Een werknemer mag over het algemeen maximaal 183 dagen per jaar op afstand werken vanuit een ander land zonder automatisch belasting- of socialeverzekeringsverplichtingen in dat land te triggeren — maar dit is geen universele drempel. De exacte grens verschilt per land, per belastingverdrag en per type gevolg: voor belasting, sociale zekerheid en arbeidsrecht gelden verschillende drempelwaarden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over thuiswerken vanuit het buitenland, zodat u als HR-professional of werknemer precies weet waar u aan toe bent.
Welke regels bepalen hoeveel dagen iemand vanuit het buitenland mag werken?
Er bestaat geen universele daglimiet voor werken op afstand vanuit het buitenland. Welke regels van toepassing zijn, hangt af van het land waar de werknemer verblijft, de duur van het verblijf, het toepasselijke belastingverdrag tussen Nederland en dat land, en of het werk wordt verricht als werknemer of als zelfstandige. De 183-dagenregel is een veelgenoemde vuistregel, maar deze geldt slechts voor één specifiek aspect: de belastingheffing over arbeidsinkomen — en bijvoorbeeld niet voor de socialeverzekeringsafdekking.
De 183-dagenregel is afkomstig uit belastingverdragen en bepaalt dat een werknemer belastingplichtig wordt over zijn salaris in een ander land als hij daar meer dan 183 dagen per jaar verblijft, zijn salaris wordt betaald door een werkgever die in dat land is gevestigd, of de kosten van zijn salaris worden gedragen door een vaste inrichting in dat land. Het heffingsrecht verschuift pas wanneer alle drie de voorwaarden tegelijkertijd zijn vervuld. Voor werknemers op afstand in dienst van een Nederlandse werkgever is de tweede voorwaarde vaak niet van toepassing, maar de grens is dunner dan veel mensen beseffen.
Naast belasting spelen ook arbeidsrecht en sociale zekerheid een rol. Sommige landen kennen dwingende arbeidsrechtelijke bepalingen die van toepassing zijn zodra iemand er op structurele basis werkt, ongeacht de nationaliteit van de werkgever. Er bestaat dan ook geen enkele “veilige” drempel die alle mogelijke gevolgen tegelijk afdekt.
Wat zijn de fiscale gevolgen van werken op afstand vanuit het buitenland?
De fiscale gevolgen van werken op afstand vanuit het buitenland hangen af van het verblijfsland, de duur van het verblijf en het toepasselijke belastingverdrag. Bij korte verblijven blijft de werknemer doorgaans belastingplichtig in Nederland. Bij langere verblijven kan het werkland heffingsrechten verkrijgen over een deel of het geheel van het salaris, wat leidt tot een dubbele aangifteplicht en mogelijk dubbele belasting als er geen verdrag van toepassing is.
In de praktijk kunnen de volgende fiscale gevolgen optreden:
- Belastingplicht in het werkland: Als de werknemer meer dan 183 dagen in een land verblijft en aan de overige verdragsvoorwaarden is voldaan, kan dat land belasting heffen over het salaris dat in die periode is verdiend, afhankelijk van de lokale belastingwetgeving.
- Verlies van de 30%-regeling: De Nederlandse 30%-regeling vereist dat de werknemer in Nederland werkt voor een in Nederland gevestigde werkgever. Langdurig werken op afstand vanuit het buitenland, wat leidt tot belastingheffing in het andere land, kan ertoe leiden dat er geen of minder voordeel wordt genoten van de 30%-regeling.
- Vaste inrichting: Als een werknemer structureel vanuit het buitenland werkt en daar beslissingen neemt of contracten sluit namens zijn werkgever, kunnen de belastingautoriteiten in dat land bepalen dat de werkgever daar een vaste inrichting heeft. Dit creëert een mogelijke vennootschapsbelastingplicht voor de werkgever in dat land.
- Dubbele belastingaangifte: De werknemer kan verplicht zijn in beide landen belastingaangifte te doen.
Het is dan ook raadzaam een belastingadviseur te raadplegen die bekend is met het specifieke verblijfsland, wanneer het werken op afstand meer dan een paar weken duurt.
Hoe werkt de sociale zekerheid bij tijdelijk werken buiten Nederland?
Bij tijdelijk werken buiten Nederland blijft een werknemer doorgaans sociaal verzekerd in Nederland, mits het verblijf in het buitenland beperkt is en de werknemer voornamelijk in Nederland werkt. Binnen de EU bepaalt de Europese coördinatieverordening (883/2004) in welk land iemand sociaal verzekerd is.
Buiten de EU is de situatie complexer. Nederland heeft slechts met een beperkt aantal landen socialezekerheidsverdragen gesloten. Waar een dergelijk verdrag ontbreekt, kan de werknemer in beide landen premieplichtig zijn, of nergens volledig verzekerd zijn. Dit risico wordt bij werken op afstand buiten Europa vaak onderschat.
Heeft een werknemer een werkvergunning nodig om op afstand vanuit het buitenland te werken?
Of een werknemer een werkvergunning nodig heeft voor werken op afstand vanuit het buitenland, hangt volledig af van het land waar hij verblijft en zijn nationaliteit. Binnen de EU hebben EU-burgers het recht vrij te reizen en te verblijven, maar dit betekent niet automatisch dat zij zonder beperkingen voor een buitenlandse werkgever mogen werken zonder enige registratieplicht. Buiten de EU gelden strengere regels.
Een aantal praktische scenario’s:
- EU-burger die op afstand werkt vanuit een ander EU-land: Formeel is geen werkvergunning vereist, maar voor verblijven van meer dan drie maanden is registratie bij de lokale autoriteiten doorgaans verplicht. De arbeids- en belastingregels van het verblijfsland kunnen van toepassing worden.
- Niet-EU-burger die op afstand werkt vanuit een derde land: Het verblijfsland bepaalt of een werkvergunning of visum vereist is. Veel landen hebben geen specifiek visum voor werken op afstand, maar wel regels over wat is toegestaan op een toeristenvisum. Werken op een toeristenvisum is in de meeste landen verboden, ook wanneer het werk wordt verricht voor een buitenlandse werkgever.
- Digital nomad-visa: Een groeiend aantal landen biedt speciale visa aan voor werkers op afstand, zoals Portugal, Spanje en Indonesië. Deze visa stellen specifieke voorwaarden aan inkomen, verzekering en verblijfsduur.
Voor de Nederlandse werkgever verandert werken op afstand vanuit het buitenland niets aan de vergunningssituatie in Nederland, zolang de werknemer niet daadwerkelijk in Nederland werkt. De werkgever is echter verantwoordelijk voor het verifiëren dat de werknemer legaal verblijft en werkt in het verblijfsland.
Wat zijn de risico’s voor werkgevers wanneer een werknemer te lang op afstand vanuit het buitenland werkt?
Als een werknemer te lang op afstand vanuit het buitenland werkt, loopt de werkgever verschillende serieuze risico’s: belastingplicht in het buitenland, premieverplichting voor sociale zekerheid in een ander land, het ontstaan van een vaste inrichting en blootstelling aan het arbeidsrecht van het werkland. Deze risico’s treden niet allemaal tegelijk op, maar kunnen cumulatief leiden tot aanzienlijke financiële en juridische gevolgen.
Het risico van een vaste inrichting wordt in de praktijk het vaakst onderschat. Zelfs één werknemer die structureel vanuit het buitenland werkt en daar contracten sluit of klanten bedient, kan voldoende zijn om een vaste inrichting te triggeren.
Hoe stelt u een thuiswerkbeleid op voor werknemers die vanuit het buitenland werken?
Een degelijk beleid voor werken op afstand vanuit het buitenland begint met het vaststellen van een maximale verblijfsduur per land per jaar, gecombineerd met een goedkeuringsproces voor elk verzoek. Zonder beleid lopen werkgevers het risico dat werknemers zelfstandig bepalen hoe lang zij vanuit het buitenland werken, met alle fiscale en juridische gevolgen van dien. We hebben veel van dergelijke gevallen in de praktijk gezien. Het is beter proactief te zijn en problemen te voorkomen dan reactief te handelen.
Een effectief beleid omvat minimaal de volgende elementen:
- Maximale verblijfsduur: Stel een duidelijke grens vast, bijvoorbeeld maximaal 30 of 60 werkdagen per jaar buiten Nederland — met differentiatie per regio (EU versus niet-EU).
- Goedkeuringsproces: Vereis dat werknemers vooraf toestemming vragen voor werken op afstand vanuit het buitenland. Zo kan HR het overzicht bewaren en de gevolgen per geval beoordelen.
- Landenspecifieke beoordeling: Niet elk land brengt dezelfde risico’s met zich mee. Bouw een stap in het beleid in waarbij de fiscale, socialezekerings- en arbeidsrechtelijke gevolgen per land afzonderlijk worden beoordeeld, of definieer welke landen zijn toegestaan en welke niet.
- Documentatieverplichting: Registreer de dagen die in het buitenland worden doorgebracht, vraag waar nodig A1-verklaringen aan en bewaar alle relevante correspondentie. Documentatie is onmisbaar bij een controle.
- Communicatie aan werknemers: Zorg ervoor dat werknemers weten wat wel en niet is toegestaan, en wat de gevolgen zijn van het overschrijden van de vastgestelde grenzen.
- Periodieke herziening: Wet- en regelgeving rondom werken op afstand verandert snel. Evalueer het beleid minimaal jaarlijks en actualiseer het op basis van nieuwe regels of jurisprudentie.
Een goed beleid is niet alleen een juridisch vangnet, maar ook een instrument om werknemers duidelijkheid te bieden. Werknemers die de regels kennen, kunnen weloverwogen keuzes maken over hoe en waar zij werken.
Hoe Eastwing helpt bij werken op afstand vanuit het buitenland
Werken op afstand over de grens raakt tegelijkertijd aan belasting, sociale zekerheid, immigratie en arbeidsrecht, waardoor het een van de meest complexe vraagstukken binnen global mobility is. Bij Eastwing helpen we HR-afdelingen en werkgevers dit beheersbaar en compliant te houden.
Wat we voor u kunnen doen:
- Beoordelen van de fiscale en socialeverzekeringsconsequenties van werken op afstand in specifieke landen
- Aanvragen van A1-verklaringen voor werknemers die (tijdelijk) vanuit het buitenland werken
- Adviseren over de 30%-regeling en de impact van werken op afstand op de toepasbaarheid ervan
- Opstellen of beoordelen van een intern thuiswerkbeleid voor werknemers die vanuit het buitenland werken
- Ondersteunen van werknemers bij registratie, belastingaangifte en verblijfsverplichtingen in het werkland
- Trainingen voor HR-professionals over internationale mobiliteit en compliance
Wilt u weten wat de regels zijn voor een specifieke situatie of werknemer? Neem contact op en we denken graag met u mee.
Veelgestelde vragen
Geldt de 183-dagendrempel per kalenderjaar of per aaneengesloten periode?
In de meeste belastingverdragen wordt de 183-dagendrempel berekend over een aaneengesloten periode van twaalf maanden, die niet noodzakelijkerwijs samenvalt met het kalenderjaar. Sommige verdragen hanteren wel het kalenderjaar als referentieperiode, terwijl andere een willekeurig tijdvak van twaalf maanden toepassen. Het is daarom belangrijk het specifieke verdrag tussen Nederland en het verblijfsland te raadplegen, in plaats van automatisch uit te gaan van 1 januari tot en met 31 december.
Wat als een werknemer tegelijkertijd op afstand werkt vanuit meerdere landen — bijvoorbeeld twee maanden in Spanje en twee maanden in Portugal?
Als een werknemer vanuit meerdere landen werkt, moeten de fiscale, socialezekerings- en arbeidsrechtelijke regels voor elk land afzonderlijk worden beoordeeld. Voor socialezekerheidsdoeleinden binnen de EU telt de totale werktijd in het woonland mee voor de 25%-drempel, maar voor belastingdoeleinden wordt elk land afzonderlijk beoordeeld om te bepalen of de drempel voor heffingsrechten is overschreden. Dit maakt de situatie aanzienlijk complexer en vereist doorgaans advies van een specialist in internationale mobiliteit.
Kan een werknemer de fiscale gevolgen zelf afhandelen, of is de werkgever altijd verantwoordelijk?
Zowel de werknemer als de werkgever kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor niet-naleving van de regels in het werkland. De werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor zijn eigen belastingaangifte en verblijfsverplichtingen, terwijl de werkgever verantwoordelijkheid draagt voor loonbelasting, sociale premies en het voorkomen van het ontstaan van een vaste inrichting. In de praktijk is het raadzaam de respectieve verantwoordelijkheden expliciet vast te leggen in zowel het thuiswerkbeleid als de arbeidsovereenkomst.
Heeft werken op afstand vanuit het buitenland invloed op de pensioenopbouw van de werknemer?
Ja, dit is een risico dat vaak over het hoofd wordt gezien. Als de socialeverzekeringsplicht verschuift naar het werkland, kan de werknemer tijdelijk niet deelnemen aan het Nederlandse pensioenstelsel of de bestaande pensioenregeling van de werkgever. Afhankelijk van het land kan er een gat in de pensioenopbouw ontstaan. Wanneer het werken op afstand over een langere periode plaatsvindt, is het raadzaam de pensioenconsequenties in kaart te brengen naast de belasting- en premieverplichtingen.
Wat is de eerste stap wanneer een werknemer aangeeft vanuit het buitenland te willen werken?
De eerste stap is het vaststellen van het verblijfsland, de beoogde duur en de aard van het werk. Op basis hiervan kan worden bepaald welke belastingverdragen van toepassing zijn, of een A1-verklaring vereist is en of er arbeidsrechtelijke verplichtingen bestaan in het werkland. Pak dit altijd aan vóór vertrek: de situatie achteraf corrigeren is aanzienlijk moeilijker en kostbaarder dan vooraf de juiste stappen te zetten.
Mogen werknemers op afstand werken vanuit een niet-EU-land op een toeristenvisum als zij voor een Nederlandse werkgever werken?
In de overgrote meerderheid van niet-EU-landen is werken op een toeristenvisum verboden — ook als de werkgever en het salaris volledig Nederlands zijn. Lokale autoriteiten trekken zich doorgaans niets aan van voor wie het werk wordt verricht: wat telt, is dat er economische activiteit plaatsvindt op hun grondgebied. Overtredingen kunnen leiden tot uitzetting, een inreisverbod of boetes voor zowel de werknemer als de werkgever. Controleer altijd de visumvoorwaarden van het specifieke land voordat een werknemer afreist.
Hoe vaak moet het thuiswerkbeleid worden bijgewerkt, en waarom is dit zo belangrijk?
Een thuiswerkbeleid moet minimaal eenmaal per jaar worden herzien, maar bij voorkeur ook na relevante wetswijzigingen of nieuwe jurisprudentie. Regelgeving rondom internationale mobiliteit ontwikkelt zich snel — denk aan nieuwe digital nomad-visa, wijzigingen in verdragsstandpunten of aanpassingen van de EU-coördinatieverordening inzake sociale zekerheid. Een verouderd beleid biedt geen bescherming bij een controle en kan werknemers een vals gevoel van zekerheid geven.
