Het verwerken van salarissen voor werknemers die in twee landen werken vereist het bepalen van het primaire werkland, het toepassen van de juiste belastingregels en sociale zekerheidswetgeving, en het naleven van payroll-verplichtingen in beide jurisdicties. Dit proces hangt af van factoren zoals werklocatie, verblijfsduur en toepasselijke verdragen tussen landen.
Deze complexe situatie ontstaat steeds vaker door hybride werken en internationale mobiliteit. Werkgevers moeten navigeren tussen verschillende belastingstelsels, sociale zekerheidssystemen en compliance-vereisten om juridische problemen en dubbele belastingheffing te voorkomen.
De onderstaande vragen behandelen de belangrijkste aspecten die u moet overwegen bij het correct verwerken van internationale salarissen.
Welke belastingregels gelden voor werknemers die in twee landen werken?
Voor werknemers die in twee landen werken geldt het principe van belastingresidentie, waarbij het land waar de werknemer de meeste tijd doorbrengt of zijn hoofdverblijf heeft meestal de primaire belastingplicht bepaalt. Belastingverdragen tussen landen voorkomen dubbele belastingheffing door regels voor de verdeling van belastingrechten.
De specifieke regels variëren per landencombinatie, maar enkele algemene principes zijn van toepassing. Bij werk in Nederland en een ander EU-land bepaalt vaak de 183-dagenregel waar belasting verschuldigd is. Werknemers die minder dan 183 dagen per jaar in Nederland werken, kunnen onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld zijn van Nederlandse loonbelasting.
Voor Nederlandse werknemers die tijdelijk in het buitenland werken, kan de buitenlandse belasting vaak worden verrekend met de Nederlandse belastingschuld. Dit voorkomt dubbele belastingheffing, maar vereist wel correcte documentatie en aangifte in beide landen.
Speciale regelingen zoals de Nederlandse 30%-regeling kunnen van toepassing zijn voor buitenlandse werknemers die tijdelijk in Nederland werken. Deze regeling biedt een belastingvoordeel van 30% van het brutoloon, maar heeft specifieke voorwaarden en een maximale duur van vijf jaar.
Hoe regel je de sociale zekerheid voor internationale werknemers?
Sociale zekerheid voor internationale werknemers wordt geregeld door het land waar de werknemer primair werkzaam is, bepaald door factoren zoals werklocatie, werkgever en verblijfsduur. EU-verordeningen en bilaterale verdragen bepalen welk land verantwoordelijk is voor sociale zekerheidspremies en uitkeringen.
Binnen de EU geldt de hoofdregel dat werknemers sociale zekerheid betalen in het land waar zij werken. Voor werknemers die in meerdere EU-landen werken, bepaalt de 25%-regel vaak de uitkomst: als meer dan 25% van het werk in het woonland wordt verricht, geldt de wetgeving van het woonland.
Voor werknemers die tijdelijk naar een ander EU-land worden uitgezonden, blijft vaak de sociale zekerheid van het uitzendende land van toepassing. Dit vereist wel een A1-verklaring (voorheen E101) als bewijs van de toepasselijke wetgeving. Deze detachering is meestal beperkt tot 24 maanden.
Bij werk buiten de EU gelden bilaterale verdragen of de nationale wetgeving van het werkland. Nederland heeft sociale zekerheidsverdragen met verschillende landen buiten de EU, die dubbele premieheffing kunnen voorkomen. Zonder verdrag kunnen werknemers in beide landen premies verschuldigd zijn.
Wat zijn de payroll-verplichtingen van werkgevers bij internationale tewerkstelling?
Werkgevers hebben payroll-verplichtingen in elk land waar zij werknemers tewerkstellen, inclusief loonbelasting, sociale premies en rapportageverplichtingen aan lokale autoriteiten. Deze verplichtingen ontstaan vaak al bij tijdelijke tewerkstelling en kunnen leiden tot registratieverplichtingen als werkgever in het werkland.
In Nederland moeten werkgevers zich registreren bij de Belastingdienst en het UWV voor elke werknemer die hier werkzaam is. Dit geldt ook voor buitenlandse werkgevers die Nederlandse werknemers hebben of buitenlandse werknemers tijdelijk naar Nederland sturen. De registratie moet gebeuren vóór de start van de tewerkstelling.
Rapportageverplichtingen omvatten maandelijkse loonbelasting- en premieaangiften, jaarlijkse opgaven van werknemersinkomsten en mogelijk aanvullende meldingen voor internationale werknemers. Voor werknemers met de 30%-regeling gelden specifieke rapportagevereisten.
Buitenlandse werkgevers kunnen verplicht zijn een fiscale vertegenwoordiger aan te stellen in Nederland. Deze vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het nakomen van alle Nederlandse payroll-verplichtingen en fungeert als contactpersoon voor de Nederlandse autoriteiten.
Werkgevers moeten ook rekening houden met lokale arbeidsrechtelijke verplichtingen, zoals minimumloon, arbeidstijdenwetgeving en vakantieregelingen. Deze kunnen verschillen per land en beïnvloeden de salarisverwerking.
Welke praktische stappen moet je nemen voor correcte salarisverwerking?
Voor correcte salarisverwerking bij internationale werknemers moet u eerst de belasting- en sociale zekerheidsresidentie vaststellen, vervolgens de toepasselijke wetgeving bepalen aan de hand van verdragen, en ten slotte de juiste inhoudingen en rapportages implementeren in uw payrollsysteem.
Voorbereiding en documentatie
Begin met het verzamelen van alle relevante documentatie van de werknemer, inclusief paspoort, verblijfsvergunning, BSN-nummer en eventuele A1-verklaringen. Documenteer de werklocaties, reispatronen en verblijfsduur in beide landen. Deze informatie is essentieel voor het correct bepalen van belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen.
Stel een dossier samen per internationale werknemer met alle relevante documenten en correspondentie met autoriteiten. Dit helpt bij audits en maakt wijzigingen in de situatie beter traceerbaar.
Systeem en proces inrichting
Configureer uw payrollsysteem voor internationale scenario’s door landspecifieke belastingtabellen, sociale premiepercentages en rapportageformats te implementeren. Zorg voor automatische berekeningen van belastingverrekening tussen landen en correcte toewijzing van kosten aan verschillende entiteiten.
Implementeer een proces voor regelmatige controle van wijzigingen in wetgeving, belastingverdragen en sociale zekerheidsverdragen. Deze wijzigingen kunnen direct impact hebben op de salarisverwerking en compliance.
Monitoring en compliance
Monitor de 183-dagenregels en andere drempels die van invloed zijn op belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen. Houd bij hoeveel dagen werknemers in elk land werken en stel alerts in voor kritieke drempels.
Zorg voor tijdige aangifte en betaling in alle relevante landen. Verschillende landen hebben verschillende deadlines en boeteregimes, dus een goede planning is essentieel voor compliance.
Hoe Eastwing helpt met internationale salarisverwerking
Wij ondersteunen bedrijven bij alle aspecten van internationale salarisverwerking door onze expertise in global mobility services. Onze aanpak omvat:
- Complete analyse van belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen per werknemer
- Implementatie van compliant payroll-processen voor internationale scenario’s
- Ongoing monitoring van wijzigingen in wetgeving en verdragen
- Volledige payroll-outsourcing inclusief aangiften en rapportages
- Training van HR-teams over internationale payroll-compliance
Door onze global mobility consulting diensten helpen wij bedrijven risico’s te minimaliseren en compliance te waarborgen. Onze praktijkopleidingen bieden HR-professionals de kennis om internationale payroll-uitdagingen zelfstandig aan te pakken.
Heeft u aanvullende vragen of hulp nodig? Wij helpen u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op via service@eastwing.nl.
Veelgestelde vragen
Hoe bepaal ik of mijn werknemer onder de 183-dagenregel valt en wat betekent dit voor de salarisverwerking?
Tel alle dagen dat de werknemer fysiek in Nederland aanwezig is voor werkdoeleinden, inclusief weekenden tussen werkdagen. Als dit minder dan 183 dagen per kalenderjaar is, kan vrijstelling van Nederlandse loonbelasting mogelijk zijn. Documenteer alle reisbewegingen nauwkeurig en stel een tracking-systeem in om automatisch te waarschuwen wanneer de 183-dagengrens nadert.
Wat moet ik doen als mijn werknemer plotseling langer dan gepland in het buitenland blijft werken?
Meld de wijziging direct aan de relevante belastingdiensten en sociale zekerheidsinstellingen in beide landen. Herbereken de belasting- en premieverplichtingen vanaf de datum van wijziging en pas de payroll-instellingen aan. Controleer of eventuele A1-verklaringen nog geldig zijn en vraag indien nodig nieuwe aan. Documenteer alle wijzigingen voor compliance-doeleinden.
Kan ik als werkgever aansprakelijk worden gesteld voor fouten in internationale salarisverwerking?
Ja, werkgevers zijn volledig aansprakelijk voor correcte belasting- en premie-afdrachten, ook bij internationale situaties. Dit kan leiden tot naheffingen, boetes en rente in meerdere landen tegelijk. Daarnaast kunnen werknemers verhaal op u zoeken als zij door uw fouten dubbel belast worden of problemen krijgen met sociale zekerheidsuitkeringen.
Hoe ga ik om met verschillende minimumloonregels wanneer werknemers in meerdere landen werken?
Pas het hoogste geldende minimumloon toe van alle landen waar de werknemer werkt, tenzij specifieke verdragen anders bepalen. Voor EU-detachering geldt vaak het minimumloon van het werkland. Bereken het loon proportioneel per land als de werknemer in verschillende landen werkt en documenteer de berekening voor audits.
Welke software of systemen zijn het meest geschikt voor internationale payroll?
Kies payroll-software die multi-country functionaliteit biedt, automatische belastingberekeningen per land uitvoert en integratie met lokale rapportagesystemen heeft. Systemen zoals ADP Global, Workday of SAP SuccessFactors zijn populair, maar de keuze hangt af van uw bedrijfsgrootte en complexiteit. Zorg dat het systeem real-time tracking van werkdagen per land mogelijk maakt.
Hoe voorkom ik dubbele sociale zekerheidspremies bij werknemers die in meerdere EU-landen werken?
Vraag tijdig een A1-verklaring aan bij de sociale zekerheidsinstelling van het land waar de werknemer verzekerd moet blijven. Deze verklaring moet worden aangevraagd vóór de start van de werkzaamheden in het andere land. Bewaar de A1-verklaring in het werknemersdossier en deel kopieën met relevante autoriteiten om dubbele premieheffing te voorkomen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij internationale salarisverwerking en hoe vermijd ik deze?
Veelgemaakte fouten zijn: verkeerde toepassing van belastingverdragen, onvolledige documentatie van werkdagen per land, te late aanvraag van A1-verklaringen en onjuiste berekening van belastingverrekening. Vermijd deze door een checklist te maken, regelmatige reviews uit te voeren en expertise in te schakelen bij complexe situaties. Investeer in training van uw payroll-team over internationale regelgeving.
Gerelateerde artikelen
- Kun je uitstel krijgen voor je belastingaangifte als expat?
- Werknemer aannemen met behoud van de expatregeling (voorheen 30%-regeling): wat moet je als werkgever weten?
- Kan elk bedrijf erkend referent worden?
- Welke alternatieven zijn er voor de 30%-regeling?
- Welke wijzigingen komen er in 2025 voor de 30%-regeling?
