van een complete aanvraag met alle benodigde documenten. Door goed te plannen en de behandeltijden in acht te nemen, voorkom je vertragingen bij de start van je internationale medewerker.
Bij Eastwing helpen we bedrijven en HR-afdelingen met het complete immigratieproces, van werkvergunningen tot relocatiebegeleiding. We zorgen ervoor dat alle procedures correct worden gevolgd en dat je medewerkers soepel kunnen starten in Nederland. Heb je vragen over werkvergunningen of andere aspecten van global mobility? Neem dan contact met ons op voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de werkvergunning wordt afgewezen?
Bij afwijzing ontvang je een schriftelijke motivering van UWV waarin wordt uitgelegd waarom de aanvraag niet is goedgekeurd. Je hebt dan de mogelijkheid om bezwaar te maken binnen 6 weken na de beslissing. Het is belangrijk om de afwijzingsgronden goed te analyseren en eventueel ontbrekende informatie aan te leveren. In sommige gevallen kan het verstandiger zijn om een nieuwe, verbeterde aanvraag in te dienen in plaats van bezwaar te maken.
Mag een werknemer alvast beginnen terwijl de werkvergunning nog in behandeling is?
Nee, de werknemer mag absoluut niet beginnen met werken voordat de werkvergunning officieel is verleend. Als werkgever riskeer je hoge boetes als je een werknemer zonder geldige vergunning laat werken. Deze boetes kunnen fors oplopen per overtreding. Plan daarom altijd ruim van tevoren en wacht met de startdatum tot je de goedkeuring hebt ontvangen.
Hoe lang is een werkvergunning geldig en kan deze worden verlengd?
Een TWV is meestal geldig voor maximaal 90 dagen, maar in uitzonderingen kunnen deze worden afgegeven voor maximaal 3 jaar. De TWV is gebonden aan een specifieke werkgever en functie. Je kunt de vergunning verlengen door minimaal 5 weken voor de vervaldatum een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij verlenging controleert UWV opnieuw of aan alle voorwaarden wordt voldaan. Als de werknemer van functie of werkgever verandert, is in de meeste gevallen een nieuwe werkvergunning nodig.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij werkvergunning aanvragen?
De meest voorkomende fouten zijn incomplete documentatie, te laat indienen waardoor de gewenste startdatum niet gehaald wordt, en onjuiste of onvolledige functieomschrijvingen. Ook wordt vaak vergeten om te controleren of de werknemer wel echt een vergunning nodig heeft of onder een uitzondering valt. Daarnaast leidt onduidelijkheid over het aangeboden salaris en arbeidsvoorwaarden regelmatig tot vragen van UWV die de procedure vertragen.
Wat is de arbeidsmarkttoets en wanneer ben je daarvan vrijgesteld?
De arbeidsmarkttoets is een controle waarbij UWV nagaat of er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn op de Nederlandse of Europese arbeidsmarkt voor de functie. Je bent vrijgesteld van deze toets in specifieke situaties, zoals bij schaarse beroepen op de lijst van UWV, bij overplaatsing binnen een internationaal bedrijf, of bij wetenschappelijk personeel. Ook bepaalde sectoren zoals de land- en tuinbouw hebben eigen regelingen met vrijstellingen.
Kan een werknemer met een werkvergunning later overstappen naar een kennismigrantenvergunning?
Ja, als de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de kennismigrantenregeling (zoals het minimumsalaris en een erkend referent als werkgever), kan er een overstap worden gemaakt. Dit kan voordelig zijn omdat de kennismigrantenregeling meer flexibiliteit biedt en sneller te verwerken is. De werkgever moet wel erkend zijn als sponsor door de IND. Het is verstandig om deze optie vroegtijdig te verkennen als je regelmatig hoogopgeleide internationale medewerkers aanneemt.
Wat zijn de verplichtingen van de werkgever nadat de werkvergunning is verleend?
Als werkgever moet je ervoor zorgen dat de werknemer onder dezelfde arbeidsvoorwaarden werkt als vermeld in de aanvraag, inclusief salaris en functieomschrijving. Je bent verplicht om wijzigingen in de arbeidsrelatie te melden aan UWV, zoals ontslag of functiewijziging. Ook moet je de werkvergunning of een kopie daarvan op de werkplek beschikbaar hebben voor eventuele controles door de Inspectie SZW. Bij overtreding van deze verplichtingen riskeer je boetes en kan toekomstige aanvragen worden geweigerd.
