Bij een service agreement met een Employer of Record let je vooral op de verdeling van aansprakelijkheid, de beëindigingsclausules, de naleving van lokale arbeidsregelgeving en de kostenstructuur. Deze vier elementen bepalen in grote mate of de samenwerking soepel verloopt en of je als opdrachtgever voldoende beschermd bent. De vragen hieronder geven je een praktisch kader om elke EOR-overeenkomst kritisch te beoordelen.
Welke onderdelen zijn verplicht in een EOR service agreement?
Een solide service agreement met een Employer of Record bevat minimaal zes kernonderdelen: de omschrijving van de werkgeversrol van de EOR, de arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn op de werknemer, de verdeling van aansprakelijkheid, de beëindigingsbepalingen, de kostenstructuur en afspraken over naleving van lokale wet- en regelgeving. Ontbreekt een van deze elementen, dan ontstaan er al snel juridische of operationele risico’s.
De EOR-overeenkomst legt de basis voor de hele driehoeksverhouding: de werknemer, de EOR als juridisch werkgever en jij als opdrachtgever die feitelijk leiding geeft. Concreet moet de overeenkomst duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor salarisbetaling, belastingafdracht, sociale premies, pensioenopbouw en verzekeringen. In de Nederlandse context betekent dit onder meer dat de EOR de loondoorbetaling bij ziekte (tot twee jaar, met een wettelijk minimum van 70% van het loon) correct moet regelen en dat de werknemer recht heeft op een adequate pensioenregeling vanaf de eerste werkdag.
Daarnaast moet de overeenkomst specificeren welke arbeidsvoorwaarden gelden. Dit zijn niet alleen het salaris en vakantiedagen, maar ook secundaire voorwaarden zoals een eventuele dertiende maand, verlofregelingen en scholingsregelingen. Als de EOR zich niet kan aansluiten bij bepaalde fondsen, zoals scholingsfondsen, dan moeten bijdragen in geld worden gereserveerd en minimaal jaarlijks worden uitbetaald.
Hoe wordt aansprakelijkheid verdeeld tussen de EOR en de opdrachtgever?
In een EOR-constructie draagt de EOR de juridische aansprakelijkheid voor alles wat samenhangt met het werkgeverschap: naleving van arbeidsrecht, correcte belastingafdracht, sociale verzekeringen en ontslagprocedures. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, de taakinvulling en de werkomstandigheden op de werkvloer. Deze verdeling moet expliciet in de service agreement staan.
In de praktijk betekent dit dat de EOR het risico draagt als er iets misgaat op het gebied van compliance. Wordt er een boete opgelegd vanwege een fout in de belastingafdracht, dan valt dat in principe binnen de verantwoordelijkheid van de EOR. Maar let op: als de opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie aanlevert, bijvoorbeeld over de functie of het salaris, dan kan de aansprakelijkheid gedeeltelijk terugvallen op de opdrachtgever.
Controleer in de overeenkomst ook of er indemnificatieclausules zijn opgenomen. Deze bepalen wat er gebeurt als een derde partij, zoals de belastingdienst of een ontslagen werknemer, claims indient. Een goede service agreement met een Employer of Record maakt onderscheid tussen schade die ontstaat door handelen van de EOR en schade die voortvloeit uit instructies of beslissingen van de opdrachtgever.
Wat zijn de risico’s van onduidelijke beëindigingsclausules?
Onduidelijke beëindigingsclausules in een EOR-contract kunnen leiden tot onverwachte kosten, juridische aansprakelijkheid en vertragingen bij het beëindigen van het dienstverband. Als de overeenkomst niet precies omschrijft wie verantwoordelijk is voor de ontslagprocedure, de opzegtermijnen en de bijbehorende vergoedingen, loop je als opdrachtgever het risico op financiële verrassingen.
Lokale ontslagregels verschillen sterk per land. In Nederland gelden strenge regels rondom loondoorbetaling bij ziekte, re-integratieverplichtingen en ontslagvergoedingen. Als de service agreement niet specificeert hoe de EOR deze procedures uitvoert en wie de kosten draagt, kan een ontslag veel duurder uitvallen dan verwacht. Vraag daarom altijd naar een helder overzicht van de ontslagkosten per land voordat je tekent.
Kijk ook naar de bepalingen voor vroegtijdige beëindiging van de samenwerking met de EOR zelf. Sommige EOR-contracten bevatten een minimale contractduur of hoge opzegvergoedingen. Als jouw bedrijfsbehoeften veranderen of als de EOR de kwaliteit niet levert, wil je de vrijheid hebben om te switchen zonder buitensporige kosten.
Hoe controleer je of een EOR lokale arbeidsregelgeving naleeft?
Je controleert de compliance van een EOR door in de service agreement concrete garanties en rapportageverplichtingen op te nemen. Vraag de EOR om bewijs van lokale registraties, vraag om periodieke nalevingsrapportages en controleer of de EOR een eigen juridisch team heeft of samenwerkt met lokale experts. Een betrouwbare EOR is transparant over hoe hij de lokale regelgeving bijhoudt en toepast.
Voor de Nederlandse markt betekent dit onder meer dat de EOR als erkend referent bij de IND geregistreerd moet zijn als hij kennismigranten van buiten de EU aanneemt. Ook moet de EOR op de hoogte zijn van actuele inkomensnormen: voor 2026 bedraagt de salarisnorm voor kennismigranten minimaal circa 5.942 euro bruto per maand voor werknemers van 30 jaar of ouder, en circa 4.357 euro bruto per maand voor werknemers jonger dan 30 jaar, exclusief vakantietoeslag.
Naast formele registraties zijn er praktische controlevragen die je kunt stellen:
- Heeft de EOR een eigen juridische entiteit in het betreffende land, of werkt hij via een lokale partner?
- Hoe worden wijzigingen in arbeidsrecht doorgevoerd in bestaande arbeidscontracten?
- Wie is het aanspreekpunt bij een arbeidsconflict of een inspectie van de belastingdienst?
- Kan de EOR aantonen dat hij de 30%-regeling correct aanvraagt en administreert voor in aanmerking komende werknemers?
Een EOR die deze vragen niet concreet kan beantwoorden, is een risico voor jouw internationale werknemers en voor jouw bedrijf.
Wat moet er in de overeenkomst staan over kosten en facturering?
De kostenstructuur in een EOR service agreement moet volledig transparant zijn. De overeenkomst moet minimaal de managementfee van de EOR specificeren, aangeven welke kosten doorberekend worden aan de opdrachtgever en hoe de facturering verloopt. Verborgen kosten zijn een van de meest voorkomende klachten bij EOR-samenwerking, dus vraag altijd om een volledig kostenoverzicht vooraf.
Typische kostencomponenten in een EOR-overeenkomst zijn:
- Bruto salaris van de werknemer, inclusief vakantietoeslag en eventuele bonussen
- Werkgeverslasten, zoals sociale premies, pensioenpremies en verzekeringen
- Managementfee van de EOR, vaak een vast bedrag per maand of een percentage van het brutoloon
- Eenmalige kosten voor onboarding, visumaanvraag of offboarding
- Doorberekende kosten voor specifieke diensten, zoals de aanvraag van de 30%-regeling of ondersteuning bij arbeidsconflicten
Controleer ook de factureringsfrequentie en de betalingstermijnen. Sommige EOR-partijen factureren wekelijks, andere maandelijks. Zorg dat de overeenkomst ook bepaalt wat er gebeurt als er fouten in de salarisverwerking optreden en wie de correctiekosten draagt.
Wanneer is een EOR service agreement niet de juiste keuze?
Een EOR service agreement is niet de juiste keuze als je werkt met zelfstandigen of freelancers, als je snel een grote groep medewerkers in een land wil aannemen, of als je al een eigen juridische entiteit in het betreffende land hebt. In die situaties biedt een EOR-constructie weinig toegevoegde waarde en zijn de kosten onevenredig hoog ten opzichte van de voordelen.
Voor zelfstandigen en zzp’ers geldt dat er geen sprake is van een dienstverband, waardoor een EOR normaal gesproken niet nodig is. Gebruik je toch een EOR voor iemand die feitelijk als zelfstandige werkt, dan kan dit juist het risico op verkeerde classificatie vergroten in plaats van verkleinen.
Als je bedrijf snel groeit in een bepaald land en je verwacht binnen korte tijd tientallen medewerkers aan te nemen, is het vaak voordeliger om een eigen entiteit op te zetten. Een EOR is bij uitstek geschikt als tussenstap: om snel te starten, een nieuwe markt te testen of een individuele werknemer te faciliteren die om persoonlijke redenen wil verhuizen. Zodra de schaal groter wordt, wegen de kosten van de EOR-constructie zwaarder dan de kosten van een eigen vestiging.
Tot slot is een EOR-overeenkomst niet de juiste keuze als de EOR geen aantoonbare kennis heeft van de lokale arbeidsmarkt en regelgeving. Een EOR die niet bekend is met de specifieke vereisten in het betreffende land, biedt geen bescherming maar vergroot juist het compliancerisico.
Hoe Eastwing helpt bij jouw EOR service agreement
Bij Eastwing helpen we bedrijven die internationals aannemen of werknemers over de grens laten werken. We begeleiden je bij het beoordelen en opstellen van een EOR-overeenkomst die aansluit bij de Nederlandse wet- en regelgeving en bij jouw specifieke situatie. Concreet bieden we:
- Begeleiding bij het selecteren van een betrouwbare EOR-partner met de juiste lokale expertise
- Controle van de service agreement op aansprakelijkheidsverdelingen, beëindigingsclausules en kostenstructuur
- Ondersteuning bij immigratietrajecten, waaronder de aanvraag van een kennismigrantenvergunning via een erkend referent
- Advies over de combinatie van een EOR-constructie met de 30%-regeling voor internationale werknemers
- Doorlopende ondersteuning bij wijzigingen in arbeidsrecht die van invloed zijn op jouw EOR-overeenkomst
Wil je weten of een EOR-constructie past bij jouw situatie, of wil je een bestaande service agreement laten beoordelen? Neem contact op met Eastwing voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Kan ik een EOR service agreement aanpassen nadat deze is ondertekend?
Ja, de meeste EOR-overeenkomsten kunnen worden aangepast via een addendum of wijzigingsovereenkomst, maar dit vereist instemming van beide partijen. Zorg er bij het tekenen voor dat de overeenkomst een duidelijke procedure bevat voor het doorvoeren van wijzigingen, bijvoorbeeld bij veranderingen in de arbeidsvoorwaarden of bij nieuwe wetgeving. Vraag ook of de EOR je proactief informeert wanneer een wetswijziging aanpassingen in het contract noodzakelijk maakt, zodat je niet achter de feiten aanloopt.
Wat gebeurt er met de werknemer als ik van EOR-partij wil wisselen?
Bij een switch van EOR-partij moet het bestaande dienstverband worden beëindigd en een nieuw dienstverband worden aangegaan met de nieuwe EOR, wat juridische en administratieve consequenties heeft voor de werknemer. In Nederland moet je hierbij rekening houden met opzegtermijnen, eventuele transitievergoedingen en de continuïteit van arbeidsvoorwaarden zoals pensioenopbouw. Communiceer tijdig en transparant met de werknemer, en zorg dat de overgang contractueel goed is geborgd om onnodige rechtsrisico’s te vermijden.
Hoe werkt de 30%-regeling in combinatie met een EOR-constructie?
De 30%-regeling kan ook worden toegepast als een werknemer via een EOR in dienst is, maar de EOR moet dan als erkend referent bij de IND geregistreerd zijn en de aanvraag namens de werknemer indienen. Het is belangrijk dat de service agreement expliciet bepaalt wie verantwoordelijk is voor het aanvragen en administreren van de 30%-regeling, en wie de kosten draagt als de aanvraag wordt afgewezen of herzien. Controleer ook of de EOR ervaring heeft met het correct verwerken van de belastingvrije vergoeding in de salarisadministratie, want fouten hierin kunnen leiden tot naheffingen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het afsluiten van een EOR service agreement?
Een van de meest voorkomende fouten is het niet doorlezen van de aansprakelijkheids- en indemnificatieclausules, waardoor opdrachtgevers achteraf verantwoordelijk blijken te zijn voor kosten die ze niet hadden verwacht. Andere veelgemaakte fouten zijn het ontbreken van afspraken over foutcorrectie bij salarisverwerking, het niet navragen van de totale kostenstructuur inclusief eenmalige kosten, en het ondertekenen van een contract met een lange minimale looptijd zonder exitclausule. Laat de overeenkomst altijd beoordelen door iemand met kennis van lokale arbeidsregelgeving voordat je tekent.
Is een EOR service agreement hetzelfde als een payrolling-overeenkomst?
Nee, een EOR service agreement en een payrolling-overeenkomst lijken op elkaar maar zijn juridisch en operationeel verschillend. Bij payrolling in Nederland is de payrollonderneming de formele werkgever, maar de werknemer heeft recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als bij de opdrachtgever zelf (het zogenaamde verlichte arbeidsrechtelijke regime geldt niet meer). Een EOR wordt doorgaans ingezet voor internationale constructies waarbij de EOR als lokale juridische werkgever optreedt in een land waar de opdrachtgever geen eigen entiteit heeft. Controleer altijd welk juridisch kader van toepassing is op jouw situatie, want de verplichtingen en risico’s verschillen aanzienlijk.
Hoe lang duurt het gemiddeld om een werknemer via een EOR in dienst te nemen?
In de meeste gevallen kan een werknemer via een EOR binnen één tot drie weken operationeel zijn, afhankelijk van het land en de complexiteit van de situatie. In Nederland kan de doorlooptijd langer zijn als er een kennismigrantenvergunning aangevraagd moet worden, wat gemiddeld twee tot vier weken duurt via de versnelde IND-procedure voor erkende referenten. Zorg dat de service agreement duidelijkheid geeft over de onboardingprocedure en de verantwoordelijkheden van de EOR in dit proces, zodat er geen onnodige vertragingen ontstaan.
Wat moet ik doen als de EOR zijn verplichtingen niet nakomt?
Als een EOR zijn verplichtingen niet nakomt, is het eerste aanspreekpunt de escalatieprocedure die in de service agreement beschreven zou moeten staan. Documenteer alle tekortkomingen schriftelijk en stel de EOR formeel in gebreke conform de afgesproken procedure. Als de situatie niet wordt opgelost, kun je afhankelijk van de contractbepalingen aanspraak maken op schadevergoeding of de overeenkomst ontbinden; zorg daarom bij het tekenen al dat de overeenkomst een heldere klachten- en geschillenregeling bevat, inclusief het toepasselijk recht en de bevoegde rechter.
