Ja, het is mogelijk om personeel in Nederland aan te nemen zonder een lokale juridische entiteit te hebben. De meest gebruikte oplossing hiervoor is een Employer of Record (EOR): een partij die formeel de juridische werkgever wordt van uw medewerker, terwijl u zelf de dagelijkse aansturing en werkinhoud bepaalt. Dit maakt het mogelijk om snel en compliant personeel in Nederland in dienst te nemen, zonder de kosten en doorlooptijd van een volledige bedrijfsoprichting. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dit werkt, wat de risico’s zijn en welke opties u heeft.
Wat zijn de juridische risico’s van werkgeverschap zonder Nederlandse entiteit?
Werkgeverschap in Nederland zonder lokale entiteit brengt aanzienlijke juridische risico’s met zich mee. De Nederlandse Belastingdienst en de Arbeidsinspectie kunnen een buitenlandse werkgever aanspreken op loonheffingen, sociale premies en naleving van de arbeidsrechtelijke verplichtingen. Als een werknemer in Nederland werkt, is in de meeste gevallen het Nederlandse arbeidsrecht van toepassing, ongeacht waar de werkgever gevestigd is.
De voornaamste risico’s zijn:
- Vaste inrichting (permanent establishment): Als een werknemer namens uw bedrijf structureel in Nederland werkt, kan de Belastingdienst oordelen dat er sprake is van een vaste inrichting. Dit heeft directe gevolgen voor vennootschapsbelasting en loonheffingsverplichtingen.
- Niet-naleving van arbeidsrecht: Nederland kent strikte regels rondom arbeidscontracten, ontslagrecht, vakantiedagen en loondoorbetaling bij ziekte. Buitenlandse werkgevers die hier niet aan voldoen, lopen het risico op boetes en juridische procedures.
- Sociale zekerheid: Werknemers die in Nederland werken, hebben recht op aansluiting bij het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel. Als werkgever bent u verplicht de bijbehorende premies af te dragen.
- Immigratie en sponsorschap: Voor werknemers van buiten de EU moet u als werkgever erkend referent zijn bij de IND. Zonder die status mag u geen kennismigranten aannemen.
Het negeren van deze verplichtingen leidt niet alleen tot financiële risico’s, maar kan ook de arbeidsrelatie met de medewerker zelf schaden. Een EOR-constructie biedt in al deze gevallen een structurele oplossing.
Wat is een Employer of Record en hoe werkt het in Nederland?
Een Employer of Record (EOR) is een organisatie die werknemers wettelijk in dienst neemt en uitbetaalt namens een ander bedrijf, doorgaans in een land waar dat bedrijf zelf geen juridische entiteit heeft. De EOR wordt de formele juridische werkgever: hij sluit het arbeidscontract, verzorgt de salarisadministratie, houdt loonheffingen in en draagt sociale premies af. Het inlenende bedrijf blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en de inhoud van het werk.
In de Nederlandse context verloopt een EOR-traject als volgt:
- Het bedrijf selecteert een geschikte kandidaat. De EOR treedt pas in beeld nadat de kandidaat is gevonden; werving maakt geen deel uit van de EOR-dienst.
- De EOR stelt een arbeidscontract op dat voldoet aan het Nederlandse arbeidsrecht, inclusief de juiste arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen en ontslagregels.
- De EOR verzorgt maandelijks de salarisadministratie, inclusief inhouding van loonbelasting en afdracht van sociale premies.
- Bij beëindiging van het dienstverband handelt de EOR de offboarding af conform de Nederlandse ontslagregels.
Een belangrijk voordeel in de Nederlandse markt is dat een EOR die zelf erkend referent is bij de IND, ook de vergunningaanvraag voor kennismigranten kan verzorgen. Zo kunnen bedrijven die zelf nog niet als erkend referent zijn geregistreerd, toch direct internationaal talent aannemen. Bovendien combineert een goede EOR-dienst in Nederland de werkgeversrol standaard met de aanvraag van de 30%-regeling: een fiscale faciliteit waarmee een deel van het salaris belastingvrij kan worden uitbetaald als vergoeding voor extraterritoriale kosten.
Welke alternatieven zijn er naast een Employer of Record?
Naast een EOR zijn er meerdere alternatieven om personeel in Nederland te hebben zonder zelf een volledige juridische entiteit op te richten. Welke optie het beste past, hangt af van de duur van de samenwerking, het type werk en de nationaliteit van de medewerker.
Payrolling
In de Nederlandse praktijk wordt payrolling vaak als synoniem voor een EOR-constructie gebruikt. Een payrollbedrijf neemt de formele werkgeversrol over, inclusief salarisbetaling, verzekeringen en pensioenregeling, terwijl de opdrachtgever de feitelijke werkzaamheden aanstuurt. Payrollkrachten hebben sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij de inlener, inclusief een adequate pensioenregeling vanaf 2021.
Zelfstandige (ZZP-constructie)
Wanneer iemand als zelfstandige werkt, is er formeel geen arbeidsrelatie. Dit lijkt aantrekkelijk, maar de Nederlandse Belastingdienst toetst steeds strenger of er sprake is van schijnzelfstandigheid. Als de samenwerking kenmerken heeft van een dienstverband (gezagsverhouding, vaste werktijden, exclusiviteit), kan de Belastingdienst alsnog loonheffingen en premies opleggen met terugwerkende kracht.
Voor structurele, langdurige samenwerkingen is een EOR of payrollconstructie juridisch robuuster dan een ZZP-overeenkomst. Een uitzendbureau is een derde optie, maar richt zich primair op kortdurende plaatsingen en is minder geschikt voor het opbouwen van een stabiel dienstverband.
Wanneer is het verplicht om een Nederlandse entiteit op te richten?
Er is geen harde wettelijke verplichting die zegt dat een buitenlands bedrijf een Nederlandse entiteit moet oprichten om hier personeel te hebben. Toch zijn er situaties waarin het oprichten van een eigen entiteit in de praktijk noodzakelijk of sterk aan te raden is.
Een eigen entiteit wordt doorgaans verplicht of noodzakelijk wanneer:
- Het bedrijf structureel en op grote schaal in Nederland actief is, zodat de Belastingdienst een vaste inrichting vaststelt en directe belastingverplichtingen ontstaan.
- U wilt deelnemen aan Nederlandse aanbestedingen of contracten wilt sluiten die een lokale rechtspersoon vereisen.
- Het personeelsbestand in Nederland zo groot wordt dat de kosten van een EOR-constructie de kosten van een eigen entiteit overstijgen.
- De bedrijfsactiviteiten in Nederland een zelfstandige strategische positie vereisen, los van het moederbedrijf.
Voor bedrijven die de Nederlandse markt verkennen of een beperkt aantal medewerkers willen aannemen, is een EOR of payrolloplossing in de meeste gevallen de snellere en kostenefficiëntere keuze. Een eigen entiteit oprichten kost tijd, notariskosten en doorlopende administratieve lasten.
Hoe verloopt de vergunningaanvraag voor buitenlandse werknemers zonder entiteit?
Voor werknemers van buiten de Europese Unie is een werk- en verblijfsvergunning vereist om legaal in Nederland te werken. De meest gebruikte route voor hoogopgeleide internationale medewerkers is de kennismigrantenregeling. Om hiervan gebruik te maken, moet de werkgever erkend referent zijn bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Dit traject is complex, kostbaar en tijdrovend voor bedrijven die dit voor het eerst doorlopen.
Wanneer een bedrijf zelf nog geen erkend referent is, biedt een EOR die al als erkend referent bij de IND is geregistreerd uitkomst. De EOR wordt dan de juridische werkgever en sponsor van de kennismigrant, regelt de vergunningaanvraag en begeleidt de werknemer bij vestiging in Nederland. De medewerker werkt feitelijk uitsluitend voor het inlenende bedrijf, maar de formele arbeidsrelatie loopt via de EOR.
Voor de kennismigrantenregeling gelden in 2026 de volgende salarisnormen:
- 30 jaar of ouder: minimaal circa 5.942 euro bruto per maand, exclusief 8% vakantietoeslag.
- Jonger dan 30 jaar: minimaal circa 4.357 euro bruto per maand, exclusief 8% vakantietoeslag.
Naast de vergunningaanvraag verzorgt een volwaardige EOR of global mobility-dienstverlener ook de inschrijving bij de gemeente, het openen van een bankrekening en, indien van toepassing, de aanvraag van de 30%-regeling voor de betreffende werknemer.
Wat kost het om personeel in Nederland te hebben via een EOR of payroll provider?
De kosten van een EOR of payroll provider in Nederland bestaan doorgaans uit twee componenten: de werkgeverslasten bovenop het bruto salaris, en de servicekosten van de EOR-partij zelf. De totale werkgeverslasten in Nederland liggen gemiddeld tussen de 20% en 30% bovenop het bruto salaris, afhankelijk van de sector en de van toepassing zijnde cao.
De servicekosten van een EOR-provider variëren per aanbieder en worden doorgaans berekend als een vast maandelijks bedrag per werknemer of als een percentage van het bruto salaris. Factoren die de prijs beïnvloeden, zijn:
- Of de EOR ook immigratiediensten verzorgt, zoals de aanvraag van een kennismigrantenvergunning.
- Of de 30%-regeling wordt aangevraagd en begeleid.
- Het aantal medewerkers dat via de EOR in dienst wordt genomen (volumekorting is mogelijk).
- De complexiteit van de arbeidsvoorwaarden en eventuele aanvullende diensten zoals relocatiebegeleiding.
Tegenover deze kosten staat dat u de kosten en doorlooptijd van het oprichten van een eigen Nederlandse entiteit vermijdt. Denk aan notariskosten, inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het opzetten van een eigen loonadministratie en het inhuren van lokale juridische en fiscale adviseurs. Voor bedrijven die de Nederlandse markt verkennen of een klein team willen opbouwen, is de EOR-route in de meeste gevallen financieel aantrekkelijker op de korte en middellange termijn.
Hoe Eastwing helpt bij het aannemen van personeel in Nederland
Wij begrijpen dat het aannemen van internationaal personeel in Nederland veel vragen oproept, zeker als u hier nog geen juridische entiteit heeft. Als specialist op het gebied van global mobility bieden wij een complete aanpak waarbij alle stappen onder één dak worden verzorgd:
- Immigratie en vergunningen: Wij begeleiden de aanvraag van werk- en verblijfsvergunningen voor kennismigranten, inclusief het traject als erkend referent bij de IND.
- Payroll en salarisadministratie: Wij zorgen voor een correcte en compliant loonadministratie, inclusief inhouding van loonheffingen en afdracht van sociale premies.
- 30%-regeling: Wij adviseren over en begeleiden de aanvraag van de expatregeling, zodat uw medewerker optimaal gebruik kan maken van de beschikbare fiscale faciliteiten.
- Relocatiebegeleiding: Van inschrijving bij de gemeente tot het vinden van woonruimte, wij helpen uw nieuwe medewerker snel en prettig te landen in Nederland.
- HR-advies en compliance: Wij vertalen complexe wet- en regelgeving naar begrijpelijke stappen, zodat u als HR-professional altijd weet waar u aan toe bent.
Wilt u weten hoe wij uw specifieke situatie kunnen aanpakken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij denken graag met u mee over de beste route om uw internationale personeel snel, correct en prettig aan boord te krijgen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een medewerker via een EOR in Nederland in dienst te nemen?
In de meeste gevallen kan een EOR een medewerker binnen één tot twee weken contractueel in dienst nemen, mits alle benodigde informatie beschikbaar is. Als er ook een kennismigrantenvergunning nodig is, moet u rekening houden met een doorlooptijd van twee tot vier weken voor de IND-procedure, aangezien erkende referenten gebruik kunnen maken van de versnelde procedure. Het is dus verstandig om het EOR-traject zo vroeg mogelijk op te starten, zodat de medewerker op de gewenste startdatum aan de slag kan.
Kan ik via een EOR ook een medewerker in vaste dienst nemen, of is het alleen geschikt voor tijdelijke contracten?
Een EOR-constructie is geschikt voor zowel tijdelijke als onbepaalde tijd contracten. De EOR stelt het arbeidscontract op conform het Nederlandse arbeidsrecht, wat betekent dat na twee of drie opeenvolgende tijdelijke contracten (afhankelijk van de situatie) een contract voor onbepaalde tijd van toepassing wordt. Wilt u de medewerker langdurig aan uw organisatie binden, dan is het verstandig om vooraf met uw EOR-partner te bespreken welke contractvorm het beste aansluit bij uw plannen.
Wat gebeurt er als ik later alsnog een eigen Nederlandse entiteit wil oprichten? Kan ik de medewerker dan overzetten?
Ja, de overstap van een EOR-constructie naar een eigen Nederlandse entiteit is mogelijk en wordt in de praktijk regelmatig gemaakt. De medewerker wordt dan formeel uit dienst bij de EOR en opnieuw in dienst genomen bij uw eigen juridische entiteit, bij voorkeur zonder onderbreking van het dienstverband. Een goede EOR-partner begeleidt dit overgangsproces en zorgt ervoor dat de arbeidsrechtelijke continuïteit en eventuele vergunningen correct worden overgedragen.
Welke verantwoordelijkheden houd ik zelf als inlenend bedrijf, en wat doet de EOR precies?
Als inlenend bedrijf blijft u verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, de taakinvulling, prestatiebeoordeling en de operationele samenwerking met uw medewerker. De EOR draagt zorg voor alles wat met het formele werkgeverschap te maken heeft: het arbeidscontract, de salarisadministratie, loonheffingen, sociale premies, ziekteverzuimbegeleiding en ontslagprocedures. Het is belangrijk dat u deze rolverdeling goed vastlegt in een inleenovereenkomst tussen u en de EOR, zodat beide partijen weten waar zij aan toe zijn.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het zelfstandig regelen van werkgeverschap in Nederland zonder lokale entiteit?
De meest voorkomende fout is het onterecht behandelen van een medewerker als zelfstandige (ZZP’er) om werkgeversverplichtingen te omzeilen, wat bij controle door de Belastingdienst kan leiden tot naheffingen met terugwerkende kracht. Daarnaast onderschatten veel buitenlandse bedrijven de complexiteit van het Nederlandse ontslagrecht, de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte (tot twee jaar) en de verplichting om aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Het vroegtijdig inschakelen van een EOR of lokale adviseur voorkomt kostbare vergissingen.
Heeft de medewerker die via een EOR werkt dezelfde rechten als iemand die rechtstreeks bij een bedrijf in dienst is?
Ja, een medewerker in dienst bij een EOR heeft dezelfde arbeidsrechtelijke bescherming als elke andere werknemer in Nederland. Dit omvat recht op het wettelijk minimumloon, vakantiedagen, loondoorbetaling bij ziekte, ontslagbescherming en pensioenopbouw. Dankzij de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) geldt bovendien dat payrollkrachten recht hebben op minimaal gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij de inlener. Een betrouwbare EOR zorgt ervoor dat aan al deze verplichtingen wordt voldaan.
Is een EOR-constructie ook geschikt als ik meerdere medewerkers in verschillende landen wil aannemen, niet alleen in Nederland?
Absoluut, een EOR-constructie is bij uitstek geschikt voor bedrijven die internationaal willen groeien zonder in elk land een eigen entiteit op te richten. Veel EOR-providers opereren in meerdere landen en kunnen u ondersteunen met lokaal compliant werkgeverschap in verschillende markten tegelijk. Houd er wel rekening mee dat de kwaliteit en lokale expertise per land kan verschillen; het is daarom aan te raden om te kiezen voor een EOR-partner met aantoonbare expertise in de specifieke landen waar u actief wilt zijn.
Gerelateerde artikelen
- Moet ik een lokale entiteit oprichten als mijn werknemer in het buitenland woont?
- Hoeveel kost belastingadvies voor internationale professionals?
- Hoeveel tijd voor afloop moet je werkvergunning verlenging aanvragen?
- Wat zijn de voordelen van de 30% regeling Nederland?
- Wat moet je doen als je werkgever failliet gaat tijdens de 30%-regeling?
