Als werkgever heb je verschillende administratieve taken bij werkvergunningen in Nederland. Je moet de aanvraag indienen bij de IND, alle benodigde documenten verzamelen en controleren of de vergunning geldig blijft tijdens het dienstverband. Ook ben je verplicht om wijzigingen in arbeidsvoorwaarden te melden en documenten bij te houden voor inspectiedoeleinden. Deze taken beginnen vóór de aanvraag en lopen door tijdens het hele dienstverband van je internationale werknemer.
Welke documenten heb je nodig voor een werkvergunningsaanvraag?
Voor een werkvergunningsaanvraag verzamel je zowel bedrijfsdocumenten als persoonlijke papieren van je werknemer. Je hebt een recent KVK-uittreksel nodig, een arbeidsovereenkomst met alle arbeidsvoorwaarden, een geldig paspoort of identiteitsbewijs van de werknemer, en een bewijs dat je geen achterstand hebt bij de belastingdienst en sociale lasten. Deze documenten tonen aan dat je bedrijf betrouwbaar is en dat de functie en het salaris voldoen aan de wettelijke eisen.
Het KVK-uittreksel mag niet ouder zijn dan zes maanden en moet duidelijk maken dat je bedrijf actief is ingeschreven. De arbeidsovereenkomst bevat specifieke informatie over functietitel, salaris, arbeidsvoorwaarden en startdatum. Voor bepaalde werkvergunningen moet het salaris voldoen aan minimumnormen, dus zorg dat dit helder vermeld staat.
De identiteitspapieren van je werknemer moeten geldig zijn tijdens de gehele aanvraagprocedure. Vraag altijd een kopie van de pagina met persoonlijke gegevens en de geldigheidsdatum. Voor sommige nationaliteiten heb je ook een legalisatie of apostille nodig op officiële documenten zoals diploma’s.
Controleer voordat je de aanvraag indient of alle documenten compleet zijn. Een incomplete aanvraag vertraagt de procedure omdat de IND om aanvullende informatie zal vragen. Maak een checklist van alle benodigde stukken en vink af wat je hebt verzameld. Dit voorkomt onnodige vertragingen.
Hoe lang duurt de werkvergunningsprocedure en wat doe je als werkgever tijdens het wachten?
De doorlooptijd van een werkvergunning Nederland hangt af van het type vergunning en of je erkend referent bent. Als erkend referent duurt de procedure vaak tussen de vier en zes weken. Voor bedrijven zonder erkend referentschap kan de procedure drie maanden duren. Tijdens het wachten mag je werknemer nog niet beginnen met werken totdat de vergunning is verleend.
Je kunt de status van je aanvraag volgen via het online portaal van de IND. Log regelmatig in om te controleren of er updates zijn of dat de IND om aanvullende informatie vraagt. Reageer altijd binnen de gestelde termijn op vragen van de IND, anders kan je aanvraag worden afgewezen.
Houd je werknemer op de hoogte van de voortgang. Dit helpt om realistische verwachtingen te scheppen over wanneer hij of zij kan starten. Plan geen definitieve startdatum in voordat je de vergunning hebt ontvangen, want werken zonder geldige vergunning levert hoge boetes op.
Gebruik de wachttijd om praktische zaken voor te bereiden zoals werkplek, apparatuur en onboarding. Ook kun je alvast documentatie klaarmaken voor registratie bij de gemeente en andere administratieve taken die volgen na verlening van de vergunning. Maar denk ook aan het opstarten van een home search en andere belangrijke zaken. Zo kan je werknemer snel aan de slag zodra de vergunning binnen is.
Wat zijn je verplichtingen als werkgever na verlening van de werkvergunning?
Na verlening van de werkvergunning heb je doorlopende administratieve verplichtingen. Je moet kopieën van de vergunning bewaren gedurende vijf jaar na afloop van het dienstverband. Ook ben je verplicht om wijzigingen in arbeidsvoorwaarden zoals salaris, functie of werklocatie direct te melden bij de IND. Daarnaast controleer je regelmatig of de vergunning nog geldig is en of verlenging nodig is.
De meldingsplicht bij wijzigingen is belangrijk voor compliance. Als het salaris verandert, de functieomschrijving wordt aangepast of je werknemer op een andere locatie gaat werken, moet je dit binnen vier weken melden. Ook bij beëindiging van het dienstverband informeer je de IND hierover.
Bewaar alle documenten systematisch. Dit omvat de originele vergunning, arbeidsovereenkomst, salarisstroken en correspondentie met de IND. Bij een inspectie moet je deze documenten kunnen overleggen. Maak digitale back-ups en zorg voor een overzichtelijk archiveringssysteem.
Controleer maandelijks of de vergunningen van je internationale werknemers nog geldig zijn. Zet verloopdatums in je agenda met een herinnering drie maanden van tevoren. Dit geeft je voldoende tijd om een verlenging aan te vragen voordat de vergunning afloopt. Werken met een verlopen vergunning is illegaal en leidt tot boetes.
Welke fouten maken werkgevers vaak bij werkvergunning administratie?
Werkgevers maken regelmatig dezelfde fouten bij werkvergunning administratie. De meest voorkomende zijn: te laat aanvragen waardoor de werknemer niet op tijd kan starten, incomplete documentatie die de procedure vertraagt, vergeten meldingen bij wijzigingen in arbeidsvoorwaarden, en werken met verlopen vergunningen. Deze fouten leiden tot boetes, vertragingen en juridische problemen.
Een veel voorkomende fout is dat werkgevers denken dat een werknemer al mag starten zodra de aanvraag is ingediend. Dit is niet het geval. Je werknemer mag pas beginnen met werken nadat de vergunning officieel is verleend. Werken zonder geldige vergunning kan leiden tot boetes tot 12.000 euro per overtreding.
Veel bedrijven vergeten ook om wijzigingen te melden. Als je het salaris verhoogt of de functie verandert, moet je dit binnen vier weken doorgeven aan de IND. Doe je dit niet, dan kan de IND de vergunning intrekken of toekomstige aanvragen afwijzen. Zet herinneringen in je systeem voor belangrijke meldingsmomenten.
Een andere veelgemaakte fout is onvolledige documentatie. Controleer vooraf of alle papieren compleet zijn en voldoen aan de eisen. Lees de checklist van de IND zorgvuldig door en vink elk document af. Vraag bij twijfel advies voordat je de aanvraag indient. Dit voorkomt dat je aanvraag wordt geweigerd of vertraagd door ontbrekende stukken.
Hoe houd je overzicht over meerdere werkvergunningen in je bedrijf?
Als je meerdere internationale werknemers hebt, heb je een systematische aanpak nodig om alle werkvergunningen te beheren. Creëer een centraal overzicht met verloopdatums, type vergunning, werknemergegevens en belangrijke deadlines. Gebruik een spreadsheet of HR-systeem om deze informatie bij te houden en stel automatische herinneringen in voor verlengingen en meldingen.
Organiseer je documentatie per werknemer in aparte mappen, digitaal en fysiek. Bewaar daarin alle relevante stukken zoals vergunningen, arbeidsovereenkomsten, correspondentie met de IND en meldingen van wijzigingen. Dit maakt het makkelijk om bij een inspectie snel de juiste documenten te vinden.
Maak een intern proces voor werkvergunning administratie. Wijs één persoon of team aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van vergunningen, het indienen van aanvragen en het melden van wijzigingen. Documenteer dit proces in een handleiding zodat collega’s weten welke stappen ze moeten volgen. Dit voorkomt dat taken worden vergeten bij afwezigheid of personeelswisselingen. Het is aan te raden om te werken met een externe partij die namens jullie alle vergunningen kan regelen, verloopdata kan bij houden, en jullie aan de hand kan meenemen over updates, maar ook pro-actief met jullie mee kan denken.
Overweeg externe ondersteuning als je veel internationale werknemers hebt of weinig tijd om de administratie bij te houden. Specialisten in immigratie kunnen het hele proces voor je beheren, van aanvraag tot compliance. Dit geeft je zekerheid dat alles correct wordt afgehandeld en bespaart tijd voor je HR-team. Neem contact op met experts als je merkt dat de administratieve last te groot wordt.
Bij Eastwing helpen we bedrijven met alle administratieve aspecten van werkvergunningen. We zorgen ervoor dat aanvragen compleet en op tijd worden ingediend, houden verloopdatums bij en melden wijzigingen aan de IND. Zo kun jij je focussen op je bedrijf terwijl wij de compliance regelen. Dit geeft je rust en voorkomt kostbare fouten in je werkvergunning administratie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een werkvergunning aanvragen voor een werknemer die al in Nederland verblijft?
Ja, je kunt een werkvergunning aanvragen voor iemand die al in Nederland is, maar dit hangt af van hun huidige verblijfsstatus. Als de werknemer een geldig verblijfsrecht heeft (zoals een studie- of gezinsvisum), kan de procedure anders verlopen. Let op dat de werknemer vaak niet mag beginnen met werken voordat de werkvergunning is verleend, ongeacht of ze al in Nederland verblijven. Dit hangt af per situatie.
Wat gebeurt er als mijn werknemer tijdelijk naar een andere EU-land moet voor een project?
Als je werknemer tijdelijk in een ander EU-land werkt, moet je mogelijk een A1-verklaring aanvragen bij de Belastingdienst en controleren of er arbeidsrechtelijke meldingen nodig zijn in dat land. De Nederlandse werkvergunning blijft geldig zolang het dienstverband in Nederland geregistreerd blijft en de werknemer zijn hoofdwerklocatie in Nederland houdt. Meld significante wijzigingen in werklocatie altijd bij de IND. Wellicht is ook een werkvergunning nodig in het andere land.
Hoe ga ik om met een afgewezen werkvergunningsaanvraag?
Bij een afwijzing ontvang je een motivering van de IND waarin staat waarom de aanvraag is geweigerd. Je hebt dan vier weken de tijd om bezwaar te maken tegen deze beslissing. Analyseer de afwijzingsgronden zorgvuldig en overweeg om ontbrekende documentatie aan te leveren of juridisch advies in te winnen. Alternatief kun je een nieuwe aanvraag indienen waarbij je de eerder genoemde tekortkomingen hebt aangepast.
Moet ik als werkgever ook betrokken zijn bij de verblijfsvergunning van mijn werknemer?
Ja, voor veel niet-EU werknemers zijn de werkvergunning en verblijfsvergunning gekoppeld in een gecombineerde vergunning (GVVA - gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid). Als werkgever dien je deze gecombineerde aanvraag in en blijf je verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen die beide vergunningen beïnvloeden. De werknemer moet wel zelf bepaalde stappen ondernemen, zoals registratie bij de gemeente na aankomst. Het is aan te raden ook bij deze processen te ondersteunen.
Wat zijn de kosten van een werkvergunning en wie betaalt deze?
De kosten (leges aan de IND, en eventueel kosten voor externe assistentie) voor een werkvergunning variëren afhankelijk van het type vergunning en of je erkend referent bent. Juridisch gezien is de werkgever verantwoordelijk voor deze kosten, maar je kunt in de arbeidsovereenkomst afspraken maken over kostenverdeling. Let op dat je deze kosten niet mag inhouden op het minimumloon dat vereist is voor de vergunning.
Hoe bereid ik me voor op een inspectie van de Arbeidsinspectie of IND?
Zorg dat je alle werkvergunningen, arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie en correspondentie met de IND direct (digitaal) beschikbaar hebt. Maak een overzichtslijst van alle internationale werknemers met hun vergunningtype en geldigheidsduur. Controleer vooraf of alle vergunningen geldig zijn, of je alle meldingsplichten hebt nagekomen en of de feitelijke arbeidsvoorwaarden overeenkomen met wat je hebt gemeld bij de IND.
Wat gebeurt er met de werkvergunning als het dienstverband voortijdig eindigt?
Bij beëindiging van het dienstverband moet je dit binnen vier weken melden bij de IND. De werkvergunning wordt dan ingetrokken en je werknemer heeft geen recht meer om in Nederland te werken, tenzij ze een andere werkgever vinden die een nieuwe vergunning aanvraagt. Bewaar alle documentatie van het dienstverband en de vergunning nog vijf jaar na afloop voor eventuele inspecties. De werknemer moet mogelijk ook Nederland verlaten, afhankelijk van hun verblijfsstatus.
