Een intra-corporate transfer (ICT)-aanvraag is een veelgebruikte route voor internationale bedrijven om ervaren werknemers naar Nederland over te plaatsen. Het berekenen van het juiste salaris vormt een cruciaal onderdeel van deze aanvraag, omdat het moet voldoen aan specifieke minimumeisen die door de Nederlandse overheid zijn vastgesteld.
Voor HR-professionals die een ICT-aanvraag voorbereiden, is het essentieel om precies te weten welke salariselementen meetellen en hoe deze correct berekend moeten worden. Een foutieve berekening kan leiden tot afwijzing van de aanvraag, waardoor de overplaatsing van waardevolle medewerkers vertraging oploopt.
Wat is een ICT-aanvraag en waarom moet je het salaris berekenen?
Een ICT-aanvraag (intra-corporate transfer) is een verblijfsvergunning voor werknemers die binnen hetzelfde bedrijf of concern worden overgeplaatst naar Nederland. Het salaris moet worden berekend omdat de Nederlandse overheid salarisvereisten heeft vastgesteld om te waarborgen dat ICT-houders over een bepaald inkomensniveau beschikken.
De salarisberekening dient als bewijs dat de werknemer over voldoende financiële middelen beschikt om in Nederland te verblijven zonder een beroep te doen op sociale voorzieningen. Daarnaast zorgt dit ervoor dat alleen werknemers met een bepaald kwalificatieniveau gebruik kunnen maken van deze regeling. De ICT-regeling is specifiek bedoeld voor managers, specialisten en trainees die tijdelijk vanuit een buitenlands kantoor naar Nederland worden overgeplaatst.
Erkende referenten kunnen ICT-aanvragen indienen namens hun werknemers, wat het proces aanzienlijk versnelt. Ook werkgevers die niet als erkend referent zijn geregistreerd bij de IND kunnen ICT-verblijfsvergunningen aanvragen, echter is de doorlooptijd dan wat langer en moeten er meer documenten worden aangeleverd.
Een correct berekend salaris is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een praktische noodzaak voor een soepele overplaatsing van internationale medewerkers.
Welke salariselementen moet je meenemen in de salarisberekening?
Bij een ICT-salarisberekening tel je het volledige bruto maandsalaris mee, inclusief vaste toeslagen en andere gegarandeerde beloningscomponenten die iedere maand worden uitbetaald. Vakantiegeld telt niet mee, ook niet als deze in maandelijkse termijnen wordt uitbetaald. Een dertiende maand en variabele elementen, zoals bonussen, tellen alleen mee als ze contractueel gegarandeerd zijn en maandelijks worden uitbetaald.
Verder zijn niet-meetellende elementen bijvoorbeeld onkostenvergoedingen, pensioenpremies, reiskostenvergoedingen en variabele bonussen zonder contractuele garantie. Ook secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een leaseauto of ziektekostenverzekering, tellen niet mee voor de salaristoets, tenzij deze als belastbaar loon worden aangemerkt en contractueel gegarandeerd zijn, en ook nog maandelijks worden uitbetaald.
Het is belangrijk om alle berekeningen te documenteren en te onderbouwen met het arbeidscontract, omdat de IND deze stukken controleert tijdens de beoordeling van de verblijfsvergunning ICT-aanvraag.
Wat zijn de minimumsalarisvereisten voor een ICT-aanvraag?
De minimumsalarisvereisten voor een ICT-aanvraag verschillen per categorie werknemer. In eerste instantie moet het salaris marktconform zijn. Het salaris wordt in ieder geval als marktconform beschouwd als het salaris ten minste gelijk is aan de salarisnormen voor kennismigranten.
Voor 2026 gelden de volgende minimumsalarissen voor ICT-aanvragen (tenzij je kunt aantonen dat een lager salaris ook marktconform is):
- EUR 5.942 bruto per maand excl. vakantiegeld voor werknemers van 30 jaar of ouder
- EUR 4.357 bruto per maand excl. vakantiegeld voor werknemers jonger dan 30 jaar
- EUR 3.122 bruto per maand excl. vakantiegeld voor pas afgestudeerden (onder voorwaarden)
Deze bedragen worden jaarlijks aangepast en gepubliceerd door de IND. Het is cruciaal om de meest actuele bedragen te hanteren, omdat verouderde informatie tot afwijzing van de aanvraag kan leiden. De salaristoets wordt strikt toegepast, maar er is wel ruimte voor interpretatie of uitzonderingen op basis van andere factoren, zoals CAO tabellen die lagere salarisnormen laten zien, werkervaring of opleidingsniveau.
Werkgevers moeten er ook rekening mee houden dat het salaris gedurende de gehele verblijfsperiode moet worden gehandhaafd. Een verlaging tot onder het minimumvereiste kan leiden tot intrekking van de verblijfsvergunning.
Hoe Eastwing helpt met ICT-salarisberekeningen
Wij ondersteunen HR-afdelingen bij het correct berekenen en documenteren van salarissen voor ICT-aanvragen. Onze dienstverlening omvat:
- Verificatie van alle salariselementen volgens de meest actuele IND-richtlijnen
- Controle of het berekende salaris voldoet aan de minimumvereisten
- Opstellen van de benodigde documentatie en salarisspecificaties
- Begeleiding bij het indienen van de volledige ICT-aanvraag als (erkend) referent
- Advies over optimale beloningsstructuren voor internationale overplaatsingen
Door onze expertise in global mobility en immigratierecht zorgen wij ervoor dat deICT-aanvragen correct worden voorbereid en tijdig worden goedgekeurd. Dit bespaart tijd, voorkomt kostbare fouten en zorgt voor een soepele overplaatsing van jouw internationale medewerkers.
Heb je aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als mijn werknemer na goedkeuring van de ICT-aanvraag een salarisverhoging krijgt?
Een salarisverhoging na goedkeuring is geen probleem en hoeft niet gemeld te worden aan de IND, zolang het salaris boven het minimumvereiste blijft. Het is zelfs gunstig omdat het de financiële positie van de werknemer versterkt. Documenteer de verhoging wel goed voor eventuele toekomstige verlengingen.
Kan ik een ICT-aanvraag indienen als het salaris net onder het minimumvereiste ligt?
Nee, dit is niet mogelijk. De IND hanteert strikte salarisdrempels zonder uitzonderingen. Het salaris moet minimaal het vereiste bedrag zijn op het moment van aanvraag. Overweeg het salaris aan te passen of andere beloningselementen contractueel vast te leggen om aan de vereisten te voldoen.
Hoe ga ik om met wisselende valuta's bij internationale salarisberekeningen?
Alle salarissen moeten worden omgerekend naar euro's tegen de wisselkoers die geldt op het moment van de aanvraag. Gebruik de officiële wisselkoers van de Europese Centrale Bank en documenteer deze conversie. Bij sterke valutaschommelingen is het verstandig om een buffer in te bouwen boven het minimumvereiste.
Welke documenten moet ik precies aanleveren als bewijs van het berekende salaris?
U heeft minimaal nodig: het Nederlandse arbeidscontract met alle salariscomponenten, een gedetailleerde salarisspecificatie, en eventueel een werkgeversverklaring die de berekening toelicht. Zorg ervoor dat alle gegarandeerde toeslagen expliciet in het contract staan vermeld, niet alleen in bijlagen of beleidsdocumenten.
Mag ik een lagere functie aanbieden om onder het minimuminkomen uit te komen?
Dit is niet toegestaan en ook niet effectief. De ICT-regeling vereist dat werknemers in een vergelijkbare functie worden geplaatst als in het buitenlandse kantoor. Bovendien moet de functie passen bij de kwalificaties van manager, specialist of stagiair. Een kunstmatige functieverlaging kan leiden tot afwijzing van de aanvraag.
Hoe lang van tevoren moet ik beginnen met de salarisberekening voor een ICT-aanvraag?
Begin minimaal 2-3 maanden voor de gewenste startdatum. Dit geeft voldoende tijd voor salarisonderhandelingen, contractaanpassingen, en het verzamelen van alle benodigde documentatie. Voor complexe internationale overplaatsingen met meerdere werknemers is 4-6 maanden aanraden om alle administratieve processen soepel te laten verlopen.
