Bij een EOR-constructie zijn er twee afzonderlijke contracten betrokken: één tussen uw bedrijf en de Employer of Record (EOR), en één tussen de EOR en de werknemer. De EOR treedt juridisch op als werkgever, terwijl uw bedrijf de dagelijkse aansturing behoudt. Samen vormen deze contracten het fundament van de samenwerking en leggen ze ieders rechten en verantwoordelijkheden vast. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe deze contracten werken en wat erin staat.
Hoeveel contracten zijn er betrokken bij een EOR-constructie?
Bij een EOR-constructie zijn er standaard twee contracten: een zakelijke overeenkomst tussen uw bedrijf en de EOR, en een arbeidsovereenkomst tussen de EOR en de werknemer. Uw bedrijf heeft geen directe arbeidsrechtelijke relatie met de werknemer. De EOR neemt die juridische werkgeversrol volledig op zich.
Dit onderscheid is cruciaal. Omdat de EOR formeel de werkgever is, draagt die ook de verantwoordelijkheid voor salarisadministratie, belastingafdrachten, sociale premies en naleving van lokale arbeidswetgeving. Uw bedrijf geeft de werknemer wel dagelijkse instructies en bepaalt de inhoud van het werk, maar staat buiten de formele arbeidsrelatie.
In de praktijk wordt soms ook gesproken van een driepartijenconstructie, waarbij een zogenaamde “letter of intent” of werkafspraken de samenwerking tussen alle drie de partijen verduidelijken. Toch zijn de twee hoofdcontracten de juridisch bindende documenten waarop alles rust.
Wat staat er in het contract tussen het bedrijf en de EOR?
Het contract tussen uw bedrijf en de EOR is een zakelijke dienstverleningsovereenkomst. Hierin staat beschreven welke diensten de EOR levert, wat uw bedrijf daarvoor betaalt, en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Dit is de EOR-bedrijfsovereenkomst die de commerciële samenwerking regelt.
Typische onderdelen van dit contract zijn:
- Scope van de dienstverlening: welke taken de EOR op zich neemt, zoals loonadministratie, belastingafdrachten en arbeidsrechtelijke compliance
- Kosten en facturering: de vergoeding voor de EOR-diensten, inclusief de doorbetaling van salaris, premies en eventuele beheerkosten
- Instructiebevoegdheid: een expliciete bepaling dat uw bedrijf de werknemer inhoudelijk aanstuurt, zonder daarmee juridisch werkgever te worden
- Aansprakelijkheid: wie verantwoordelijk is bij fouten in de loonverwerking, complianceproblemen of arbeidsconflicten
- Beëindigingsvoorwaarden: hoe en wanneer de samenwerking kan worden stopgezet
Het is verstandig dit contract zorgvuldig te laten opstellen en te controleren of de EOR voldoende kennis heeft van de lokale arbeidswetgeving in het land waar de werknemer werkzaam is. Een goede EOR werkt transparant en legt alle verplichtingen helder vast.
Wat staat er in het contract tussen de EOR en de werknemer?
Het contract tussen de EOR en de werknemer is een formele arbeidsovereenkomst naar het recht van het land waar de werknemer woont en werkt. Dit is het EOR-werknemerscontract dat de juridische arbeidsrelatie vastlegt. De EOR is hierin de formele werkgever, met alle bijbehorende rechten en plichten.
Dit contract bevat doorgaans:
- Functieomschrijving en werkzaamheden: wat de werknemer doet, inclusief de feitelijke aansturing door uw bedrijf
- Salaris en vergoedingen: het overeengekomen loon, eventuele toeslagen en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Arbeidsvoorwaarden: vakantiedagen, ziekteregelingen, pensioenopbouw en andere rechten conform lokale wetgeving
- Contractduur: bepaalde of onbepaalde tijd, inclusief eventuele proeftijd
- Opzegtermijnen en ontslagrecht: conform de geldende regels in het werkland
Belangrijk is dat de arbeidsovereenkomst volledig voldoet aan de lokale wetgeving. In Nederland betekent dit bijvoorbeeld dat de regels uit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) van toepassing zijn, met rechten zoals transitievergoeding vanaf de eerste werkdag en bescherming bij tijdelijke contracten. De EOR is verantwoordelijk voor correcte naleving van al deze verplichtingen.
Welke rol speelt het bedrijf in de arbeidsovereenkomst van de werknemer?
Uw bedrijf is geen partij in de arbeidsovereenkomst tussen de EOR en de werknemer. Juridisch gezien staat uw bedrijf buiten die relatie. Toch speelt u in de praktijk een centrale rol: u bepaalt de werkinhoud, stelt doelen, geeft dagelijkse instructies en beoordeelt de prestaties van de werknemer.
Dit onderscheid, formeel geen werkgever maar feitelijk wel de opdrachtgever, is vergelijkbaar met een payrollconstructie. Net als bij payrolling geldt dat de werknemer zijn instructies van uw bedrijf ontvangt, terwijl de juridische en administratieve werkgeversverplichtingen bij de EOR liggen.
In het contract tussen uw bedrijf en de EOR wordt deze instructiebevoegdheid expliciet geregeld. Zo is duidelijk dat uw aanwijzingen aan de werknemer niet betekenen dat u juridisch werkgever wordt. Dit beschermt zowel uw bedrijf als de werknemer: de werknemer weet wie zijn formele werkgever is, en uw bedrijf loopt geen onverwachte arbeidsrechtelijke risico’s.
Wat gebeurt er met de contracten als de samenwerking eindigt?
Als de samenwerking eindigt, worden beide contracten beëindigd, maar via verschillende procedures. Het contract tussen uw bedrijf en de EOR eindigt op basis van de in die overeenkomst vastgelegde opzegtermijnen en voorwaarden. De arbeidsovereenkomst tussen de EOR en de werknemer eindigt conform de arbeidsrechtelijke regels van het werkland.
Dat tweede onderdeel verdient bijzondere aandacht. De EOR kan de arbeidsovereenkomst niet zomaar beëindigen omdat uw bedrijf de samenwerking stopt. De werknemer heeft zelfstandige arbeidsrechtelijke bescherming. In Nederland geldt bijvoorbeeld dat een werknemer recht heeft op een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag, ongeacht de reden van beëindiging. De EOR draagt hiervoor de juridische verantwoordelijkheid, maar de kosten worden doorgaans doorberekend aan uw bedrijf via de overeenkomst die u samen heeft gesloten.
Het is daarom verstandig om bij het aangaan van een EOR-constructie al na te denken over de exit-scenario’s. Goede contracten bevatten heldere bepalingen over wie welke kosten draagt bij beëindiging, wat de opzegtermijnen zijn en hoe wordt omgegaan met lopende verplichtingen zoals vakantiedagen of bonussen.
Hoe Eastwing helpt bij EOR-contracten en internationale werkgeversconstructies
Eastwing helpt bedrijven die werken met internationale medewerkers om de juiste contractuele structuur op te zetten. Of u nu voor het eerst een EOR-constructie overweegt of bestaande afspraken wilt verduidelijken, Eastwing biedt praktische ondersteuning op maat.
Wat Eastwing voor u kan betekenen:
- Inzicht geven in welke contracten nodig zijn voor uw specifieke situatie
- Uitleggen hoe de verantwoordelijkheden tussen uw bedrijf, de EOR en de werknemer zijn verdeeld
- Helpen bij het beoordelen van bestaande EOR-overeenkomsten op volledigheid en risico’s
- Adviseren over exit-clausules en beëindigingsscenario’s
- Ondersteuning bieden bij vragen over lokale arbeidsrechtelijke verplichtingen
Wilt u weten hoe een EOR-constructie er voor uw bedrijf concreet uitziet? Neem contact op met Eastwing voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Kan ik als bedrijf zelf kiezen welke arbeidsvoorwaarden er in het contract van de werknemer komen?
U heeft als opdrachtgever zeker invloed op de arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris, eventuele bonussen of secundaire arbeidsvoorwaarden die u wilt aanbieden. Echter, de EOR is gebonden aan de minimumvereisten van de lokale wetgeving in het werkland, en die vormen de ondergrens. In de praktijk stemt u de gewenste voorwaarden af met de EOR, waarna zij deze vertalen naar een juridisch compliant contract.
Wat als de EOR fouten maakt in de salarisadministratie of belastingafdrachten — wie is dan aansprakelijk?
In principe ligt de juridische aansprakelijkheid voor fouten in de loonverwerking en belastingafdrachten bij de EOR, aangezien zij de formele werkgever zijn. Toch is het essentieel dat uw zakelijke overeenkomst met de EOR duidelijke aansprakelijkheidsbepalingen bevat, zodat u weet waar u aan toe bent bij fouten. Controleer ook of de EOR een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft, zodat eventuele schade daadwerkelijk verhaalbaar is.
Is een EOR-constructie ook geschikt voor het tijdelijk inzetten van een werknemer, bijvoorbeeld voor een project van zes maanden?
Ja, een EOR-constructie kan zowel voor tijdelijke als voor langdurige inzet worden gebruikt. Bij tijdelijke contracten is het wel belangrijk om de lokale regels rondom bepaalde tijd-contracten in acht te nemen, want ook die gelden volledig voor de EOR als formele werkgever. In Nederland gelden bijvoorbeeld strikte regels over het maximale aantal tijdelijke contracten en de ketenregeling, dus bespreek de gewenste contractduur vooraf goed met uw EOR.
Hoe weet ik of een EOR betrouwbaar genoeg is om mee samen te werken?
Let bij het selecteren van een EOR op aantoonbare ervaring in het specifieke werkland van uw werknemer, transparantie over kosten en contractvoorwaarden, en referenties van andere klanten. Een betrouwbare EOR werkt met heldere overeenkomsten, reageert proactief op wijzigingen in lokale wetgeving en biedt u inzage in hoe de loonverwerking en compliance worden uitgevoerd. Wees voorzichtig met partijen die vage antwoorden geven over aansprakelijkheid of die geen duidelijke exitbepalingen willen opnemen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het opzetten van een EOR-constructie?
Een veelgemaakte fout is het onvoldoende doorlezen van de zakelijke overeenkomst met de EOR, waardoor onduidelijkheid ontstaat over wie welke kosten draagt bij beëindiging of bij arbeidsconflicten. Daarnaast onderschatten bedrijven regelmatig de lokale arbeidsrechtelijke verplichtingen, zoals verplichte ontslagbescherming of wettelijke minimumaanspraken op vakantiedagen en toeslagen. Tot slot vergeten sommige bedrijven om exit-clausules en kostenverdelingen bij beëindiging vooraf goed vast te leggen, wat achteraf tot onaangename verrassingen kan leiden.
Kan de werknemer zelf ook inzage krijgen in het contract tussen mijn bedrijf en de EOR?
De werknemer is geen partij bij de zakelijke overeenkomst tussen uw bedrijf en de EOR, en heeft daar in principe geen recht op inzage. Wel heeft de werknemer uiteraard volledig recht op inzage in zijn of haar eigen arbeidsovereenkomst met de EOR. Het is overigens verstandig om als bedrijf transparant te zijn over de constructie zelf, zodat de werknemer begrijpt wie zijn formele werkgever is en bij wie hij of zij terecht kan met arbeidsrechtelijke vragen.
Wat gebeurt er met de EOR-constructie als ik de werknemer uiteindelijk zelf in dienst wil nemen?
Het is in veel gevallen mogelijk om een werknemer na een EOR-periode rechtstreeks in dienst te nemen, maar controleer of uw zakelijke overeenkomst met de EOR hiervoor specifieke bepalingen of eventuele overnamevergoedingen bevat. Daarnaast telt de arbeidshistorie van de werknemer bij de EOR in sommige landen mee voor rechten zoals transitievergoeding of contractbescherming, ook na de overstap naar uw bedrijf. Bespreek een dergelijk scenario dus tijdig met uw EOR en eventueel een arbeidsrechtelijk adviseur.
