In Nederland is de werkgever wettelijk verplicht om de kosten van een werkvergunning te betalen. Dit geldt voor zowel de tewerkstellingsvergunning als de verblijfsvergunning voor arbeid. Deze regel beschermt internationale werknemers tegen onverwachte financiële lasten bij hun verhuizing naar Nederland. Wel zijn er fiscale mogelijkheden voor werkgevers om deze kosten als bedrijfsuitgaven af te trekken.
Wie is wettelijk verantwoordelijk voor de kosten van een werkvergunning?
De werkgever draagt de volledige verantwoordelijkheid voor alle kosten die verbonden zijn aan het aanvragen van een werkvergunning in Nederland. Deze wettelijke verplichting geldt voor de tewerkstellingsvergunning (TWV) en de verblijfsvergunning voor arbeid. De Nederlandse wetgeving verbiedt werkgevers expliciet om deze kosten door te berekenen aan de werknemer, ook niet gedeeltelijk.
Deze regel is bedoeld om internationale werknemers te beschermen tegen onverwachte financiële lasten. Voor werkgevers betekent dit dat je bij het aannemen van internationaal talent rekening moet houden met de totale immigratiekosten als onderdeel van je wervingsbudget. Dit geldt ongeacht of je werkt met een erkend referentschap of een reguliere aanvraag indient.
De verantwoordelijkheid blijft bij de werkgever, zelfs wanneer je gebruik maakt van externe dienstverleners voor de aanvraag. Je kunt wel afspraken maken over wie de aanvraag coördineert, maar financieel blijf je als werkgever eindverantwoordelijk voor alle gemaakte kosten.
Welke kosten horen bij een werkvergunningaanvraag?
De kosten voor een werkvergunning Nederland bestaan uit verschillende componenten. De belangrijkste post zijn de legeskosten die je betaalt aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Voor een verblijfsvergunning regulier arbeid betaal je leges, en deze kosten variëren afhankelijk van het type vergunning en de situatie van je bedrijf.
Als je bedrijf een erkend referent is, betaal je andere legeskosten dan zonder deze status. Voor het verkrijgen van een erkend referentschap betaal je €4.866. Heb je wereldwijd minder dan 50 werknemers? Dan geldt een gereduceerd tarief van €2.432. Deze investering loont vaak omdat je daarna sneller en efficiënter werkvergunningen kunt aanvragen. Let op, deze bedragen gelden in 2025.
Naast de legeskosten moet je rekening houden met aanvullende uitgaven. Denk aan vertaalkosten voor officiële documenten die niet in het Nederlands of Engels zijn opgesteld, kosten voor apostilles of legalisaties van buitenlandse documenten, en eventueel medische keuringen. Als je juridische ondersteuning inschakelt voor complexe aanvragen, komen daar ook kosten bij. Bij verlenging van een werkvergunning keren de legeskosten terug, maar zijn andere kosten zoals vertalingen vaak niet meer nodig.
Kunnen werkgevers werkvergunningkosten aftrekken of terugvragen?
Werkgevers kunnen werkvergunningkosten fiscaal aftrekken als bedrijfskosten. Deze uitgaven vallen onder de normale bedrijfsvoering wanneer je internationaal personeel aanneemt. Je kunt ze opnemen in je jaarlijkse belastingaangifte als onderdeel van je personeelskosten. Dit geldt voor alle gerelateerde kosten, inclusief leges, juridische ondersteuning en documentvertalingen.
Wat je niet mag doen, is deze kosten doorberekenen aan je werknemer. De Nederlandse wet verbiedt expliciet dat werkgevers werkvergunningkosten verhalen op de internationale werknemer, ook niet via inhoudingen op het salaris of terugbetalingsregelingen. Deze bescherming geldt ongeacht wat je in een arbeidscontract opneemt. Afspraken die deze regel omzeilen zijn juridisch niet geldig.
Er bestaan geen algemene subsidies voor werkvergunningkosten. Wel kunnen specifieke sectoren of regio’s tijdelijk regelingen hebben om internationale werving te stimuleren. Het is verstandig om bij je brancheorganisatie na te vragen of er voor jouw sector bijzondere regelingen gelden. In de praktijk vormen de fiscale aftrekmogelijkheden de belangrijkste manier om de financiële impact te verlagen.
Wat gebeurt er met de kosten als een werkvergunning wordt afgewezen?
Bij afwijzing van een werkvergunningaanvraag krijg je de betaalde legeskosten niet terug. De IND rekent deze kosten voor de beoordeling van je aanvraag, ongeacht de uitkomst. Dit betekent dat je als werkgever het volledige financiële risico draagt wanneer een aanvraag niet wordt goedgekeurd. Ook andere gemaakte kosten, zoals voor vertalingen of juridische ondersteuning, blijven voor je rekening.
Je blijft als werkgever verantwoordelijk voor alle kosten, ook na een afwijzing. Als je bezwaar wilt maken tegen de beslissing, komen daar opnieuw kosten bij. Een bezwaarprocedure vergt vaak juridische expertise en brengt extra legeskosten met zich mee. Het is daarom belangrijk om vooraf goed te beoordelen of een aanvraag kans van slagen heeft.
Om financiële risico’s te beperken, is zorgvuldige voorbereiding belangrijk. Controleer of je werknemer aan alle voorwaarden voldoet voordat je de aanvraag indient. Zorg dat alle documenten compleet en correct zijn, en dat het aangeboden salaris voldoet aan de wettelijke normen. Bij twijfel over complexe situaties kan het verstandig zijn om vooraf advies in te winnen. Een afgewezen aanvraag kost niet alleen geld, maar vertraagt ook het aantreden van je nieuwe medewerker aanzienlijk.
Bedrijven met een erkend referentschap hebben vaak een hoger succespercentage bij aanvragen. De voorwaarden voor dit referentschap zorgen ervoor dat je procedures beter op orde hebt. Hoewel de initiële investering voor erkenning substantieel is, verdien je dit terug door efficiëntere processen en minder afwijzingen bij vervolgaanvragen.
Conclusie
Het begrijpen van de kostenstructuur en verantwoordelijkheden rondom werkvergunningen helpt je om realistische budgetten op te stellen en verrassingen te voorkomen. Als werkgever draag je de volledige financiële verantwoordelijkheid, maar je kunt deze kosten wel fiscaal aftrekken als bedrijfsuitgaven. Zorgvuldige voorbereiding van aanvragen verkleint het risico op afwijzingen en voorkomt onnodige kosten.
Bij Eastwing helpen we bedrijven met het complete immigratieproces, van het bepalen van de juiste vergunning tot het correct indienen van alle documenten. We zorgen ervoor dat je aanvragen compleet zijn en voldoen aan alle actuele regelgeving, zodat je het risico op afwijzingen minimaliseert. Wil je meer weten over hoe we je kunnen ondersteunen bij het aannemen van internationaal talent? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Kan ik als werkgever een terugbetalingsregeling opnemen in het contract als de werknemer binnen een jaar vertrekt?
Nee, dit is niet toegestaan. De Nederlandse wetgeving verbiedt werkgevers om werkvergunningkosten op welke manier dan ook te verhalen op de werknemer, ook niet via terugbetalingsregelingen bij vroegtijdig vertrek. Dergelijke contractclausules zijn juridisch niet geldig, ongeacht wat partijen hebben afgesproken. De werkgever draagt altijd het volledige financiële risico.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een werkvergunningaanvraag wordt goedgekeurd?
De doorlooptijd varieert sterk afhankelijk van het type aanvraag en of je erkend referent bent. Met een erkend referentschap kan de behandeling binnen 2 weken plaatsvinden. Zonder deze status duurt een reguliere aanvraag voor een verblijfsvergunning arbeid vaak 90 dagen, maar dit kan langer zijn bij complexe situaties of tijdens piekperiodes bij de IND.
Wat zijn de belangrijkste fouten die leiden tot afwijzing van werkvergunningaanvragen?
De meest voorkomende fouten zijn: een aangeboden salaris dat onder de wettelijke normen ligt, incomplete of incorrecte documentatie, het niet voldoen aan de arbeidsmarkttoets (indien van toepassing), en ontbrekende vertalingen of legalisaties van buitenlandse documenten. Ook fouten in het ingevulde aanvraagformulier of onduidelijkheid over de functieomschrijving leiden regelmatig tot afwijzingen.
Is het voor mijn bedrijf rendabel om erkend referent te worden?
Dit hangt af van hoe vaak je internationale werknemers aanneemt. Als je jaarlijks meerdere werkvergunningen aanvraagt, is het meestal rendabel door de kortere doorlooptijden, lagere legeskosten per aanvraag, en hogere succespercentages. Voor bedrijven die incidenteel internationaal personeel aannemen, wegen de initiële kosten van €2.432 tot €4.866 mogelijk niet op tegen de voordelen. Deze bedragen gelden in 2025.
Moet ik opnieuw betalen als ik de werkvergunning van een werknemer wil verlengen?
Ja, bij verlenging van een werkvergunning ben je opnieuw legeskosten verschuldigd aan de IND. Het positieve is dat veel andere kosten, zoals vertalingen van diploma's en legalisaties, meestal niet opnieuw nodig zijn omdat deze documenten al eerder zijn goedgekeurd. De totale kosten voor een verlenging zijn daarom doorgaans lager dan bij de initiële aanvraag.
Wat moet ik doen als mijn werkvergunningaanvraag is afgewezen?
Je hebt de mogelijkheid om binnen 4 weken bezwaar te maken tegen de beslissing. Analyseer eerst de afwijzingsgronden zorgvuldig om te bepalen of bezwaar zinvol is. Bij onduidelijkheden of complexe situaties is juridische ondersteuning aan te raden. Let op dat een bezwaarprocedure extra tijd en kosten met zich meebrengt, en dat je werknemer pas kan starten na een positieve uitkomst.
Kunnen werknemers zelf een werkvergunning aanvragen voordat ze een baan hebben?
Nee, in de meeste gevallen niet. Een werkvergunning voor reguliere arbeid kan alleen worden aangevraagd door een werkgever voor een specifieke functie. Er zijn uitzonderingen zoals de zoekjaar-vergunning voor recent afgestudeerden, maar voor reguliere arbeidsvergunningen is altijd een concrete baan en een werkgever als sponsor nodig. De werknemer kan dus niet zelfstandig een aanvraag indienen.
