Een erkend referent is een officieel erkende organisatie die zelfstandig via de IND verblijfsvergunningen kan aanvragen voor buitenlandse werknemers, terwijl een tussenkomende sponsor optreedt namens een werkgever zonder eigen erkenning. Het belangrijkste verschil ligt in de directe verantwoordelijkheid: erkende referenten dragen volledige sponsor verplichtingen en krijgen versnelde IND procedures, terwijl tussenkomende sponsors een bemiddelende rol vervullen tussen werkgever en IND.
Wat is een erkend referent en hoe verschilt dit van gewone sponsoring?
Een erkend referent is een bedrijf, school of organisatie die officiële erkenning heeft gekregen van de IND om buitenlandse werknemers naar Nederland te halen. Deze status geeft je het recht om direct werkvergunning aanvragen en verblijfsvergunningen in te dienen zonder tussenkomst van derden.
Het erkend referentschap verschilt fundamenteel van gewone sponsoring omdat je als erkend referent volledige verantwoordelijkheid draagt voor de immigratie Nederland procedures. Je bent direct aanspreekbaar voor alle sponsor verplichtingen en moet voldoen aan strikte continuïteits- en solvabiliteitseisen die de IND controleert.
Voor erkenning moet je organisatie ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel, en geen achterstanden hebben met sociale lasten of loonbelastingen. Jongere bedrijven die erkenning aanvragen doorlopen een uitgebreidere beoordelingsprocedure via RVO die tot zes maanden kan duren.
Het verschil met reguliere sponsoring ligt in de directe toegang tot IND procedures. Zonder erkenning moet je altijd via een tussenkomende sponsor werken of langere procedures doorlopen voor elke individuele aanvraag.
Wat houdt de rol van tussenkomende sponsor precies in?
Een tussenkomende sponsor is een erkende organisatie die namens jouw bedrijf optreedt bij het aanvragen van werkvergunningen en verblijfsvergunningen. Deze rol wordt relevant wanneer je zelf geen erkend referent bent maar wel internationale werknemers wilt aannemen.
De tussenkomende sponsor fungeert als intermediair tussen jouw organisatie en de IND. Zij gebruiken hun erkende status om aanvragen in te dienen, maar jij blijft de daadwerkelijke werkgever en eindverantwoordelijke voor arbeidsvoorwaarden en contractuele verplichtingen.
Deze constructie heeft specifieke beperkingen binnen IND procedures. De tussenkomende sponsor moet alle documenten en informatie van jouw bedrijf verzamelen en controleren voordat zij een aanvraag kunnen indienen. Dit kan het proces vertragen omdat er een extra schakel in de communicatie zit.
Belangrijk is dat je als werkgever nog steeds moet voldoen aan alle arbeidsrechtelijke verplichtingen, ook al loopt de immigratieprocedure via een tussenkomende sponsor. Je bent verantwoordelijk voor het salaris, arbeidsomstandigheden en naleving van de cao-bepalingen.
Welke voordelen biedt erkend referentschap voor werkgevers en werknemers?
Erkend referentschap biedt aanzienlijke praktische voordelen, waarbij de IND streeft naar beslissingen binnen twee weken in plaats van de standaard behandeltijd van maanden. Voor complexere gevallen waarin ook een tewerkstellingsvergunning nodig is, kan dit oplopen tot zeven weken.
Als erkend referent hoef je minder ondersteunende documenten in te dienen bij elke aanvraag. De IND vertrouwt op je erkende status en vereenvoudigt daarom de documentatie die nodig is voor individuele werkvergunning aanvragen. Dit bespaart aanzienlijke administratieve tijd en kosten.
Je krijgt toegang tot het Portaal Zakelijk, waarmee je verblijfsvergunningen online kunt aanvragen. Dit digitale platform maakt het proces efficiënter en geeft je real-time inzicht in de status van lopende aanvragen.
Voor werknemers betekent erkend referentschap snellere procedures en meer zekerheid over goedkeuring. De IND heeft meer vertrouwen in aanvragen van erkende referenten, wat de kans op afwijzing verkleint. Dit maakt jouw bedrijf aantrekkelijker voor internationale talenten die snel willen starten.
Er geldt geen minimum of maximum aantal aanvragen per jaar, dus je kunt de erkenning gebruiken voor zowel incidentele als structurele internationale werving.
Hoe kiest u tussen erkend referent worden of een tussenkomende sponsor gebruiken?
De keuze hangt af van je bedrijfsgrootte, frequentie van internationale aanwervingen en beschikbare resources voor compliance. Bedrijven die regelmatig internationale werknemers aannemen, profiteren meestal meer van eigen erkend referentschap dan van een tussenkomende sponsor.
Voor erkend referent worden moet je organisatie voldoen aan strikte financiële eisen en continuïteitscriteria. Dit betekent investeren in compliance-kennis en het bijhouden van veranderende IND procedures. Als je minder dan vijf internationale werknemers per jaar aanneemt, kan een tussenkomende sponsor kosteneffectiever zijn.
Grotere bedrijven met een HR-afdeling die zich kan specialiseren in global mobility hebben meestal voordeel bij eigen erkenning. Je behoudt volledige controle over timing en kunt direct communiceren met de IND zonder tussenpersonen.
Kleinere bedrijven of organisaties die incidenteel internationaal werven, kunnen beter kiezen voor een tussenkomende sponsor. Dit bespaart de initiële investeringen in erkenning en de doorlopende compliance-verplichtingen, terwijl je toch toegang hebt tot versnelde procedures. Let op dat het kabinet de regels voor tussenkomende sponsoren aan het aanscherpen is. Het is daarom van belang de laatste informatie goed te kennen als je besluit met deze optie verder te gaan.
Overweeg ook je lange termijn HR-strategie. Als internationale uitbreiding een strategische prioriteit is, rechtvaardigt eigen erkend referentschap de initiële investering door de operationele voordelen en kostenbesparingen op langere termijn.
Bij Eastwing helpen we je met het evalueren van je global mobility processen en adviseren we over de meest geschikte aanpak voor jouw situatie. We ondersteunen zowel bij het verkrijgen van erkend referentschap als bij het optimaliseren van procedures via tussenkomende sponsors, zodat je de juiste keuze maakt voor je organisatie. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
