Een intra-corporate transfer (ICT)-aanvraag is een veelgebruikte route voor internationale bedrijven om ervaren werknemers naar Nederland over te plaatsen. Het berekenen van het juiste salaris vormt een cruciaal onderdeel van deze aanvraag, omdat het moet voldoen aan specifieke minimumeisen die door de Nederlandse overheid zijn vastgesteld.
Voor HR-professionals die een ICT-aanvraag voorbereiden, is het essentieel om precies te weten welke salariselementen meetellen en hoe deze correct berekend moeten worden. Een foutieve berekening kan leiden tot afwijzing van de aanvraag, waardoor de overplaatsing van waardevolle medewerkers vertraging oploopt.
Wat is een ICT-aanvraag en waarom moet je je salaris berekenen?
Een ICT-aanvraag (intra-corporate transfer) is een verblijfsvergunning voor werknemers die binnen hetzelfde bedrijf of concern worden overgeplaatst naar Nederland. Het salaris moet worden berekend omdat de Nederlandse overheid minimumsalarisvereisten heeft vastgesteld om te waarborgen dat ICT-houders over een bepaald inkomensniveau beschikken.
De salarisberekening dient als bewijs dat de werknemer over voldoende financiële middelen beschikt om in Nederland te verblijven zonder een beroep te doen op sociale voorzieningen. Daarnaast zorgt dit ervoor dat alleen werknemers met een bepaald kwalificatieniveau gebruik kunnen maken van deze regeling. De ICT-regeling is specifiek bedoeld voor managers, specialisten en stagiairs die tijdelijk vanuit een buitenlands kantoor naar Nederland worden overgeplaatst.
Erkende referenten kunnen ICT-aanvragen indienen namens hun werknemers, wat het proces aanzienlijk versnelt. Een correct berekend salaris is daarom niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een praktische noodzaak voor een soepele overplaatsing van internationale medewerkers.
Welke salariselementen moet je meenemen in je ICT-berekening?
Bij een ICT-salarisberekening tel je het volledige bruto jaarsalaris mee, inclusief vaste toeslagen, vakantiegeld, een dertiende maand en andere gegarandeerde beloningscomponenten. Variabele elementen, zoals bonussen, tellen alleen mee als ze contractueel gegarandeerd zijn.
Tot de meetellende salariselementen behoren:
- Het vaste bruto maandsalaris, vermenigvuldigd met 12 maanden
- Vakantiegeld (meestal 8% van het jaarsalaris)
- Een dertiende maand of eindejaarsuitkering, indien contractueel vastgelegd
- Vaste maandelijkse toeslagen, zoals functietoeslagen of ploegendiensttoeslagen
- Gegarandeerde prestatietoeslagen die jaarlijks worden uitgekeerd
Niet-meetellende elementen zijn onkostenvergoedingen, pensioenpremies, reiskostenvergoedingen en variabele bonussen zonder contractuele garantie. Ook secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een leaseauto of ziektekostenverzekering, tellen niet mee voor de salaristoets, tenzij deze als belastbaar loon worden aangemerkt.
Hoe bereken je het bruto jaarsalaris voor je ICT-aanvraag?
Het bruto jaarsalaris voor een ICT-aanvraag bereken je door het vaste maandsalaris te vermenigvuldigen met 12 maanden en daar alle gegarandeerde jaarlijkse uitkeringen bij op te tellen. Deze berekening moet gebaseerd zijn op het Nederlandse arbeidscontract en worden uitgedrukt in euro’s.
De stapsgewijze berekening ziet er als volgt uit:
- Vermenigvuldig het bruto maandsalaris met 12
- Tel het vakantiegeld op (meestal 8% van het jaarsalaris)
- Voeg een eventuele dertiende maand of eindejaarsuitkering toe
- Reken vaste maandelijkse toeslagen om naar jaarbedragen
- Controleer of het totaalbedrag voldoet aan de minimumvereisten
Bijvoorbeeld: een werknemer met een bruto maandsalaris van € 4.500 heeft een jaarsalaris van € 54.000. Met 8% vakantiegeld (€ 4.320) komt het totaal op € 58.320 bruto per jaar. Als er ook een dertiende maand van € 4.500 is gegarandeerd, wordt het totale ICT-salaris € 62.820.
Het is belangrijk om alle berekeningen te documenteren en te onderbouwen met het arbeidscontract, omdat de IND deze stukken controleert tijdens de beoordeling van de verblijfsvergunning ICT-aanvraag.
Wat zijn de minimumsalarisvereisten voor een ICT-aanvraag?
De minimumsalarisvereisten voor een ICT-aanvraag verschillen per categorie werknemer. Managers en specialisten moeten minimaal het salaris verdienen dat geldt voor kennismigranten, terwijl stagiairs een lager minimuminkomen mogen hebben dat door de overheid wordt vastgesteld.
Voor 2024 gelden de volgende minimumsalarissen voor ICT-aanvragen:
- Managers en specialisten: hetzelfde minimuminkomen als voor kennismigranten
- Stagiairs: een lager vastgesteld minimumbedrag
- Werknemers jonger dan 30 jaar: een gereduceerd minimuminkomen
Deze bedragen worden jaarlijks aangepast en gepubliceerd door de IND. Het is cruciaal om de meest actuele bedragen te hanteren, omdat verouderde informatie tot afwijzing van de aanvraag kan leiden. De salaristoets wordt strikt toegepast en er is geen ruimte voor interpretatie of uitzonderingen op basis van andere factoren, zoals werkervaring of opleidingsniveau.
Werkgevers moeten er ook rekening mee houden dat het salaris gedurende de gehele verblijfsperiode moet worden gehandhaafd. Een verlaging tot onder het minimumvereiste kan leiden tot intrekking van de verblijfsvergunning.
Hoe Eastwing helpt met ICT-salarisberekeningen
Wij ondersteunen HR-afdelingen bij het correct berekenen en documenteren van salarissen voor ICT-aanvragen. Onze dienstverlening omvat:
- Verificatie van alle salariselementen volgens de meest actuele IND-richtlijnen
- Controle of het berekende salaris voldoet aan de minimumvereisten
- Opstellen van de benodigde documentatie en salarisspecificaties
- Begeleiding bij het indienen van de volledige ICT-aanvraag als erkend referent
- Advies over optimale beloningsstructuren voor internationale overplaatsingen
Door onze expertise in global mobility en immigratierecht zorgen wij ervoor dat uw ICT-aanvragen correct worden voorbereid en tijdig worden goedgekeurd. Dit bespaart tijd, voorkomt kostbare fouten en zorgt voor een soepele overplaatsing van uw internationale medewerkers.
Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn werknemer na goedkeuring van de ICT-aanvraag een salarisverhoging krijgt?
Een salarisverhoging na goedkeuring is geen probleem en hoeft niet gemeld te worden aan de IND, zolang het salaris boven het minimumvereiste blijft. Het is zelfs gunstig omdat het de financiële positie van de werknemer versterkt. Documenteer de verhoging wel goed voor eventuele toekomstige verlengingen.
Kan ik een ICT-aanvraag indienen als het salaris net onder het minimumvereiste ligt?
Nee, dit is niet mogelijk. De IND hanteert strikte salarisdrempels zonder uitzonderingen. Het salaris moet minimaal het vereiste bedrag zijn op het moment van aanvraag. Overweeg het salaris aan te passen of andere beloningselementen contractueel vast te leggen om aan de vereisten te voldoen.
Hoe ga ik om met wisselende valuta's bij internationale salarisberekeningen?
Alle salarissen moeten worden omgerekend naar euro's tegen de wisselkoers die geldt op het moment van de aanvraag. Gebruik de officiële wisselkoers van de Europese Centrale Bank en documenteer deze conversie. Bij sterke valutaschommelingen is het verstandig om een buffer in te bouwen boven het minimumvereiste.
Welke documenten moet ik precies aanleveren als bewijs van het berekende salaris?
U heeft minimaal nodig: het Nederlandse arbeidscontract met alle salariscomponenten, een gedetailleerde salarisspecificatie, en eventueel een werkgeversverklaring die de berekening toelicht. Zorg ervoor dat alle gegarandeerde toeslagen expliciet in het contract staan vermeld, niet alleen in bijlagen of beleidsdocumenten.
Mag ik een lagere functie aanbieden om onder het minimuminkomen uit te komen?
Dit is niet toegestaan en ook niet effectief. De ICT-regeling vereist dat werknemers in een vergelijkbare functie worden geplaatst als in het buitenlandse kantoor. Bovendien moet de functie passen bij de kwalificaties van manager, specialist of stagiair. Een kunstmatige functieverlaging kan leiden tot afwijzing van de aanvraag.
Hoe lang van tevoren moet ik beginnen met de salarisberekening voor een ICT-aanvraag?
Begin minimaal 2-3 maanden voor de gewenste startdatum. Dit geeft voldoende tijd voor salarisonderhandelingen, contractaanpassingen, en het verzamelen van alle benodigde documentatie. Voor complexe internationale overplaatsingen met meerdere werknemers is 4-6 maanden aanraden om alle administratieve processen soepel te laten verlopen.
