Ja, Eastwing kan als Employer of Record (EOR) optreden voor een kennismigrant, ook als uw bedrijf zelf geen erkend referent is bij de IND. Als juridisch werkgever en erkend referent neemt Eastwing de volledige sponsorverantwoordelijkheid over, zodat u direct internationaal talent kunt aannemen zonder eerst een langdurig registratietraject te doorlopen. De vragen hieronder leggen stap voor stap uit hoe deze constructie werkt en wat dit voor uw organisatie betekent.
Wat is een erkend referent en wie mag die rol vervullen?
Een erkend referent is een organisatie die door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) is geregistreerd als betrouwbare sponsor voor migranten van buiten de EU. Alleen erkende referenten mogen een verblijfsvergunning aanvragen voor een kennismigrant. Zonder deze status is het voor een werkgever niet mogelijk om iemand van buiten de EU legaal in dienst te nemen via de kennismigrantenroute.
De IND verleent de status van erkend referent aan organisaties die aan strenge voorwaarden voldoen: er moet sprake zijn van een actieve, geregistreerde onderneming in Nederland, de organisatie moet aantoonbaar betrouwbaar zijn en moet bereid zijn verantwoordelijkheid te dragen voor de naleving van de verblijfsrechtelijke verplichtingen van de migrant. Het aanvragen en verkrijgen van deze status is een tijdrovend en kostbaar proces, dat doorgaans meerdere maanden in beslag neemt.
Erkende referenten zijn onder andere grote werkgevers, kennisinstellingen en gecertificeerde intermediairs zoals EOR-partijen. Juist omdat niet elk bedrijf eenvoudig erkend referent kan worden, is de EOR-constructie voor veel organisaties een praktische en snelle oplossing.
Hoe werkt een EOR-constructie bij het in dienst nemen van een kennismigrant?
Bij een EOR-constructie voor een kennismigrant wordt de EOR de formele juridische werkgever én de erkende referent van de werknemer. De EOR sluit het arbeidscontract, vraagt de verblijfsvergunning aan bij de IND, verwerkt het salaris en draagt zorg voor alle wettelijke verplichtingen. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en de inhoud van het werk.
Concreet verloopt het proces als volgt:
- Uw organisatie selecteert een geschikte kandidaat van buiten de EU.
- De EOR stelt een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract op dat voldoet aan de Nederlandse wetgeving en de IND-vereisten.
- De EOR dient als erkend referent de aanvraag voor de verblijfsvergunning in bij de IND.
- Na goedkeuring begeleidt de EOR de werknemer bij de vestiging in Nederland, inclusief inschrijving en onboarding.
- De EOR verzorgt doorlopend de salarisverwerking, belastingafdracht en naleving van arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Belangrijk hierbij is dat de kennismigrant moet voldoen aan de geldende inkomensnorm. Voor 2026 bedraagt deze minimaal circa 5.942 euro bruto per maand voor werknemers van 30 jaar of ouder, en minimaal circa 4.357 euro bruto per maand voor werknemers jonger dan 30 jaar, exclusief 8% vakantietoeslag. De EOR controleert of het aangeboden salaris aan deze norm voldoet voordat de vergunningaanvraag wordt ingediend.
Daarnaast wordt de EOR-dienst in Nederland regelmatig gecombineerd met de aanvraag van de 30%-regeling. Deze fiscale faciliteit maakt het mogelijk om tot maximaal 30% van het salaris belastingvrij uit te keren als vergoeding voor de extra kosten die gepaard gaan met het werken in het buitenland. De EOR kan ook dit traject begeleiden, wat de totale arbeidsvoorwaarden voor de kennismigrant aantrekkelijker maakt.
Kan een EOR optreden als erkend referent voor een kennismigrant?
Ja, een EOR die zelf als erkend referent bij de IND is geregistreerd, kan deze rol volledig overnemen van uw organisatie. De EOR wordt dan zowel de juridische werkgever als de formele sponsor van de kennismigrant, en draagt alle bijbehorende verantwoordelijkheden. Dit is een wettelijk toegestane en in de Nederlandse praktijk veelgebruikte constructie.
Deze oplossing is specifiek bedoeld voor situaties waarin een bedrijf:
- zelf (nog) niet als erkend referent is geregistreerd bij de IND;
- geen eigen juridische entiteit in Nederland heeft;
- snel internationaal talent wil aannemen zonder eerst een langdurig registratietraject te doorlopen;
- de markt wil verkennen of tijdelijk personeel wil aannemen voordat een eigen vestiging wordt opgezet.
De werknemer werkt in de praktijk exclusief voor uw organisatie, maar staat formeel in dienst bij de EOR. Dit onderscheid is essentieel: de EOR draagt het juridische en administratieve werkgeversrisico, terwijl uw organisatie de feitelijke opdrachtgever blijft. De IND accepteert deze constructie, mits de EOR aantoonbaar als erkend referent is geregistreerd en aan alle IND-vereisten voldoet.
Wat zijn de voordelen van een EOR-oplossing voor bedrijven zonder erkend referent?
De grootste voordelen van een EOR-oplossing voor bedrijven zonder erkend referent zijn snelheid, kostenbesparing en volledige compliance. In plaats van maanden te wachten op een eigen IND-registratie, kunt u via een EOR binnen enkele weken een kennismigrant in dienst nemen. Dit maakt de EOR-constructie bijzonder aantrekkelijk voor groeiende bedrijven en organisaties die voor het eerst internationaal talent aannemen.
De voordelen op een rij:
- Snelle marktentree: het opzetten van een eigen juridische entiteit en het verkrijgen van de status als erkend referent kan zes tot twaalf maanden duren; via een EOR start u binnen dagen tot weken.
- Kostenbesparing: u vermijdt de kosten en administratieve lasten van het opzetten van een eigen entiteit en het doorlopen van het IND-registratietraject.
- Volledige compliance: de EOR draagt de verantwoordelijkheid voor naleving van arbeidsrecht, belastingregels en IND-verplichtingen, inclusief het risico op boetes bij niet-naleving.
- Gestroomlijnde HR-administratie: onboarding, salarisverwerking, belastingafdracht en loonstroken lopen volledig via de EOR.
- Toegang tot de 30%-regeling: de EOR kan de aanvraag voor deze fiscale faciliteit direct meenemen in het onboardingproces.
- Flexibiliteit: de EOR-constructie kan dienen als tussenstap totdat uw organisatie zelf erkend referent wordt of een eigen entiteit opzet.
Welke verplichtingen blijven gelden voor de opdrachtgever bij een EOR-constructie?
Ook bij een EOR-constructie blijft uw organisatie als opdrachtgever verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de kennismigrant, de inhoud van het werk en de teamprestaties. De EOR neemt de juridische en administratieve werkgeversrol over, maar de feitelijke arbeidsrelatie speelt zich af binnen uw organisatie. Dit onderscheid is zowel praktisch als juridisch van belang.
Concreet betekent dit dat uw organisatie onder meer verantwoordelijk blijft voor:
- het bepalen van taken, doelen en werkomstandigheden van de kennismigrant;
- het tijdig informeren van de EOR over wijzigingen in de arbeidsrelatie, zoals functiewijzigingen of beëindiging van de samenwerking;
- het naleven van de afgesproken arbeidsvoorwaarden die de EOR formeel uitvoert;
- het waarborgen van een veilige en gezonde werkomgeving conform de Nederlandse arbowetgeving;
- transparantie richting de EOR over de werkzaamheden en de werksituatie van de kennismigrant, zodat de EOR zijn IND-verplichtingen correct kan nakomen.
Het is ook van belang dat uw organisatie de EOR tijdig op de hoogte stelt als de kennismigrant zijn werkzaamheden beëindigt of als de samenwerking wordt stopgezet. De EOR is als erkend referent verplicht dit te melden bij de IND, en een late of onjuiste melding kan gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning van de werknemer en voor de reputatie van de EOR bij de IND.
Hoe Eastwing helpt bij het aannemen van kennismigranten via een EOR-constructie
Eastwing helpt bedrijven die internationals willen aannemen maar zelf geen erkend referent zijn bij de IND. Als EOR treedt Eastwing op als juridisch werkgever en erkend referent, zodat u direct kunt starten met het aannemen van kennismigranten van buiten de EU. Dit is wat Eastwing voor u regelt:
- Opstellen van een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract dat voldoet aan de Nederlandse wetgeving en IND-vereisten
- Aanvragen van de verblijfsvergunning als erkend referent bij de IND
- Volledige salarisverwerking, inclusief belasting- en premieafdracht
- Begeleiding bij de aanvraag van de 30%-regeling
- Doorlopende compliance met wijzigingen in arbeidsrecht en IND-regelgeving
- Ondersteuning bij onboarding en, indien nodig, offboarding van de kennismigrant
Wilt u weten of een EOR-constructie via Eastwing de juiste oplossing is voor uw situatie? Neem contact op en bespreek uw specifieke situatie met een van onze specialisten.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een kennismigrant via een EOR-constructie daadwerkelijk aan de slag kan?
Via een EOR zoals Eastwing kan een kennismigrant doorgaans binnen twee tot zes weken starten, afhankelijk van de volledigheid van de documentatie en de doorlooptijd bij de IND. De IND hanteert voor erkende referenten een verkorte procedure van maximaal twee weken, wat aanzienlijk sneller is dan de standaardprocedure. Het is daarom belangrijk om alle benodigde documenten — zoals een geldig paspoort, diploma’s en een ondertekend arbeidscontract — zo vroeg mogelijk aan te leveren bij de EOR.
Wat gebeurt er met de verblijfsvergunning van de kennismigrant als de samenwerking met mijn organisatie wordt beëindigd?
Als de samenwerking wordt beëindigd, is de EOR als erkend referent verplicht dit binnen vier weken te melden bij de IND. Na deze melding heeft de kennismigrant doorgaans drie maanden de tijd om een nieuwe werkgever of verblijfstitel te vinden. Het is cruciaal dat u de EOR direct en tijdig informeert over een beëindiging, zodat de wettelijke meldplicht correct en op tijd kan worden nagekomen en de werknemer voldoende tijd heeft om zijn situatie te regelen.
Kan ik via een EOR-constructie ook een kennismigrant aannemen die al in Nederland verblijft op een andere verblijfstitel?
Ja, dat is in veel gevallen mogelijk. Als de kandidaat al in Nederland verblijft — bijvoorbeeld op basis van een zoekjaar, een partnervisum of een andere verblijfsvergunning — kan de EOR een wijziging van verblijfsdoel aanvragen bij de IND om over te stappen naar de kennismigrantenstatus. De EOR beoordeelt per situatie welke procedure van toepassing is en of het salaris en de overige voorwaarden voldoen aan de IND-vereisten voor de nieuwe verblijfstitel.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het aannemen van een kennismigrant zonder erkend referent?
Een veelgemaakte fout is dat bedrijven proberen een kennismigrant in dienst te nemen zonder zelf erkend referent te zijn, of zonder tijdig een EOR in te schakelen, waardoor de werknemer illegaal tewerkgesteld wordt. Andere veelvoorkomende fouten zijn het aanbieden van een salaris dat net onder de geldende inkomensnorm ligt, het niet tijdig melden van wijzigingen in de arbeidsrelatie aan de IND, en het onderschatten van de documentatievereisten. Door vroegtijdig met een gespecialiseerde EOR samen te werken, vermijdt u deze risico’s en voorkomt u boetes of intrekking van de verblijfsvergunning.
Is een EOR-constructie ook geschikt als ik de kennismigrant uiteindelijk zelf in dienst wil nemen?
Absoluut, de EOR-constructie wordt in de praktijk vaak gebruikt als een tijdelijke tussenstap. Terwijl de kennismigrant via de EOR al aan het werk is, kan uw organisatie tegelijkertijd het traject starten om zelf erkend referent te worden bij de IND of een eigen juridische entiteit in Nederland op te zetten. Zodra uw organisatie die status heeft verkregen, kan de arbeidsovereenkomst worden overgedragen van de EOR naar uw eigen onderneming, waarbij de EOR dit transitieproces doorgaans begeleidt.
Geldt de 30%-regeling automatisch voor alle kennismigranten die via een EOR worden aangenomen?
Nee, de 30%-regeling is niet automatisch van toepassing; de werknemer moet aan specifieke voorwaarden voldoen, waaronder een minimumsalarisnorm (in 2026 circa 46.660 euro bruto per jaar, exclusief de belastingvrije vergoeding), aantoonbare schaarse deskundigheid en de eis dat de werknemer in de 24 maanden vóór indiensttreding meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond. De EOR beoordeelt bij de onboarding of de kennismigrant aan deze voorwaarden voldoet en verzorgt indien van toepassing de aanvraag bij de Belastingdienst.
Wat zijn de kosten van een EOR-constructie voor het aannemen van een kennismigrant in Nederland?
De kosten van een EOR-constructie bestaan doorgaans uit een maandelijkse servicevergoeding bovenop het bruto salaris van de werknemer, plus eventuele eenmalige kosten voor het aanvragen van de verblijfsvergunning en de begeleiding bij de 30%-regeling. De exacte kosten variëren per EOR-aanbieder en zijn afhankelijk van de complexiteit van de situatie, het salarisniveau en de gewenste dienstverlening. Ondanks deze kosten is de EOR-constructie voor de meeste bedrijven financieel voordeliger dan het opzetten van een eigen entiteit en het doorlopen van het IND-registratietraject, zeker voor de korte tot middellange termijn.
Gerelateerde artikelen
- Hoe test ik een nieuwe buitenlandse markt met één lokale werknemer zonder meteen een volledig HR-team op te zetten?
- Hoe snel kan ik iemand aannemen via een Employer of Record?
- Hoe lang duurt het aanvragen van een verblijfsvergunning in Nederland?
- Hoe bewijst een werkgever dat hij een EU blauwe kaart kandidaat nodig heeft?
- Kan je werkgever de kosten van belastingadvies vergoeden?
