In Nederland is de werkgever wettelijk verplicht om de kosten van een werkvergunningaanvraag te betalen. Dit geldt voor alle typen werkvergunningen, inclusief tewerkstellingsvergunningen en gecombineerde vergunningen voor verblijf en arbeid. De werkgever mag deze kosten niet doorberekenen aan de werknemer, zoals vastgelegd in de Wet arbeid vreemdelingen. Deze regel beschermt internationale werknemers tegen financiële uitbuiting en zorgt ervoor dat bedrijven de volledige verantwoordelijkheid nemen voor het rechtmatig in dienst nemen van buitenlands personeel.
Wie is wettelijk verantwoordelijk voor de kosten van een werkvergunning?
De werkgever draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het betalen van werkvergunningaanvraagkosten in Nederland. Deze wettelijke verplichting is vastgelegd in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) en geldt voor alle soorten werkvergunningen die nodig zijn om buitenlandse werknemers legaal in dienst te nemen.
De achterliggende reden voor deze regeling is het beschermen van werknemers tegen uitbuiting. Door de kosten bij de werkgever te leggen, voorkomt de wetgever dat internationale professionals onder druk worden gezet om zelf voor hun werkrecht te betalen. Dit zorgt voor een eerlijkere arbeidsmarkt waarbij bedrijven bewust kiezen voor het aannemen van internationaal talent en daarbij de volledige verantwoordelijkheid nemen.
Deze kostenregel geldt voor verschillende typen werkvergunningen:
- Tewerkstellingsvergunning (TWV) voor tijdelijke arbeid
- Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) die zowel verblijf als werk toestaat
- Kennismigrantenregeling voor hoogopgeleide professionals
Voor alle genoemde vergunningstypen moet de werkgever de leges en eventuele administratieve kosten betalen. Dit geldt ook wanneer je als werkgever gebruikmaakt van een immigratiedienstverlener voor begeleiding bij de aanvraag.
Hoeveel kost een werkvergunningaanvraag in Nederland?
De kosten voor een werkvergunning Nederland variëren afhankelijk van het type vergunning en de situatie van je bedrijf. De IND hanteert verschillende tarieven voor de verschillende soorten aanvragen, waarbij je rekening moet houden met zowel leges als mogelijke extra kosten.
Voor een tewerkstellingsvergunning (TWV) betaal je als werkgever leges aan UWV. Voor een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) zijn de kosten hoger omdat deze vergunning zowel het verblijfs- als het arbeidsrecht regelt. Bij de kennismigrantenregeling moet je eerst erkend referent zijn, wat eenmalige kosten met zich meebrengt van €4.866. Voor ondernemingen die wereldwijd minder dan 50 werknemers hebben, geldt een gereduceerd tarief van €2.432. Deze bedragen gelden in 2025.
Naast de officiële leges komen vaak extra kosten kijken:
- Administratiekosten voor het verzamelen en voorbereiden van documenten
- Vertalingen van diploma’s en arbeidscontracten door beëdigde vertalers
- Legalisaties van buitenlandse documenten
- Professionele begeleiding door immigratiespecialisten
De totale kosten kunnen variëren van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit van de aanvraag en of je externe ondersteuning inschakelt. Houd er rekening mee dat de aanvraagtermijn voor erkend referenten meestal 12 weken bedraagt, terwijl dit voor jonge bedrijven kan oplopen tot 6 maanden.
Mag een werkgever de werkvergunningkosten doorberekenen aan de werknemer?
Nee, het doorberekenen van werkvergunningkosten aan de werknemer is wettelijk niet toegestaan in Nederland. De Wet arbeid vreemdelingen (Wav) verbiedt werkgevers expliciet om deze kosten te verhalen op werknemers, ongeacht de manier waarop dit gebeurt.
Deze bescherming bestaat om te voorkomen dat internationale werknemers in een kwetsbare positie worden gebracht. Werknemers die voor hun eigen werkvergunning moeten betalen, kunnen onder druk komen te staan of financieel worden uitgebuit. De wetgever heeft daarom bepaald dat bedrijven die ervoor kiezen internationaal personeel aan te nemen, ook de volledige kosten hiervan moeten dragen.
Werkgevers die deze regel overtreden, riskeren aanzienlijke consequenties:
- Boetes van de Inspectie SZW die kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s per overtreding
- Intrekking van het erkend referentschap door de IND, waardoor je geen kennismigranten meer kunt aannemen
- Reputatieschade die toekomstige werving van internationaal talent kan bemoeilijken
Word je als werknemer toch geconfronteerd met de vraag om werkvergunningkosten te betalen? Dan kun je dit melden bij de Inspectie SZW. Je hebt recht op bescherming tegen represailles en de werkgever kan worden verplicht de kosten terug te betalen. Neem bij twijfel contact op met een specialist in arbeidsrecht of immigratierecht die je kan adviseren over je rechten en mogelijkheden.
Welke andere kosten komen kijken bij het aannemen van internationaal personeel?
Naast de werkvergunningaanvraagkosten moet je als werkgever rekening houden met verschillende aanvullende kosten bij het aannemen van internationale werknemers. Deze kosten zijn vaak niet wettelijk verplicht, maar dragen wel bij aan een succesvolle integratie en medewerkerstevredenheid.
De belangrijkste aanvullende kostenposten zijn:
- Relocatiekosten zoals verhuizing, tijdelijke huisvesting en reiskosten naar Nederland
- Huisvestingsondersteuning bij het vinden van een geschikte woning, wat in Nederlandse steden uitdagend kan zijn
- Begeleiding bij inschrijving gemeente voor het verkrijgen van een BSN-nummer en registratie
- Belastingadvies waaronder ondersteuning bij de aanvraag van de 30%-regeling voor fiscaal voordeel
- Payroll en compliance diensten voor correcte salarisadministratie volgens Nederlandse wetgeving
Sommige werkgevers kiezen ervoor om deze kosten volledig te vergoeden als onderdeel van het aantrekkelijk maken van hun aanbod aan internationale professionals. Andere bedrijven maken afspraken in het arbeidscontract over het delen van bepaalde kosten met de werknemer, bijvoorbeeld door een relocatievergoeding te koppelen aan een minimumaantal dienstjaren.
Het is belangrijk om deze afspraken helder vast te leggen in het arbeidscontract voordat de werknemer naar Nederland komt. Zo voorkom je misverstanden en zorg je voor een goede start van het dienstverband. Houd er rekening mee dat investeren in een soepele relocatie en integratie vaak terugverdiend wordt door hogere medewerkerstevredenheid en betere retentie van internationaal talent.
Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete proces rondom internationale werknemers, van werkvergunning tot relocatiebegeleiding en payroll. We zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen en ondersteunen je bij het maken van weloverwogen keuzes over welke diensten het beste passen bij jouw situatie en budget.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een werknemer al in Nederland is met een andere verblijfsstatus - moet de werkgever dan nog steeds de werkvergunning betalen?
Ja, ook als een werknemer al in Nederland verblijft met bijvoorbeeld een verblijfsvergunning voor studie of gezinshereniging, blijft de werkgever verantwoordelijk voor de kosten van de werkvergunning. De Wet arbeid vreemdelingen maakt geen onderscheid op basis van de verblijfsstatus van de werknemer. Zodra er een werkvergunning nodig is om legaal te kunnen werken, draagt de werkgever alle kosten.
Kunnen we als werkgever de werkvergunningkosten terugvorderen als een werknemer binnen een paar maanden weer vertrekt?
Nee, je mag de werkvergunningkosten niet terugvorderen van de werknemer, ook niet als deze snel vertrekt. Dit zou gelden als indirecte doorberekening van kosten, wat verboden is onder de Wav. Je kunt wel afspraken maken over andere relocatiekosten (zoals verhuiskosten) gekoppeld aan een minimumaantal dienstjaren, maar de werkvergunningkosten zelf blijven altijd voor rekening van de werkgever.
Hoe lang duurt het voordat een werkvergunning is goedgekeurd en wanneer moet ik de kosten betalen?
De doorlooptijd varieert per vergunningtype: voor kennismigranten als erkend referent meestal 2 weken, voor GVVA-aanvragen 4-6 weken, en voor nieuwe erkend referenten tot 6 maanden. De kosten betaal je bij het indienen van de aanvraag via een online betaling of automatische incasso. Plan daarom voldoende tijd in voor de aanvraag voordat de werknemer moet starten.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij werkvergunningaanvragen die extra kosten veroorzaken?
De meest voorkomende fouten zijn incomplete documentatie (ontbrekende diploma's of vertalingen), onjuiste salarisberekeningen die niet voldoen aan de normbedragen, en het niet tijdig verlengen van vergunningen. Deze fouten leiden tot afwijzingen waarna je opnieuw leges moet betalen. Zorg daarom voor zorgvuldige voorbereiding of schakel een immigratiespecialist in om kostbare fouten te voorkomen.
Is er een verschil in kosten tussen het aannemen van een EU-burger en iemand van buiten de EU?
Ja, er is een groot verschil. EU-burgers hebben geen werkvergunning nodig in Nederland dankzij het vrije verkeer van werknemers binnen de EU. Je hebt alleen kosten voor eventuele relocatiebegeleiding en administratie. Voor werknemers van buiten de EU ben je wel verplicht een werkvergunning aan te vragen en alle bijbehorende kosten te betalen.
Kunnen we de werkvergunningkosten aftrekken als bedrijfskosten voor de belasting?
Ja, werkvergunningkosten zijn volledig aftrekbaar als bedrijfskosten omdat ze direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsvoering en het aannemen van personeel. Dit geldt voor zowel de leges als eventuele kosten voor immigratieadvies en documentvertalingen. Bewaar alle facturen en betalingsbewijzen zorgvuldig voor je administratie en belastingaangifte.
Wat moet ik doen als mijn aanvraag voor erkend referentschap wordt afgewezen?
Bij afwijzing kun je bezwaar maken binnen 6 weken na het besluit. Analyseer eerst waarom de aanvraag is afgewezen - vaak gaat het om financiële eisen, compliance-issues of incomplete documentatie. Je kunt een nieuwe aanvraag indienen nadat je de problemen hebt opgelost, maar hiervoor betaal je opnieuw leges. Overweeg professionele ondersteuning om de kans op goedkeuring te vergroten.
