Wanneer de verblijfsvergunning van een internationale werknemer (bijna) verloopt, is het belangrijk om tijdig actie te ondernemen. Of een werknemer na de einddatum van de verblijfsvergunning nog mag werken, hangt af van de specifieke situatie. Door de juiste stappen te zetten, voorkom je risico’s voor zowel de werknemer als jouw organisatie.
Wat zijn de gevolgen voor de werkgever?
Werkgevers zijn verplicht om te controleren of buitenlandse werknemers gerechtigd zijn om in Nederland te werken. Laat je een werknemer werken terwijl deze geen geldige verblijfs- of arbeidsrechten meer heeft, dan kan dit leiden tot handhaving op grond van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav).
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan in dat geval een bestuurlijke boete opleggen. Daarnaast kan de IND, wanneer je organisatie erkend referent is, beoordelen of je hebt voldaan aan de informatieplicht, administratieplicht en zorgplicht. Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan dit gevolgen hebben voor het erkend referentschap.
Het is daarom belangrijk om de geldigheid van verblijfsvergunningen actief te monitoren en werknemers tijdig te ondersteunen bij een verlengingsaanvraag.
Mag een werknemer blijven werken nadat de verblijfsvergunning is verlopen?
Dat hangt af van de situatie.
Is de verlengingsaanvraag vóór de vervaldatum van de verblijfsvergunning ingediend? Dan behoudt de werknemer in veel gevallen rechtmatig verblijf tijdens de behandeling van de aanvraag door de IND. Onder dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke vergunning mag de werknemer doorgaans blijven werken totdat de IND een beslissing heeft genomen.
Is er geen tijdige verlengingsaanvraag ingediend? Dan kan de werknemer het recht verliezen om in Nederland te werken. In dat geval mag de werkgever de werknemer niet laten doorwerken totdat duidelijk is dat het verblijfs- en arbeidsrecht is hersteld.
Omdat iedere situatie anders is, is het verstandig om bij twijfel contact op te nemen met de IND of een specialist op het gebied van immigratierecht.
Welke stappen moet je als werkgever ondernemen?
Wanneer blijkt dat een verblijfsvergunning is verlopen of binnenkort verloopt, is het raadzaam om direct de volgende stappen te nemen:
- Controleer of de werknemer tijdig een verlengingsaanvraag heeft ingediend.
- Vraag om een ontvangstbevestiging of ander bewijs van de IND.
- Controleer of de werknemer gedurende de behandeling van de aanvraag mag blijven werken.
- Laat de werknemer alleen werkzaamheden verrichten wanneer vaststaat dat hiervoor een geldige grondslag bestaat.
- Informeer HR en de salarisadministratie indien aanvullende maatregelen nodig zijn.
- Leg alle communicatie en genomen stappen zorgvuldig vast in het personeelsdossier.
Een goede administratie helpt om aan te tonen dat je als werkgever aan je wettelijke verplichtingen hebt voldaan.
Kan een verlopen verblijfsvergunning nog verlengd worden?
Ja, dat is mogelijk. Of een aanvraag als verlenging of als nieuwe aanvraag wordt behandeld, hangt af van de omstandigheden en het moment waarop de aanvraag wordt ingediend.
Is de verlengingsaanvraag te laat ingediend, dan kan dit gevolgen hebben voor het verblijfsrecht en de procedure. Daarom is het belangrijk om ruim vóór de vervaldatum met de verlenging te starten.
Hoe voorkom je problemen met verlopen verblijfsvergunningen?
Een goed monitoringssysteem voorkomt veel problemen. Door vervaldata actief te bewaken, kunnen verlengingsprocedures ruim op tijd worden gestart.
Een effectief systeem bevat onder andere:
- Een overzicht van alle internationale werknemers en de einddata van hun verblijfsvergunningen;
- Automatische herinneringen, bijvoorbeeld zes, drie en één maand vóór de vervaldatum;
- Een duidelijke interne verantwoordelijkheid voor het bewaken van de deadlines;
- Tijdige voorbereiding van de benodigde documenten;
- Aandacht voor vakantieperiodes en mogelijke verwerkingstijden bij de IND.
Door processen goed in te richten, verklein je de kans op vertragingen en beperk je de risico’s voor zowel de werknemer als de organisatie.
Train je HR-team in de basisprincipes van immigratiewetgeving en zorg voor regelmatige updates over wijzigingen in regelgeving. De IND-procedures en voorwaarden veranderen regelmatig, dus actuele kennis is essentieel.
Overweeg om te werken met gespecialiseerde global mobility services die je kunnen ondersteunen bij het bewaken van deadlines en het tijdig indienen van verlengingsaanvragen. Dit minimaliseert risico’s en zorgt voor professionele begeleiding van complexe procedures.
Hoe Eastwing helpt met verblijfsvergunning compliance
Wij ondersteunen bedrijven bij het voorkomen van problemen met verlopen verblijfsvergunningen door een proactieve aanpak en systematische monitoring. Onze expertise helpt je risico’s te minimaliseren en compliance te waarborgen.
Onze ondersteuning omvat:
- Automatische bewaking van alle vergunningsdata van jouw internationale werknemers;
- Tijdige waarschuwingen en actieplannen voor verlengingsprocedures;
- Directe ondersteuning bij acute situaties met verlopen vergunningen;
- Training van jouw HR-team via onze praktijkopleiding global mobility;
- Compliance audits om jouw huidige processen te optimaliseren.
Door onze jarenlange ervaring weten wij precies welke stappen je moet ondernemen om juridische problemen te voorkomen en jouw internationale werknemers optimaal te ondersteunen. Heb je aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met het loon van de werknemer tijdens de periode dat deze niet mag werken?
Dit hangt af van de arbeidsovereenkomst en de omstandigheden. Bij schorsing wegens verlopen vergunning heeft de werknemer in principe geen recht op doorbetaling van loon, tenzij de werkgever nalatig is geweest in het tijdig aanvragen van verlenging. Raadpleeg altijd een arbeidsrechtspecialist voor de specifieke situatie.
Kan ik de arbeidsovereenkomst beëindigen als de verblijfsvergunning van mijn werknemer verloopt?
Ja, het verlopen van een verblijfsvergunning kan grond zijn voor ontslag, maar u moet wel de juiste procedures volgen. Een ontslag wegens verlopen verblijfsvergunning vereist vaak toestemming van UWV. Het is verstandig om eerst te onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor een nieuwe aanvraag voordat u tot ontslag overgaat.
Hoe weet ik zeker dat de verblijfsvergunning van mijn werknemer nog geldig is?
Controleer regelmatig de verblijfsdocumenten van uw werknemers en noteer de vervaldata. U kunt de geldigheid ook controleren via de IND-website of door contact op te nemen met de IND. Implementeer een systeem waarbij u automatisch wordt herinnerd aan naderende vervaldata.
Wat als mijn werknemer beweert dat de verlengingsaanvraag al is ingediend?
Vraag altijd om schriftelijk bewijs van de ingediende aanvraag bij de IND. Een ontvangstbevestiging of kenmerk van de IND is noodzakelijk. Zonder geldige verblijfsvergunning mag de werknemer niet werken, ook niet tijdens behandeling van een nieuwe aanvraag, tenzij er sprake is van een specifieke uitzondering.
Welke documenten moet ik bewaren als bewijs dat ik correct heb gehandeld?
Bewaar kopieën van alle verblijfsdocumenten, eventuele ontvangstbevestigingen van de IND, schriftelijke communicatie over de schorsing, correspondentie met immigratiespecialisten, en eventuele adviezen die u heeft ontvangen. Documenteer alle stappen die u heeft ondernomen met datum en tijd. Dit toont aan dat u als verantwoordelijke werkgever heeft gehandeld.
Kunnen andere internationale werknemers in mijn bedrijf problemen krijgen door deze situatie?
Eén overtreding kan inderdaad gevolgen hebben voor uw erkend referentschap en toekomstige aanvragen voor andere internationale werknemers. De IND houdt een overtredersdossier bij dat invloed kan hebben op nieuwe vergunningsaanvragen. Daarom is het cruciaal om snel en correct te handelen en herhaling te voorkomen.
