Ja, een werkgever kan een werkvergunning aanvragen namens een werknemer. In Nederland is dit zelfs verplicht: de werkgever moet de tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen bij het UWV voordat een niet-EU/EER werknemer mag beginnen met werken. De werknemer kan dit niet zelf doen. De werkgever draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de aanvraag en moet voldoen aan alle voorwaarden, waaronder de arbeidsmarkttoets en correcte salarisafspraken.
Wat is een werkvergunning en wanneer is deze nodig?
Een werkvergunning, officieel de tewerkstellingsvergunning (TWV), is een vergunning die werkgevers in Nederland nodig hebben om werknemers uit landen buiten de EU/EER in dienst te nemen. Deze vergunning is verplicht voordat de werknemer mag beginnen met werken.
Je hebt als werkgever een TWV nodig wanneer je een werknemer wilt aannemen uit een land buiten de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Voor werknemers uit EU/EER-landen is geen werkvergunning Nederland nodig, omdat zij vrij mogen werken binnen de Europese Unie.
Er bestaan uitzonderingen op de TWV-plicht. Wanneer je werkt met de kennismigrantenregeling en erkend bent als referent, hoef je geen aparte werkvergunning aan te vragen. Ook voor bepaalde functies en situaties geldt een vrijstelling, zoals voor stagiaires, seizoenarbeiders onder specifieke voorwaarden, of werknemers die onder een intra-corporate transfer vallen. Afhankelijk van de duur van het verblijf, moet er vaak nog wel een aanvraag voor een verblijfsvergunning worden ingediend bij de IND. De verblijfsvergunning geeft in vele gevallen recht om te werken bij de referent.
Voor welke nationaliteiten geldt de TWV-plicht?
De TWV-plicht geldt voor werknemers uit alle landen buiten de EU/EER en Zwitserland. Dit omvat onder andere werknemers uit Aziatische landen, Afrika, Zuid-Amerika en andere regio’s. De regeling geldt ongeacht het opleidingsniveau of de functie, tenzij er een specifieke vrijstelling van toepassing is.
Hoe vraagt een werkgever een werkvergunning aan?
Als werkgever dien je de werkvergunning aan bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). Je moet dit doen voordat de werknemer begint met werken. Het proces bestaat uit verschillende stappen die je zorgvuldig moet doorlopen.
Je start de aanvraag via het online portaal van het UWV. Hier vul je alle gegevens in over jezelf als werkgever, de functie en de werknemer. Het UWV controleert vervolgens of je voldoet aan alle voorwaarden en voert een arbeidsmarkttoets uit om te bepalen of er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn op de Nederlandse of Europese arbeidsmarkt.
De doorlooptijd voor een TWV-aanvraag bedraagt ongeveer vijf weken na ontvangst van de complete aanvraag. Het is belangrijk om tijdig te beginnen met de aanvraag, zodat de werknemer op de gewenste startdatum kan beginnen. Bij een onvolledige aanvraag kan de behandeling langer duren.
Stappen in het aanvraagproces
- Controleer of je als werkgever aan alle voorwaarden voldoet
- Verzamel alle benodigde documenten van jezelf en de werknemer
- Meld de vacature aan bij het UWV voor de arbeidsmarkttoets, indien nodig voor het type TWV
- Dien de volledige aanvraag in via het online portaal
- Wacht op de beslissing van het UWV
- Informeer de werknemer over de uitkomst
Als werkgever moet je ook voldoen aan specifieke voorwaarden. Je moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel, geen achterstand hebben in belasting- en premiebetalingen, en de afgelopen jaren geen boetes hebben gekregen voor overtredingen van de Wet arbeid vreemdelingen.
Welke documenten zijn nodig voor de aanvraag?
Voor een complete werkvergunning aanvraag heb je verschillende documenten nodig van zowel jezelf als werkgever en van de werknemer. Het is belangrijk om alle documenten compleet en correct aan te leveren om vertragingen te voorkomen.
Van de werknemer heb je nodig: een geldig paspoort of identiteitsbewijs, diploma’s en certificaten die de opleiding en ervaring aantonen, en een getekend arbeidscontract. Het arbeidscontract moet voldoen aan de Nederlandse CAO-voorwaarden en minimaal het wettelijk minimumloon vermelden dat past bij de functie.
Als werkgever lever je aan: een recent uittreksel uit de Kamer van Koophandel, bewijs dat je geen achterstand hebt in belasting- en premiebetalingen, een gedetailleerde functiebeschrijving, en documentatie over de arbeidsmarkttoets. Je moet kunnen aantonen dat je de vacature voldoende hebt gepubliceerd en dat er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn.
Overzicht benodigde documenten
| Document | Verstrekt door | Doel |
|---|---|---|
| Kopie paspoort | Werknemer | Identiteitsbewijs |
| Diploma’s en certificaten | Werknemer | Bewijs van kwalificaties |
| Arbeidscontract | Werkgever en werknemer | Arbeidsvoorwaarden |
| KvK-uittreksel | Werkgever | Bedrijfsgegevens |
| Functiebeschrijving | Werkgever | Taakomschrijving |
| Bewijs arbeidsmarkttoets | Werkgever | Vacaturepublicatie |
Let erop dat alle buitenlandse documenten officieel vertaald moeten zijn naar het Nederlands of Engels. Soms is ook een Nuffic waardering nodig van het diploma.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van de werkgever tijdens het proces?
Als werkgever draag je de volledige verantwoordelijkheid voor de werkvergunning aanvraag en de naleving van alle voorwaarden. Je bent verplicht om de juiste procedures te volgen en te zorgen dat alle informatie correct en volledig is.
Bij de regulier aanvraag voor een tewerkstellingsvergunning moet je een arbeidsmarkttoets uitvoeren door de vacature minimaal vijf weken te publiceren op relevante platforms en bij het UWV. Dit toont aan dat je serieus hebt gezocht naar geschikte kandidaten binnen Nederland en de EU voordat je een niet-EU/EER werknemer wilt aannemen. Voor andere type tewerkstellingsvergunningen hoeft dit niet perse een vereiste te zijn.
De salarisvoorwaarden die je aanbiedt moeten voldoen aan de Nederlandse wetgeving. Dit betekent dat je minimaal het wettelijk minimumloon moet betalen en je moet houden aan de CAO-voorwaarden die gelden voor de functie en sector. Het UWV controleert dit streng tijdens de aanvraag.
Compliance en communicatie
Je bent verantwoordelijk voor het naleven van alle Nederlandse arbeidsregelgeving. Dit omvat correcte belastingafdracht, sociale verzekeringen en arbeidsomstandigheden. Overtredingen kunnen leiden tot boetes en intrekking van toekomstige werkvergunningen.
Tijdens het wachtproces houd je de werknemer op de hoogte van de voortgang. De werknemer mag pas beginnen met werken nadat de werkvergunning is verleend. Eerder beginnen is illegaal en kan leiden tot hoge boetes voor jou als werkgever.
Als je regelmatig internationale werknemers aanneemt, kan het nuttig zijn om immigratieondersteuning in te schakelen. Dit helpt je om alle procedures correct te doorlopen en voorkomt kostbare fouten.
Kan een werknemer zelf een werkvergunning aanvragen?
Nee, in de meeste gevallen kan een werknemer geen werkvergunning aanvragen voor zichzelf. Het Nederlandse systeem is werkgevergestuurd, wat betekent dat de werkgever verantwoordelijk is voor het aanvragen van de TWV. Dit is een belangrijk verschil met sommige andere landen.
De reden hiervoor is dat de werkgever moet aantonen dat de functie nodig is en dat er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn op de Nederlandse of Europese arbeidsmarkt. De werkgever heeft de bedrijfsinformatie en kan de arbeidsmarkttoets uitvoeren, wat de werknemer niet kan.
Er bestaan wel enkele uitzonderingen waarbij werknemers zelf actie kunnen ondernemen. Afgestudeerden van een Nederlandse universiteit of hogeschool kunnen gebruikmaken van het zoekjaar voor afgestudeerden. Tijdens dit jaar mogen zij werken zonder TWV en zoeken naar een baan die past bij hun opleidingsniveau.
Andere situaties zonder werkgevergestuurd systeem
Wanneer je als werknemer een verblijfsvergunning hebt voor andere doeleinden, zoals gezinshereniging of asiel, kun je onder bepaalde voorwaarden werken zonder dat je werkgever een aparte TWV hoeft aan te vragen. Je verblijfsvergunning vermeldt dan of je mag werken en onder welke voorwaarden.
Voor hoogopgeleide professionals bestaat de kennismigrantenregeling. Hierbij vraagt de werkgever als erkend referent een gecombineerde verblijfs- en werkvergunning aan. Dit is geen standaard TWV, maar een ander type vergunning met andere voorwaarden en voordelen.
Als je vragen hebt over welke procedure voor jouw situatie geldt, kun je altijd contact opnemen voor advies op maat.
Conclusie
Het aanvragen van een werkvergunning Nederland is een werkgeververantwoordelijkheid die zorgvuldige voorbereiding en kennis van de regelgeving vereist. Als werkgever ben je verplicht om de TWV aan te vragen bij het UWV voordat je werknemer uit een niet-EU/EER land mag beginnen met werken. Dit proces omvat het verzamelen van documenten, het uitvoeren van een arbeidsmarkttoets en het voldoen aan alle Nederlandse arbeidsvoorwaarden.
De werknemer kan in de meeste gevallen niet zelf een werkvergunning aanvragen, omdat het systeem werkgevergestuurd is. Er bestaan wel uitzonderingen, zoals het zoekjaar voor afgestudeerden of wanneer iemand al een verblijfsvergunning heeft voor andere doeleinden.
Bij Eastwing helpen we werkgevers en internationale professionals met alle aspecten van immigratie en werkvergunningen. We zorgen ervoor dat je aanvraag compleet en correct is, waardoor je vertragingen voorkomt en je nieuwe werknemer op tijd kan starten. Neem contact met ons op voor persoonlijke begeleiding bij jouw werkvergunning aanvraag.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn TWV-aanvraag wordt afgewezen?
Bij een afwijzing ontvang je een gemotiveerde beslissing van het UWV waarin staat waarom de aanvraag is afgewezen. Je kunt binnen zes weken bezwaar maken tegen deze beslissing als je het niet eens bent met de afwijzing. Het is belangrijk om de afwijzingsgronden goed te analyseren en eventuele fouten te corrigeren voordat je een nieuwe aanvraag indient of bezwaar maakt. Professionele immigratieondersteuning kan helpen om je kansen bij een hernieuwde aanvraag te vergroten.
Hoeveel kost het aanvragen van een werkvergunning voor een werkgever?
Het UWV rekent geen kosten voor een TWV-aanvraag Naast de leges kunnen er extra kosten zijn voor het vertalen en legaliseren van documenten, en eventueel voor professionele ondersteuning bij de aanvraag.
Kan ik een werkvergunning verlengen en hoe doe ik dat?
Ja, je kunt een TWV verlengen als de werknemer langer bij je in dienst blijft. Je moet de verlengingsaanvraag minimaal vijf weken voor het aflopen van de huidige vergunning indienen bij het UWV. Voor de verlenging gelden grotendeels dezelfde voorwaarden als bij de eerste aanvraag, maar de arbeidsmarkttoets kan in sommige gevallen vereenvoudigd zijn. Zorg ervoor dat alle arbeidsvoorwaarden nog steeds voldoen aan de wettelijke eisen en dat je als werkgever geen overtredingen hebt begaan.
Mag een werknemer met een TWV van werkgever wisselen?
Nee, een TWV is altijd gekoppeld aan een specifieke werkgever en functie. Als de werknemer bij een andere werkgever wil gaan werken, moet de nieuwe werkgever een nieuwe TWV aanvragen. De werknemer mag pas bij de nieuwe werkgever beginnen nadat deze nieuwe werkvergunning is verleend. Het is niet mogelijk om een bestaande TWV over te dragen naar een andere werkgever.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij een TWV-aanvraag en hoe voorkom ik deze?
De meest voorkomende fouten zijn: onvolledige documentatie, een onvoldoende uitgevoerde arbeidsmarkttoets (vacature te kort of op verkeerde platforms gepubliceerd), te lage salarisafspraken die niet voldoen aan CAO-normen, en ontbrekende vertalingen of legalisaties van buitenlandse documenten. Voorkom deze fouten door ruim van tevoren te beginnen, alle documenten zorgvuldig te controleren, en de vacature minimaal vijf weken breed te publiceren. Een checklist gebruiken of professionele hulp inschakelen vermindert de kans op fouten aanzienlijk.
Hoe lang is een werkvergunning geldig en wat gebeurt er daarna?
Een TWV wordt meestal verleend voor maximaal 90 dagen, maar een aantal type TWV's kunnen voor langere tijd worden afgegeven met een maximum van drie jaar, maar de geldigheidsduur hangt af van de duur van het arbeidscontract. Als het contract voor bepaalde tijd is, wordt de TWV verleend voor die periode.
Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever nadat de werkvergunning is verleend?
Na verlening blijf je verplicht om alle arbeidsvoorwaarden na te leven, inclusief het overeengekomen salaris, werktijden en arbeidsomstandigheden. Je moet wijzigingen in de arbeidssituatie (zoals functiewijziging, salarisverlaging of ontslag) melden aan het UWV. Ook ben je verplicht om administratie bij te houden die aantoont dat je aan alle voorwaarden voldoet. Het UWV en de Inspectie SZW kunnen controles uitvoeren, en bij overtredingen riskeer je boetes en uitsluiting van toekomstige werkvergunningen.
