Nee, het oprichten van een lokale entiteit is niet altijd verplicht als je een werknemer in het buitenland hebt. In veel gevallen kun je als werkgever gebruikmaken van een Employer of Record (EOR), die formeel de juridische werkgeversrol overneemt in het land waar de werknemer woont. Of een entiteit wettelijk vereist is, hangt af van het land, de duur van de tewerkstelling en de aard van de werkzaamheden. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over remote working over landsgrenzen heen.
Wanneer is een lokale entiteit wettelijk verplicht?
Een lokale entiteit is wettelijk verplicht wanneer een bedrijf structurele, commerciële activiteiten uitvoert in een ander land of daar duurzaam personeel in dienst heeft dat meer doet dan ondersteunende taken. In dat geval kan de belastingdienst of arbeidswetgeving van dat land bepalen dat er sprake is van een zogeheten vaste inrichting, waardoor registratie verplicht wordt.
De vraag wanneer precies een vaste inrichting ontstaat, verschilt per land en per belastingverdrag. Over het algemeen spelen de volgende factoren een rol:
- De werknemer sluit namens het bedrijf contracten af of heeft de bevoegdheid dat te doen
- Er is sprake van een vaste werklocatie in het buitenland, zoals een kantoor of showroom
- De tewerkstelling is structureel en langdurig van aard
- De werknemer verricht kernactiviteiten van het bedrijf, niet slechts ondersteunende of voorbereidende werkzaamheden
Voor remote working geldt dat een werknemer die vanuit huis werkt in een ander land, in de meeste gevallen geen automatische verplichting tot een lokale entiteit creëert. Maar naarmate de betrokkenheid groeit, neemt ook het risico toe dat lokale autoriteiten de aanwezigheid van het bedrijf als permanent beschouwen.
Wat zijn de risico’s van tewerkstelling zonder lokale entiteit?
Tewerkstelling zonder lokale entiteit, terwijl dat wettelijk wel vereist is, leidt tot aanzienlijke juridische en financiële risico’s. Denk aan naheffingen van loonbelasting en sociale premies, boetes voor non-compliance en in ernstige gevallen aansprakelijkheid voor het volledige arbeidsrecht van het betreffende land.
De meest voorkomende risico’s zijn:
- Fiscale naheffingen: Als de lokale belastingdienst een vaste inrichting vaststelt, kan het bedrijf met terugwerkende kracht belasting verschuldigd zijn over winsten die zijn toegerekend aan die inrichting.
- Arbeidsrechtelijke claims: Een werknemer die in het buitenland werkt, valt onder de lokale arbeidswetgeving. Zonder correcte arbeidsovereenkomst loopt de werkgever het risico op claims bij ontslag of bij geschillen over arbeidsvoorwaarden.
- Sociale zekerheidsverplichtingen: Premies voor sociale verzekeringen zijn in elk land anders geregeld. Wie deze niet afdraagt, kan achteraf geconfronteerd worden met grote financiële verplichtingen.
- Reputatieschade: Non-compliance kan leiden tot intrekking van vergunningen of negatieve aandacht van toezichthouders, wat de bedrijfsvoering in dat land ernstig bemoeilijkt.
Juist bij remote working is het verleidelijk om informeel te handelen, maar de risico’s zijn reëel en kunnen jaren later alsnog aan de oppervlakte komen.
Wat is het verschil tussen een lokale entiteit en een Employer of Record?
Een lokale entiteit is een juridisch zelfstandig bedrijf dat het moederbedrijf zelf opricht in een ander land, zoals een dochteronderneming of filiaal. Een Employer of Record (EOR) is een externe organisatie die al een juridische aanwezigheid heeft in dat land en de formele werkgeversrol overneemt namens het inlenende bedrijf, zonder dat het inlenende bedrijf zelf een entiteit hoeft op te richten.
De kernverschillen op een rij:
- Eigenaarschap: Een lokale entiteit is eigendom van het bedrijf zelf. Een EOR is een onafhankelijke derde partij.
- Opstarttijd: Het oprichten van een entiteit duurt maanden en vereist notariële, juridische en fiscale stappen. Een EOR kan een werknemer vaak binnen enkele weken in dienst nemen.
- Kosten: Een eigen entiteit brengt structurele kosten mee voor administratie, accountancy en juridisch advies. Een EOR rekent doorgaans een maandelijkse servicevergoeding per werknemer.
- Zeggenschap: Met een eigen entiteit heeft het bedrijf volledige controle over de lokale structuur. Bij een EOR blijft de dagelijkse aansturing bij het inlenende bedrijf, maar de juridische werkgeversverantwoordelijkheid ligt bij de EOR.
Voor bedrijven die één of enkele werknemers in het buitenland willen laten werken, is een EOR vrijwel altijd de snellere en kostenefficiëntere route. Een eigen entiteit loont pas wanneer er sprake is van substantiële, langdurige activiteiten in dat land.
Hoe werkt payroll voor een werknemer in het buitenland zonder entiteit?
Wanneer een bedrijf geen lokale entiteit heeft, kan de salarisadministratie voor een buitenlandse werknemer worden uitgevoerd via een EOR of een gespecialiseerd payrollbedrijf in het betreffende land. De EOR neemt de werknemer formeel in dienst, verwerkt het salaris, houdt lokale loonbelasting in en draagt sociale premies af conform de lokale wetgeving.
In de praktijk werkt dit als volgt:
- Het inlenende bedrijf en de EOR sluiten een serviceovereenkomst.
- De EOR stelt een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract op voor de werknemer.
- Het inlenende bedrijf betaalt maandelijks een totaalbedrag aan de EOR, inclusief bruto salaris, werkgeverslasten en de servicevergoeding.
- De EOR verwerkt de loonadministratie, doet aangifte bij de lokale belastingdienst en betaalt het nettosalaris uit aan de werknemer.
- De werknemer werkt operationeel voor het inlenende bedrijf, maar staat juridisch op de loonlijst van de EOR.
In de Nederlandse context wordt de term payrolling vaak als synoniem gebruikt voor EOR-constructies. Payrollbedrijven nemen de formele werkgeversrol over, inclusief salarisbetaling, verzekeringen en pensioenregeling. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 hebben payrollkrachten recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij het inlenende bedrijf.
Welke landen vereisen altijd een lokale entiteit?
Er zijn landen waar het vrijwel onmogelijk is om werknemers in dienst te nemen zonder een lokale juridische aanwezigheid, omdat de wetgeving dit expliciet vereist of omdat er geen betrouwbare EOR-markt bestaat. Dit zijn doorgaans landen met sterk gereguleerde arbeidsmarkten of specifieke vereisten voor werkgeversregistratie.
Voorbeelden van landen die strenge eisen stellen aan werkgeversregistratie zijn onder andere China, Brazilië en Indonesië. In deze landen eisen lokale autoriteiten vaak dat de werkgever zelf geregistreerd is voordat een werknemer legaal aan het werk kan. Ook in sommige landen in het Midden-Oosten gelden strikte regels rondom lokale sponsoring en entiteitsvorming.
Binnen de Europese Unie is de situatie over het algemeen flexibeler. Veel EU-landen accepteren EOR-constructies voor remote working, al kunnen er per land nog steeds specifieke meldingsplichten of registraties gelden voor de werkgever. Het is altijd verstandig om per land juridisch advies in te winnen, omdat regelgeving op dit gebied regelmatig verandert.
Voor bedrijven die werknemers in meerdere landen tegelijk willen inzetten, is een combinatie van EOR-partners per land vaak de meest pragmatische oplossing, totdat de aanwezigheid in een specifiek land groot genoeg is om een eigen entiteit te rechtvaardigen.
Wanneer is een Employer of Record de slimmere keuze?
Een Employer of Record is de slimmere keuze wanneer een bedrijf snel en compliant een werknemer in een ander land wil inzetten, zonder de tijd, kosten en complexiteit van het oprichten van een lokale entiteit. Dit geldt met name voor remote working-situaties waarbij één of enkele medewerkers in het buitenland werken.
Een EOR is doorgaans de betere keuze in de volgende situaties:
- Je wilt een nieuwe markt verkennen en wilt eerst met één werknemer starten voordat je een eigen entiteit opricht
- Een werknemer verhuist naar het buitenland en wil voor zijn huidige werkgever blijven werken
- Je bedrijf heeft nog geen erkend referentschap bij de IND en wil toch een kennismigrant aannemen in Nederland
- De tewerkstelling is tijdelijk of onzeker van aard, waardoor een eigen entiteit niet rendabel is
- Je wilt snel schakelen: een EOR kan een werknemer vaak binnen enkele weken onboarden
Een eigen entiteit wordt pas echt interessant wanneer je structureel meerdere werknemers in een land hebt, commerciële activiteiten ter plaatse uitvoert of strategisch aanwezig wilt zijn op de lokale markt. Tot dat moment biedt een EOR de juridische zekerheid zonder de overhead van een volwaardige buitenlandse vestiging.
Hoe wij helpen bij tewerkstelling over de grens
Bij Eastwing begeleiden wij bedrijven en HR-professionals bij alle vraagstukken rondom internationaal personeel. Of je nu een werknemer in het buitenland wilt laten werken, een buitenlandse medewerker naar Nederland haalt, of niet zeker weet of je een lokale entiteit nodig hebt: wij denken met je mee en zorgen voor een compliant oplossing.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Advies over de keuze tussen een lokale entiteit en een EOR-constructie
- Begeleiding bij payroll en salarisadministratie voor internationale werknemers
- Aanvragen van werk- en verblijfsvergunningen, ook als erkend referent bij de IND
- Ondersteuning bij de 30%-regeling en andere fiscale faciliteiten voor expats
- Relocatiebegeleiding voor werknemers die naar Nederland komen
Wil je weten welke oplossing het beste past bij jouw situatie? Neem contact op en we kijken samen naar de meest praktische en juridisch correcte aanpak.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer zelf bepalen vanuit welk land hij remote werkt, of heeft de werkgever daar iets over te zeggen?
De werkgever heeft hier zeker iets over te zeggen, want het land van waaruit een werknemer werkt, heeft directe gevolgen voor de fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen van het bedrijf. Een werknemer die zonder toestemming vanuit een ander land gaat werken, kan onbedoeld een vaste inrichting creëren of nieuwe sociale zekerheidsverplichtingen in gang zetten. Het is verstandig om als werkgever een duidelijk beleid te hebben rondom remote working vanuit het buitenland, inclusief een goedkeuringsproces en een maximale verblijfsduur per land.
Wat gebeurt er met de sociale zekerheid van een werknemer die in het buitenland werkt?
Sociale zekerheid is gebonden aan het land waar de werknemer feitelijk werkt, tenzij er een internationaal verdrag van toepassing is dat anders bepaalt. Binnen de EU geldt de coördinatieverordening (883/2004), die in veel gevallen bepaalt dat een werknemer in slechts één land sociaal verzekerd is — doorgaans het land waar hij het grootste deel van zijn werktijd doorbrengt. Buiten de EU zijn bilaterale verdragen leidend, en ontbreekt zo’n verdrag, dan kunnen er in twee landen tegelijk premies verschuldigd zijn. Laat dit altijd toetsen door een specialist voordat de werknemer begint.
Hoe lang mag een werknemer in een ander land werken voordat het fiscaal of juridisch een probleem wordt?
Er bestaat geen universele drempelwaarde, maar in de praktijk hanteren veel landen een grens van 183 dagen per jaar voor inkomstenbelastingdoeleinden — de zogenoemde 183-dagenregel uit belastingverdragen. Voor sociale zekerheid en arbeidsrecht kunnen andere termijnen gelden, soms al na enkele weken. Houd er ook rekening mee dat de cumulatieve aanwezigheid over meerdere jaren kan meetellen. Raadpleeg bij twijfel een belastingadviseur of arbeidsrechtspecialist die bekend is met het betreffende land.
Wat als een werknemer in het buitenland woont maar volledig remote werkt voor een Nederlands bedrijf — is een EOR dan altijd nodig?
Niet per definitie, maar het is wel de veiligste en meest compliant oplossing in de meeste gevallen. Alternatieven zoals een freelanceconstructie zijn soms mogelijk, maar alleen als de werknemer daadwerkelijk als zelfstandige opereert en niet als verkapte werknemer — anders loopt het bedrijf het risico op schijnzelfstandigheid. Een EOR zorgt ervoor dat de werknemer correct in dienst is genomen volgens de lokale wetgeving, dat loonbelasting en premies worden afgedragen, en dat zowel werkgever als werknemer juridisch beschermd zijn.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het in dienst nemen van buitenlandse remote medewerkers?
De meest gemaakte fouten zijn: de werknemer op de Nederlandse loonlijst houden terwijl hij structureel in het buitenland woont en werkt, vertrouwen op een freelancecontract om arbeidsrechtelijke verplichtingen te omzeilen, en verzuimen om te controleren of er een vaste inrichting ontstaat. Ook wordt de sociale zekerheid van de werknemer regelmatig over het hoofd gezien, wat later kan leiden tot dubbele premieafdracht of onverzekerde situaties. Een vroegtijdige juridische toets per land voorkomt verreweg de meeste problemen.
Kan ik als Nederlands bedrijf een buitenlandse werknemer aannemen via een EOR en hem tegelijkertijd begeleiden naar een kennismigrantenstatus in Nederland?
Ja, dit is een constructie die in de praktijk regelmatig wordt toegepast. Een EOR kan de werknemer tijdelijk formeel in dienst nemen in het buitenland, terwijl het Nederlandse bedrijf tegelijkertijd de benodigde vergunningsprocedures in gang zet voor tewerkstelling in Nederland. Zodra de werk- en verblijfsvergunning zijn verleend, kan de werknemer overstappen naar de Nederlandse loonlijst. Eastwing kan als erkend referent bij de IND dit traject van begin tot eind begeleiden.
Hoe kies ik een betrouwbare EOR-partner voor een specifiek land?
Let bij de keuze van een EOR-partner op lokale juridische expertise in het betreffende land, transparantie over kosten en servicevoorwaarden, en ervaring met het type werknemer of sector dat voor jou relevant is. Vraag altijd naar hoe de EOR omgaat met arbeidsrechtelijke geschillen, beëindiging van dienstverbanden en wijzigingen in lokale wetgeving. Een goede EOR communiceert proactief over compliance-wijzigingen en heeft aantoonbare referenties in het land van jouw keuze. Laat je indien nodig adviseren door een partij zoals Eastwing, die de juiste EOR-partner voor jouw situatie kan aanbevelen.
