Bij een volledig remote internationaal team gelden voor HR meerdere verplichtingen tegelijk: per land waar een medewerker woont en werkt, moet het bedrijf voldoen aan de lokale arbeidsrechtelijke, fiscale en sociale zekerheidswetgeving. Er is geen universele Europese of mondiale standaard die dit vereenvoudigt. De verplichtingen hangen sterk af van de landen die betrokken zijn, de contractvorm en de vraag of het bedrijf al een juridische entiteit in die landen heeft. De secties hieronder beantwoorden de meest gestelde HR-vragen over remote working met een internationaal team.
Welke landen zijn betrokken en waarom maakt dat uit?
Elk land waar een remote medewerker woont en werkt, geldt juridisch als het werkland. Dat land bepaalt welke arbeidsrechtelijke regels, belastingwetten en sociale zekerheidssystemen van toepassing zijn op die medewerker. Een bedrijf dat medewerkers heeft in vijf verschillende landen, heeft dus in principe te maken met vijf verschillende juridische kaders.
Dit maakt de landenanalyse het vertrekpunt van elk remote working-beleid. De vragen die HR moet beantwoorden zijn onder meer: heeft het bedrijf al een juridische entiteit in dat land, is er een belastingverdrag tussen het werkland en het vestigingsland van het bedrijf, en welke vergunningen zijn nodig als de medewerker geen EU-burger is?
Binnen de EU gelden geharmoniseerde regels op bepaalde gebieden, zoals detachering en sociale zekerheid, maar arbeidsrecht blijft grotendeels nationaal bepaald. Buiten de EU verschilt de situatie per land aanzienlijk. Landen als het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten of Canada kennen elk hun eigen systemen voor loonheffingen, ontslagrecht en arbeidscontracten. Een verkeerde inschatting van het werkland kan leiden tot boetes, naheffingen of juridische aansprakelijkheid.
Wat is het risico op een vaste inrichting bij remote medewerkers?
Een vaste inrichting (in het Engels: permanent establishment) ontstaat wanneer een bedrijf via zijn activiteiten in een ander land geacht wordt daar belastingplichtig te zijn. Bij remote medewerkers bestaat het risico dat de aanwezigheid van die medewerker in een land wordt gezien als voldoende grond voor zo’n vaste inrichting, waardoor het bedrijf vennootschapsbelasting verschuldigd kan zijn in dat land.
Dit risico is niet hypothetisch. Belastingdiensten kijken naar factoren zoals de duur van de werkzaamheden, de bevoegdheden van de medewerker (mag hij contracten sluiten namens het bedrijf?) en de mate van structurele aanwezigheid. Een medewerker die vanuit huis werkt en alleen uitvoerende taken heeft, vormt doorgaans een lager risico dan een medewerker die zelfstandig klanten benadert of overeenkomsten tekent.
HR-afdelingen doen er goed aan per medewerker te beoordelen welke rol hij of zij vervult en dit te documenteren. Een arbeidscontract dat de bevoegdheden en het werkgebied duidelijk omschrijft, biedt bescherming. Bij twijfel is fiscaal advies op maat noodzakelijk, zeker wanneer een medewerker al langere tijd vanuit een bepaald land werkt.
Welke arbeidsrechtelijke wetgeving geldt voor remote internationale medewerkers?
Voor remote medewerkers geldt in beginsel het arbeidsrecht van het land waar zij hun werk feitelijk uitvoeren, dus het woonland van de medewerker. Dit is het uitgangspunt in de EU op grond van de Rome I-verordening, en een vergelijkbaar principe geldt in de meeste andere landen wereldwijd.
Partijen mogen in het arbeidscontract een rechtskeuze maken, maar die keuze mag de medewerker niet beroven van de dwingendrechtelijke bescherming die het werkland biedt. Concreet betekent dit dat minimumregels over minimumloon, vakantiedagen, opzegtermijnen en bescherming tegen ontslag uit het werkland altijd van toepassing zijn, ongeacht wat er in het contract staat.
Voor HR betekent dit dat een standaard Nederlands arbeidscontract onvoldoende is voor medewerkers die vanuit het buitenland werken. Per werkland moet worden vastgesteld welke minimumvereisten gelden en hoe het contract daarop moet worden aangepast. Denk aan verplichte vermeldingen, lokale proeftijdregels of wettelijke ontslagvergoedingen die in Nederland niet bestaan maar in het werkland wel verplicht zijn.
Hoe werkt sociale zekerheid voor medewerkers die vanuit het buitenland werken?
Sociale zekerheid volgt in principe het werkland: een medewerker die vanuit land X werkt, is in beginsel sociaal verzekerd in land X. Dit betekent dat premies worden afgedragen aan het sociale zekerheidsstelsel van dat land en dat de medewerker aanspraak kan maken op de uitkeringen en voorzieningen die dat land biedt.
Binnen de EU en de EER zijn er coördinatieregels (Verordening 883/2004) die bepalen in welk land een medewerker sociaal verzekerd is. Bij remote working in meerdere EU-landen tegelijk kan de situatie complex worden: zodra een medewerker een substantieel deel van zijn werktijd in zijn woonland doorbrengt, kan het zwaartepunt van de sociale zekerheid verschuiven.
Buiten de EU gelden bilaterale verdragen of, bij afwezigheid daarvan, de nationale regels van het werkland. In dat geval kan dubbele premieheffing ontstaan. HR moet per medewerker controleren of er een socialezekerheidsverdrag bestaat tussen Nederland en het werkland, en welke procedures gevolgd moeten worden om de juiste afdrachten te regelen. Dit is een van de meest onderschatte compliance-risico’s bij internationaal remote werken.
Wanneer is een Employer of Record de juiste oplossing?
Een Employer of Record (EOR) is de juiste oplossing wanneer een bedrijf een medewerker wil aannemen in een land waar het zelf geen juridische entiteit heeft. De EOR treedt op als formele juridische werkgever in dat land: hij sluit het arbeidscontract, verwerkt het salaris, draagt belastingen en sociale premies af en zorgt dat alle arbeidsvoorwaarden voldoen aan de lokale wetgeving.
In de praktijk is een EOR bijzonder relevant in de volgende situaties:
- Een medewerker wil vanuit een ander land blijven werken voor zijn bestaande werkgever, bijvoorbeeld na een verhuizing.
- Een bedrijf wil snel iemand aannemen in een nieuw land zonder eerst een eigen entiteit op te richten, wat zes tot twaalf maanden kan duren.
- Een bedrijf wil een nieuwe markt testen met beperkt risico voordat het een permanente vestiging overweegt.
- Er bestaat een risico op verkeerde classificatie, waarbij iemand als zelfstandige wordt behandeld terwijl er feitelijk sprake is van een dienstverband.
Voor medewerkers die als zelfstandige of zzp’er werken is een EOR doorgaans niet nodig, omdat er dan geen sprake is van een dienstverband. In de Nederlandse context wordt een EOR-constructie ook ingezet wanneer een bedrijf nog geen erkend referent is bij de IND maar wel een kennismigrant wil aannemen. De EOR neemt dan de rol van juridisch werkgever en sponsor over.
Welke HR-documenten en processen moeten worden aangepast?
Bij remote working over landsgrenzen heen moeten meerdere standaard HR-documenten en processen worden herzien. Een Nederlands arbeidscontract, een standaard onboardingprocedure of een generiek personeelshandboek volstaan niet wanneer medewerkers vanuit het buitenland werken.
De belangrijkste aanpassingen zijn:
- Arbeidscontracten: Aanpassen aan de dwingendrechtelijke vereisten van het werkland, inclusief lokale minimumvereisten voor vermeldingen, proeftijd en opzegtermijnen.
- Remote working-beleid: Vastleggen in welke landen remote werken is toegestaan, voor hoe lang en onder welke voorwaarden, om vaste inrichting en sociale zekerheidsrisico’s te beheersen.
- Payroll en loonheffingen: Per land de juiste inhoudingen en afdrachten regelen, inclusief aansluiting bij het lokale sociale zekerheidsstelsel.
- Onboarding- en offboardingprocedures: Afstemmen op de lokale regels voor aanmelding bij overheidsinstanties en de wettelijke vereisten bij beëindiging van het dienstverband.
- Vergunningendossiers: Controleren of de medewerker het recht heeft om in het werkland te werken en de juiste verblijfs- of werkvergunning heeft.
Naast documentatie is het verstandig om een intern escalatieproces in te richten voor situaties waarin een medewerker wil verhuizen naar een ander land. Vroeg signaleren voorkomt dat HR achteraf moet repareren wat vooraf geregeld had kunnen worden.
Hoe Eastwing helpt bij internationale remote working compliance
Remote working met een internationaal team brengt complexe verplichtingen met zich mee op het gebied van arbeidsrecht, belastingen, sociale zekerheid en documentatie. Wij ondersteunen HR-afdelingen en bedrijven bij elk onderdeel van dit proces, van de eerste landenanalyse tot de volledige uitvoering.
Wat wij bieden:
- Advies over de arbeidsrechtelijke en fiscale verplichtingen per werkland
- Begeleiding bij het opzetten of aanpassen van remote working-beleid
- Ondersteuning bij werk- en verblijfsvergunningen voor medewerkers van buiten de EU
- Payroll en salarisadministratie conform lokale wetgeving
- EOR-constructies voor landen waar uw bedrijf geen eigen entiteit heeft
- Advies over de 30%-regeling en andere fiscale faciliteiten voor internationale medewerkers in Nederland
Heeft u vragen over de HR-verplichtingen bij uw remote internationale team? Neem contact met ons op en wij helpen u verder met een aanpak die past bij uw situatie.
Veelgestelde vragen
Mag een medewerker zomaar besluiten vanuit een ander land te gaan werken zonder dat HR daar iets voor hoeft te regelen?
Nee, een medewerker kan niet eenzijdig besluiten vanuit een ander land te werken zonder gevolgen voor het bedrijf. Zodra een medewerker structureel vanuit een ander land werkt, ontstaan er automatisch verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, belastingen en sociale zekerheid in dat land. HR moet vooraf toestemming verlenen op basis van een landenanalyse, en het remote working-beleid moet duidelijk vastleggen welke procedure een medewerker moet volgen voordat een dergelijke verhuizing of tijdelijk verblijf in het buitenland plaatsvindt.
Hoe lang mag een medewerker vanuit een ander land werken voordat er compliance-verplichtingen ontstaan?
Er is geen universele drempelperiode: de termijn waarop verplichtingen ontstaan, verschilt per land en per type verplichting. Voor belastingdoeleinden hanteren veel landen een grens van 183 dagen per jaar, maar sociale zekerheids- en arbeidsrechtelijke verplichtingen kunnen al eerder ingaan. Sommige landen beschouwen zelfs een paar weken structureel thuiswerken als voldoende grond voor lokale verplichtingen. Het is daarom verstandig om bij elke situatie van meer dan enkele weken direct een landenanalyse te laten uitvoeren.
Wat is het verschil tussen een medewerker inhuren als zzp'er en via een Employer of Record, en wanneer kies ik voor welke optie?
Bij een zzp-constructie is er formeel geen dienstverband: de medewerker werkt als zelfstandige en is zelf verantwoordelijk voor belasting- en premieafdrachten. Een Employer of Record (EOR) wordt ingezet wanneer er wél sprake is van een dienstverband, maar het bedrijf geen eigen juridische entiteit in het werkland heeft. De keuze hangt af van de feitelijke werkrelatie: als er sprake is van gezag, vaste werktijden of exclusiviteit, is een zzp-constructie juridisch risicovol en is een EOR de veiligere optie om verkeerde classificatie en bijbehorende boetes te vermijden.
Wat gebeurt er als blijkt dat we in een land al jaren een medewerker hebben zonder de juiste compliance op orde te hebben?
In dat geval is het zaak zo snel mogelijk een compliance-audit uit te voeren om de omvang van de risico’s in kaart te brengen. Afhankelijk van het land kunnen de gevolgen variëren van naheffingen van belasting en sociale premies tot boetes of zelfs juridische aansprakelijkheid voor de bestuurders van het bedrijf. Proactief contact opnemen met de relevante autoriteiten of een vrijwillige melding doen kan in sommige landen de sancties aanzienlijk beperken. Schakel hiervoor altijd een specialist in met kennis van het specifieke werkland.
Hoe stel ik een remote working-beleid op dat zowel flexibel als juridisch waterdicht is?
Een goed remote working-beleid bevat minimaal een lijst van toegestane werklanden, maximale verblijfsduur per land, een goedkeuringsprocedure voor verzoeken van medewerkers en een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden tussen HR, finance en de medewerker zelf. Flexibiliteit en juridische zekerheid zijn te combineren door het beleid modulair op te bouwen: een algemeen kader voor alle medewerkers, aangevuld met landspecifieke bijlagen die de lokale vereisten vastleggen. Laat het beleid periodiek toetsen door een specialist, want wet- en regelgeving op dit gebied verandert regelmatig.
Geldt de Nederlandse 30%-regeling ook voor medewerkers die vanuit het buitenland voor ons bedrijf werken?
Nee, de 30%-regeling is uitsluitend van toepassing op medewerkers die naar Nederland komen om hier te werken en aan de voorwaarden voldoen, zoals de vereiste minimale afstand tot de Nederlandse grens vóór indiensttreding. Medewerkers die vanuit het buitenland voor een Nederlands bedrijf werken zonder fysiek in Nederland aanwezig te zijn, vallen buiten het toepassingsbereik van deze regeling. Voor hen gelden de fiscale regels van hun eigen werkland. Wilt u weten welke fiscale faciliteiten wél van toepassing zijn op uw internationale team, dan is een landenspecifiek fiscaal advies de juiste eerste stap.
Hoe ga ik om met een medewerker die in meerdere landen tegelijk werkt, bijvoorbeeld deels vanuit Nederland en deels vanuit een ander EU-land?
Dit is een van de complexere scenario’s binnen internationaal remote werken. Zodra een medewerker een substantieel deel van zijn werktijd (doorgaans 25% of meer) in zijn woonland doorbrengt, verschuift de sociale zekerheid naar dat woonland op grond van EU-Verordening 883/2004. Voor belasting- en arbeidsrechtelijke doeleinden kunnen beide landen aanspraken doen gelden, afhankelijk van de feitelijke situatie. HR moet in dit geval zowel de A1-certificering voor sociale zekerheid als de belastingpositie per land laten beoordelen, en het arbeidscontract afstemmen op de dwingendrechtelijke regels van alle betrokken werklanden.
Gerelateerde artikelen
- Welke sociale zekerheid geldt bij internationaal remote werken?
- Moet ik een lokale entiteit oprichten als mijn werknemer in het buitenland woont?
- Welke werkcontracten zijn geldig voor een EU blauwe kaart?
- Welke beroepen komen in aanmerking voor een EU blauwe kaart?
- Hoe geef je een eigen woning op in je belastingaangifte als expat?
