Je kunt een nieuwe buitenlandse markt testen met één lokale werknemer zonder een volledig HR-team op te zetten door gebruik te maken van een Employer of Record (EOR). Een EOR neemt de werknemer formeel in dienst namens jouw bedrijf, zodat jij de dagelijkse aansturing behoudt zonder zelf een juridische entiteit in het buitenland te hoeven oprichten. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over deze aanpak.
Wat zijn de juridische risico’s van één werknemer in het buitenland?
Zelfs één werknemer in het buitenland kan aanzienlijke juridische risico’s met zich meebrengen. Het grootste gevaar is het ontstaan van een zogeheten permanent establishment (vaste inrichting): als belastingautoriteiten bepalen dat jouw bedrijf via die werknemer een fiscale aanwezigheid in het land heeft, kunnen er extra belastingverplichtingen ontstaan. Daarnaast loop je risico op boetes als je de lokale arbeidsrechtelijke regels niet naleeft.
Concrete risico’s bij het aannemen van een buitenlandse werknemer zonder de juiste structuur zijn onder meer:
- Permanent establishment: een werknemer die structureel in een land actief is, kan jouw bedrijf fiscaal in dat land verankeren.
- Misclassification: iemand behandelen als zelfstandige terwijl er feitelijk sprake is van een dienstverband leidt tot hoge boetes.
- Niet-naleving van lokale arbeidsregels: elk land heeft eigen regels rondom minimumloon, vakantiedagen, loondoorbetaling bij ziekte en ontslagprocedures.
- Ontbrekende werkvergunning: als de werknemer van buiten de EU komt, zijn er doorgaans visa- en vergunningstrajecten vereist.
Deze risico’s gelden ook bij een markttest met slechts één persoon. De omvang van de activiteiten doet er juridisch gezien minder toe dan de structuur waarbinnen de werknemer actief is.
Hoe neem je legaal een lokale werknemer aan zonder buitenlandse entiteit?
De meest praktische en juridisch correcte manier om een lokale werknemer aan te nemen zonder een buitenlandse entiteit op te richten, is via een Employer of Record. De EOR heeft al een juridische aanwezigheid in het betreffende land en treedt op als formele werkgever, terwijl jij de feitelijke aansturing en het dagelijkse werk bepaalt. Zo ben je binnen enkele dagen of weken operationeel in plaats van de zes tot twaalf maanden die het oprichten van een eigen entiteit doorgaans kost.
Het alternatief, werken met een lokale zelfstandige of contractor, is alleen geschikt als er werkelijk geen sprake is van een dienstverband. Als de samenwerking kenmerken heeft van een arbeidsrelatie (vaste werktijden, exclusiviteit, instructiebevoegdheid), dan is een EOR de veiligere keuze om misclassification te voorkomen.
Wat is een employer of record en wanneer is het de juiste keuze?
Een Employer of Record (EOR) is een organisatie die werknemers wettelijk in dienst neemt en uitbetaalt namens een ander bedrijf, doorgaans in een land waar dat bedrijf zelf geen juridische entiteit heeft. De EOR sluit het arbeidscontract, verwerkt de salarisadministratie, houdt loonheffingen in en draagt sociale premies af. Jij blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en de inhoud van het werk.
Een EOR is de juiste keuze in de volgende situaties:
- Je wilt een nieuwe markt testen met één of enkele werknemers zonder meteen een volledige vestiging te openen.
- Je wilt snel schakelen: de EOR kan een dienstverband opzetten binnen enkele dagen of weken.
- Je wilt compliance-risico’s beperken zonder interne kennis van lokale arbeidswetgeving op te bouwen.
- Een werknemer wil vanuit een ander land blijven werken voor jouw bedrijf, bijvoorbeeld na een verhuizing.
- Je hebt nog geen status als erkend referent bij de IND, maar wil wel een kennismigrant aannemen in Nederland.
Een EOR is niet bedoeld voor de werving en selectie van kandidaten, en is ook niet nodig als iemand als echte zelfstandige werkt. Het model is specifiek ontworpen voor situaties waarin er sprake is van een arbeidsrelatie, maar een eigen juridische entiteit ontbreekt of niet wenselijk is.
Welke HR-taken moet je zelf regelen bij een buitenlandse testwerknemer?
Ook wanneer je een EOR inschakelt, blijft een deel van de HR-verantwoordelijkheid bij jou als inlenende organisatie liggen. De EOR neemt de juridische en administratieve werkgeverslasten over, maar de dagelijkse samenwerking en teamsturing zijn jouw verantwoordelijkheid.
Taken die de EOR doorgaans voor zijn rekening neemt:
- Opstellen van het lokale arbeidscontract
- Salarisverwerking, belastinginhouding en afdracht van sociale premies
- Beheer van verlof, verzekeringen en pensioen
- Onboarding en offboarding volgens lokale regels
- Ondersteuning bij werkvergunningen en verblijfsvergunningen
Taken die jij als opdrachtgever zelf regelt:
- Dagelijkse aansturing, taakverdeling en doelstellingen
- Teamcultuur en communicatie
- Prestatiebeoordelingen en persoonlijke ontwikkeling
- Strategische beslissingen over de markttest zelf
Zorg er ook voor dat je intern helder hebt wat de doelstellingen van de testfase zijn, zodat je op een gegeven moment een gefundeerde beslissing kunt nemen over verdere expansie of terugtrekking.
Hoeveel kost het om één werknemer in het buitenland te testen?
De kosten van een buitenlandse testwerknemer via een EOR bestaan uit twee componenten: het brutosalaris inclusief werkgeverslasten (belastingen, sociale premies en verplichte arbeidsvoorwaarden in het betreffende land) en de EOR-servicefee. Die fee bedraagt doorgaans een vast maandbedrag per werknemer of een percentage van het brutosalaris.
Hoewel de exacte bedragen per land en provider sterk verschillen, zijn de totale kosten via een EOR in de meeste gevallen aanzienlijk lager dan het oprichten van een eigen juridische entiteit. Het opzetten van een buitenlandse entiteit brengt eenmalige kosten met zich mee voor notaris, registratie en juridisch advies, plus doorlopende administratieve verplichtingen. Voor een markttest met één werknemer wegen die investeringen zelden op tegen de potentiële opbrengst.
Houd bij de kostencalculatie ook rekening met:
- Lokale salariseisen en minimumloonregels
- Verplichte toeslagen zoals vakantiegeld
- Eventuele kosten voor werkvergunningen of visumaanvragen
- Fiscale regelingen die de nettoloonkosten kunnen verlagen, zoals de 30%-regeling in Nederland voor internationale werknemers
Wanneer is het tijd om van testfase naar volledige lokale vestiging te gaan?
De overstap van een EOR-constructie naar een eigen juridische entiteit is zinvol zodra de markt bewezen potentieel toont en je verwacht structureel te groeien in dat land. Een EOR is een uitstekende tussenstap, maar bij een groeiend team worden de servicekosten hoger en kan een eigen entiteit op termijn efficiënter en goedkoper zijn.
Signalen dat de testfase voorbij is en een eigen vestiging overweging verdient:
- Je plant meerdere nieuwe aanwervingen in hetzelfde land binnen afzienbare tijd.
- De lokale activiteiten zijn niet langer experimenteel maar structureel en strategisch.
- Je wil meer controle over lokale HR-processen, bedrijfscultuur en werkgeversbranding.
- De kosten van de EOR-service overtreffen de kosten van een eigen entiteit.
De overgang verloopt doorgaans soepel: de werknemer(s) die via de EOR in dienst zijn, kunnen worden overgedragen naar de nieuwe entiteit. De EOR-periode dient dan als een praktische aanloopfase waarin je de markt leert kennen zonder direct grote investeringen te doen.
Hoe Eastwing helpt bij het betreden van een buitenlandse markt
Eastwing helpt bedrijven die met internationals werken, inclusief organisaties die een nieuwe markt willen testen met één lokale werknemer zonder meteen een volledig HR-apparaat op te zetten. Concreet biedt Eastwing ondersteuning bij:
- Het opzetten van een juridisch correcte arbeidsrelatie via een EOR-constructie
- Begeleiding bij werkvergunningen en verblijfsvergunningen voor internationale werknemers
- Ondersteuning bij fiscale regelingen zoals de 30%-regeling voor expats in Nederland
- Advies over de juiste structuur voor jouw specifieke markttest: EOR, payrolling of eigen entiteit
- Begeleiding van de testfase naar een volwaardige lokale vestiging wanneer de markt dat vraagt
Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Neem contact op en bespreek jouw plannen met een specialist.
Veelgestelde vragen
Kan ik een EOR gebruiken in elk land ter wereld?
De meeste grote EOR-aanbieders hebben een netwerk dat tientallen tot honderden landen dekt, maar de beschikbaarheid en kwaliteit verschilt per regio. In landen met complexe arbeidsmarkten of politieke instabiliteit kan het aanbod beperkter zijn. Vraag bij je EOR-provider altijd specifiek naar dekking én lokale expertise in het land waar jij wilt testen, zodat je zeker weet dat ze de lokale wetgeving daadwerkelijk goed beheersen.
Hoe lang duurt het voordat een werknemer via een EOR operationeel is?
In de meeste gevallen kan een EOR een werknemer binnen twee tot vier weken in dienst nemen, afhankelijk van het land en de complexiteit van de situatie. Als er ook een werkvergunning of visum nodig is, kan dit traject langer duren — soms zes tot twaalf weken of meer. Plan dit tijdig in, zodat de werknemer niet onnodig lang op zijn of haar startdatum moet wachten.
Wat gebeurt er als de markttest mislukt en ik de samenwerking wil beëindigen?
Een van de voordelen van een EOR-constructie is dat je geen eigen entiteit hoeft te ontbinden als je de testfase stopt. De EOR handelt het ontslag af volgens de lokale arbeidsrechtelijke regels, inclusief eventuele opzegtermijnen en ontslagvergoedingen. Zorg er wel voor dat je bij de start van de samenwerking duidelijke afspraken maakt over exitscenario’s, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wat is het verschil tussen een EOR en payrolling, en wanneer kies ik voor welke optie?
Bij payrolling is jouw bedrijf al formeel de werkgever en draag je de juridische verantwoordelijkheid, maar besteed je de salarisadministratie uit aan een payrollbedrijf. Bij een EOR treedt de externe partij op als de volledige juridische werkgever, inclusief alle compliance-verplichtingen. Kies voor een EOR als je nog geen entiteit in het betreffende land hebt; kies voor payrolling als je al een eigen juridische aanwezigheid hebt maar de administratieve last wilt verlichten.
Hoe behoud ik als opdrachtgever voldoende controle over de werknemer als de EOR formeel de werkgever is?
De dagelijkse aansturing, taakverdeling en doelstellingen blijven volledig jouw verantwoordelijkheid als inlenende organisatie — de EOR bemoeit zich hier niet mee. In de praktijk merk je als werknemer weinig van de EOR-constructie: je werkt gewoon samen met jouw team. Leg de taakverdeling tussen jou en de EOR wel schriftelijk vast in een duidelijke service-overeenkomst, zodat voor alle partijen helder is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Zijn er sectoren of type functies waarvoor een EOR minder geschikt is?
Een EOR werkt goed voor de meeste kantoor- en kennisintensieve functies, maar kan minder geschikt zijn voor functies waarbij de werknemer fysiek eigendom, voertuigen of zware bedrijfsmiddelen beheert die aan de werkgever gekoppeld zijn. Sommige gereguleerde sectoren, zoals financiële dienstverlening of de gezondheidszorg, kennen specifieke vergunningseisen die via een EOR moeilijker te regelen zijn. Bespreek jouw specifieke situatie altijd met de EOR-provider voordat je een beslissing neemt.
Hoe weet ik of een EOR-aanbieder betrouwbaar en compliant is?
Let bij de keuze van een EOR op aantoonbare lokale aanwezigheid (een eigen juridische entiteit in het betreffende land, niet via sub-contractors), transparantie over kosten en contractvoorwaarden, en referenties van vergelijkbare klanten. Vraag ook hoe de aanbieder omgaat met wijzigingen in lokale wetgeving en of ze proactief communiceren over compliance-updates. Een gerenommeerde EOR is tevens lid van brancheorganisaties zoals de NAPEO of heeft relevante ISO-certificeringen.
