Via een Employer of Record kun je een werknemer in veel gevallen binnen één tot twee weken onboarden, mits alle benodigde documenten beschikbaar zijn en er geen immigratieprocedure aan te pas komt. Voor werknemers die al het recht hebben om in het betreffende land te werken, is de doorlooptijd doorgaans kort. Zodra er een visum of werkvergunning nodig is, loopt de tijdlijn aanzienlijk op. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over snelheid, vertraging en voorbereiding bij het aannemen via een EOR.
Wat doet een Employer of Record precies?
Een Employer of Record (EOR) is een organisatie die de formele juridische werkgeversrol overneemt voor een werknemer die feitelijk voor een ander bedrijf werkt. De EOR sluit het arbeidscontract, verwerkt het salaris, draagt belastingen en sociale premies af en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetgeving, terwijl de opdrachtgever de dagelijkse aansturing en taakverdeling behoudt.
Concreet betekent dit dat de EOR verantwoordelijk is voor:
- Het opstellen van lokaal rechtsgeldige arbeidscontracten
- Volledige salarisverwerking, inclusief inhouding en afdracht van belastingen en sociale premies
- Beheer van verplichte arbeidsvoorwaarden zoals verlof, verzekeringen en pensioen
- Onboarding en offboarding conform lokale regels
- Ondersteuning bij werk- en verblijfsvergunningen voor werknemers van buiten de EU
- Doorlopende naleving van wijzigingen in lokale wetgeving
Het inlenende bedrijf blijft de zogeheten “material employer”: het geeft dagelijks leiding, bepaalt taken en doelen en draagt verantwoordelijkheid voor de teamcultuur. De EOR draagt alle juridische en administratieve werkgeverslasten. Dit maakt een EOR-constructie bijzonder geschikt voor bedrijven die snel iemand in een ander land willen aannemen zonder eerst een eigen juridische entiteit op te richten.
In de Nederlandse context wordt de EOR-dienst ook wel aangeduid als payrolling: een payrollbedrijf neemt de formele werkgeversrol over terwijl de opdrachtgever de feitelijke werkzaamheden aanstuurt. Dit is ook relevant voor bedrijven die een kennismigrant willen aannemen maar nog niet als erkend referent zijn geregistreerd bij de IND.
Hoe snel kan een EOR een werknemer onboarden?
Wanneer een werknemer al het wettelijk recht heeft om in het betreffende land te werken, kan een EOR de onboarding in de meeste gevallen binnen twee tot vijf werkdagen afronden. De totale doorlooptijd van contractondertekening tot eerste werkdag bedraagt dan doorgaans één tot twee weken. Dit is aanzienlijk sneller dan het oprichten van een eigen buitenlandse entiteit, wat maanden kan duren.
De snelheid hangt af van een aantal praktische factoren:
- De beschikbaarheid van personeelsgegevens en contractinformatie
- De complexiteit van de arbeidsvoorwaarden
- Of de werknemer al een BSN of lokaal fiscaal nummer heeft
- De snelheid waarmee de werknemer het contract ondertekent
Zodra alle gegevens compleet zijn, kan een professionele EOR-partij het arbeidscontract snel opstellen, de salarisadministratie inrichten en de werknemer formeel in dienst nemen. De eerste salarisbetaling vindt dan plaats via de reguliere loonrun van de EOR.
Wat vertraagt het aannameproces via een EOR?
De grootste vertrager bij een EOR-traject is de immigratieprocedure. Wanneer een werknemer van buiten de EU komt en een werkvergunning of verblijfsvergunning nodig heeft, duurt het proces aanzienlijk langer dan bij iemand met een bestaand werkrecht. In Nederland geldt dit bijvoorbeeld voor kennismigranten, voor wie de EOR als erkend referent bij de IND moet optreden.
Immigratie en vergunningprocedures
De behandeltijd bij de IND varieert, maar bedraagt in de meeste gevallen enkele weken tot meerdere maanden, afhankelijk van het type vergunning en de werkdruk bij de dienst. Een erkend referent met een goede staat van dienst kan doorgaans rekenen op een kortere behandeltijd dan een aanvrager zonder die status. Zolang de vergunning niet is verleend, mag de werknemer niet starten.
Onvolledige of ontbrekende documentatie
Een andere veelvoorkomende vertraging is het ontbreken van de juiste documenten. Denk aan een geldig identiteitsbewijs, een arbeidsovereenkomst met de juiste salarisgegevens, bewijs van opleiding of kwalificaties, en in sommige gevallen een verklaring omtrent het gedrag. Hoe eerder alle documenten beschikbaar zijn, hoe sneller het proces verloopt.
Verschilt de snelheid per land of nationaliteit?
Ja, de snelheid van een EOR-traject verschilt aanzienlijk per land en per nationaliteit van de werknemer. Voor EU-burgers die in een EU-land gaan werken, is er geen vergunningprocedure nodig en kan de onboarding snel verlopen. Voor niet-EU-burgers of werknemers die naar een land buiten hun eigen regio verhuizen, gelden aanvullende immigratiestappen die de doorlooptijd verlengen.
In Nederland geldt voor kennismigranten van buiten de EU een inkomensnorm. Voor 2026 bedraagt de reguliere salarisnorm minimaal circa 5.942 euro bruto per maand (30 jaar of ouder) of 4.357 euro bruto per maand (jonger dan 30 jaar), exclusief 8% vakantietoeslag. Pas wanneer aan deze norm wordt voldaan en de vergunning is goedgekeurd, kan de werknemer officieel starten.
Daarnaast speelt de lokale wetgeving van het werkland een rol. Elk land kent eigen regels voor arbeidscontracten, sociale zekerheid en belastingen. Een EOR met een sterke lokale aanwezigheid of een betrouwbaar netwerk van lokale partners kan dit proces stroomlijnen, maar de wettelijke behandeltijden blijven een gegeven.
Wanneer is een EOR sneller dan zelf een entiteit oprichten?
Een EOR is vrijwel altijd sneller dan het oprichten van een eigen juridische entiteit in een ander land. Het opzetten van een buitenlandse entiteit kost doorgaans drie tot zes maanden en vereist notariële handelingen, registratie bij lokale autoriteiten, het openen van een bankrekening en het inrichten van een lokale administratie. Een EOR omzeilt al deze stappen volledig.
Een EOR is met name de snellere keuze in de volgende situaties:
- Eenmalige of kleinschalige aanwervingen in een nieuw land
- Het testen van een nieuwe markt zonder langdurige juridische verplichtingen
- Het faciliteren van een werknemer die om persoonlijke redenen wil verhuizen maar in dienst wil blijven
- Het beperken van compliance- en belastingrisico’s bij grensoverschrijdend werken
Wanneer een bedrijf verwacht snel te groeien in een land en op termijn een eigen entiteit wil opzetten, kan een EOR-traject ook dienen als tussenstap. De werknemer wordt dan tijdelijk via de EOR in dienst genomen, totdat de eigen entiteit operationeel is en de werknemer rechtstreeks in dienst kan worden genomen.
Een bijkomend voordeel is het vermijden van het risico op een zogeheten “permanent establishment” of vaste inrichting. Wanneer een bedrijf werknemers structureel in het buitenland laat werken zonder juridisch kader, kan dit leiden tot onverwachte belastingplicht in dat land. Een EOR-constructie voorkomt dit risico expliciet.
Welke documenten zijn nodig om snel van start te gaan?
Om een EOR-traject zo snel mogelijk op te starten, is het essentieel dat de benodigde documenten direct beschikbaar zijn. Hoe completer de aanlevering, hoe sneller het arbeidscontract kan worden opgesteld en de onboarding kan worden afgerond.
De volgende documenten zijn doorgaans nodig:
- Geldig identiteitsbewijs van de werknemer (paspoort of identiteitskaart)
- Verblijfs- of werkvergunning, of bewijs van werkrecht in het betreffende land
- Fiscaal identificatienummer (in Nederland: BSN, of een aanvraag daarvoor)
- Salarisafspraken en functieomschrijving zoals overeengekomen met de opdrachtgever
- Contactgegevens en adresgegevens van de werknemer
- Bankgegevens voor salarisbetaling
- Bij kennismigranten: bewijs van opleiding of kwalificaties en relevante arbeidshistorie
Wanneer de werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling, de fiscale faciliteit waarmee een deel van het salaris belastingvrij kan worden uitbetaald ter compensatie van extraterritoriale kosten, is het verstandig om de aanvraag hiervan direct mee te nemen in het onboardingproces. De aanvraag moet worden ingediend binnen vier maanden na aanvang van de tewerkstelling om met terugwerkende kracht te gelden.
Hoe wij helpen met een snelle EOR-onboarding
Wij ondersteunen bedrijven en internationale werknemers bij het volledige EOR-traject, van de eerste oriëntatie tot een correcte en snelle onboarding. Als erkend referent bij de IND kunnen wij ook kennismigranten van buiten de EU begeleiden, zonder dat het inlenende bedrijf zelf die status hoeft te hebben.
Wat wij concreet voor je regelen:
- Opstellen van een lokaal rechtsgeldig arbeidscontract conform Nederlandse wetgeving
- Volledige salarisverwerking en afdracht van belastingen en sociale premies
- Aanvraag van werk- en verblijfsvergunningen voor niet-EU-werknemers
- Begeleiding bij inschrijving bij de gemeente en het openen van een bankrekening
- Advies over en aanvraag van de 30%-regeling
- Praktische relocatiebegeleiding voor de werknemer en diens gezin
Wil je weten hoe snel wij een specifieke werknemer kunnen onboarden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over de snelste en meest compliante route.
Veelgestelde vragen
Kan een werknemer al beginnen met werken terwijl de vergunningaanvraag nog loopt?
Nee, een werknemer van buiten de EU mag in Nederland niet starten met werken zolang de werk- en verblijfsvergunning nog niet is goedgekeurd door de IND. Starten vóór goedkeuring is juridisch niet toegestaan en kan leiden tot boetes voor zowel de EOR als het inlenende bedrijf. Het is daarom verstandig om de vergunningaanvraag zo vroeg mogelijk in gang te zetten, zodat de wachttijd zo min mogelijk impact heeft op de geplande startdatum.
Wat is het verschil tussen een EOR en een traditioneel payrollbedrijf?
Een traditioneel payrollbedrijf richt zich voornamelijk op salarisverwerking voor werknemers die al legaal in Nederland werken, terwijl een EOR een bredere rol vervult: het treedt op als volledige juridische werkgever, ook voor internationale werknemers die nog een vergunning nodig hebben. Een EOR zoals Eastwing kan als erkend referent bij de IND optreden, wat een regulier payrollbedrijf doorgaans niet kan. Voor grensoverschrijdende aanwervingen biedt een EOR daarmee aanzienlijk meer dekking en ondersteuning.
Wat gebeurt er als we de werknemer later toch rechtstreeks in dienst willen nemen?
Dit is goed mogelijk en wordt in de praktijk regelmatig gedaan. De EOR-constructie fungeert dan als tussenstap totdat uw eigen juridische entiteit in het betreffende land operationeel is, of totdat u zelf erkend referent bent geworden bij de IND. De overgang van EOR naar eigen dienstverband vereist een nieuw arbeidscontract en mogelijk een overdracht van de vergunning, maar een goede EOR-partner begeleidt u door dit proces zodat de werknemer zo min mogelijk hinder ondervindt.
Hoe zit het met de 30%-regeling: vraagt de EOR die automatisch aan?
Niet automatisch, maar een goede EOR-partner zal u hier proactief op wijzen en de aanvraag voor u kunnen verzorgen. Het is belangrijk om hier direct bij de start van het dienstverband aandacht aan te besteden, want de aanvraag moet binnen vier maanden na de eerste werkdag worden ingediend om met terugwerkende kracht te gelden. Mist u dit venster, dan gaat het belastingvoordeel deels of volledig verloren, wat kan oplopen tot een aanzienlijk financieel nadeel voor de werknemer.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het opstarten van een EOR-traject?
De meest voorkomende fout is te laat beginnen met het verzamelen van documenten en het opstarten van de vergunningprocedure. Bedrijven onderschatten regelmatig de doorlooptijd van de IND en rekenen op een startdatum die niet haalbaar blijkt. Andere veelgemaakte fouten zijn het opgeven van een salaris dat niet voldoet aan de geldende inkomensnorm voor kennismigranten, en het niet tijdig aanvragen van de 30%-regeling. Door vroeg in het proces samen te werken met een ervaren EOR-partner vermijdt u de meeste van deze valkuilen.
Kan een EOR ook worden ingezet voor werknemers die vanuit Nederland remote werken voor een buitenlands bedrijf?
Ja, een EOR-constructie is juist ook geschikt voor deze situatie. Een buitenlands bedrijf dat een werknemer in Nederland wil laten werken zonder zelf een Nederlandse entiteit op te richten, kan via een EOR de werknemer formeel in Nederland in dienst laten nemen. De EOR zorgt dan voor een rechtsgeldig Nederlands arbeidscontract, correcte afdracht van loonbelasting en sociale premies, en naleving van de Nederlandse arbeidswetgeving. Dit voorkomt ook het risico op een ongewenste vaste inrichting voor het buitenlandse bedrijf.
Hoe lang duurt het voordat de eerste salarisbetaling plaatsvindt na onboarding via een EOR?
Dit hangt af van het moment van onboarding ten opzichte van de loonrun van de EOR. Wanneer de werknemer tijdig is ingestroomd vóór de salarisverwerking van die maand, ontvangt hij of zij het salaris op de reguliere betaaldatum. Stroomt de werknemer in na de afsluitdatum van de loonrun, dan vindt de eerste betaling doorgaans in de volgende maand plaats, soms aangevuld met een voorschot. Vraag bij uw EOR-partner naar de exacte loonruncyclus om hierover heldere afspraken te maken vóór de startdatum.
