De ICT-verblijfsvergunning, officieel bekend als de intra-corporate transfervergunning, is een specifieke verblijfsvergunning voor werknemers die tijdelijk vanuit het buitenland naar Nederland worden overgeplaatst binnen hetzelfde bedrijf of concern. Deze vergunning maakt het voor multinationale ondernemingen mogelijk om hun internationale talent flexibel in te zetten bij Nederlandse vestigingen.
Voor HR-professionals die verantwoordelijk zijn voor internationale mobiliteit is het cruciaal om de aanvraagprocedure goed te begrijpen. De procedure verschilt namelijk aanzienlijk van die voor andere verblijfsvergunningen en kent specifieke vereisten die vooraf goed geregeld moeten worden.
Wat is een ICT-verblijfsvergunning en voor wie is deze bedoeld?
Een ICT-verblijfsvergunning is een tijdelijke verblijfsvergunning voor werknemers die binnen hetzelfde bedrijf of concern worden overgeplaatst van een buitenlandse vestiging naar Nederland. Deze vergunning is specifiek ontworpen voor intra-corporate transfers en geldt voor maximaal drie jaar.
De ICT-vergunning is bedoeld voor drie categorieën werknemers. Ten eerste managers die leidinggevende functies vervullen en verantwoordelijk zijn voor het management van de Nederlandse vestiging. Ten tweede specialisten met specifieke technische of professionele kennis die essentieel is voor de Nederlandse activiteiten. Ten derde trainees die tijdelijk in Nederland worden geplaatst voor ontwikkeling binnen het concern.
Een belangrijke voorwaarde is dat de werknemer minimaal drie maanden in dienst moet zijn geweest bij de buitenlandse vestiging voordat de overplaatsing naar Nederland plaatsvindt. Daarnaast moet er sprake zijn van een daadwerkelijke bedrijfsrelatie tussen de buitenlandse en de Nederlandse entiteit, zoals een moeder-dochterverhouding of gemeenschappelijk eigenaarschap.
Welke documenten zijn nodig voor een ICT-verblijfsvergunningaanvraag?
Voor een ICT-verblijfsvergunningaanvraag zijn verschillende documenten vereist die de bedrijfsrelatie, de functie van de werknemer en de tijdelijke aard van de overplaatsing aantonen. De Nederlandse werkgever moet als erkend referent optreden en de aanvraag indienen.
De kerndocumenten omvatten allereerst bewijsstukken van de bedrijfsrelatie tussen de buitenlandse en de Nederlandse entiteit. Dit kunnen aandeelhoudersstructuren, consolidatieverslagen of andere juridische documenten zijn die de concernrelatie aantonen. Ten tweede is een gedetailleerde functiebeschrijving nodig die duidelijk maakt waarom de overplaatsing noodzakelijk is en welke specifieke taken de werknemer in Nederland gaat uitvoeren.
Daarnaast zijn persoonlijke documenten van de werknemer vereist, waaronder een geldig paspoort, diploma’s en arbeidscontracten die de dienstbetrekking bij de buitenlandse vestiging bewijzen. Voor de Nederlandse periode moet een arbeidsovereenkomst worden overgelegd die voldoet aan de Nederlandse arbeidsvoorwaarden en de minimumlonen voor de betreffende functiecategorie.
Hoe lang duurt de ICT-verblijfsvergunningaanvraagprocedure?
De ICT-verblijfsvergunningaanvraagprocedure duurt gemiddeld 8 tot 12 weken, mits de aanvrager gebruikmaakt van een erkend referent en alle benodigde documenten volledig zijn ingediend. Deze termijn kan echter langer worden als aanvullende informatie wordt opgevraagd.
De behandeltijd hangt sterk af van de status van de Nederlandse werkgever. Bedrijven die al erkend referent zijn, kunnen direct een ICT-aanvraag indienen. Voor bedrijven die nog geen erkend referent zijn, moet eerst deze status worden aangevraagd, wat de totale doorlooptijd aanzienlijk verlengt.
Voor ondernemingen die langer dan drie jaar bestaan, duurt de erkenning als referent 4 tot 6 weken. Jongere ondernemingen moeten rekening houden met een procedure van maximaal 6 maanden, waarbij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een uitgebreide beoordeling uitvoert van de continuïteit en solvabiliteit van het bedrijf.
Wat zijn de kosten van een ICT-verblijfsvergunningaanvraag?
De kosten voor een ICT-verblijfsvergunningaanvraag bedragen € 1.430 aan IND-leges. Deze kosten komen bovenop eventuele kosten voor het verkrijgen van de erkend-referentstatus, indien het bedrijf deze nog niet heeft.
Voor bedrijven die nog geen erkend referent zijn, komen daar extra kosten bij. De erkenning als referent kost € 4.866 voor gevestigde ondernemingen. Voor ondernemingen die korter dan 1,5 jaar bestaan en wereldwijd minder dan 50 werknemers hebben, geldt een gereduceerd tarief van € 2.432.
Naast de officiële leges moeten bedrijven rekening houden met aanvullende kosten, zoals juridische ondersteuning, documentvertaling en eventuele immigratieadvisering. Deze kosten variëren afhankelijk van de complexiteit van de zaak en de gekozen ondersteuning.
Wat gebeurt er na goedkeuring van de ICT-verblijfsvergunning?
Na goedkeuring van de ICT-verblijfsvergunning ontvangt de werknemer een verblijfsdocument dat geldig is voor de duur van de arbeidsovereenkomst, met een maximum van drie jaar. De werknemer kan direct beginnen met werken voor de Nederlandse werkgever binnen de goedgekeurde functie.
De houder van een ICT-vergunning heeft beperkte rechten vergeleken met andere verblijfsvergunningen. Zo mag de werknemer alleen werken voor de werkgever die de aanvraag heeft ingediend en binnen de functie waarvoor de vergunning is verleend. Functiewijzigingen of een wisseling van werkgever vereisen een nieuwe aanvraag.
Gezinshereniging is mogelijk voor de partner en minderjarige kinderen van de ICT-vergunninghouder. Zij kunnen een afgeleide verblijfsvergunning aanvragen, waarbij de partner ook een arbeidsvergunning kan krijgen. Na afloop van de ICT-periode moet de werknemer Nederland verlaten, tenzij een andere verblijfsvergunning wordt aangevraagd.
Hoe Eastwing helpt met ICT-verblijfsvergunningaanvragen
Wij begeleiden bedrijven bij het volledige ICT-verblijfsvergunningproces, van de eerste intake tot en met de afhandeling van gezinshereniging. Onze expertise zorgt ervoor dat uw aanvragen correct en volledig worden ingediend, waardoor vertragingen en afwijzingen worden voorkomen.
Onze dienstverlening omvat:
- Beoordeling of uw bedrijf voldoet aan de voorwaarden voor erkend referentschap
- Volledige begeleiding bij het verkrijgen van de erkend-referentstatus
- Voorbereiding en indiening van ICT-verblijfsvergunningaanvragen
- Ondersteuning bij gezinsherenigingsprocedures
- Doorlopende compliancemonitoring gedurende de verblijfsperiode
Met onze praktische aanpak en persoonlijke begeleiding zorgen wij ervoor dat uw internationale talentmobiliteit soepel verloopt. Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Kan een ICT-vergunninghouder na drie jaar een nieuwe ICT-vergunning aanvragen?
Nee, de ICT-vergunning heeft een absolute maximumduur van drie jaar per persoon. Na afloop moet de werknemer Nederland verlaten of overstappen naar een andere verblijfsvergunning zoals de kennismigrantenregeling of een reguliere tewerkstellingsvergunning, mits aan de voorwaarden wordt voldaan.
Wat gebeurt er als de Nederlandse vestiging wordt verkocht tijdens de ICT-periode?
Bij verkoop van de Nederlandse vestiging vervalt de ICT-vergunning omdat de bedrijfsrelatie met de buitenlandse entiteit wegvalt. De werknemer moet binnen een redelijke termijn een nieuwe verblijfsvergunning aanvragen bij een andere werkgever of Nederland verlaten. Het is belangrijk om dit tijdig te melden bij de IND.
Kunnen ICT-vergunninghouders bijscholing of training volgen in Nederland?
Ja, ICT-vergunninghouders mogen naast hun werk bijscholing, cursussen of trainingen volgen die relevant zijn voor hun functie. Voor formeel onderwijs zoals een masteropleiding is echter een aparte onderwijsvergunning vereist. Werkgerelateerde trainingen vallen doorgaans onder de ICT-vergunning.
Hoe lang van tevoren moet een ICT-vergunningaanvraag worden ingediend?
Het is aan te raden om de ICT-aanvraag minimaal 3-4 maanden voor de gewenste startdatum in te dienen. Dit geeft voldoende tijd voor de behandeling (8-12 weken) en eventuele aanvullende informatieverzoeken. Voor bedrijven zonder erkend-referentstatus moet nog eerder worden gestart.
Kan een werknemer tegelijkertijd voor meerdere Nederlandse vestigingen binnen hetzelfde concern werken?
Ja, dit is mogelijk mits alle Nederlandse vestigingen deel uitmaken van hetzelfde concern en dit duidelijk wordt vermeld in de aanvraag. De functieomschrijving moet specificeren voor welke entiteiten de werknemer werkzaamheden verricht. Alle betrokken Nederlandse entiteiten moeten erkend referent zijn.
Wat zijn de meest voorkomende redenen voor afwijzing van ICT-aanvragen?
Veelvoorkomende afwijzingsgronden zijn onvoldoende bewijs van de bedrijfsrelatie tussen entiteiten, onduidelijke functieomschrijvingen, niet-voldoen aan minimumsalarisvereisten, of ontoereikende documentatie van de driejaardienstbetrekking in het buitenland. Zorgvuldige voorbereiding van deze aspecten voorkomt afwijzingen.
