Als internationale professional die naar Nederland verhuist, biedt de 30%-regeling een aantrekkelijke belastingfaciliteit. Deze regeling zorgt echter ook voor specifieke administratieve verplichtingen die zowel werkgevers als werknemers moeten naleven. Van correcte payroll administratie tot het bijhouden van essentiële documenten, compliance met de Nederlandse belastingwetgeving vereist nauwkeurige administratie. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot boetes, naheffingen en zelfs het verlies van de 30%-regeling. In dit artikel doorlopen we alle administratieve aspecten die u moet kennen om volledig compliant te blijven met de regelgeving.
Wat houdt de 30%-regeling precies in?
De 30%-regeling, ook wel bekend als de expat-regeling, is een belastingfaciliteit die door de Nederlandse overheid is ingevoerd om hoogopgeleide buitenlandse specialisten aan te trekken. Deze regeling maakt het mogelijk dat tot 30% van uw bruto salaris vrijgesteld wordt van Nederlandse belasting, waardoor uw netto inkomen aanzienlijk kan toenemen.
Om in aanmerking te komen voor de 30%-regeling moet u voldoen aan specifieke voorwaarden. U moet beschikken over specifieke expertise die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt en een minimumsalaris verdienen. Voor 2025 bedraagt dit minimale jaarsalaris €46.660 (na toepassing van de 30%-regeling). Voor professionals onder de 30 jaar met een masterdiploma geldt een lager drempelbedrag van €35.468.
Daarnaast moet u zijn geworven vanuit het buitenland en gedurende minimaal 16 van de 24 maanden voorafgaand aan uw eerste werkdag in Nederland hebben gewoond op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens. Wetenschappelijk onderzoekers aan erkende onderzoeksinstellingen zijn altijd gerechtigd tot de regeling, ongeacht hun salaris.
Verplichtingen voor werkgevers bij loonheffing
Werkgevers hebben uitgebreide administratieve verplichtingen bij het toepassen van de 30%-regeling in hun payroll administratie. De correcte verwerking begint met het verkrijgen van een geldige beschikking van de Belastingdienst voordat de regeling wordt toegepast.
In de loonheffing moet de werkgever het bruto salaris correct splitsen: 70% wordt belast tegen de reguliere tarieven, terwijl 30% vrijgesteld blijft van loonbelasting. Deze vrijstelling moet duidelijk worden geadministreerd en gerapporteerd aan de Belastingdienst via de maandelijkse loonheffingenaangifte.
Werkgevers moeten ook een schriftelijke overeenkomst opstellen waarin beide partijen bevestigen dat zij zich bewust zijn van de gevolgen van de 30%-regeling. Deze overeenkomst moet worden toegevoegd aan het arbeidscontract en bewaard blijven voor eventuele controles.
Belangrijk is dat werkgevers een schriftelijke verklaring moeten opstellen waarin zij bevestigen dat de vaardigheden van de werknemer schaars zijn en dat zij er niet in zijn geslaagd een vergelijkbare kandidaat op de lokale markt te vinden. Deze verklaring moet specifiek vermelden hoeveel sollicitanten er waren en hoe lang de functie vacant stond.
Jaarlijkse aangifteverplichtingen voor werknemers
Werknemers met de 30%-regeling hebben specifieke verplichtingen bij het doen van hun jaarlijkse belastingaangifte. Hoewel u mogelijk niet verplicht bent om aangifte te doen als u alleen loon uit Nederlandse dienstbetrekking heeft, kan het voordelig zijn om dit wel te doen.
Bij het invullen van uw aangifte moet u de 30%-regeling correct aangeven. Het vrijgestelde deel van uw salaris wordt niet als belastbaar inkomen opgegeven, maar moet wel worden vermeld in de daarvoor bestemde velden. Dit is cruciaal voor de juiste berekening van uw belastingschuld en eventuele toeslagen.
Een belangrijk aspect is de keuze voor gedeeltelijke buitenlandse belastingplicht voor box 2 en box 3. Deze mogelijkheid vervalt echter per 1 januari 2025, waardoor u vanaf dat moment dezelfde box 2 en 3 belastingen moet betalen als reguliere Nederlandse inwoners.
De deadline voor het indienen van uw belastingaangifte is 1 mei van het jaar volgend op het belastingjaar. Voor complexe situaties kunt u uitstel aanvragen tot 1 september.
Welke documenten moet je bijhouden?
Het bijhouden van de juiste documentatie is essentieel voor compliance met de 30%-regeling. U moet gedurende de gehele periode van toepassing en vijf jaar daarna alle relevante documenten bewaren.
| Document type | Bewaartermijn | Doel |
|---|---|---|
| Beschikking Belastingdienst | 5 jaar na afloop regeling | Bewijs van goedkeuring 30%-regeling |
| Arbeidscontract met 30%-clausule | 5 jaar na afloop regeling | Contractuele basis voor toepassing |
| Loonstroken | 5 jaar na afloop regeling | Bewijs correcte toepassing in payroll |
| Bewijs buitenlands verblijf | 5 jaar na afloop regeling | Aantonen voldoen aan afstandscriterium |
| Curriculum vitae | 5 jaar na afloop regeling | Bewijs van specifieke expertise |
Daarnaast moet u beschikken over een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs), uw BSN-nummer, werkvergunning indien van toepassing, en bedrijfsgegevens van uw werkgever inclusief loonheffingennummer. Bewijs van verblijf in het buitenland voorafgaand aan uw dienstverband is cruciaal voor het aantonen dat u voldoet aan de 150-kilometer regel.
Veelgemaakte fouten en compliance-risico’s
Het niet naleven van de administratieve verplichtingen kan leiden tot ernstige compliance-risico’s. Een van de meest voorkomende fouten is het toepassen van de 30%-regeling zonder geldige beschikking van de Belastingdienst. Dit kan resulteren in naheffingen over het gehele vrijgestelde bedrag, inclusief boetes en rente.
Werkgevers maken vaak fouten bij het berekenen van het minimumsalaris. Het is belangrijk te onthouden dat het salaris na toepassing van de 30%-regeling (dus 70% van het bruto salaris) moet voldoen aan de drempelbedragen, niet het volledige bruto salaris.
Een ander veelvoorkomend probleem is het niet tijdig aanvragen van verlenging bij werkgeverswisseling. Als u binnen drie maanden na beëindiging van uw vorige baan een nieuwe functie vindt, moet u binnen vier maanden na aanvang van uw nieuwe baan een nieuwe aanvraag indienen.
Vanaf 2024 geldt er een maximumsalaris van €233.000 per jaar waarop de 30%-regeling kan worden toegepast. Inkomsten boven dit bedrag komen niet in aanmerking voor de belastingvrijstelling. Voor werknemers die de regeling al sinds 2022 gebruiken, geldt deze beperking pas vanaf 1 januari 2026.
Het niet correct administreren van de overgangsregeling die per 2024 is ingevoerd, waarbij nieuwe gebruikers een afbouwschema volgen (30% voor 20 maanden, 20% voor 20 maanden, 10% voor 20 maanden), kan ook tot compliance-problemen leiden.
Voor organisaties die hun global mobility processen willen optimaliseren en compliance-risico’s willen minimaliseren, is het raadzaam om regelmatig een grondige evaluatie uit te voeren van alle procedures en administratieve systemen. Dit helpt bij het identificeren van potentiële knelpunten voordat ze tot problemen leiden. Voor professionele ondersteuning bij complexe situaties kunt u contact opnemen voor specialistische begeleiding.
