Een intra-corporate transfer (ICT) is een specifieke verblijfsvergunning voor werknemers die tijdelijk vanuit het buitenland naar Nederland worden overgeplaatst binnen hetzelfde bedrijf of concern. Deze regeling maakt het mogelijk om gekwalificeerde medewerkers snel en efficiënt te laten werken bij een Nederlandse vestiging, dochteronderneming of zustermaatschappij.
De ICT-vergunning is onderdeel van de Europese richtlijn voor intra-corporate transfers en biedt bedrijven flexibiliteit bij internationale personeelsmobiliteit. Voor HR-afdelingen is het essentieel om de voorwaarden en procedures goed te begrijpen, omdat een verkeerde aanpak tot vertraging of afwijzing kan leiden.
Wat is een intra-corporate transfer precies?
Een intra-corporate transfer is een verblijfsvergunning die het mogelijk maakt om werknemers tijdelijk over te plaatsen van een buitenlandse vestiging naar een Nederlandse vestiging binnen hetzelfde bedrijf of concern. De ICT-vergunning geldt voor managers, specialisten en trainees die specifieke kennis of vaardigheden bezitten.
Deze vergunning verschilt van andere werkvergunningen omdat er een directe bedrijfsrelatie moet bestaan tussen de zendende en ontvangende organisatie. Het kan gaan om een moedermaatschappij en dochteronderneming, zustermaatschappijen of verschillende vestigingen van hetzelfde concern. De werknemer moet minimaal drie tot twaalf maanden (afhankelijk van de functiecategorie) bij de buitenlandse vestiging hebben gewerkt voordat de overplaatsing plaatsvindt.
De ICT-vergunning wordt verleend voor maximaal drie jaar, met de mogelijkheid tot verlenging. Voor managers en specialisten geldt een maximale verblijfsduur van vijf jaar, terwijl trainees maximaal één jaar kunnen blijven.
Welke voorwaarden moet het bedrijf vervullen voor ICT?
Het bedrijf moet een erkend referent zijn bij de IND en aantonen dat er een directe bedrijfsrelatie bestaat tussen de Nederlandse en buitenlandse vestiging. Daarnaast moet het bedrijf voldoen aan alle compliance-eisen rondom loonbelasting en sociale premies.
Voor het verkrijgen van de status erkend referent gelden verschillende voorwaarden, afhankelijk van de bestaansduur van de onderneming. Bedrijven die langer dan drie jaar bestaan, kunnen relatief eenvoudig worden erkend als zij voldoen aan de basisvoorwaarden: inschrijving bij de Kamer van Koophandel, geen achterstand in sociale lasten en loonbelastingen, en betrouwbare bestuurders.
Ondernemingen die korter bestaan, moeten een uitgebreidere procedure doorlopen waarbij de RVO de continuïteit en solvabiliteit beoordeelt aan de hand van een puntensysteem. Hierbij worden aspecten zoals het ondernemingsplan, de organisatiestructuur en de financiële positie geëvalueerd.
De bedrijfsrelatie tussen de zendende en ontvangende organisatie moet juridisch worden aangetoond door middel van aandeelhoudersstructuren, concernverhoudingen of andere eigendomsbewijzen. Beide entiteiten moeten operationeel actief zijn en daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten uitvoeren.
Aan welke eisen moet de werknemer voldoen?
De werknemer moet minimaal drie maanden (voor managers en specialisten) of drie tot twaalf maanden (voor trainees) bij de buitenlandse vestiging hebben gewerkt en beschikken over specifieke expertise die nodig is voor de Nederlandse vestiging. Daarnaast geldt een minimumsalaris dat wordt getoetst aan de hand van actuele normbedragen.
Voor managers geldt dat zij leidinggevende verantwoordelijkheden moeten hebben en strategische beslissingen moeten kunnen nemen. Specialisten moeten aantoonbare expertise bezitten op hun vakgebied die essentieel is voor de Nederlandse operatie. Trainees volgen een specifiek opleidings- of trainingsprogramma dat niet beschikbaar is in hun thuisland.
Het salaris moet voldoen aan de geldende normen voor kennismigranten, waarbij verschillende bedragen gelden afhankelijk van leeftijd en opleidingsniveau. De werknemer moet ook beschikken over een geldig paspoort en mag geen gevaar vormen voor de openbare orde of nationale veiligheid.
Een belangrijke voorwaarde is dat de functie tijdelijk van aard is en direct gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten van zowel de zendende als de ontvangende organisatie. De werknemer moet na afloop van de ICT-periode terugkeren naar de buitenlandse vestiging of een andere bestemming buiten Nederland.
Hoe lang duurt een ICT-aanvraag en wat kost het?
Een ICT-aanvraag duurt gemiddeld acht tot twaalf weken, mits het bedrijf al erkend referent is. De kosten bedragen ongeveer 1.000 euro voor de verblijfsvergunning, exclusief eventuele kosten voor het verkrijgen van de status erkend referent.
Als het bedrijf nog geen erkend referent is, moet deze status eerst worden aangevraagd. Voor gevestigde ondernemingen (langer dan drie jaar) duurt dit proces vier tot zes weken, met kosten van 4.866 euro. Voor jongere ondernemingen kan het proces tot zes maanden duren, tegen hetzelfde tarief, tenzij zij in aanmerking komen voor het gereduceerde tarief van 2.432 euro.
De behandeltijd kan worden beïnvloed door de volledigheid van de aanvraag en eventuele aanvullende informatieverzoeken van de IND. Immigratie-experts kunnen helpen om de aanvraag correct en compleet in te dienen, wat vertragingen voorkomt.
Naast de officiële kosten moeten bedrijven rekening houden met interne kosten voor het verzamelen van documentatie, juridische ondersteuning en eventuele vertragingen in de bedrijfsvoering tijdens de wachttijd.
Welke documenten zijn verplicht voor de ICT-aanvraag?
Voor een ICT-aanvraag zijn verschillende documenten verplicht: een bewijs van de bedrijfsrelatie tussen de zendende en ontvangende organisatie, het arbeidscontract, bewijs van werkervaring bij de buitenlandse vestiging en een gedetailleerde functiebeschrijving die de noodzaak van de overplaatsing toelicht.
Het bewijs van de bedrijfsrelatie kan bestaan uit aandeelhoudersstructuren, concerndiagrammen of andere juridische documenten die de eigendomsverhouding aantonen. Het arbeidscontract moet duidelijk maken dat het om een tijdelijke overplaatsing gaat en moet voldoen aan Nederlandse arbeidsrechtelijke normen.
Voor de werkervaring bij de buitenlandse vestiging is een werkgeversverklaring nodig die de functie, werkperiode en verantwoordelijkheden specificeert. De functiebeschrijving moet aantonen waarom de specifieke expertise van de werknemer noodzakelijk is voor de Nederlandse operatie.
Aanvullende documenten kunnen zijn: diploma’s en certificaten ter onderbouwing van de expertise, een verklaring omtrent gedrag uit het herkomstland en financiële documenten die het salarisniveau bevestigen. Alle buitenlandse documenten moeten worden gelegaliseerd en vertaald door een beëdigde vertaler.
Hoe Eastwing helpt met intra-corporate transfers
Wij ondersteunen bedrijven bij het complete ICT-proces, van het verkrijgen van de status erkend referent tot de succesvolle overplaatsing van internationale werknemers. Onze aanpak omvat:
- Beoordeling van de bedrijfsstructuur en kwalificatie voor ICT-procedures
- Ondersteuning bij het aanvragen van erkend referentschap indien nodig
- Voorbereiding en indiening van alle benodigde documentatie
- Begeleiding van werknemers bij aanvullende procedures zoals de BSN-aanvraag en het openen van een bankrekening
- Monitoring van de aanvraagvoortgang en communicatie met de IND
Onze ervaring met complexe immigratiezaken zorgt ervoor dat ICT-aanvragen correct worden voorbereid en ingediend, wat de kans op goedkeuring vergroot en vertragingen minimaliseert. We vertalen juridische complexiteit naar praktische stappen die HR-afdelingen kunnen volgen.
Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer na afloop van de ICT-periode direct een andere werkvergunning aanvragen om in Nederland te blijven?
Na afloop van de ICT-periode moet de werknemer in principe terugkeren naar de buitenlandse vestiging. Een directe overstap naar een andere werkvergunning is beperkt mogelijk, behalve bij specifieke omstandigheden zoals het aanvragen van een kennismigrantvergunning bij een nieuwe werkgever. Het is belangrijk om tijdig te plannen en eventuele vervolgopties te bespreken met een immigratie-expert.
Wat gebeurt er als de ICT-aanvraag wordt afgewezen?
Bij afwijzing ontvangt u een schriftelijke motivering van de IND. Binnen vier weken kunt u bezwaar aantekenen tegen de beslissing. Het is raadzaam om de afwijzingsgronden zorgvuldig te analyseren en eventueel een nieuwe aanvraag in te dienen waarbij de geconstateerde tekortkomingen zijn weggenomen. Professionele ondersteuning kan hierbij van grote waarde zijn.
Kunnen familieleden van de ICT-werknemer ook naar Nederland komen?
Ja, de echtgeno(o)t(e) en minderjarige kinderen kunnen een afgeleide verblijfsvergunning aanvragen. De partner mag zonder aanvullende vergunning werken in Nederland. Voor de gezinshereniging gelden wel aanvullende voorwaarden zoals voldoende woonruimte en bewijs van de familierelatie door middel van officiële documenten.
Hoe vaak kan een ICT-vergunning worden verlengd en zijn er beperkingen?
Een ICT-vergunning kan worden verlengd tot de maximale verblijfsduur: vijf jaar voor managers en specialisten, één jaar voor trainees. Na het bereiken van deze limiet moet de werknemer minimaal één jaar buiten Nederland verblijven voordat een nieuwe ICT-aanvraag mogelijk is. Verlenging vereist dat alle oorspronkelijke voorwaarden nog steeds worden vervuld.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij ICT-aanvragen die tot afwijzing leiden?
Veelgemaakte fouten zijn: onvoldoende bewijs van de bedrijfsrelatie tussen vestigingen, te korte werkperiode bij de buitenlandse vestiging, onduidelijke functiebeschrijvingen die de noodzaak niet aantonen, en incomplete documentatie. Ook salaris onder het vereiste minimum en ontbrekende legalisatie van buitenlandse documenten leiden regelmatig tot problemen.
Kan een ICT-werknemer van werkgever wisselen tijdens de vergunningsperiode?
Een ICT-vergunning is gekoppeld aan de specifieke werkgever en functie. Wisselen van werkgever is niet mogelijk binnen de ICT-regeling, omdat dit de basis van de intra-corporate transfer wegneemt. Indien de werknemer toch bij een andere werkgever wil werken, moet een nieuwe werkvergunning worden aangevraagd onder een andere regeling.
