Als werkgever die een internationale werknemer naar Nederland wil halen, moet je verschillende bewijsstukken aanleveren voor een werkvergunning Nederland. De vereiste documenten omvatten bedrijfsgegevens zoals je KvK-inschrijving, een arbeidsovereenkomst met salarisspecificaties, een gedetailleerde functiebeschrijving, persoonlijke documenten van de werknemer zoals paspoort en diploma’s, en afhankelijk van het type vergunning mogelijk bewijs van arbeidsmarkttoets. Het exacte pakket aan documenten hangt af van het type werkvergunning en de specifieke situatie van jouw bedrijf en de werknemer.
Welke basisdocumenten zijn verplicht bij elke werkvergunningsaanvraag?
Bij elke werkvergunningsaanvraag moet je als werkgever standaard bewijsstukken overleggen die jouw bedrijf identificeren en de arbeidsrelatie bevestigen. Je hebt minimaal nodig: een geldig uittreksel uit de Kamer van Koophandel (niet ouder dan zes maanden), een ondertekende arbeidsovereenkomst tussen jouw bedrijf en de werknemer, en een uitgebreide functiebeschrijving waarin taken, verantwoordelijkheden en vereiste kwalificaties staan beschreven.
Deze documenten tonen aan dat jouw bedrijf een geregistreerde onderneming is en dat er een concrete baan beschikbaar is. De KvK-inschrijving bewijst dat je als werkgever actief en erkend bent in Nederland. De arbeidsovereenkomst moet alle relevante arbeidsvoorwaarden bevatten, inclusief aanvangsdatum, salaris en arbeidsuren. De functiebeschrijving helpt de IND om te beoordelen of de functie en het salaris overeenkomen met het vereiste niveau.
Je moet deze documenten digitaal indienen via het aanvraagsysteem van de IND. Zorg ervoor dat alle documenten leesbaar zijn en in PDF-formaat worden aangeleverd. Nederlandse documenten hoeven niet vertaald te worden, maar buitenlandse documenten moeten vergezeld gaan van een beëdigde Nederlandse vertaling.
Wat voor bewijs moet je leveren over de arbeidsvoorwaarden en het salaris?
Voor de arbeidsvoorwaarden en het salaris moet je concrete bewijsstukken aanleveren die aantonen dat de werknemer marktconform wordt beloond. Je hebt hiervoor nodig: een gedetailleerde salarisspecificatie met bruto maandsalaris en eventuele toeslagen, bewijs dat het salaris voldoet aan de minimumsalariseisen voor het type vergunning, en documentatie van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiegeld, pensioenopbouw en reiskostenvergoeding.
De salariseisen verschillen per type werkvergunning. Voor kennismigranten gelden specifieke salarisnormen die jaarlijks worden aangepast. Het salaris moet marktconform zijn voor de functie en het opleidingsniveau. Als er een cao van toepassing is op jouw sector, moet je aantonen dat je deze cao naleeft. Je kunt dit doen door een verklaring van de cao toe te voegen of aan te geven welke cao-schaal van toepassing is.
Bij toepassing van de expat regeling (voorheen 30%-regeling) moet je dit expliciet vermelden in de arbeidsovereenkomst. Het brutosalaris inclusief de expat regeling moet dan aan de salariseis voldoen. Zorg ervoor dat alle bedragen duidelijk zijn uitgesplitst zodat de IND kan controleren of aan de voorwaarden wordt voldaan.
Hoe documenteer je secundaire arbeidsvoorwaarden?
Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bonussen, auto van de zaak of andere vergoedingen kunnen meetellen voor het minimumsalaris, maar alleen als ze gegarandeerd en structureel zijn. Je moet dit aantonen met concrete afspraken in de arbeidsovereenkomst. Eenmalige bonussen of variabele vergoedingen tellen meestal niet mee.
Welke documenten heb je nodig van de internationale werknemer zelf?
Van de internationale werknemer zelf moet je verschillende persoonlijke documenten verzamelen en indienen. Het belangrijkste is een geldig paspoort met minimaal zes maanden resterende geldigheidsduur, kopieën van relevante diploma’s en certificaten die de kwalificaties voor de functie aantonen, en bewijs van werkervaring zoals referentiebrieven of arbeidscontracten van eerdere werkgevers.
Diploma’s en certificaten moeten vaak worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille, afhankelijk van het land van afgifte. Dit betekent dat de echtheid van het document officieel is bevestigd door de autoriteiten in het land van herkomst. Daarnaast moeten deze documenten worden vertaald door een beëdigd vertaler als ze niet in het Nederlands of Engels zijn opgesteld.
Controleer altijd de echtheid en volledigheid van deze documenten voordat je ze indient. Kijk of de pasfoto in het paspoort overeenkomt met de persoon, of het paspoort niet is verlopen, en of alle pagina’s leesbaar zijn. Bij diploma’s kun je vaak de echtheid controleren via de website van de uitgevende instelling. Onvolledige of valse documenten leiden tot afwijzing van de aanvraag en kunnen gevolgen hebben voor toekomstige aanvragen.
Welke documenten moet je laten legaliseren?
Legalisatie is niet altijd nodig. Voor landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend volstaat een apostillestempel. Voor andere landen is volledige legalisatie via de ambassade nodig. Vraag dit na bij de werknemer voordat hij of zij de documenten laat legaliseren, want dit proces kan weken duren.
Hoe toon je aan dat je geen geschikte kandidaat in Nederland kon vinden?
Voor sommige werkvergunningen moet je aantonen dat er geen geschikte kandidaat met voorrang beschikbaar was op de Nederlandse of Europese arbeidsmarkt. Dit heet de arbeidsmarkttoets. Je hebt hiervoor nodig: de volledige vacaturetekst zoals deze is gepubliceerd, bewijs dat je de vacature minimaal vijf weken via het UWV en andere relevante kanalen hebt gepubliceerd, een overzicht van alle sollicitanten die hebben gereageerd, en een gemotiveerde verklaring waarom deze kandidaten niet geschikt waren voor de functie.
De vacaturetekst moet concreet zijn en duidelijk maken welke kwalificaties en ervaring nodig zijn. Je moet kunnen aantonen dat je de vacature breed hebt verspreid via verschillende wervingskanalen zoals vacaturesites, LinkedIn en branchespecifieke platforms. Bewaar alle bevestigingen en screenshots van de gepubliceerde vacatures.
Bij de motivatie waarom sollicitanten niet geschikt waren, moet je objectieve criteria hanteren. Redenen kunnen zijn: onvoldoende werkervaring, ontbrekende diploma’s of certificaten, of onvoldoende beheersing van vereiste talen. Subjectieve redenen zoals “geen goede fit” zijn meestal niet voldoende. Let op dat deze arbeidsmarkttoets niet nodig is voor kennismigranten, ICT-vergunningen en sommige andere vergunningstypen waarbij het bedrijf als erkend referent is aangemeld.
Welke extra documenten zijn nodig voor specifieke situaties of vergunningstypen?
Afhankelijk van het type werkvergunning en de specifieke situatie heb je aanvullende documenten nodig. Voor een kennismigrantenregeling moet jouw bedrijf erkend zijn als referent, waarvoor je bewijs van erkenning moet overleggen. Voor een gecombineerde vergunning voor werk en verblijf (GVVA) zijn aanvullende documenten over huisvesting en verzekering nodig. Bij een ICT-vergunning voor overplaatsing binnen een multinational moet je aantonen dat de werknemer minimaal drie maanden in dienst is bij de buitenlandse vestiging.
Voor specifieke sectoren gelden soms extra eisen. In de zorg moet je bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. Bij stages moet je een stageovereenkomst en een verklaring van de onderwijsinstelling toevoegen. Voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) die als kennismigrant komen, moet je een opdrachtovereenkomst in plaats van een arbeidsovereenkomst indienen.
Als jouw bedrijf erkend referent is, verloopt de immigratieprocedure vaak sneller en met minder documentatie. De IND hanteert voor erkende referenten een beslistermijn van twee weken in plaats van de reguliere acht tot twaalf weken. Om erkend referent te worden moet jouw bedrijf aan verschillende voorwaarden voldoen, waaronder minimaal drie jaar bestaan, geen achterstand in belastingafdrachten, en voldoende omzet en solvabiliteit.
Wat zijn de vereisten voor erkend referentschap?
Voor ondernemingen die langer dan drie jaar bestaan, beoordeelt de IND de aanvraag zonder tussenkomst van de RVO. Je moet kunnen aantonen dat je bedrijf is ingeschreven bij de KvK, geen fiscale boetes heeft gehad, en dat de bestuurders betrouwbaar zijn. Voor jongere ondernemingen is de procedure complexer en worden extra financiële documenten zoals een ondernemingsplan en liquiditeitsprognose gevraagd.
Je verzamelt deze documenten door vroegtijdig contact op te nemen met de werknemer en duidelijke instructies te geven over welke stukken nodig zijn. Veel werkgevers gebruiken een checklist om ervoor te zorgen dat alle documenten compleet zijn voordat de aanvraag wordt ingediend. Je dient de complete aanvraag digitaal in via het systeem van de IND, waarbij je alle documenten uploadt als PDF-bestanden.
Conclusie
Het aanvragen van een werkvergunning Nederland vereist zorgvuldige voorbereiding en complete documentatie. Door alle benodigde bewijsstukken op tijd te verzamelen en correct aan te leveren, voorkom je vertragingen in de procedure. De exacte documentatie hangt af van het type vergunning, de functie en de situatie van jouw bedrijf en de werknemer.
Heb je vragen over welke documenten je precies nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Wij helpen je graag met het compleet maken van je aanvraag en begeleiden je door het hele immigratieproces. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over werkvergunningen en global mobility services.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat ik alle documenten compleet heb voor een werkvergunningsaanvraag?
De voorbereidingstijd varieert sterk, maar reken op gemiddeld 4-8 weken. Het legaliseren en vertalen van buitenlandse diploma's kost vaak de meeste tijd (2-6 weken), afhankelijk van het land van herkomst. Begin daarom zo vroeg mogelijk met het verzamelen van documenten, vooral als de werknemer in een land woont waar apostillering of legalisatie via de ambassade nodig is. Een goede planning voorkomt vertragingen in de daadwerkelijke aanvraagprocedure.
Wat gebeurt er als een document niet volledig of incorrect is ingediend?
De IND zal je aanvraag 'buiten behandeling' stellen of om aanvullende informatie vragen, wat de procedure met weken kan vertragen. Je krijgt meestal één kans om ontbrekende documenten aan te leveren binnen een gestelde termijn. Als je niet tijdig reageert, wordt de aanvraag afgewezen en verlies je het legesgeld. Controleer daarom altijd dubbel of alle documenten compleet en leesbaar zijn voordat je indient.
Kan ik de werkvergunningsaanvraag starten terwijl de werknemer nog niet alle diploma's heeft laten legaliseren?
Nee, je moet alle vereiste documenten compleet hebben voordat je de aanvraag indient. Een incomplete aanvraag wordt niet in behandeling genomen door de IND. Het is wel verstandig om alvast de andere documenten voor te bereiden terwijl de werknemer bezig is met legalisatie. Sommige immigratieadviseurs kunnen je aanvraag voorbereiden en 'klaar zetten' zodat je direct kunt indienen zodra het laatste document binnen is.
Moet ik als werkgever zelf alle documenten verzamelen of doet de werknemer dat?
Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het indienen van de complete aanvraag, maar je hebt de werknemer nodig om zijn persoonlijke documenten aan te leveren. Maak duidelijke afspraken over wie wat regelt: jij verzamelt bedrijfsdocumenten (KvK, arbeidsovereenkomst, salarisspecificaties) en de werknemer levert paspoort, diploma's en werkervaring aan. Gebruik een gedeelde checklist en stel duidelijke deadlines om miscommunicatie te voorkomen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het aanleveren van documenten?
De drie meest voorkomende fouten zijn: verouderde KvK-uittreksels (ouder dan 6 maanden), ontbrekende of incorrecte beëdigde vertalingen van buitenlandse documenten, en onduidelijke salarisspecificaties waarbij niet duidelijk is of aan de minimumeisen wordt voldaan. Ook worden vaak secundaire arbeidsvoorwaarden ten onrechte meegeteld terwijl ze niet gegarandeerd zijn. Laat je documentatie vooraf controleren door een specialist om deze fouten te voorkomen.
Kan ik documenten in het Engels indienen of moet alles in het Nederlands?
Nederlandse en Engelse documenten kunnen zonder vertaling worden ingediend bij de IND. Alle andere talen vereisen een beëdigde Nederlandse vertaling door een erkend vertaalbureau of beëdigd vertaler. Let op: de vertaling moet het officiële stempel of zegel van de vertaler bevatten. Sommige werkgevers laten uit voorzorg ook Engelse documenten vertalen naar het Nederlands om verwarring te voorkomen, maar dit is niet verplicht.
Hoe bewaar ik de documenten het beste tijdens en na de aanvraagprocedure?
Bewaar alle originele documenten en kopieën digitaal én fysiek gedurende minimaal vijf jaar na afloop van de vergunning. De IND of Inspectie SZW kan ook na goedkeuring controles uitvoeren waarbij je de documenten moet kunnen tonen. Maak een gestructureerd digitaal archief per werknemer met duidelijke mappenstructuur (bedrijfsdocumenten, persoonlijke documenten, correspondentie IND). Dit helpt ook bij eventuele verlengingen of nieuwe aanvragen voor andere werknemers.
