Voor één werknemer in Nederland is een employer of record (EOR) vaak de snelste en meest praktische oplossing. Een EOR-aanbieder treedt formeel op als werkgever, regelt alle Nederlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen, en laat jou als opdrachtgever de dagelijkse aansturing behouden. Welke aanbieder het beste past, hangt sterk af van je budget, de gewenste contractduur en hoe lang je de samenwerking wilt voortzetten. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over EOR-diensten voor kleine aanstellingen in Nederland.
Wat kost een EOR-aanbieder voor één werknemer in Nederland?
De kosten van een EOR-aanbieder in Nederland voor één werknemer liggen doorgaans tussen de 200 en 700 euro per maand, bovenop het brutoloon en de werkgeverslasten. Sommige aanbieders rekenen een vast maandelijks bedrag, anderen hanteren een percentage van het brutoloon, vaak tussen de 10 en 20 procent. Voor kleine bedrijven is het vaste tarief meestal voordeliger bij hogere salarissen.
Naast de servicekosten van de EOR-aanbieder zelf moet je rekening houden met de verplichte werkgeverslasten in Nederland. Die omvatten onder andere de werkgeverspremie voor de WW, de Zorgverzekeringswet, en eventuele pensioenopbouw. Samen kunnen deze lasten het brutoloon met 20 tot 30 procent verhogen, afhankelijk van de sector en de toepasselijke cao.
Let bij het vergelijken van aanbieders op de volgende kostenposten:
- Maandelijkse servicekosten of percentage over het brutoloon
- Eenmalige opstartkosten of onboardingkosten
- Kosten voor vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst
- Extra kosten voor HR-ondersteuning of juridisch advies
- Valutaconversiekosten bij internationale betalingen
Voor een enkele werknemer lopen de totale maandelijkse kosten al snel op. Het is daarom verstandig om meerdere offertes op te vragen en goed te letten op wat er precies is inbegrepen in het tarief.
Welke EOR-aanbieders werken zonder minimale contractduur?
Niet alle EOR-aanbieders stellen een minimale contractduur als eis. Internationale spelers zoals Deel, Remote en Oyster bieden in veel gevallen maandelijkse overeenkomsten aan zonder langetermijnverplichting. Kleinere of op Nederland gerichte aanbieders hanteren soms wel een minimumperiode van drie tot zes maanden.
Als je één werknemer wilt aannemen voor een kortlopend project of als proef, is flexibiliteit in de contractduur een belangrijk selectiecriterium. Vraag bij elke aanbieder expliciet naar:
- Of er een minimale contractduur geldt
- Welke opzegtermijn van toepassing is
- Of er kosten verbonden zijn aan vroegtijdige beëindiging
- Of de overeenkomst maandelijks opzegbaar is
Houd er rekening mee dat de EOR-aanbieder zelf ook gebonden is aan de Nederlandse arbeidsrechtelijke regels. Als je een werknemer wilt ontslaan, gelden de standaard ontslagregels, ongeacht wat er in jouw overeenkomst met de EOR staat. Dat betekent dat flexibiliteit aan jouw kant niet automatisch betekent dat de werknemersrelatie even gemakkelijk te beëindigen is.
Wat zijn de alternatieven voor een EOR als je één persoon wilt aannemen?
Een EOR is niet de enige manier om één werknemer in Nederland aan te nemen. De meest gebruikte alternatieven zijn payrolling, het inhuren via een detacheringsbureau, of het oprichten van een eigen Nederlandse entiteit. Welke optie het beste past, hangt af van de beoogde duur van de samenwerking en de mate van controle die je wilt behouden.
Payrolling
Bij payrolling sluit de werknemer een contract met een payrollbedrijf, maar werkt hij of zij feitelijk voor jouw organisatie. Sinds de inwerkingtreding van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 hebben payrollkrachten recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij het inlenende bedrijf. Dit maakt payrolling minder aantrekkelijk als kostenbesparende constructie, maar het blijft een flexibele manier om iemand snel aan de slag te laten gaan zonder een eigen juridische entiteit te hebben.
Eigen Nederlandse entiteit
Het oprichten van een bv of bijkantoor in Nederland geeft je de meeste controle, maar brengt ook de meeste administratieve lasten met zich mee. Voor één werknemer is dit zelden de meest efficiënte keuze, tenzij je van plan bent op langere termijn structureel in Nederland te groeien.
Zelfstandige (zzp)
Als de werkzaamheden het toelaten, kun je ook samenwerken met een zelfstandige zonder personeel. Dit is administratief het eenvoudigst, maar de Belastingdienst let scherp op schijnzelfstandigheid. Als de werkrelatie kenmerken heeft van loondienst, loop je als opdrachtgever risico op naheffingen en boetes.
Hoe lang duurt het om één werknemer via een EOR in Nederland aan te nemen?
Via een EOR-aanbieder kan een werknemer in Nederland doorgaans binnen drie tot tien werkdagen operationeel zijn. De exacte doorlooptijd hangt af van hoe snel de documentatie compleet is en hoe snel de EOR-aanbieder de onboarding verwerkt. Sommige aanbieders claimen een doorlooptijd van 24 tot 48 uur, maar in de praktijk duurt het iets langer.
Het onboardingproces omvat typisch de volgende stappen:
- Afsluiten van de serviceovereenkomst tussen jou en de EOR-aanbieder
- Opstellen van het arbeidscontract voor de werknemer
- Verzamelen van de benodigde documenten van de werknemer (identiteitsbewijs, BSN-nummer)
- Aanmelding bij de Nederlandse Belastingdienst en sociale verzekeraars
- Eerste salarisverwerking en payrollinrichting
Als de werknemer nog geen BSN-nummer heeft, bijvoorbeeld omdat hij of zij vanuit het buitenland naar Nederland komt, kan de doorlooptijd langer zijn. Het aanvragen van een BSN bij de gemeente kan enkele weken duren, afhankelijk van de situatie van de werknemer.
Welke Nederlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen neemt een EOR over?
Een EOR-aanbieder neemt als formele werkgever alle Nederlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen over. Dit omvat het opstellen van een geldig arbeidscontract, de maandelijkse salarisverwerking, afdracht van loonbelasting en sociale premies, en naleving van de geldende wet- en regelgeving, waaronder de WAB.
Concreet regelt de EOR onder andere:
- Opstellen van een arbeidsovereenkomst conform het Nederlandse arbeidsrecht
- Afdracht van loonheffingen en premies volksverzekeringen aan de Belastingdienst
- Naleving van de ketenregeling: maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar, waarna automatisch een vast contract ontstaat
- Loondoorbetaling bij ziekte gedurende maximaal twee jaar
- Transitievergoeding bij ontslag, verschuldigd vanaf de eerste werkdag
- Pensioenopbouw, indien van toepassing op basis van de sector
- Naleving van toepasselijke cao-verplichtingen
De EOR is ook verantwoordelijk voor het naleven van de regels rondom oproepcontracten, mocht dat van toepassing zijn. Zo moeten oproepkrachten minimaal vier dagen van tevoren worden opgeroepen, en na twaalf maanden moet de werkgever een aanbod doen voor een vaste arbeidsomvang.
Wanneer is een EOR niet de juiste keuze voor een Nederlandse aanstelling?
Een EOR is niet altijd de beste oplossing. Als je van plan bent om op korte termijn meerdere werknemers in Nederland aan te nemen, of als de samenwerking structureel en langdurig is, kan het oprichten van een eigen Nederlandse entiteit op termijn goedkoper en praktischer zijn. Boven een bepaald aantal werknemers wegen de vaste EOR-kosten zwaarder dan de kosten van een eigen vestiging.
Daarnaast is een EOR minder geschikt in de volgende situaties:
- De werknemer heeft een zeer specifieke functie waarbij de EOR-aanbieder geen passende cao kan toepassen
- Je wilt volledige controle over het arbeidscontract en de arbeidsvoorwaarden, zonder tussenkomst van een derde partij
- De werkzaamheden zijn beter geschikt voor een zelfstandige, maar je overweegt ten onrechte een EOR-constructie
- Je hebt al een Nederlandse entiteit en het is administratief eenvoudiger om de werknemer rechtstreeks in dienst te nemen
- De kosten van de EOR-dienst zijn disproportioneel hoog ten opzichte van het salaris van de werknemer
Een EOR biedt snelheid en gemak, maar het is een dienst die je betaalt voor compliance en ontzorging. Als die ontzorging niet opweegt tegen de kosten, zijn er betere alternatieven beschikbaar.
Hoe Eastwing helpt bij het aannemen van één werknemer in Nederland
Eastwing helpt internationale bedrijven en organisaties die werken met mensen in Nederland, ook als het gaat om een enkele aanstelling. Of je nu twijfelt tussen een EOR-constructie, payrolling of een andere oplossing: Eastwing denkt mee over de meest passende aanpak voor jouw specifieke situatie.
Wat Eastwing voor je kan doen:
- Adviseren over de meest geschikte contractvorm voor één werknemer in Nederland
- Uitleggen welke arbeidsrechtelijke verplichtingen op jou van toepassing zijn
- Helpen bij het vergelijken van EOR-aanbieders of alternatieve oplossingen
- Ondersteunen bij de onboarding van internationale medewerkers in Nederland
- Begeleiden bij vragen over cao-toepassing, pensioen en loondoorbetaling bij ziekte
Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Neem contact op met Eastwing voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Kan een EOR-aanbieder ook worden ingezet als de werknemer al in Nederland woont maar nog geen BSN heeft?
Ja, een EOR-aanbieder kan de onboarding opstarten terwijl het BSN nog wordt aangevraagd, maar de formele indiensttreding en salarisverwerking kunnen pas volledig worden afgerond zodra het BSN beschikbaar is. In de tussentijd kan de EOR je begeleiden bij het aanvragen van het BSN via de gemeente of een RNI-loket. Houd rekening met een extra doorlooptijd van twee tot vier weken als het BSN nog niet beschikbaar is.
Wat gebeurt er als de werknemer ziek wordt — wie is dan verantwoordelijk?
Bij een EOR-constructie is de EOR-aanbieder de formele werkgever en daarmee juridisch verantwoordelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte, die in Nederland maximaal twee jaar duurt. In de praktijk zal de EOR-aanbieder de kosten doorberekenen aan jou als opdrachtgever, want de financiële last ligt uiteindelijk bij jouw organisatie. Het is belangrijk om vooraf te controleren of de EOR een verzuimverzekering aanbiedt of aanbeveelt, zodat langdurig ziekteverzuim niet onverwacht hoge kosten met zich meebrengt.
Hoe zorg ik ervoor dat ik niet per ongeluk in een schijnzelfstandigheidsconstructie terechtkom?
Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer een werkrelatie feitelijk de kenmerken heeft van loondienst — denk aan vaste werktijden, een gezagsverhouding en exclusiviteit — maar formeel als zelfstandige wordt vormgegeven. Als de werkzaamheden structureel, langdurig en onder jouw directe aansturing plaatsvinden, is een EOR of arbeidscontract de juridisch correcte keuze. Twijfel je? Laat de situatie beoordelen door een arbeidsrechtspecialist voordat je een constructie kiest, want de Belastingdienst handhaaft hier actief op.
Vanaf hoeveel werknemers is het oprichten van een eigen Nederlandse entiteit voordeliger dan een EOR?
Een vuistregel die veel adviseurs hanteren is dat een eigen Nederlandse entiteit financieel aantrekkelijker wordt vanaf vijf tot tien werknemers, afhankelijk van de EOR-tarieven en de salarissen van de medewerkers. De vaste kosten van een bv of bijkantoor — zoals accountancy, KvK-registratie en loonadministratie — zijn relatief stabiel, terwijl EOR-kosten lineair meestijgen met het aantal werknemers. Het is verstandig om dit omslagpunt concreet te berekenen op basis van jouw specifieke situatie voordat je een langetermijnbeslissing maakt.
Kan ik als buitenlands bedrijf zelf het arbeidscontract opstellen, of doet de EOR dat altijd?
Bij een EOR-constructie stelt de EOR-aanbieder altijd het arbeidscontract op, omdat zij de formele werkgever zijn en juridisch verantwoordelijk voor de naleving van het Nederlandse arbeidsrecht. Jij kunt wel input geven over functietitel, salaris, werktijden en secundaire arbeidsvoorwaarden, maar de uiteindelijke overeenkomst loopt via de EOR. Als je volledige zeggenschap over het arbeidscontract wilt, is het oprichten van een eigen entiteit of werken via een gespecialiseerde HR-adviseur een betere optie.
Wat is het verschil tussen een EOR en een detacheringsbureau, en wanneer kies ik voor welke optie?
Een EOR treedt op als formele werkgever van jouw specifiek gekozen werknemer, terwijl een detacheringsbureau doorgaans zelf kandidaten selecteert en tijdelijk uitzendt aan opdrachtgevers. Als je al weet wie je wilt aannemen — bijvoorbeeld iemand die je zelf hebt geworven — is een EOR de logische keuze. Een detacheringsbureau is handiger als je ook hulp nodig hebt bij het vinden van de juiste kandidaat en bereid bent minder directe controle te hebben over de arbeidsrelatie.
Zijn er specifieke sectoren of functies waarvoor een EOR in Nederland minder goed werkt?
Een EOR werkt het minst goed in sectoren met een verplichte en complexe cao die specifieke eisen stelt aan de werkgever, zoals de bouw, zorg of het onderwijs, omdat niet elke EOR-aanbieder alle cao’s kan of wil toepassen. Daarnaast zijn functies met bijzondere vergunningsvereisten — zoals in de financiële sector of gezondheidszorg — soms lastig via een EOR te regelen, omdat de vergunning op naam van de formele werkgever staat. Controleer altijd vooraf of de EOR-aanbieder ervaring heeft met jouw specifieke sector en de bijbehorende regelgeving.
